UNIVERSIDAD GALILEO
IDEA
CEI: Coatepeque
Nombre de la carrera: Licenciatura en tecnología y administración de empresas
Curso: Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales (APACE)
Horario: 16:00 a17:00
Tutor: Licenciado David Pérez Cárdenas
NOMBRE DE LA TAREA
Entregables tareas de casos APACE 1, 2 y 3
Alumno: Mérida Ramírez, Julio Tomás
Carné: 19003835
Fecha de entrega: 09.05.2020
ENTREGABLE 1: (TAREA NO.1)
DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO
FORMATO PARA DETERMINAR PROBLEMA TEXTITLES “H&A”
Pasos a seguir Descripción
Síntomas del problema Se ha detectado mal servicio a clientes por
entrega incompleta o equivocada de pedidos,
falta de control en robos de mercadería
Explicar qué es el problema Falta un departamento de despacho y empaques
Explicar por qué es un problema y dar una razón Es un problema por que de este departamento
de su importancia depende que los clientes queden satisfechos con
sus pedidos, así también evitar pedidas de
mercadería
Explicar que ha hecho por resolver el problema Aceptar que no se pensó en el departamento de
despacho y empaque y las consecuencias que esto
conlleva
Cómo podría atacarlo Apertura departamento de despacho y empaque.
Contratación y capacitación de personal.
Implementar los procesos a seguir en el
departamento.
Determinar la importancia del problema Si no se apertura el departamento de despacho y
empaques se corre el riesgo de pérdida de
clientes reales
Definir las consecuencias de la resolución del Se mejora el servicio a los clientes, se reducen los
problema. Describir qué se gana al resolverlo reclamos
Determinar las consecuencias de la NO ACCION, Se produce una baja en las ventas por mal servicio
es decir, de no resolver el problema
Determinar de antemano las dificultades que Reacción de la competencia al no mejorar el
pueden presentarse y cómo sugiere que se servicio
resuelvan No retorno de los clientes perdidos
Incremento de insatisfacción de los clientes por
mal servicio
ENTREGABLE 1: (TAREA NO.2)
Tema: ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
EMPRESA: TEXTILES “H & A”
Area donde fue
identicado el
Dirección General
Asesor Contable
Dirección de Dirección de
Dirección de Ventas
Producción Recursos Humano
Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de
Despacho y
Compras Logística Manufactura Capacitación Reclutamiento Vendedores
Empaque
Sección de Sección de Producto Sección de Sección de Sección de Sección de
Sección de Compras
Inventarios en Proceso Empaque Orientación busqueda facturación
Sección de Prodcuto Sección de Sección de
Sección Almacén
terminado despacho Perfeccionamiento
Elaborado por: Julio Tomás Mérida Ramírez Revisado por: David Pérez Cárdenas
Autorizado por: David Pérez Cárdenas Última fecha de revisión: Mayo de 2020
CLASIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA
El organigrama de la empresa Textiles H&A está compuesta por diferentes
departamentos los cuales son el departamento de Compras, Departamento de
Logística, Departamentos de Manufactura, Departamento de Despacho y Empaque,
Departamento de Capacitación, Departamento de Reclutamiento y Departamento de
Vendedores como se puede observar el contenido del organigrama por su
presentación es vertical, horizontal mixto y de bloque.
POR SU PRESENTACIÓN
El organigrama es vertical porque se presenta de arriba hacia abajo a partir de
Dirección General, se Pueden ver los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada, se decidió utilizar este tipo de presentación en este organigrama porque
es de uso más generalizado en la administración.
POR SU CONTENIDO
Es Integral porque son representaciones gráficas de las unidades administrativas de la
empresa en las cuales se encuentran en cada departamento del organigrama y su
relación jerárquica.
POR SU ALCANCE
Es general porque muestra la representación compuesta de la empresa Textiles H & A
mostrando las áreas principales en la que está dividida, de igual manera el
organigrama es departamental porque nos da una visión de la forma en la que está
compuesto la gerencia y sus departamentos.
CAMBIOS REALIZADOS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El cambio que se realizó en la estructura organizacional fue crear el departamento de
despacho y empaque, esto beneficiará a la empresa para disminuir el riesgo de
reclamos de los clientes.
DEPARTAMENTO DEL ORGANIGRAMA EN EL CUAL SE ENCUENTRA
LOCALIZADO EL PROBLEMA
Como se ha observado desde el principio de este caso que no se pensó en un
departamento de despacho y empaque el cual es indispensable para tener un mejor
control de los pedidos, así también de las entregas de pedidos sin errores para no
perder clientes potenciales para la empresa.
ENTREGABLE 1: (TAREA NO.3)
Tema: ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO DE USO)
NUEVA ESTRUCTURA DE PROCESO “DESPACHO Y EMPAQUE PEDIDOS”
Cliente Departamento de Departamento de Descripción de pasos
Ventas empaque y
despacho
| 1. Cliente solicita
INICIO
productos textiles
2. El encargado del
departamento de ventas
2 verifica que haya
existencia
3. Se procede al empaque
del pedido, así también
se despache hacia el
3 departamento ventas
4. Encargado de
departamento de
4 ventas, registra la venta
5. Se realiza la entrega de
5 la factura al cliente
FIN
TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CASO DE USO “DESPACHO Y EMPAQUE
PEDIDO”
Usuarios Rol Formas de interactuar
con el sistema
Encargado Contacto con el cliente Toma pedido al cliente
departamento de
ventas
Encargado Revisa existencia Verifica existencia en
departamento de el sistema
ventas
Encargado de Elabora pedido Realiza el empaque
departamento de del pedido
empaque y despacho
Encargado de Pedido empacado Realiza el despacho
departamento de del pedido
empaque y despacho
Encargado Registra venta Factura y entrega
departamento de documento al cliente
ventas
DIAGRAMA DE CASO DE USO “DESPACHO Y EMPAQUE
PEDIDO”
Toma pedido de cliente
Encargado departamento de
Encargado departamento de empaque y despacho
ventas
Verifica existencia
Realiza el empaque
Realiza el despacho
Factura y entrega documento a
cliente
