Fecha: Septiembre 2019
CONTROL DE CAMBIOS Código: RE-SGC-003
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PROCEDIMIENTO
DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Revisión Descripción del Cambio Fecha de Revisión
00 Emisión Original Septiembre 2019
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PROCEDIMIENTO Código: PR-SGC-001
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
CODIGO: PR-SGC-001
Revisado Por:
Coordinador de Gestión de la
Calidad
Aprobado Por:
Presidente
CONTENIDO
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PROCEDIMIENTO Código: PR-SGC-001
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1. PROPOSITO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABILIDAD Y ACTIVIDAD.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.
5. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
6. REGISTROS.
7. ANEXOS.
1. PROPOSITO
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Establecer las actividades necesarias que definan los controles requeridos para aprobar, revisar,
actualizar, identificar, almacenar, recuperar la versión vigente y desincorporar los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad de CONVECA.
2. ALCANCE
Aplica a toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de CONVECA, con excepción de
correos electrónicos, Skype, WhatsApp u otros similares.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Usuario del Sistema de Gestión de la Calidad
- Notificar la necesidad de elaborar y/o modificar un documento del Sistema de Gestión de la
Calidad
Líder de Área/Dueño de proceso
- Firmar el documento en señal de revisado y aprobado (según corresponda).
- Determinar los documentos de origen externo.
Presidente de Organización, Gerente de Proyecto y/o Ingeniero Residente
- Firmar el documento en señal de aprobado.
Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad
- Elaborar el documento en el formato editable.
- Codificar documentos.
- Entregar los documentos a cada dueño de proceso.
- Llenar el formulario de control de cambios y lista maestra control de documentos.
- Resguardar los documentos originales firmados y obsoletos.
Coordinador de Control de Calidad de obra
- Elaborar el documento en el formato editable.
- Entregar los documentos a cada dueño de proceso.
- Llenar el formulario de control de cambios.
- Resguardar los documentos obsoletos.
4. Descripción de las Actividades.
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Elaboración/modificación de Documentos
1. Cualquier usuario del Sistema de Gestión de la Calidad notifica al supervisor inmediato la
necesidad de elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. El Dueño de Proceso y el Coordinador de Gestión de la Calidad y/o el Coordinador de
Control de Calidad de obra analiza y evalúa la necesidad expuesta. De no proceder la
solicitud, notifica al usuario las razones por las cuales no aplica.
3. El Dueño de Proceso o designado por este, elabora el borrador del documento solicitado
como nuevo o modificado, el cual es entregado al Coordinador de Gestión de Calidad y/o
Coordinador de Control de Calidad de obra. Este borrador es desechado una vez aprobado
y entregado el documento a las partes interesadas.
4. El Coordinador de Gestión de Calidad y/o Coordinador de Control de Calidad de obra
elabora el documento en el formato editable, siguiendo las pautas de éste procedimiento.
5. El Coordinador de Control de Calidad de obra solicita codificación y/o nueva versión del
documento al Coordinador de Gestión de Calidad.
6. El Coordinador de Gestión de Calidad identifica el nuevo documento (ver apartado
correspondiente) y lo incluye en la “Lista Maestra de Documentos” donde asigna el
responsable o custodio del documento, el formato, Nº de revisión, la ubicación,
distribución y fecha de aprobación para su control. Igualmente incorpora como portada la
hoja de “Control de Cambios” mencionando la frase “Emisión Original” para la primera
versión.
Nota: Este formulario es una sección independiente del documento por lo tanto no afecta
la numeración.
7. El Líder de área/Dueño de proceso revisa el documento para validar su contenido y lo
firma.
8. Según corresponda, el Presidente de la Organización, Gerente de Proyecto, Ingeniero
Residente, Líder de área/Dueño de proceso, revisa y firma en señal de aprobado antes de
ser emitido y distribuido a los diferentes procesos.
9. El Coordinador de Gestión de la Calidad y/o Coordinador de Control de Calidad de obra
imprimen y entregan una copia controlada del documento según lo establecido en la
“Lista Maestra de Documentos”, asegurándose que los mismos se encuentren con una
impresión nítida y completa para proteger la legibilidad del documento. Cuando sea
pertinente, la entrega podrá ser digital en formato pdf.
10. Nota 1 El Coordinador de Gestión de Calidad resguarda una copia digital y editable del
documento.
11. El Dueño de Proceso firma el “Control de Emisión de Documentos” en señal de recibido y
realiza una inducción de los mismo a los usuarios. Cuando sea necesario, dicho
documento será ubicado por el responsable en lugares que permitan su consulta por algún
usuario, asegurando igualmente su protección y legibilidad.
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12. Los documentos originales firmados son resguardados por el Coordinador de Gestión de
Calidad en carpetas plásticas identificadas, para asegurar que los mismos permanezcan
legible, protegidos y fácilmente ubicables.
13. Cualquier documento utilizado por personas no mencionadas en la lista de control de
emisión u otras partes interesadas, se considera como “documento no controlado”,
identificándose con una frase similar.
14. En los casos de documentos reemplazados, el Coordinador de Gestión de Calidad y/o el
Coordinador de Calidad, retira la versión anterior para proceder a su destrucción (o
reutilización como hoja de reciclaje). El original del documento obsoleto en identificado
con esa condición y resguardado en la carpeta del mismo nombre.
Nota 2: Para aquellos documentos con información confidencial o sensible (incluyendo
documentos de origen externo), pudieran recibir un tratamiento diferente a las
actividades aquí mencionadas, según lineamientos de la Alta Dirección y/o Dueño del
proceso. Dicha variante será documentada en minuta, acta o comunicado alusivo.
Documentos de Origen Externo
15. El Líder de Área/Dueño de proceso determina los documentos de origen externo
necesarios para la gestión de su proceso, tanto operativos como de índole legal o
reglamentario, e informan al Coordinador de Gestión de la Calidad.
16. El Coordinador de Gestión de la Calidad incorpora a la “Lista Maestra de Documentos” los
datos del documento de origen externo.
17. El responsable o custodio almacena, protege y dispone el documento de origen externo.
18. El Coordinador de Gestión de la Calidad controla la distribución del documento de origen
externo, verifica la vigencia del documento, monitorea los cambios para garantizar la
disponibilidad de la última versión.
5. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad están debidamente identificados con
una codificación que consta de:
Un (02) carácter alfabético que identifican el tipo de documento:
PC Política de la Calidad
MP Mapa de Proceso
FP Ficha (caracterización) de Proceso
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OR Organigrama
PL Plan de la Calidad
OB Objetivos de la Calidad o Procesos
PE Plan Específico de Seguridad, Higiene y Ambiente
PI Plan de Inspección y Ensayo
MC Manual de la Calidad
MS Manual de Seguridad, Higiene y Ambiente
PR Procedimiento
PT Procedimiento de Trabajo Seguro
IT Instrucción de Trabajo
RE Registros (formatos)
PG Programa
OD Otros documentos diferentes a cualquiera de los anteriores (tablas, matrices)
Tres (3) caracteres alfabéticos que identifican el proceso al cual pertenece el documento:
SGC Proceso de Gestión de Calidad
SHA Proceso de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional (SIAHO)
LRH Proceso de Laboral y Recursos Humanos
PCM Proceso de Procura y Compra de Materiales
MEC Proceso de Mercadeo, Estimaciones y Contrataciones
FAC Proceso de Facturación y Cobranzas
TIC Proceso de Tecnología de Información y Comunicación
PCP Proceso de Planificación y Control de Proyectos
ALM Proceso de Almacén
POP Proceso de Producción y Proyectos
PLC Proceso de la Planta de Concreto
PDI Proceso de Planificación Estratégica
PAD Proceso de Alta Dirección.
Un consecutivo numérico que consta de tres (03) cifras de 001 a 100, el cual asignado a los diferentes
documentos que surjan en el proceso correspondiente.
Nota 3: En los procesos donde se requiera un documento relacionado con una obra (Ejemplo: Plan de
la Calidad, Plan de Inspección y Ensayo, Documentos SHA, entre otros), se asignará una codificación
especial relacionada con el proyecto, la cual será definida por el Coordinador de Gestión de Calidad,
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discutida con los líderes involucrados en el proyecto y controlada mediante la lista de “Control de
Documentos”. Igualmente aplican los pasos dados en este procedimiento para su elaboración,
modificación, firmas y distribución.
6. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE CORRESPONDENCIA
Los dueños de cada proceso son responsables por la asignación y control de los códigos de los
documentos de correspondencia.
Si las correspondencias son para un ente externa de la organización estas deben ser aprobadas por
un representante legal de la empresa.
YY - BBB- XX- YY
a b c d
Elemento a:
Este elemento consta de un carácter alfabético que representa el tipo de documento de
correspondencia codificado.
CARÁCTER TIPO
CE COMUNICADO EXTERNO
ME MEMORANDUM
MR MINUTA DE REUNION
Elemento b:
Consta de tres caracteres alfabéticos, los cuales indican el área o proceso de la empresa a la
cual pertenece el documento en cuestión (ver tabla de codificación de procesos)
Elemento c:
Este elemento indica el año en que se generó el documento de correspondencia.
Elemento d:
Este elemento es de tipo numérico y representa un consecutivo comienza en 001 hasta 999.
Ejemplo de codificación de un Carta CE-SGC-13-001
CE: Comunicado Externo
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SGC: Gestión de Calidad
13: Año 2013
001: Número de correlativo asignado
7. Registro
Código de Registros Descripción
RE-SGC-001 Lista maestra de documento
RE-SGC-002 Control de Emisión de Documentos
RE-SGC-003 Control de Cambios
8. Anexo
Nombre del Anexo
