MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE

GESTIÓN DE CARTERA

PRESENTADO A:
PREVENCION INTEGRAL EN SALU IPS S.A.S

ELABORADO POR:
ERIKA JOHANNA CALDERON

SUPERVISOR
RUTH MAYERLY GUERRERO JAIMES
 CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..................................3
MISIÓN .............................................4
VISIÓN .............................................4
OBJETIVOS .......................................5
IDENTIFICACIÓN DE TÉRMINOS .............6
Manual:..........................................6
Procesos: .......................................6
Procedimientos: ...............................6
MANUAL DE PROCESOS DESCRIPCIÓN ...7
PROCESO DEL COBRO PERSUASIVO ......9
ACTIVIDADES DEL COBRO PERSUASIVO
.................................................. 10
MAPA DEL PROCESO ..................... 11
PROCESO DE PROVISIÓN ................... 13
ACTIVIDADES DE LAS PROVISIONES.. 14
MAPA DEL PROCESO ..................... 15
CONCLUSIONES ............................... 16
 INTRODUCCIÓN

Los procedimientos y procesos son fundamentales

en las organizaciones ya que contribuyen a tomar
buenas decisiones y a realizar de manera
organizada y correcta las actividades, es muy
importante que las empresas posean un manual de
procesos y procedimientos que les servirá como
ayuda o guía.

En este manual se analiza y desarrolla el proceso de

gestión de cartera del área contable asesorando a la
empresa Prevención Integral En Salud, para que así
su funcionamiento sea efectivo y satisfactorio.

Es importante destacar que el manual de proceso es

de vital importancia dentro de la empresa, para que
tenga los soportes adecuados.

PREVIS IPS, PREVENCION INTEGRAL EN SALUD

es el primer centro de atención Especializado
ambulatorio creado en Puerto Gaitán, inicio labores
el 15 de diciembre de 2013 y desde entonces ha
marcado la Historia de los servicios médicos en el
municipio.
Desde el inicio, la IPS se ha esmerado por prestar
servicios de alta calidad y humanizado brindando
alternativas en salud al alcance de todos.
En la actualidad trabajamos para estar a la
vanguardia de los últimos avances en tecnología, los
cuales unidos a su excelente equipo humano, le
permiten brindar respuesta oportuna ante la
demanda de servicios de la comunidad
MISIÓN

Somos una institución prestadora de servicios de

salud, con un modelo de atención integral centrado
en la seguridad del paciente y un equipo humano
confiable comprometido con brindar una excelente
atención.

VISIÓN

En el año 2020, PREVIS I.P.S. PREVENCIÓN

INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, será
reconocida y posicionada como una institución de
excelencia en la prestación de servicios integrales
de salud en la Orinoquia colombiana.
 OBJETIVOS

 Prestar los servicios de Medicina Laboral,

Laboratorio Clínico, Medicina General y
Odontología a los usuarios de forma
oportuna y eficiente, cumpliendo con las
citas y servicios programados.
 Asegurar el control de los peligros durante el
desarrollo de las actividades de la IPS
previniendo los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.
 Prevenir la contaminación, implementando
los controles operacionales establecidos en
la matriz de aspectos e impactos
ambientales.
 Asegurar la prestación del servicio con el
100% del personal competente para cada
uno de los servicios prestados.
 Velar por la rentabilidad de la empresa
aumentando los ingresos de la
organización, procurando por la auto
sostenibilidad, y el bienestar de los
trabajadores, contratistas, proveedores y
socios de la organización.
 Asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales y reglamentarios vigentes aplicables
a la IPS y otros requisitos que la
organización suscriba.
 Mejorar continuamente la eficacia de los
procesos que conforman el Sistema de
Gestión de Calidad implementando por lo
menos el 90% de las actividades del plan
anual del SIG.
 IDENTIFICACIÓN DE TÉRMINOS

Manual: Es la recopilación de información de forma

minuciosa y detallada de instrucciones precisas para
desarrollar actividades, facilitando el desempeño del
interesado, disminuyendo así el margen de error.

Procesos: Serie de actividades organizadas de

modo secuencial para realizar una actividad, con el
fin de obtener un resultado específico.

Procedimientos: Es la gestión que se realiza para

llevar a cabo cada uno de los procesos, donde debe
estar detallado la actividad, el responsable y la forma
de ejecutarse.
 De este modo, el Manual de Procesos y
Procedimientos es un documento instrumental
donde se deposita la información básica y la más
relevante, puesto que aquí se encuentra contenido
la forma, condiciones, riesgos, controles y
responsables del funcionamiento del área,
permitiendo así mayor eficacia y eficiencia de la
entidad.

MANUAL DE PROCESOS DESCRIPCIÓN

DESCRIPCION DE PROCESOS
PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
INFORMES:
RIESGOS: REVISIONES:
INDICADORES: SOPORTES Y FORMATOS:
RESULTADO: OBSERVACIONES:

A continuación, se describen los términos del

formato del manual de procesos y procedimientos
para claridad y comprensión del mismo.

Procedimiento: Es la forma de realizar una labor

especifica

Objetivo del procedimiento: es el propósito que se

pretende cumplir y así poder tener mayor control de
las actividades a realizar.

Informes: Referencia los documentos afectados en

la aplicación de los procesos y que contribuyen con
la información que se necesita para realizar los
informes solicitados tanto por la entidad como por los
entes de control.
Riesgos: Es la situación que puede problematizar el
normal desarrollo de las actividades de las áreas y
que dificulta el logro de los objetivos.

Revisiones: es la acción que minimiza el riesgo de

obstáculos, permitiendo recomendar medidas que
vayan de acuerdo con los objetivos establecidos.

Indicadores: Son utilizados para medir y comparar

los resultados obtenidos en la ejecución del proceso.

Soportes y formatos: Son los documentos que sirven

de apoyo para desarrollar la actividad y que se
utilizan de forma constante. Observaciones:
Sugerencias y recomendaciones que se deben tener
en cuenta para ejecutar los procesos, que ayudan a
facilitar las labores.

Actividades: es la labor en detalle que se realiza para

alcanzar el objetivo propuesto en cada
procedimiento.

Responsable: Se determina la persona encargada

de realizar las actividades establecidas en cada
proceso.
 PROCESO DEL COBRO PERSUASIVO

DESCRIPCION DE PROCESOS
PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:
Cartera Gestión de Cobro Cobro Persuasivo
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Invitar al deudor a cancelar sus obligaciones de manera voluntaria
INFORMES:
 Informe Mensual.
 Informe De La Cartera Recaudada.
RIESGOS: REVISIONES:
1. Listado de direcciones y teléfonos de 1. Verificar listado de direcciones y
las empresas errónea. teléfonos con las empresas
2. Las empresas no contestan llamadas. directamente
3. Crecimiento de la cartera vencida. 2. Envío de correos electrónicos y
visitas personales
3. No realizar contratos con entidades
morosas.
INDICADORES: SOPORTES Y FORMATOS:
 Cuentas por cobrar  Certificaciones de pago
 Cartera recuperada.  Relación de facturas
canceladas por las empresas
 Informe cartera por entidades
RESULTADO: OBSERVACIONES:
Facturas canceladas y registradas en la Es importante seguir realizando el
contabilidad del PREVIS IPS con sus seguimiento puesto que es una de las
debidos soportes. cuentas más importantes dentro de los
estados financieros y la cual provee a la
entidad para cubrir sus obligaciones
 ACTIVIDADES DEL COBRO PERSUASIVO
ACTIVIDADES RESPONSABLE
Revisión de cuentas bancarias para identificar el Contabilidad
pago de las empresas.
Identificar las empresas pagadoras. Contabilidad
Aplicar pagos y actualizar el saldo Contabilidad
Solicitar soportes que respalden las facturas o Contabilidad
radicados cancelados
Verificar pagos y generar reporte periódico de los Contabilidad
Saldos
Conocer el deudor, saber si es persona natural o Contabilidad
jurídica.
Obtener listado de la cartera por fechas y saldos a Contabilidad
través del software.
Elaborar reporte individual a cada entidad con Contabilidad
cuentas por pagar
Realizar llamadas o envío de correos electrónicos a Contabilidad
las empresas deudoras para recordarle la obligación
con PREVIS IPS cuando la cartera sea menor o igual
a treinta (30) días.
Envío de correos con un estado actual de la cartera a Contabilidad
las entidades responsables del pago o usuarios
según el caso con cartera entre 31 a 90 días.
Visitas personales a las empresas deudoras que su Gerencia
dirección se encuentre dentro del municipio, para Contabilidad
recordarle la obligación pendiente.
Si existe pago de la obligación se registra en el Contabilidad
sistema.
Acordar términos de pago con las entidades deudoras Gerencia
cuando esta solicita plazos para el pago. Contabilidad
Termino del cobro persuasivo Cartera - Jurídico Gerencia
Contabilidad
Jurídico
 MAPA DEL PROCESO

PROCESO DEL COBRO PERSUASIVO

Identificar empresas deudoras

Revisión de Cuentas Bancarias

Identificar las empresas

pagadoras.

Solicitar soportes que respalden las

facturas o radicados cancelados

Actualizar el saldo

Aplicar pagos

Ingresar al sistema el pago

Generar reporte periódico de los Saldos

Obtener listado de la cartera por fechas y saldos

a través del software.
 Elaborar reporte individual a cada
entidad

Recordar deuda a las empresas a través de

llamadas y/o correo electrónico

Aplicar pagos

Envío de correos con un estado actual

de la cartera

Visitas personales a las empresas deudoras

que su dirección se encuentre dentro del
municipio

Acordar términos de pago con las entidades

deudoras

Empresas cancela obligación

Registrar pago
 PROCESO DE PROVISIÓN

DESCRIPCION DE PROCESOS
PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:
Contabilidad Contable Provisión de deudores
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Registrar el valor estimado de las contingencias de pérdidas generadas en los
deudores, como resultado de las deudas no canceladas.
INFORMES:
 Balance General (Anual)
 Estado de Resultados
 Informe de Saldos
RIESGOS: REVISIONES:
1. No realizar la provisión de deudores 1 Aplicación de la normatividad
contable vigente.

INDICADORES: SOPORTES Y FORMATOS:

 Total provisionado  Balance general
(Deudores)
RESULTADO: OBSERVACIONES:
Balance general clasificado y estado de la entidad pública utiliza el método
actividad financiera económica social y de provisión de cartera general.
ambiental con valores reales.
 ACTIVIDADES DE LAS PROVISIONES

ACTIVIDADES RESPONSABLE
Generar un listado de deudores (software) Contabilidad
Identificar los deudores con vencimientos Contabilidad
entre más tres(3), más seis (6) y más de un
año
De acuerdo al tiempo del vencimiento, se Contabilidad
realiza la provisiones correspondiente

Registrar contablemente la cuenta del gasto Contabilidad

(débito) contra la cuenta de deudores
(crédito)
Fin del proceso Contabilidad
 MAPA DEL PROCESO

PROCESO DE LA PROVISIONES

Generar un listado de deudores

(software)

Identificar los deudores con

vencimientos entre más tres (3), más
seis (6) y más de un año

De acuerdo al tiempo del vencimiento, se

realiza las provisiones correspondientes

Registrar contablemente la cuenta del

gasto (débito) contra la cuenta de
deudores (crédito)

Fin del proceso

 CONCLUSIONES

Este manual de procesos es muy valioso en la

empresa PREVIS IPS S.A.S ya que brinda asesoría
para procesos se lleven a cabo de la mejor manera.

Cabe mencionar que con el manual se profundizan

los conocimientos llevando un aprendizaje continuo
dentro de la empresa para cumplir con todas las
actividades correspondientes, de esta manera
interiorizan todos los procesos.