Universidad Abierta Para Adulto

Carrera
Contabilidad Empresarial
Participante
Scarlet Marie Pérez Severino
Matricula
16-11647
Facilitador
Eulalio M. Encarnación D.
Asignatura
Sistema de Contabilidad
Tarea V
Distinguido participante:
Consulte la bibliografía básica de la asignatura y demás fuentes complementarias
del curso; luego realice las actividades que se describen a continuación:  

1. Redacción de un reporte con las respuestas de las preguntas de las páginas

151 y 152 del libro de texto básico.
2. Redacción de un reporte con las respuestas de las preguntas de las páginas
175 y 176 del libro de texto básico. Subir a la plataforma virtual de la UAPA.

Pregunta de la Página 151 y 152

1. ¿Cuál es la importancia que tiene una correcta codificación de los datos y

transacciones financieras en un sistema de contabilidad?

Es importante porque este método de codificación permite la clasificación

adecuadamente de todas las operaciones, detalles, transacciones y lista de
elementos que son manejados en un sistema financiero.

La codificación contable es la forma de identificar un tipo y nombre de cuenta; una

cuenta es el nombre genérico contable con el que se identificar características
similares y que permite registrar débitos y créditos (aumentos y disminuciones,
viceversa) que ocurren en los elementos de la ecuación contable.

2. ¿Qué relación hay entre automatización y mecanización de las

operaciones y los métodos de codificación?

Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las

operaciones, detalles, transacciones y listas de elemento s que son manejados por
un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una
serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple
aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las
operaciones financieras en una empresa.

3. Explique: ¿qué utilidad práctica tienen los métodos de codificación para la

realización de las conciliaciones bancarias en una empresa?

La aplicación de los distintos métodos de codificación contable, se han convertido

en una herramienta eficaz al momento de organizar una gran cantidad de datos e
información dentro de una compañía. Es por esta razón que millones de empresas
adoptan su propio método de codificación en busca de una mayor eficacia, rapidez y
optimización de las tareas referentes al área contable.
Su utilidad en cuanto a los métodos de codificación es la optimización de la
frecuencia con que se realiza la conciliación bancaria. Al ser una tarea mucho más
ágil, se puede realizar más a menudo. De esta forma, se aumenta la capacidad de
reacción frente a errores o desajustes que hayan surgido, y al ser más reciente,
también es más fácil y más rápido encontrar qué los ha causado y darles una
solución.

4. Investigue en una empresa, ¿cuáles son las identificaciones más

comunes para referenciar los documentos que sirven para el
procedimiento de la información contable?

En una empresa se pueden utilizar varios tipos de métodos de codificación, entre los
cuales encontramos:

- Alfabético Numérico
- Nemotécnico
- Con código de verificación
- De Consonantes
- Fonético
- De barras

5. ¿cuáles son los objetivos para los que fueron creados los métodos de
codificación?

El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones

gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona
un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al
área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un
determinado

6. ¿Qué características debe poseer un sistema de codificación cita algún

ejemplo de los cuales no se les cumpla todas las características?

Precisión de código: significa que un sistema de codificación debe aceptar una

sola codificación correcta para cada elemento del conjunto.

Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en
casos de que se necesite agregarlos.

Conciso: establece que no se debe adicionar códigos que no tengan relevancia al

momento de identificar los elementos.

Significativo: el mismo debe indicar algunas características que diferencie e

identifiquen los elementos.
Operabilidad: implica qué los códigos definidos puedan ser manejados fácilmente
por un sistema mecanizado de computado.

7. ¿Cuáles son los métodos más utilizados para codificar datos de un

ejemplo de aplicación para cada uno de ellos?

Los métodos de codificación que pueden ser utilizados por la empresa son:

 Secuencial
 Por bloque
 Por gripo
 Alfabético - numérico
 Nemotécnico.
 Digito de verificación
 Consonantes
 Fonético
 De barras

8. Explique las ventajas y desventajas de cada uno de los métodos

nombrados en la pregunta no .7

Secuencial

 Ventajas Útil en las listas cortas

 Desventajas No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.

Por bloque

 Ventajas Útil en el procesamiento de lista cortas

 Desventajas Pueden presentarse problemas de flexibilidad

Por grupo

 Ventajas Facilidad de expansión Rapidez en el procesamiento de datos.

 Desventajas Si no es definida adecuada mente la estructura del código,
pueden presentarse problemas de Expandibilidad y confusión en el uso.
Alfabético – numérico

 Ventajas Útil en el procesamiento de lista cortas

 Desventajas Pueden presentarse problemas de Expandibilidad sin la
escrutara del código no es adecuadamente definida.
Nemotécnico.

 Ventajas Sumamente útiles cuando los ítems a manejar son numerosos.

 Desventajas La codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.
Digito de verificación

 Ventajas Es absolutamente seguro al validar la información.

 Desventajas El desconocimiento por muchas gente del área, acerca de la
existencia del método y como aplicarlo porque se tiene poca información
sobre el método y mucha gente desconoce la metodología para crear el
algoritmo del digito de verificación.
Consonantes

 Ventajas Facilidad en su aplicación

 Desventajas Uso limitado Requiere conocimiento del método para que tenga
significado.
Fonético

 Ventajas Útil para una búsqueda alfabética en una lista.

 Desventajas Aplicables a situaciones muy específicas.

De barras

 Ventajas Permite aplicar fácilmente un control sobre todos los inventarios de

productos masivos de una compañía.
 Desventajas El desconocimiento en su aplicación.

9. ¿Qué es un código contable porque es importante que un código contable

este adecuadamente diseñado. ¿Qué implicaciones tiene una inadecuada
clasificación de las cuentas?

Un código contable es el resultado de la sistematización de las operaciones

contables y la columna vertebral alrededor de la cual giran todas las operaciones y
transacciones de la empresa.

Las cuentas debes ser flexibles, adecuadamente clasificado, jerarquizado y las

descripciones de las cuentas deben ser clara al fin de evitar confusiones en las
mismas.

10. ¿Cuáles son las características que debe cumplir un código contable?

 Precisión del código: debe aceptar una sola codificación correcta para
cada elemento.
 Expandibilidad: la estructura del código debe aceptar mayor cantidad de
elementos en casos necesarios.
 Conciso: no se deben agregar códigos qué no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento.
 Significativo: el código debe poseer algunas características que
diferencie e identifiquen los elementos.
  Operabilidad: implica qué los códigos puedan ser procesados por un
computador, en caso de ser necesarios.

11. Haga un resumen y expliquen cuales deben ser los pasos para la elaborar
un código contable.

En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:

 Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.

 Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola,
construcción etc.
 Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande

Un plan de cuentas debe ser:

 Sencillo, para facilitar su memorización.

 Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
 Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados
financieros.

12. recurra a sus conocimientos contables y defina que se considera como:

activo, pasivo, patrimonio, cuentas de orden, ingresos operacionales,
costo de ventas, gastos de operación, otros ingresos y egresos, cuentas
de cierre.

 Activos son el total de recursos que disponen una empresa para realizar sus
operaciones siendo todos los bienes y derechos que son propiedades de la
empresa.
 Pasivo es el total de deudas y obligaciones que contrae la empresa.
 Patrimonio o capital es la suma de las aportaciones de los socios, es el
capital social más la utilidades o menos las perdidas.
 Cuentas de orden son uno de los instrumentos que utiliza la Contabilidad
para clasificar los elementos u operaciones que realiza una empresa y que no
modifican su estructura financiera. Se utilizan generalmente para registrar un
movimiento de valores cuando este no afecte a los estados financieros de la
entidad.
 Los ingresos son incrementos en el capital provenientes de la entrega de
bienes o servicios a los clientes.
 Costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o
para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o
comprar un bien que se vende.
 Egresos significa la salida de dinero de las arcas de una empresa u
organización.
  Ingresos es La cantidades de dinero que recibe una empresa por la venta
de sus productos o servicios.
 Los gastos son los decrementos en los ingresos que resultan de las
operaciones.
 El cierre de cuentas consiste en registrar en el diario y en traspasar al
mayor los asientos de cierre, para dejar en cero los saldos de las cuentas de
ingresos, de gastos y de retiros para el siguiente periodo.

13. Defina los siguientes términos:

Activos circulantes disponibles

Dentro de este sub-grupo de  cuentas se encuentran las partidas que representan
dinero en efectivo y que además la empresa puede disponer de él de forma
inmediata para financiar sus operaciones.

 Caja General
 Caja Chica
 Bancos
 Depósitos

Activos circulantes exigibles

Representan dinero o que se pueden convertir en dinero en un momento

determinado y representan derechos exigibles que posee la empresa.

 Efectos por Cobrar (Letras de Cambio).         

 Cuentas por Cobrar (Facturas).
 Ingresos por Cobrar (Intereses causados).

Activos circulantes realizables

En este grupo encontramos la existencia de mercancías que en un momento

determinado se pueden vender y convertir rápidamente en efectivo, entre ella
tenemos.

 Materias Primas (materiales)

 Suministro de Fabricas: Aceites, Lubricantes, entre otros.
 Productos en procesos de fabricación

Activos circulantes prepagados

Aquí se incluyen todos los servicios cancelados por anticipados aun cuando no se
ha recibido dicho servicio, pero la empresa posee el derecho de exigir el reintegro
del dinero en caso de incumplimiento debido a que se ha cancelado
anticipadamente y en la medida que transcurre el tiempo.

 Sueldos pagados por anticipados   

 Seguros pagados por anticipados
 Intereses pagados por anticipados
 Alquileres pagados por anticipados
 Articulo de escritorio.

Activos fijos

Son los activos utilizados en el negocio y no adquiridos con fines de venta, como
maquinarias y bienes inmuebles

Activos intangibles

Son aquellos activos que no se pueden ver ni tocar. Este tipo de activo están sujetos
a amortizar y benefician a la empresa por varios ejercicios económicos, la cuota
amortizada anualmente se lleva a gasto y disminuye el activo entre estas
encontramos: Patente, Derechos de Autor, Plusvalía y marca de Fábrica, este último
no sujeto a amortizar.

Cargo diferidos

Son gastos que benefician a la empresa durante varios años.

Otros activos

En este renglón vamos a encintar lo siguiente

 Inversiones a largo plazo

 Acciones y Bonos de otras compañías
 Propiedades no relacionadas con las operaciones de la empresa

14. las cuentas y documentos por cobrar pueden clasificarse como realizable
en un código contable .explique su respuesta

Las cuentas y documentos por cobrar es una cuenta de activo de naturaleza

deudora que representa los derechos adquiridos por una entidad, de exigir a
terceros el cumplimiento de obligaciones provenientes de la venta de bienes o
prestación de servicios al crédito y/o de otras situaciones ajenas a la actividad
principal de la misma

Las cuentas por cobrar equivalen a derechos exigibles que se originan por ventas,
servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
A nivel general anterior suelen incluirse documentos por cobrar a clientes
representando derechos exigibles, que han sido documentados con letras de
cambio o pagarés.
 15. las cuentas del patrimonio están formada por: capital social o más o
menos las cuentas del superávit .investigue ¿cuáles son las cuentas que
se pueden identificar como superávit?

El patrimonio neto está compuesto por las siguientes cuentas, divididas según su

origen:

 Capital social.
 Reservas: utilidades retenidas afectadas.
 Resultados acumulados: utilidades desprovistas de afectación
determinada.

16. los sistemas contables mecanizados siempre requieren para las cuentas
nominales, de las cuentas contra las cual cerraran sus movimientos, ¿cuál
es la naturaleza de esta cuentas?

Cuentas nominales Se le denominan así porque se cierran cuando se finaliza cada

período contable, luego de esto su balance o registro iniciará de desde cero.

La naturaleza de estas cuentas es acreedora.

17. ¿cuál es el impacto que tendrá la elección de un método de codificación u

otro, para el procesamiento mecanizado de las operaciones?

Debido al alto grado de mecanización las técnicas utilizadas para codificar datos
tendrán de algunas u otra forma, incidencia en el proceso de datos a través de un
computador, por lo que antes de utilizarse uno u otros sistemas de deberá
efectuarse un estudio previo acerca de cuál técnica será mejor según las
circunstancias.

18. ¿qué relación hay entre los objetivos de la contabilidad y los métodos de
codificación?

Facilitar el procesamiento, Brindar acceso seguro a los datos, activos y lugares.

Permitir un manejo más rápido y fácil de los datos (dado que los códigos suelen ser
más breves que la información que representan: por los demás, caso todos son
numéricos, de modo que la computadora los manipula con facilidad). Prevenir
errores y detectar los que se presenten. Posibilitar establecimiento de relaciones
entre diferentes elementos codificados.

19. ¿considera usted que al utilizar métodos de codificación es una forma de

sistematizar las operaciones explique su respuesta. ?
Si el sistemas proponen una forma de trabajo “mecanizada” para lograr un régimen
de trabajo ordenado, supervisable y con normas claras que permitan la toma
objetiva de decisiones y en el cual todas y cada una de las partes tiene en claro su
función y como desempeñarse con éxito, sin necesidad de que el líder/gerente
tenga la necesidad de marcar un rombo permanente.

Pregunta de la Página 175 y 176

1. ¿Cuál es el objetivo de los formularios en una organización?

Los formularios surgen con la necesidad del hombre expresar sus ideas y
pensamiento de manera escrita y su objetivo es usarlos como modelos para
capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una
entidad.

Los formularios sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted
efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de
formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del
documento le es entregada, luego de ser validad por el cajero en señal de
conformidad.

2. ¿Qué importancia tiene el hecho de controlar los formularios?

Son importante debido a que Imagínese por un momento el volumen de papeles que
genera una empresa que tenga diez empleados, comparada con una de 3,000
empleados. Como puede suponer, en la primera empresa la complicación de
controlar la información no presenta mayor inconveniente; sin embargo, en la
segunda ellos no resultan trivial. Esta comparación nos hace reflexionar acerca de la
de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para controlar los
formularios y la información en ellos contenida.

Algunas señales que indican necesidad de implementar formularios:

 Formularios diseñados a manos y reproducidos en foto copias.
 Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entiende
 Omisión de detalles importantes para procesar información como: fecha, persona
que inicia la transacción o autorizaciones.
3. ¿Qué áreas pueden identificar para clasificar los formularios en una
empresa?

Podemos ver las principales aéreas de una empresa y los formularios aplicables
para cada una de ellas.
 Área de efectivo

Todos los procesos que se debe llevar a cabo requieren que se implanten controles
para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Estos se dividen en dos tipos:
ingresos de efectivo y egreso de efectivo.

 Área de compras e inventarios

La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a

quien y en qué condiciones se debe efectuar las adquisiciones que permitan a la
empresa tomar bienes y servicios.

 Área de personal

El objetivo del área personal en la empresa es cubrir los formularios del área de
recursos humanos, tales como:

 Recopilar toda la información referente a los datos del personal.

 Procesar los ingresos y egresos del personal.
 Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal
 Maneja todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño.

 Área de distribución y comercialización

Está relacionada con todo el proceso de ventas. Su objetivo es:

 Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones e ventas.

 Control el proceso de facturación.
 Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
 Cumplir con el manejo de las políticas de inventarios.
4. ¿de cuatro ejemplos de formularios que sea utilizados para el manejo del
efectivo?

 Vale de caja chica: es un documento que sirve para la comprobación de

gastos menores, si un empleado solicita un préstamo se le expide un vale
de caja chica.
  Recibo de caja chica: se utilizado para dejar evidencia de todos los pagos
realizados por el fondo caja chica.

 Orden de pago: Orden que se da por escrito para que el tesorero, banco,
etc., pague cierta cantidad de dinero a alguien.

 Deposito: es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de

los depósitos con tarjetas realizadas en el banco popular dominicano.

5. ¿Cite al menos cinco características que deben cumplir los formularios?

 Codificado bajo algún esquema.

 Sencillez en su diseño.
 Espacio adecuado para las aprobaciones y autorizaciones.
 La orden de información debe ser realizada en secuencia.
 Reducción de costo

6. ¿Cuáles son las características que podemos identificar en los

formularios?

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio.

 Sencillez en su diseño.
 Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
 El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma
secuencia en el cual se generan los datos.
 Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de
control interno, incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforman un
informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el
cual se cancela una obligación.
  Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan la información que contienen los mismos.
 En la medida de los posibles y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados para la aprobación y/o
autorizaciones.
 Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que
se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o
área específica y se indique la última fecha de revisión.

7. ¿Qué principios deben seguirse en el diseño de los formularios?

 Facilidad para su relleno.

 Reducción de los posibles errores.
 Estética.
 Reducción de costo.
 Sencillo en su diseño.

8. ¿Cuáles tipos de información pueden tener los formularios?

Un formulario es un documento, ya sea físico o digital diseñado para que el usuario

introduzca datos estructurados en las zonas correspondientes, para ser
almacenados y procesados posteriormente.

Pueden tener las siguientes informaciones:

 Encabezado
 Cuerpo principal
 Observación
 Autorizaciones

9. ¿Cuántos tipos de información pueden tener los formularios?

 Información personal o de terceros

 Información de los depósitos
 Información de retiros
 Entre otras informaciones necesaria de pendiendo la empresa.

10. ¿Qué implicaciones o consecuencias puede tener el hecho de que el orden

de la información en un formulario no sea presentado en forma lógica?
Puede crear distorsión en el control de los mismos, ya que no estará en secuencia y
esto puede creare confusión, además se pudiera cuestionar el trabajo del
responsable de manejar esta información.

11. ¿considera usted que un formulario refleja la imagen de una empresa?

Sí, porque es parte de la imagen de la empresa llevar el logo en los formularios.

12. ¿En el capítulo no se hablo acerca de la utilización de logotipos en los

formularios. Analice si todos los formularios en una empresa deben estar
identificados con logotipo?

 Es correcto que todos los formularios lleven su logotipo.

 El logotipo es la representación gráfica más importante y de una marca. Es la

cara visible de tu proyecto y representa su identidad y sus valores,
proporcionando información esencial a tus clientas potenciales. 

13. ¿Establezca una metodología para diseñar un sistema de formularios?

Para diseñar un sistema de formulario de una empresa lo primero que hay que
hacer es una lista de todos los formularios que se usaran por departamento,
además de se requiere la implementación de un sin número de técnicas, se
expondrá una serie de herramientas que ayudan a mejorar el proceso para diseñar
estos formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor
que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confecciones de tales
herramientas.

14. ¿Por qué se debe utilizar un inventario de los formularios en una empresa?

Utilizan dos tipos de formularios actualmente. Uno para registrar los productos que
se reciben en su almacén y el otro para cuando se distribuyen hacia el cliente, a
segunda función que podemos identificar para el control de los formularios es el
manejo de compras e inventarios.

La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a

quien y en qué condiciones se debe efectuar las adquisiciones que permitan a la
empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del
sistema de control para los formularios de compras e inventarios

Deben ser los siguientes:

 Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la

calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
  Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
 Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los
proveedores.

Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de

inventarios, son los siguientes.

 Requisición de materiales.
 Ordenes de compras.
 Entrada al almacén.
 Tarjeta de inventarios.
 Notas de entrega de mercancía.

15. ¿Cuáles decisiones se pueden derivar de analizar los formularios?

Frecuentemente hacer cambios e innovar para el mejor funcionamiento. Se puede

derivar diferentes vertientes como que los detalles de este no sen suficiente para la
información requerida del mismo.

 Formas que deberán eliminarse.

 Formas que deben combinarse.
 Rediseño de su forma.
 Creación de una forma.

16. ¿Explique los campos mínimos que debe contener un formulario de

comprobante?

 Fecha.
 Cedula.
 Pago a.
 Por concepto.
 Observaciones.
 Valor de la cantidad de dinero, entre otros.

17. ¿En un punto de observación de este capítulo, se tomó un artículo acerca

de la normalización de formularios, ¿explique en qué consiste la
normalización de formularios?

Expresa que los papeles también requieren de normas que establezcan

características y dimensiones racionales, definiendo métodos y sistemas estables
de recepción. El formulario o formulario propiamente dicho viene enmarcado por un
recuadro. En el caso de formulario las medidas son 190x274 mm, donde aparece la
información a rellenar.

 Teóricamente la ventaja de la normalización es:

 Reducción considerable del desperdicio de papel.

 Normalización de los elementos dependiente: sobres, carpetas, ect.
 Simplificación de las compras.
 Disminución considerable de la inversión de existencia de papel.
 Simplificación del manejo de los papeles.

Concepto e importancia de los formularios

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad. La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios. Todas las empresas requieren
documentar sus transacciones y dejar evidencia del trabajo de los empleados.

Concepto e importancia de los formularios

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica, y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados,
autorizados y procesados en forma electrónica. Ej.: transacciones bursátiles.

Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la

tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de
procesar las transacciones; formularios computarizados. Los formularios no
desaparecerán de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por razones de
costos, espacio y rapidez.

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Toda empresa tiene la necesidad de implantar un plan para controlar los formularios
y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que indican la
necesidad de implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes:
Formularios diseñados a mano y reproducidos en fotocopiadoras.

Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. Omisión de detalles

importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que
inicia la transacción o autorizaciones. Falta de pre numeración. Formularios con
espacios reducidos o inadecuados.

Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos.

Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las formas. Formularios
en los cuales faltan la identificación de la empresa a la cual corresponde.
ÁREA DE EFECTIVO

El manejo de efectivo requiere que se implanten controles para evitar el fraude o

disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos
tipos de operaciones: Ingresos Egresos.

Ingresos de efectivo: montos recibidos en concepto de ventas, servicios prestados,

intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos
otorgados y cualquier cantidad recibida por operaciones de la empresa.

Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una
empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar el personal, pago de deudas
o inversiones de excedentes de efectivo en general.

Al implantar controles tener en cuenta la relación costo beneficio. Algunos de los

formularios son: Vales de caja. Recibos de caja chica. Reposición de fondo fijo.
Orden de pago. Arqueo de fondos fijos. Planillas de depósito. Avisos de cheques
devueltos. Movimiento diario de caja.

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

La empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar

adquisiciones de bienes y servicios. Cuánto? Cuando? A quién? En qué
condiciones?

Los objetivos del sistema de control para los formularios deben ser: Asegurar que
las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la
oportunidad que se requiere. Realizar únicamente las compras que se requieren y
no en exceso. Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los
proveedores.

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

Los principales formularios aplicables son los siguientes: Requisición de materiales.

Órdenes de compra. Entradas al almacén. Salidas del almacén. Tarjetas de
inventario. Notas de entrega de mercancía.

ÁREA DE PERSONAL Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su

ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas. Los objetivos que
deben cubrir los formularios del área de recursos humanos son los siguientes:

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Los formularios que se diseñan para esta área deben cumplir los siguientes objetivo:
Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.
Controlar el proceso de facturación. Efectuar un seguimiento de los pedidos que
realizan los clientes. Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.
TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS.

Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al

diseño de los formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no
será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección
de tales herramientas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son: Sencillez en su
diseño. Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico. El
orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia
en la cual se generan los datos.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su presentación pueden ser simples y compuestos: Simples: son

aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen
copias anexas. Ej: hojas membretadas para cartas o notas de depósitos en caja de
ahorro con libreta de ahorros.

Compuestos: poseen mas de una hoja y son elaborados con base en un formato
predefinido, y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Se
distinguen los siguientes tipos: De bloques. Talonarios. Juego listo osnap out.
Formas continuas.

De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una acción, para registrar una acción
o para informar resultados. Para originar una acción: tiene el objetivo de iniciar el
proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. P. Ej.: la
emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una
orden de compra.

Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser
consultada posteriormente. Es importante su llenado correcto. Ej. Las hojas de vida
del personal o planillas de solicitud de empleo.

Para informar resultados: son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis
de procesos que se encuentran estandarizados. Ej.: los análisis de crédito que son
realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un
comité acerca de la situación financiera del solicitante.

De acuerdo a su elaboración pueden ser manuales, semi-mecanizados o

mecanizados. Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma
totalmente manual. Es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a

través de un elemento maquina (de escribir u ordenador).Formularios mecanizados:
son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como
los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, que
deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes
principios:

 PRINCIPIOS PARA DISEÑO DE FORMULARIOS

Facilidad para su relleno. Reducción de las posibilidades de error. Estética.

Reducción de costos. Algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que
en la práctica sean pasados por alto.

PARTES DE UN FORMULARIO

Las partes que comprende un formulario son: Encabezado. Cuerpo principal.

Observaciones. Autorizaciones.

Encabezado de un formulario: se encuentra siempre en la parte superior y debe

contener al menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario. En
algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como
observaciones o lugar de emisión.

Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el

formato. En el caso de una factura, los campos de: código de producto, unidades,
cantidad, precio unitario, precio total, total general son totalmente indispensables.

Observaciones: esta área debe contener cualquier información que se considere

necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la
información contenida en el formulario.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Facilidad para su relleno: la primera acción que se lleva a cabo en el diseño de un

formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos debe
ser suficiente para la escritura de los datos solicitados, debe facilitarla. No es lo
mismo formularios llenados a mano, a máquina de escribir o a computadora.

Otro de los aspectos a ser tenido en cuenta es el orden en el cual es requerida la

información. Una de las fallas más frecuente es el mal diseño de éstos en cuanto a
que la información a plasmar está solicitada en un orden diferente al cual se genera
o se debe rellenar, siempre debe seguir una secuencia lógica.
Además de las características anteriores, u formulario puede llevar instrucciones
para su relleno. Otro de los principios en el relleno de las formas, es el
establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios, p.ej.: la
legibilidad. Los campos que tienen información de guía deben estar claramente
definido y establecidos.

La información contenida en un formulario tiene dos formas: Fija: es la que viene

impresa en el formulario y que debe ser claramente establecida. Variable: es aquella
que es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboración.
La información de un formularios debe ser clara y comprensible por si sola.

Reducción de las posibilidades de error: se reducen las posibilidades de error

cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios y que no se
recarguen con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.
Otra cuestión a tenerse en cuenta es lo referente a la separación entre columnas y
líneas utilizadas.

INVENTARIO DE FORMULARIOS

El primer paso es elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en
todos los departamentos, los formales y los informales. En esta etapa no se evalúa
si deberá continuar o discontinuar el uso de los formularios, sino únicamente
deberán relacionarse.

Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de

clasificación: Por áreas o secciones. Por tamaños. Por cualquier característica
física. Formales o informales.

 ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios en uso, debe

procederse a evaluar su utilización. Cuando se lleva a cabo el análisis de los
formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los que están
asociados, por ello deben plantarse algunas preguntas como:

Existe la necesidad del formulario? El numero de copias es apropiado? La forma se

encuentra duplicada? Los campos impresos están claramente explicados? El
nombre de la forma se corresponde con el contenido? La información está orientada
lógicamente.

El tamaño del formulario es el apropiado? La impresión de la forma es nítida? El

formulario se encuentra codificado? Los campos tiene el espacio adecuado para ser
rellenados?