PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
Versión: 1
DOCUMENTOS
OBJETIVO: Suministrar información acerca de los requisitos que deben tener los documentos en su
codificación y elaboración, para una normalización de estos en el Sistema de Gestión de Calidad de
ALMAPAL COLOMBIA.
ALCANCE: Aplica a todos los documentos que tengan relación directa con el Sistema Gestión de
Calidad.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de los documentos.
Encabezado: El encabezado deberá contener la siguiente información
1. Logotipo de ALMAPAL COLOMBIA: Se debe colocar el logotipo de Almapal Colombia al lado
derecho del documento
2. Clase y Titulo del Documento: Especificar la clase de documento, por ejemplo si es un
programa, manual, procedimiento, etc., y según la información a relacionar se coloca el titulo
del documento.
Descripción del tipo de Documento
Documentos Políticas, misión, visión, mapa Encabezado, pie de página.
de Gestión procesos
Encabezado, tabla de contenido,
Los establecidos en cada proceso objetivo, alcance, descripción del
para el cumplimiento de los objetivos programa, actividades, recursos,
Programa
y metas. Este debe tener indicadores responsables, indicadores, anexos,
y matas cuantificables. cuadro control de documentos, pie de
página.
Descripción General del sistema de Encabezado, tabla de contenido,
Manual gestión integral según los requisitos objetivo, alcance, contenido del manual,
establecidos en cada norma. anexos cuadro control de documentos.
Encabezado, tabla de contenido,
Documento que describe los objetivo, alcance, descripción del plan,
Plan lineamientos para el desarrollo de actividades, recursos, responsables,
actividades especificas. anexos, cuadro control de documentos,
pie de página.
Pasos descriptivos de las actividades Encabezado, objetivo, alcance,
Procedimiento generales desarrolladas en los descripción, anexos, cuadro control de
procesos. documentos, pie de página.
Pasos específicos propios de cada Encabezado, instrucciones, cuadro
Instructivo
operación y normas generales. control de documentos, pie de página.
Documento para registrar el Encabezado, pie de página.
Formato
desarrollo de las actividades.
3. Código del Documento: El código se encuentra relacionado con la clase del documento y el
proceso al que hace parte.
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
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PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
Versión: 1
DOCUMENTOS
4. Versión: Esta identifica las actualizaciones o el grado de actualización del documento
PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
1 2 Versión: 1 4 3
DOCUMENTOS
Pie de Pagina
1. Elaborado por: Cargo y Firma de quien elabora el documento.
2. Revisado por: Cargo y firma de quien revisa que el documento cumpla con los requisitos de
elaboración.
3. Aprobado por: Cargo y firma de quienes aprueban el documento para su implementación.
4. Fecha de Emisión: Es la fecha en la cual empieza a utilizarse el documento teniendo en cuenta la
versión
5. Paginación: Numero de pagina del documento en este formato Pagina x de y
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
GERENTE GENERAL 4
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5
Contenido
1. Titulo y Código: Que permita identificar el documento
2. Objetivo: Que facilite conocer el propósito o finalidad del documento o procedimiento
3. Alcance: Describir las fronteras de utilización del documento
4. Definiciones: términos utilizados en el documento y/o procedimiento, que puedan resultar
ambiguos o de difícil comprensión para las personas que lo van a llevar a cabo.
5. Descripción del procedimiento / Desarrollo del documento: Para el procedimiento el nivel de
detalle puede variar dependiendo de la complejidad de actividades, deberá considerarse: ítem,
etapa, descripción de las actividades, responsable, código y registro mediante el siguiente
cuadro:
Nota: Es posible que en los procedimientos operaciones no se conserve este cuadro para la
descripción del procedimiento o que se requiera un diagrama adicional.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSAB
PASO ACTIVIDAD DOCUMENTOS
LE
1 Consultar y generar informe de vencimientos: Jefe DRH Informe de
Consultar en el sistema la relación de contratos por vencimientos
vencerse dos meses adelante y generar el informe NOM:A009
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
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PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
Versión: 1
DOCUMENTOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSAB
PASO ACTIVIDAD DOCUMENTOS
LE
de vencimientos.
2
Condiciones de
seguridad
Si es otro tipo de documento (manual, plan, programa, etc.) relacionar su desarrollo según
corresponda al mismo.
6. Formatos asociados: registros necesarios para la evidencia del cumplimiento de
procedimiento.
7. Control de cambio de los documentos: detallar los cambios que se generan de una versión a
otra
CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS
FECHA
CAMBIO VERSION
DD/MM/AAA
Elaboración de los formatos para registro de evidencias.
Encabezado: El encabezado deberá contener la siguiente información
1. Logotipo de BARDOT: Se debe colocar el logotipo de Bardot al lado derecho del documento
2. Clase y Titulo del Documento: Especificar que es un registro y según la información a
relacionar se coloca el titulo del documento.
3. Código del Documento: El código se encuentra relacionado con la clase del documento y el
proceso al que hace parte.
Registro Plan de auditoría Código: F-SGC-003
1 2 3
Pie de pagina
1. Fecha de Emisión: Esla fecha en la cual empieza a utilizarse el documento teniendo en cuenta
la versión
2. Paginación: Número de pagina del documento en este formato Pagina x de y
3. Versión: Esta identifica las actualizaciones o el grado de actualización del documento
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
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PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
Versión: 1
DOCUMENTOS
Fecha emisión: 16-04-2012 Página 4 de 5 Versión : 01
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La codificación de los documentos, tiene la siguiente estructura:
XX - YYY - 000
Tipo de Consecutivo
Documento Proceso según clase de
documento y
proceso
XX: Son las primeras iníciales que identifican el tipo de documento según la siguiente tabla
TIPO DE DOCUMENTO
DE Documentos de Gestión
PG Programa
M Manual
PL Plan
P Procedimiento
I Instructivo
F Formato
YYY: Identifican el proceso en el cual se utilizara el documento o con el cual tiene vínculo directo
PROCESO
GE Gerencia
MV Mercadeo y Ventas
PRD Producción
CC Control de calidad
DTC Dirección Técnica
ID Investigación y Desarrollo
SGI SISTEMAS DE GESTION (HSEQ Y BPM)
CRT Crédito y Cartera
CONT Contabilidad
COMP Compras
RH RECURSO HUMANO
COS Costos y Sistemas
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
GERENTE GENERAL Pagina 4 de 5
PROCEDIMIENTO Código: P-SGC-002
ELABORACION DE
Versión: 1
DOCUMENTOS
Ejemplo PRC-002-SGI
CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS
FECHA
VERSIO
DD/MM/AA CAMBIO
N
A
Primera versión sin cambios.
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por: Fecha emisión: 16-04-2012
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