1.

SISTEMA Y METODO CONTABLE

1.1. DEFINICION

En un principio, el método contable es la manera de elaborar la información

contable y consiste en un conjunto de postulados e hipótesis que permiten

someter a observación la realidad económica. Asimismo, Un sistema contable es

el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representación

adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma.

1.2. DESCRIPCION

El método contable es un conjunto de proposiciones de carácter conceptual o

instrumental que tienen por objeto la captación, cuantificación, registro y

comunicación de las operaciones generadas por la actividad empresarial con

objeto de obtener información económico-financiera que refleje de forma

razonable, objetiva y fiable la realidad de la actividad empresarial.

Para elaborar esta información, se sigue y aplica un método específico, que

engloba y reúne una serie de postulados e hipótesis concernientes a cómo:

 Se captan o perciben los hechos económicos que la entidad realiza. En la

observación de la realidad económica prima el principio de dualidad.

 Se valoran las operaciones.

 Se traducen éstas a un lenguaje contable, es decir, cómo se registran

contablemente.
  Se obtienen, tras la contabilización de estas transacciones, unos estados

sintéticos que contengan, de manera ordenada, datos significativos, que

muestren adecuada y fielmente la realidad económica de la empresa. A

este proceso se le conoce con el nombre de agregación.

1.3. CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA

 Debe ser multi-empresa: Esto ayudaría a gestionar 2 ó más empresas a la vez.

 Debe ser multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más

usuarios para agilizar la gestión contable.

 Debe ser económico: El costo del software es muy importante, los sistemas

gratuitos normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuración.

 Deber permitir copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias

copias de todas las actividades que vas realizando y los datos que vas generando.

 Debe ser multimoneda: Esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la

vez permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.

 Debe tener su propio manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias

configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.

 Debe permitir la creación de perfiles de usuarios: Ayudará a la seguridad de los

datos, mantenimiento de Contraseñas y Permisos para cada Usuario.

 Debe tener soporte y garantía: Un sistema contable de pago permite tener

soporte ya sea online o presencial además de la garantía del software.

 Impresión de informes: Claro, los informes deben ser impresos ya sean balance

general, mensual, balance de comprobación, estado de resultado, pérdidas,

ganancias, etc.

 Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser

compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en

Excel, Word o PDF.

De igual forma, tener un buen sistema de contable en nuestra empresa que sea

eficiente y funcional además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo

convierte en una fuente de información importante para conocer de la situación

económica y financiera para nuestras organizaciones.

Ahora bien, los principios de la contabilidad deben ser implacables en el

sistema contable, la Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad

debe de tener ciertas características o cualidades, como las siguientes:

 Debe de ser clara y fácil de comprender

 Que sea confiable

 Que se presente de forma oportuna

 Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos

económicos

 Debe de tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y

operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

 Debe de ser fácilmente comparable

 Para concluir, La importancia de la información que genera el sistema contable

es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización y esta

debe tener las características que arriba hemos mencionado para poder corregir

cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a

los resultados que los accionistas han previsto ganar.

1.4. FUNCIONES

Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los

datos propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender

la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este

tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las

operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones

contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber

qué se utiliza para llevar las cuentas de una organización.

1.5. ELEMENTOS

Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que

permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender la información que

en ellos se contiene, si bien quizá no es posible que todas las personas que van a

tenerlo en sus manos vayan a entender todos los conceptos contables, pero la

idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la situación

financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable

encontramos los siguientes elementos:

Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la

empresa. Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en convertir

la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose

registrar en los libros de contabilidad.

Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la

información que va llegando a la empresa. Pensad que si no se establece un

orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por

eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las entradas

de dinero, mercancías, de primeras materias, etc. para después ordenarlo todo en

el libro mayor para conocer a final de año cual ha sido el balance de la empresa.

Además es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya

sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA, o si son clientes de

dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más

tarde. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y

le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información

para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente

deberán trabajar con ella.

1.6. ENFOQUE

Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable

y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones

gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta

información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes:

Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda

llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde

los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las

necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia

competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por

ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su

interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para

realizar los diferentes análisis financieros del negocio.

2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE

SISTEMAS Y METODOS CONTABLES EN UNA ORGANIZACIÓN

Cuando una empresa alcanza cierto tamaño necesita contar con un área de

contabilidad, que será la responsable de ocuparse precisamente de todos los

asuntos relacionados con la contabilidad de la empresa. Pero el departamento de

contabilidad es muchas veces un gran desconocido tanto para trabajadores de la

empresa como incluso para los propios responsables, que saben de su necesidad

pero no acaban de entender muy bien qué hace o su necesidad real. Por eso es

importante conocer todas las funciones de las que se ocupa este departamento.

Si nos ponemos en modo académico, podemos decir que este departamento es

el responsable de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y

procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación

y registro de las operaciones financieras, presupuestarias y de consecución de

metas de la empresa. Una definición más terrenal sería decir que es el

departamento responsable del control de gastos e ingresos y de la situación

financiera de la empresa, además de saber los cobros y pagos pendientes.

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas

acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen

básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una

empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la

primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo

como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo

tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean

estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción

ante hechos de la misma naturaleza.

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través

de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:

 Procedimientos contables

 Procedimientos no contables

3. CARACTERISTICAS, CUALIDADES, SELECCIÓN DE LOS SISTEMAS Y

METODOS CONTABLES PARA UNA ORGANIZACIÓN

3.1. CUALIDADES DE LOS SISTEMAS Y MÉTODOS CONTABLES PARA UNA

ORGANIZACIÓN
 Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable

debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la

información sea comparable.

- La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

- La información es útil cuando es pertinente y confiable.

- La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor

de predicción y es oportuna.

- La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en

la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así

obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,

los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener

información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios:

propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los

términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de

todo negocio, sea grande o pequeño.

Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de

los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra

sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de

renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal

para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta
de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por

acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias

gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los

centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus

recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la

operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa

social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de

contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone

la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de

la información contable. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición

de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,

probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en

estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

3.2. SELECCIÓN DE LOS SISTEMAS Y MÉTODOS CONTABLES PARA UNA

ORGANIZACIÓN

La selección de un sistema de información contable es una decisión

compleja, ya que involucra elementos informativos, directivos, técnicos y

temporales estrechamente enlazados:

- Informativos: pueden encontrarse entidades que no cuenten con la

información primaria necesaria o con la organización y madurez requeridas.

 - Directivos: se traducen en dificultades en la toma de decisiones y en el

control, por lo que se actúa en condiciones de incertidumbre, con una alta

dosis de improvisación.

- Técnicos: se relacionan con la disponibilidad del hardware adecuado y del

software básico correcto.

- Temporales: el procesamiento económico, financiero y contable debe

solucionarse en un plazo de tiempo determinado.

Por otra parte, implica también aspectos referentes a lo económico, lo

financiero y lo contable, por lo que, en este sentido, el software elegido debe

cumplir los siguientes requisitos:

- Presentar los principios generalmente aceptados de la contabilidad.

- Satisfacer las necesidades de la gestión económica y financiera.

- Proporcionar la información que requieren, en materia económica, contable y

financiera, las instituciones rectoras del país que atiendan a la organización.

- Permitir la auditabilidad.

- Poseer los controles requeridos para que la información que se procese

refleje la verdadera condición económica y financiera de la empresa.

Como se puede apreciar, no es una decisión sencilla; se necesita la

participación de un grupo multidisciplinario de personas que posean conocimientos

y experiencias que les permitan realizar la evaluación que se precisa para

garantizar la mejor elección. En este sentido, resulta imprescindible la

colaboración de la alta dirección, el contador principal, otros usuarios importantes

como economistas y financistas, el aparato de auditoría interna y el de informática.

Una vez que se hayan establecido las verdaderas necesidades de información

económica, financiera y contable de la entidad, entonces se pueden analizar las

propuestas de software disponibles. La decisión de adquirir un software

especializado depende de un conjunto de factores que determinan su calidad.

4. SISTEMAS COMO UN PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO PARA UNA

ORGANIZACIÓN

La teoría de la administración es muy importante para tener claridad acerca de

los conceptos que se tendrán en cuenta para el presente trabajo por tal razón

damos a conocer algunos autores que nos hablan de la importancia de tener un

buen manejo de los recursos financieros, de lo importante de tener una estructura

organizada y de las ventajas de tener publicidad sobre el producto que en este

caso la empresa comercializa.

Según Chiavenato, la estructura organizacional es el patrón para organizar el

diseño de una empresa, con el fin de concluir las metas propuestas y lograr el

objetivo

La administración inteligente de los recursos humanos es la pieza clave en una

organización exitosa. El capital humano constituye el elemento esencial en cada

componente de la organización, la administración eficaz se fundamenta en la

responsabilidad de cada administrador (gerente, jefe sección, director) de las

distintas áreas funcionales de la organización, ya sea la de finanzas, contabilidad,

marketing, producción, compras, capacitación e incluso recursos humanos

(Salinas, 2011)
 Según Henri Fayol (1916) uno de los aspectos más importantes dentro de la

administración son las:

 Funciones contables: relacionadas con los inventarios, registros, balances,

costos y estadísticas.

 Funciones comerciales: la empresa necesita tanto saber producir eficientemente

como comprar y vender bien.

 Funciones financieras: es imprescindible una hábil gestión financiera con el fin

de sacar el mayor provecho posible de las disponibilidades evitando aplicaciones

imprudentes de capital.

Planeación Estratégica: Chiavenato define a la planeación como la función

administrativa que de manera anticipada determina cuáles son los objetivos y qué

debe hacerse para alcanzarlos. Así el establecimiento de objetivos es el primer

paso de la planeación. Hay una jerarquía de objetivos para conciliar los diferentes

objetivos de una organización, institución o centro de trabajo, los cuales van desde

los objetivos organizacionales, hasta las políticas, directrices, metas programas,

procedimientos, métodos y normas. En cuanto a su cobertura, la planeación puede

darse en tres niveles: estratégico, táctico y operacional. Existen cuatro tipos de

planes, según este autor: los procedimientos, los presupuestos, los programas o

programaciones y las normas o reglamentos.

Por otro lado Steiner establece que la planeación estratégica formal puede

describirse desde diferentes enfoques: en relación con el porvenir de las

decisiones actuales, la planeación estratégica observa las alternativas y toma

decisiones en el presente, identificando las oportunidades y peligros con el fin de

diseñar un futuro deseado e identificar las formas de lograrlo. Si se analiza cómo

proceso, éste es un procedimiento continuo que se inicia con el establecimiento de

objetivos, implementando estrategias y desarrollando planes detallados y se

decide de antemano cuando y como debe realizarse, quien lo llevará a cabo y que

se hará con los resultados.

Planeación operativa: La planeación operativa se refiere básicamente a la

asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en

cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes

de la planeación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por

la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de

menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue

procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su

parámetro principal es la eficiencia.

Planeación táctica: Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación

estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las

principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los

recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

Misión: La misión de una empresa es una declaración o manifestación

duradera del objeto, propósito o razón de ser de una empresa (crece negocios)

Visión: Define las metas que pretendemos conseguir en el futuro. Estas metas

tienen que ser realistas y alcanzables, puesto que la propuesta de visión tiene un

carácter inspirador y motivador (Espinosa)

 Valores: Son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de la empresa

y permite crear pautas de comportamiento. (Espinosa)

Objetivos: Son los logros que nos proponemos en un plazo determinado, es

cuantificable y necesita ser medido. (Palermo)

Políticas: Las políticas empresariales son un recurso muy útil, ya que permiten

comunicar de forma explícita, los principios básicos de la compañía para la toma

de decisiones (empresamia.com)

Página web: Es un documento electrónico que contiene información textual,

visual y sonora que se encuentra alojada en un servidor y puede ser accesible

mediante navegadores.

Publicidad: La publicidad es una forma de comunicación impersonal y de largo

alcance que es pagada por un patrocinador identificado para informar, persuadir o

recordar a un grupo objetivo acerca de los productos, servicios, ideas u otros que

promueve, con la finalidad de atraer a posibles compradores, espectadores,

usuarios, seguidores u otro

Recursos financieros: Son los recursos propios y ajenos, de carácter

económico y monetario que la empresa requiere para el desarrollo de sus

actividades. (Luyo, 2013)