Instructivo

Cargues Masivos

Chat de Eva [email protected]

Este instructivo le permitirá
conocer los pasos que debe
tener en cuenta para
diligenciar los formularios
del Sistema de Información y
Gestión del Empleo Público
Descripción de Roles y
Funcionalidades
Nombre
No Rol Descripción
funcional
Este rol es asignado a las funcionalidades que se
ejecutaran de forma automática por el SIGEP II,
0 Sistema Sistema como la generación de reportes pre configurados, el
envío de correos electrónicos o el bloqueo de
usuarios, registro de logs y generación de alarmas.
Este usuario es creado por el sistema de manera
automática en la primera ejecución del SIGEP2 o
cuando el sistema detecte su inexistencia, sin ser
requerido asociación a una entidad determinada.
Este usuario debe tener acceso únicamente a las
funcionalidades que permitan Crear entidades en el
SIGEP (con información mínima requerida), crear y
SuperAD Súper asociar usuarios a las entidades, así como el acceso
1 a la funcionalidad que permita asignar los roles
M Administrador
Auditor, AdminTEC, AdminFUNC (únicamente esos
roles) y su correspondiente acceso con todos los
permisos a las paramétricas de las funcionalidades:
Crear entidad (datos mínimos de creación) y crear y
asociar/desasociar usuarios a las entidades. Este
usuario no debe tener acceso a la información o
demás funcionalidades del sistema.
Este rol se asigna al responsable de la Entidad de
revisar el estado de la información dentro del SIGEP
II. Solo debe LEER tanto la información actual
como traza de cambios asociada a hojas de vidas,
bienes y rentas, contratos, vinculaciones,
2 Auditor Auditor situaciones administrativas y roles de una o varias
entidades asignadas.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
Auditor es también Contratista, debe poder acceder
a su hoja de vida y si es Servidor Público debe poder
acceder a la hoja de vida y a los bienes y rentas.
Este rol se asigna al usuario responsable del
monitoreo, la gestión y configuración de todas las
Entidades en el SIGEP II. Este rol lo toman perfiles
funcionales del negocio dentro de la Función
Pública y tiene acceso a toda la información y la
funcionalidad del sistema con todos los permisos.
AdminFU Administrador
3 AdminFUNC puede asociarse a sí mismo el rol de
NC Funcional
ADMINPOLI.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
AdminFUNC es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
 Este rol se asigna al usuario responsable de la
administración del SIGEP II a nivel técnico: tablas
con parámetros de rendimiento de la aplicación y/o
interacción con componentes técnicos (detalle de
controladores en modelo MVC para permisos),
parametrizaciones técnicas (definido en la
arquitectura de la aplicación por archivos de
configuración) y generación/mantenimiento de logs.
AdminTE Administrador
4 Este rol no debe tener acceso a datos o
C Técnico
configuración de paramétricas generadas por los
usuarios de la aplicación. Esté rol lo toman perfiles
técnicos dentro de la Función Pública.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
AdminTEC es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
Este rol se asigna a los usuarios de Función Pública,
que son responsables ante el SIGEP II del monitoreo
de indicadores de la entidad asignada, cargue y
modificación de la información en todos los
componentes del sistema y la gestión en general
por entidad. Tiene acceso a toda la información
AdminEN Administrador todas las funcionalidades propias de la gestión de la
5
T de Entidades Entidad asignada. Tiene todos los permisos para la
Entidad Asignada. Es un rol multientidad.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
AdminENT es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
Este rol se asigna a los usuarios que son
responsables ante el SIGEP II de la creación y
Administrador administración de las entidades privadas con
de Entidades funciones públicas.
AdminPRI
6 Privadas con Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
V
Funciones AdminPRIV_FP es también Contratista, debe poder
Públicas acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
Este rol se asigna a los usuarios que son
responsables de la parametrización de políticas
(CRUD e Activación/Inactivación) y de la
asociación/desasociación de políticas en las
entidades.
AdminPO Administrador
7
LI de Políticas
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
AdminPOLI es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
 Este rol se asigna a los usuarios que son
responsables ante el SIGEP II de la administración
básica de las entidades, las consultas, generación
de reportes y actualización de la siguiente
información básica de las entidades: Representante
CaractEN Caracterizador Legal, Correo institucional, Página WEB, Dirección
8
T de entidad física, teléfono y fax.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
CaractENT es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
Este rol se asigna a los servidores públicos
responsables de gestionar los contratos de
prestación de servicios celebrados por la Entidad.
Además, debe activar los contratistas para que
puedan registrar su hoja de vida.
JefeCON Jefe de
9
TRATOS Contratos
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
JefeCONTRATOS es también Contratista, debe
poder acceder a su hoja de vida y si es Servidor
Público debe poder acceder a la hoja de vida y a los
bienes y rentas.
Permite a los jefes de control interno de las
entidades ver toda la información disponible a
través de la funcionalidad a manera de LECTURA
(excepto información detallada de bienes y rentas
de los usuarios), tiene acceso a todos los
JefeCont componentes del sistema menos los propios de
Jefe de
10 rolIntern administración para su entidad.
Control Interno
o
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
JefeControlInterno es también Contratista, debe
poder acceder a su hoja de vida y si es Servidor
Público debe poder acceder a la hoja de vida y a los
bienes y rentas.
Este rol se asigna a los servidores públicos
responsables de gestionar el talento humano en las
instituciones. Dentro del SIGEP II, debe activar y
desactivar usuarios, aprobar y verificar hojas de
vida, vincular, desvincular, gestionar situaciones
administrativas, ver información detallada de Bienes
y Rentas, ver reportes de Bienes & Rentas y asignar
Jefe de
el rol de OperTH a los usuarios bajo su cargo para el
11 JefeTH Talento
apoyo de las labores dentro del SIGEP II y gestionar
Humano
información en el componente Entidad.
Adicionalmente debe tener el permiso de asignar a
otro usuario el rol JefeTH.
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
JefeTH es también Contratista, debe poder acceder
a su hoja de vida y si es Servidor Público debe poder
acceder a la hoja de vida y a los bienes y rentas.
Este rol se asigna a los contratistas para que
Contratis
12 Contratista puedan registrar o actualizar su Hoja de Vida dentro
ta
del SIGEP II.
 Este rol se asigna a los responsables ante el SIGEP
II de apoyar al Jefe de Contratos en la gestión de
los mismos: creación, modificación, consulta de
contratos y de Activar y Asociar usuarios a una
entidad, así como desasociarlos.
OperCON Operador de
13
TRATOS Contratos
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
OperContratos es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
Este rol se asigna a los servidores públicos para que
puedan registrar y actualizar su Hoja de Vida y la
información de Bienes y Rentas. Aunque por
Servidor Servidor
14 interacción del usuario con el sistema estos puedan
Publico Publico
ser agrupados (por ejemplo: Instructor SENA,
Empleado Público, Policía), el sistema debe poder
identificar el tipo de activación de cada usuario.
Este rol se asigna a los servidores públicos
responsables de apoyo al JefeTH. Dentro del SIGEP
II debe activar y desactivar usuarios, aprobar hojas
de vida, vincular, desvincular, gestionar situaciones
Operador de administrativas, ver reportes de Bienes & Rentas y
15 OperTH Talento gestionar información en el componente Entidad.
Humano
Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
OperTH es también Contratista, debe poder acceder
a su hoja de vida y si es Servidor Público debe poder
acceder a la hoja de vida y a los bienes y rentas.
Este Rol se asigna al Servidor público responsable
del registro del estado de la gestión de una o varias
entidades en el componente de Administración de
Estados de Gestión de la Entidad.
PruebaCR
16 Pruebas Crud Se debe tener en cuenta que si el usuario con rol
UD
PruebaCrud es también Contratista, debe poder
acceder a su hoja de vida y si es Servidor Público
debe poder acceder a la hoja de vida y a los bienes
y rentas.
 Descripción de accesos y
restricciones a las Funcionalidades
del componente Cargues masivos.
A continuación se exponen los accesos (X) y las restricciones (casillas en blanco) que
tienen cada uno de los roles, en el uso de la funcionalidad descrita en este manual:

JefecontrolInterno
ServidorPublico
OperContratos
JefeContratos
AdminFUNC

PruebaCrud
Contratista
AdminPRIV

AdminPOLI
CaractENT
SuperADM

AdminENT
AdminTEC

OperENT

Sistema
OperTH
Auditor

JefeTH
ROLES

Funcionalidades del
componente cargues
masivos
Crear Usuarios de forma
X X X X X X
masiva
Activar Usuarios de Forma
X X X X X X
Masiva
Cargar masivamente hojas
X X X X X X
de vida y anexos
Cargar evaluación de
desempeño/acuerdo de X X X X
gestión
Cargue Masivo de
X X X X
Situaciones Administrativas
Cargue Masivo de
X X X X
Vinculaciones
Cargue Masivo de Contratos X X X X
Cargar Estructura
organizacional por Carga X X X X
Masiva
Crear Entidad por cargue
X
masivo
Crear Nomenclatura y
Escala Salarial por Cargue X X
masivo
Crear Planta por cargue
X X
masivo
Asignar / Denegar roles
X X X X X X X
(Cargue Masivo)
Mi histórico de cargues
X X X X X X
masivos
Contenido
1. Funcionalidades ................................................................................................. 10
1.1. Cargues Masivos ......................................................................................... 10
1.1.1. Realizar cargue ..................................................................................... 10
1.1.1.1. Estructura de la plantilla ................................................................ 13
1.1.2. Mi histórico cargues masivos ............................................................ 19
Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 ingresar a realizar cargue ................................................................ 10

Ilustración 2 paso 1 seleccionar proceso a gestionar ....................................... 11
Ilustración 3 paso 2 descargar plantilla .............................................................. 11
Ilustración 4 eje bloqueo elemento emergente ................................................. 12
Ilustración 5 Plantilla Excel hoja registro de datos .......................................... 13
Ilustración 6 hoja de instructivo ........................................................................... 14
Ilustración 7 hoja de instructivo ........................................................................... 14
Ilustración 8 hoja de paramétricas ....................................................................... 15
Ilustración 9 paso 3 registrar información en la plantilla ............................... 15
Ilustración 10 paso 4 cargue de archivo .............................................................. 16
Ilustración 11 iniciar carga masiva ......................................................................... 16
Ilustración 12 confirmación de carga masiva para creación de usuarios ..... 16
Ilustración 13 posibles errores .............................................................................. 17
Ilustración 14 proceso de cargue masivo en proceso ...................................... 17
Ilustración 15 correo electrónico proceso de carga masiva ............................ 18
Ilustración 16 correo electrónico notificación proceso finalizado ................. 18
Ilustración 17 ingresar a mi histórico de cargues masivos .............................. 19
Ilustración 18 buscar reporte de cargue masivo ............................................... 19
Ilustración 19 tabla de resultados búsqueda de reportes .............................. 20
Ilustración 20 descargar resultado del proceso ............................................... 20
Ilustración 21 descarga de archivo resultado de proceso ............................... 21
Ilustración 22 archivo reporte de proceso ......................................................... 22
1. Funcionalidades
1.1. Cargues Masivos

1.1.1. Realizar cargue

 Antes de acceder a este componente, tenga en cuenta lo siguiente:

 Su usuario debe estar activo en el SIGEP II.

 Si su rol asignado es el de “Administrador Funcional” o “Administrador de
Entidades” (usuarios multientidad), podrá realizar cargues masivos para las
distintas entidades.
 Los que tengan asignado el rol de: Jefe de Talento Humano; Operador de Talento
Humano; Jefe de Contratos; Operador de Contratos o Jefe de Control Interno,
solo podrán realizar cargues masivos únicamente para la entidad específica a la
que pertenecen o estén asociados.

 Ingrese al Sistema SIGEP II, con su usuario y contraseña, a través de la página web o
URL: https//www.sigep.gov.co, utilizando cualquiera de las últimas versiones de los
navegadores.

 Ubíquese en el menú de inicio o barra de menús del SIGEP II.

 Seleccione la opción “Cargues Masivos” y luego la opción “Realizar Cargue” (ver

ilustración 1).

Ilustración 1 ingresar a realizar cargue

 Paso 1: Al acceder a la opción “Realizar Cargue”, el sistema desplegará la pantalla
Cargues Masivos, seleccione el proceso a gestionar. (ver ilustración 2)

Ilustración 2 paso 1 seleccionar proceso a gestionar

Nota: para efectos de describir el paso a paso del cargue masivo de un proceso
específico, se tomará, como ejemplo, el proceso “Crear Usuarios”.

 Paso 2: Descargue la plantilla del proceso de carga masiva a ejecutar. Pulse el botón
“Descargar Plantilla” (ver ilustración 3).

Ilustración 3 paso 2 descargar plantilla

Nota: tenga en cuenta que su navegador podrá bloquear elementos emergentes que se
generen al pulsar el botón “Descargar Plantilla”. Por lo anterior, deberá
desbloquearlos, para poder descargar la plantilla (ver ejemplo de bloqueo de elemento
emergente en la ilustración 4).

Ilustración 4 eje bloqueo elemento emergente

 1.1.1.1. Estructura de la plantilla

 La plantilla podrá ser descargada en formato de Excel (versión 97 y superior),

presentando la siguiente estructura (por hojas):

 Encabezado de la(s) hoja(s) para el registro de datos: el cual muestra el nombre del
proceso que usted ha seleccionado en el paso 1, el nombre y el código SIGEP de la
entidad y la fecha del proceso (año, mes y día en el cual descargó el archivo; sin
embargo, usted podrá modificar dicha fecha a necesidad (ver numeral 1 de la
ilustración 5)
 Hojas para el registro de datos: de acuerdo al proceso seleccionado en el paso 1.

Nota: Pueden ser una o más hojas de cálculo con la información a diligenciar por parte
del usuario para su posterior cargue (Ejemplo: para el proceso de cargue masivo de Hoja
de Vida se cuenta con varias hojas), cada hoja tiene el nombre del proceso de carga
masiva + un subcódigo (Ejemplo: Código proceso Hoja de Vida = HV, nombre hoja 1=
CM_HV_INFORMACION_BASICA, hoja 2= CM_HV_EDUCACION_FORMAL, hoja 3=
CM_HV_EDUCACION_DESA_HUMANO, etc.), para identificar cada sección (ver numeral 2
de la ilustración 5)
 Los campos, cuyo nombre en la celda anteponen un asterisco, (primera celda de cada
columna), son de obligatorio diligenciamiento (ver numeral 3 de la ilustración 5).

 Cada campo tiene insertado un comentario en el que se hace una descripción básica
de que significa dicho campo; indicando qué valores puede o debe contener, cuáles
campos son obligatorios y una orientación de lo que debe registrarse (ver numeral 4
de la ilustración 5).

Ilustración 5 Plantilla Excel hoja registro de datos

 Hoja “Instructivo”: esta hoja contiene las instrucciones para diligenciar los campos
que son requeridos para el cargue masivo de información, de acuerdo al proceso
seleccionado (ver ejemplo en la ilustración 6 y 7).

Ilustración 6 hoja de instructivo

Ilustración 7 hoja de instructivo

 Hoja “Paramétricas”: esta hoja contiene todas las tablas paramétricas asociadas al
proceso seleccionado para el cargue masivo (ver ejemplo en la ilustración 8).
 Ilustración 8 hoja de paramétricas

 Pasó 3: Registre la información sobre la plantilla descargada en el paso anterior,

(ejemplo: “Crear Usuarios”; ver Ilustración 9).

Nota: recuerde que la plantilla posee la hoja “instructivo”, la cual le sirve de guía para
diligenciar los campos requeridos para el proceso, adicionalmente, cuenta con la
ayuda de la descripción insertada, a modo de comentario, en cada campo.

Ilustración 9 paso 3 registrar información en la plantilla

 Paso 4: Cargue de Archivo (s). Pulse el botón “Subir”, para cargar la plantilla
diligenciada al sistema. El sistema le genera una ventana para explorar el disco duro
de su PC o de su estación de trabajo, permitiéndole seleccionar la plantilla que ha
diligenciado.

Ilustración 10 paso 4 cargue de archivo

 Pulse el botón “Iniciar Carga Masiva”, cuando termine de seleccionar los archivos que
vaya a subir.

Ilustración 11 iniciar carga masiva

 El sistema le presentará el siguiente mensaje en pantalla (ver ilustración 12):

Ilustración 12 confirmación de carga masiva para creación de usuarios

 Pulse el botón “Cancelar”, si decide no ejecutar el proceso y retornar a la pantalla
anterior.

 Al pulsar el botón “Aceptar”, el sistema realizará las validaciones que exige el proceso,
tales como, validarle al archivo cargado: el nombre; el tamaño; el formato; el orden y
la estructura de la plantilla; la información diligenciada dentro de la plantilla; entre
otras. Si el sistema encuentra alguna inconsistencia, le generará la alerta respectiva.

 Por ejemplo, si intenta subir una plantilla que no está en Excel, el sistema le
informará, en letras rojas, sobre dicha inconsistencia (ver ilustración 13).

Ilustración 13 posibles errores

 Si el archivo cumple con las validaciones anteriores, el sistema carga el archivo y le

presenta el siguiente mensaje en pantalla (ver ilustración 14).

Ilustración 14 proceso de cargue masivo en proceso

Nota: al presionar el botón “Aceptar”, el sistema es liberado para que usted pueda
seguir ejecutando las funcionalidades que requiera.
 El sistema le enviará, a la cuenta de correo que tiene registrada en SIGEP II, dos
correos electrónicos: uno al inicio (ver ilustración 15) y otro al final del proceso de
cargue masivo (ver ilustración 16).

Ilustración 15 correo electrónico proceso de carga masiva

 El sistema le reportará el resultado del proceso de cargue por correo electrónico; le

notificará que el proceso ha finalizado y que tiene disponible el reporte para su
consulta por “N” días (el valor de “N” es definido por Función Pública) y que, para
consultarlo, deberá ingresar al SIGEP II para realizar la validación detallada del mismo.
Adicionalmente, el correo contiene un resumen del resultado del cargue con los
registros exitosos y no exitosos (ver ilustración 16).

Ilustración 16 correo electrónico notificación proceso finalizado

Nota: el sistema valida el archivo subido al SIGEP II a través de una malla validadora,
estructurada con base en la plantilla que el sistema le dejó descargar para que
ingresara la información.
1.1.2. Mi histórico cargues masivos

 Ingrese al Sistema SIGEP II, con su usuario y contraseña, a través de la página web o
URL: https//www.sigep.gov.co, utilizando cualquiera de las últimas versiones de los
navegadores.

 Ubíquese en el menú de inicio o barra de menús del SIGEP II. Seleccione la opción
“Cargues Masivos” y luego la opción “Mi Histórico de Cargues Masivos” (ver
ilustración 17).

Ilustración 17 ingresar a mi histórico de cargues masivos

 Se desplegará la pantalla “Mi Histórico de Cargues Masivos”, el sistema le proporciona

varios filtros de búsqueda para facilitarle la ubicación del reporte de cargue masivo
específico que requiera (deberá ingresar datos en al menos un filtro de búsqueda).
Ingrese los datos de búsqueda y pulse el botón “Buscar” o presione el botón “Limpiar”,
cuando necesite borrar los datos ingresados en los filtros de búsqueda (ver ejemplo
en la ilustración 18).

Ilustración 18 buscar reporte de cargue masivo

 El sistema muestra, al final de la pantalla, los resultados de su búsqueda, mediante
una tabla que contiene toda la información de los cargues masivos realizados
previamente (ver ilustración 19).

Ilustración 19 tabla de resultados búsqueda de reportes

 Seleccione de la tabla de resultados, el reporte de cargue masivo que requiera

gestionar, cada proceso masivo está identificado con un código. Pulse el icono (link)
“Descargar Log”.

Ilustración 20 descargar resultado del proceso

 Al pulsar el icono “Descargar Log”, el sistema descargará, en la parte inferior izquierda

de la pantalla, un archivo en Excel.

 El archivo contiene los resultados del proceso del cargue; registros exitosos, registros
no exitosos e información previamente cargada por el usuario en la plantilla (ver
ejemplo en el numeral 4 de la ilustración 21).
 Ilustración 21 descarga de archivo resultado de proceso

 Al abrir el archivo anterior, visualizará el reporte con los resultados del proceso de
carga masiva en Excel. Dicho archivo posee la misma estructura de la plantilla que fue
subida al sistema para realizar el proceso de cargue masivo, incluyendo una hoja
adicional que lleva el nombre “LOGS _ [NOMBRE DEL PROCESO DE CARGUE
EJECUTADO]” (ver ejemplo en la ilustración 23, en el cual el proceso de cargue fue el
de “Crear Usuarios”).
 La hoja “LOGS _ [NOMBRE DEL PROCESO DE CARGUE EJECUTADO]” del archivo,
contiene:
 El encabezado: “Reporte de carga masiva”.
 El nombre específico del proceso masivo.
 La fecha y la hora de generación del archivo (fecha de terminación del proceso:
Información tomada del sistema).
 El código SIGEP de la entidad.
 El nombre de la entidad.
 El nombre de cada una las columnas y los valores de cada campo, de acuerdo a lo
registrado en la plantilla del proceso.
 Estado: los valores para este campo son “OK” en caso de que el registro se
permitió registrar en base de datos correctamente o “Fallido” cuando presentó
error.
 Resultado: campo de texto donde se hace una descripción del resultado. En caso
de error, se hace una breve explicación cuando no fue posible realizar el guardado
del registro en base de datos. Ésta descripción del error, abarca todos los errores
presentados en la fila separados por coma, en el ejemplo: El número de
Identificación está vacío, El Tipo de Asociación está vacío, El correo electrónico
está, vacío, El Primer Nombre está vacío, El Primer Apellido está, vacío, La Fecha de
Nacimiento está vacía, El Género está vacío.

Ilustración 22 archivo reporte de proceso

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