República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Los Manuales

Bachiller:
Adriangela Fernandez
25.938.506
¿Qué son los manuales?
- Podemos decir que se denomina manual a toda guía de
instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de
problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los
manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información
que sirva a las personas a desenvolverse en una situación
determinada. Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de las
matemáticas, la literatura, la historia, o la geografía. Hay, asimismo,
manuales técnicos, que permiten comprender el funcionamiento de
diferentes aparatos o dispositivos electrónicos.
Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el
funcionamiento de una empresa u organización (manual de
procedimientos, de organización, de calidad, etc.), así como otro tipo
de manuales, también relacionados con el campo organizacional,
como los manuales de identidad corporativa, de convivencia o
administrativos, entre otros.
¿Qué son los manuales de procedimiento?
-Según autores nos dice que el manual de procedimientos es “un
instrumento de apoyo en el que se encuentran de manera sistemática
los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto
determinado y/o funciones de la unidad administrativa”. (Gómez, 2001)
También (Palma, 2005). Dice que El manual de procedimientos es un
documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener
una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Su objetivo es Presentar una visión de conjunto de la organización
(individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
La importancia de los manuales viene implícita en el contenido, ya
que, al ser documentos de consulta para todos los empleados,
conocen desde el principio, tanto los quehaceres de cada uno, como lo
que no se debe hacer en la unidad. Recordemos que es una
herramienta de consulta, donde la información puede modificarse de
acuerdo al crecimiento y a las nuevas maneras de operación, así
como los cambios que se susciten en las unidades.
¿Clasificación de los Manuales?
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa
los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente
manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de
manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta
al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un
objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Organización: Este tipo de manual resume el manejo de una empresa
en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se
cumplen en cada área.
Departamental: Dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo
en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el
personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial
según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple.
Política: Sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y
regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.
Calidad: Es entendido como una clase de manual que presenta las
políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede
estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la
organización.
Sistema: Debe ser producido en el momento que se va desarrollando
el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.
Finanzas: Tiene como finalidad verificar la administración de todos los
bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a
cargo del tesorero y el controlador.
Múltiple: Estos manuales están diseñados para exponer distintas
cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien
generales o explicar la organización de la empresa, siempre
expresándose en forma clara.
Puesto: Determinan específicamente cuales son las características y
responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.
Procedimientos: Este manual determina cada uno de los pasos que
deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta
Bienvenida: Su función es introducir brevemente la historia de la
empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos
y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos
manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a
los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.
Técnicas: Estos manuales explican minuciosamente como deben
realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta
de las técnicas.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la función de
comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del
trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de
ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al
personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para
tomar decisiones cotidianas.
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las
responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones específicas a
quienes en la organización están involucrados con el manejo de
dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de
la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el
personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener
aspectos tales como: estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por
escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los
aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual
están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y
cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para
ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior
en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán
contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de
personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación,
entre otros.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una
función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de
referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y
como información general para el personal interesado en esa función.
Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa",
y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como
fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del
personal de asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican,
las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.
¿importancia de la documentación?
El principal objetivo es el de facilitar el desarrollo, corrección y futuro
mantenimiento de la aplicación de una forma rápida y fácil. la
documentación manual podemos decir que es importante ya que
refleja la historia, muestra la evolución de la documentación en el
tiempo, es más explicativa, e igual se adecúa a la cultura de la
organización, no consume capacidad de procesamiento.
¿Metodología para la elaboración?
Para elaborar un manual debemos seguir estas siguientes Fases:
1.Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la
elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un
representante de cada una de las unidades administrativas de la
institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.
Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el
trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el
contenido y la presentación de la información.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas
metodológicas que se utilizarán para obtener la información para
elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboración de los manuales.
2. Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a
recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales,
según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las
técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:
 Investigación documental: trata de buscar todos aquellos
documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga
información relevante para la elaboración del manual respectivo,
 ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso
de reorganización administrativa, manuales anteriores de
procedimientos, informes de labores, manuales de servicio,
memorias institucionales, entre otros.
 Investigación monumental: trata de toda aquella información
que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual
se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test,
entre otros, para obtener dicha información por parte de los
funcionarios que la conocen.
3.Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la
elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de
manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas
las siguientes preguntas:
¿Qué trabajo o actividad se hace?
¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se
posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
¿Para qué se realiza el trabajo?
¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
¿Cuándo o en qué momento se hace?
¿Por qué se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y
permiten conocer las actividades de la institución, explicar su
comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la
secuencia y lógica de la información.
4. Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará
para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual,
para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos
los usuarios del mismo
La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de
distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de
procesos, entre otros.
El formato, asegurándose de que la información presentada guarde
una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su
redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5. Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se
debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad
administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a
validar si la información presentada corresponde con las
responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le
corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades
administrativas a las que va dirigido el manual.
6.Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el
mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la
unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de
manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las
unidades administrativas correspondientes.
7.Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se
distribuya el mismo entre las unidades administrativas
correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su
disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así
también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al
portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía
libre acceso a la información organizacional de la institución.
8.Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto,
deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución,
para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan
apegados a la realidad institucional.