Ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar)
El círculo de Deming de mejora continua
Ing. Guido Quispe Ampuero
Las cuatro etapas para la mejora continua en la
organización:
• El nombre del ciclo PDCA viene de las siglas de
las palabras en inglés: Plan, Do, Check, Act, que
en castellano se conoce como PHVA: las siglas
de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
• Conozcamos un poco más sobre estas etapas
en el siguiente artículo
• El Ciclo PDCA es la sistemática más usada para
implantar un sistema de mejora continua.
• A continuación vamos a explicar qué es lo que
representa, cómo funciona y su estrecha relación
con algunas normas ISO, concretamente con la ISO
9001 “Requisitos de los Sistemas de gestión de la
calidad”, donde aparece mencionado como un
principio fundamental para la mejora continua de la
calidad
¿Qué es el Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA)?
• El nombre del Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA) viene de las siglas
Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en inglés “Plan, Do,
Check, Act”. También es conocido como Ciclo de mejora
continua o Círculo de Deming, por ser Edwards Deming su
autor.
• Esta metodología describe los cuatro pasos esenciales que
se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la
mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento
continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento
de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión
y eliminación de riesgos potenciales…).
• El círculo de Deming lo componen 4 etapas
cíclicas, de forma que una vez acabada la etapa
final se debe volver a la primera y repetir el
ciclo de nuevo, de forma que las actividades
son reevaluadas periódicamente para
incorporar nuevas mejoras.
• La aplicación de esta metodología está
enfocada principalmente para para ser usada
en empresas y organizaciones.
PDCA Cycle: Plan, Do, Check, Act.
Ciclo PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
¿Cómo implantar el Ciclo PDCA en una organización?
• Las cuatro etapas que componen el ciclo son las
siguientes:
• 1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades
susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a
alcanzar.
• Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos
de trabajo, escuchar las opiniones de los trabajadores,
buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están
usando ahora, etc.
• Planear: La planificación de los objetivos o actividades
• Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La
aplicación del ciclo PHVA requiere tener la vista sobre un
proceso, oportunidad o problema.
• Definir la situación implica realizar el análisis sobre el
problema o evento. No se puede definir un plan de acción
si antes no entendemos cuál es el problema. Aquí podemos
usar cualquiera tipo de técnica de análisis. Si hablamos de
un problema, podemos usar herramientas como Espina de
pescado o 5 por qué.
• Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis
cuantitativos, reuniones grupales, grupos de consenso,
investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se debe
hacer de cara a la etapa de «hacer».
• Una vez tenemos total claridad del problema o situación,
planteamos la estrategia o secuencia de actividades que
nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la
oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta
estrategia entre más específica, mejor.
2. Hacer (Do):
• Se realizan los cambios para implantar la mejora
propuesta.
• Generalmente conviene hacer una prueba piloto
para probar el funcionamiento antes de realizar los
cambios a gran escala.
• Hacer: La ejecución de lo planificado
• Realizamos cada una de las actividades planteadas
teniendo en cuenta los parámetros establecidos
(recursos, riesgos, materiales, etc).
• Entre más grande el plan de acción, más
recomendable es el seguimiento de una persona
sobre cada actividad y responsable.
• A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán
pequeñas desviaciones que irán en función del
resultado de la ejecución de la actividad planeada.
• Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una
actividad era el levantamiento y análisis de los datos para
la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el
tipo de alternativa habrán diferentes actividades. Por lo
tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los
datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros
importantes dentro de ese plan de acción. Eso se planea
según el resultado de la ejecución.
• Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que
según la complejidad del plan de acción se puede
considerar hacer cambios a una pequeña escala o pruba
piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan
las mismas actividades a gran escala.
3. Controlar o Verificar (Check):
• Una vez implantada la mejora, se deja un
periodo de prueba para verificar su correcto
funcionamiento.
• Si la mejora no cumple las expectativas iniciales
habrá que modificarla para ajustarla a los
objetivos esperados.
• Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado
• En la etapa de verificación o evaluación determinamos en
qué medida se cumplió lo planificado.
• Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a
nivel del cambio esperado que supone el plan de acción,
aunque lo mejor es que se haga de dos formas:
• Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos
evaluando la eficacia de la actividad realizada, esto es que
genere el resultado esperado en los términos dispuestos
(tiempo, costo, etc)
• Análisis final que determine el resultado del plan de acción
y nos oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este
análisis, podemos emplear herramientas de la calidad
como pareto, diagrama de correlación y hojas de
comprobación.
• Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en
la etapa de verificar genera una lección aprendida. De ahí
que las normas de los sistemas de gestión incluyan este
punto.
4. Actuar (Act):
• Por último, una vez finalizado el periodo de prueba
se deben estudiar los resultados y compararlos con
el funcionamiento de las actividades antes de
haber sido implantada la mejora.
• Si los resultados son satisfactorios se implantará la
mejora de forma definitiva, y si no lo son habrá que
decidir si realizar cambios para ajustar los
resultados o si desecharla.
• Una vez terminado el paso 4, se debe volver al
primer paso periódicamente para estudiar nuevas
mejoras a implantar.
• Actuar: Con base en los resultados
• La última etapa del circulo de Deming nos lleva a
realizar las acciones necesarias para cerrar las
brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta
etapa suelen surgir planes futuros o
recomendaciones, que es precisamente eso lo que
nos lleva hacia la mejora continua.
• La estandarización de la solución, su recopilación o
documentación sobre procedimientos y su posterior
difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.
Ejemplo de implantación del Ciclo PDCA
• Vamos a poner un ejemplo sencillo: Una fábrica que
produce piezas de aluminio.
• Suponemos que en la empresa se introduce la
sistemática de la mejora continua, y para ello se basan
en el Ciclo PDCA conjuntamente con otras
herramientas (como Lean, Seis Sigma, 5S o Kaizen …).
• Aplicando la mejora continua pasaría lo siguiente:
• 1º) Se analizan posibles mejoras, ya sea porque se
han detectado problemas, porque los trabajadores
han propuesto formas distintas de realizar alguna
tarea, porque en el mercado han salido máquinas
más eficientes que permiten ahorrar costes, etc.
• 2º) Se estudian las posibles mejoras y su impacto. Se
eligen las que mejor van a funcionar y se decide
implantarlas en una prueba piloto a pequeña escala.
• 3º) Una realizada la prueba piloto, se verifica que
los cambios funcionan correctamente y dan el
resultado deseado. Si los cambios realizados no
satisfacen las expectativas se modifican para que
funcionen conforme a lo esperado.
• 4º) Por último, si los resultados son satisfactorios
se implantan a gran escala en la línea de
producción de la fábrica. Una vez finalizadas e
implantadas las mejoras, las actividades en la
fábrica de piezas de aluminio funcionarán más
eficientemente. No obstante, periódicamente
habrá que volver a buscar posibles nuevas
mejoras y volver a aplicar el círculo de Demming
de nuevo.
Influencias del Ciclo PDCA de mejora continua en las normas ISO
• En varias normas ISO se hace referencia a la mejora continua y
al Ciclo de Deming.
• Por ejemplo en la norma ISO 9001 se habla de la mejora
continua del sistema de gestión de calidad, nombrando
explícitamente al Ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y
Actúar).
• Según la ISO 9001:2015, todo sistema de Gestión de Calidad
certificado por esta norma debe aplicar la metodología de la
mejora continua de forma sistematizada.
• Otra norma muy extendida que hace referencia
a la mejora continua es la ISO 14001 relativa a
los requisitos de los Sistemas de Gestión
Medioambiental.
• En ella se nombra otra vez al ciclo PHVA como
base para la implantación del sistema de
gestión ambiental.
EJEMPLO PDCA EN UNA ORGANIZACIÓN
• Una auditoría realizada en la organización xxxxx
evidenció que la empresa no ha realizado a tiempo
el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo
que ocasionó 4 parones en producción durante el
último semestre.
• La organización plantea una acción correctiva PHVA
para abordar la no conformidad:
INICIAMOS CON LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN:
• Antes que nada debemos analizar la situación,
caractericemos el problema:
• ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las
maquinas?
• Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento.
• Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4
parones de producción.
• Determinamos que el costo fue de $US 3200
• ¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis
del problema realizado, ya sabemos qué actividades se
van a plantear:
• Definir el costo y las implicaciones de contratar a una
persona de planta para que realice el mantenimiento de
los equipos.
• Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan
mantenimiento preventivo a maquinarias.
• Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
• Realizar la contratación de la opción elegida con las
implicaciones legales y contractuales que esto conlleva.
• Verificar tras 3 meses de contratada la opción la
efectividad de los mantenimientos.
DESARROLLAMOS LOS PUNTOS DEFINIDOS EN LA PLANIFICACIÓN:
• El costo de contratar una persona encargada de
mantenimiento sería de $US 240 el día, dos veces al mes.
Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo
de accidente laboral con la maquinaria, además no le
podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de
maquinaria.
• Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es
de $430 el mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes.
La empresa asume el costo de tener parada la producción en
caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También
asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos
envían.
• Realizamos un análisis en términos de costo /
beneficio. Se elige la cotización más económica
por lo que representa en términos de costos y
cesión de responsabilidad.
• Realizamos el contrato de servicio con la
empresa de mantenimiento.
TRANSCURRIDOS 3 MESES, REALIZAMOS LA VERIFICACIÓN:
• ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si.
¿Se ha averiado la maquinaria en los últimos 3
meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía?
Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.
ACTUAR, EN CASO DE SER NECESARIO:
• En vista de que la acción ha sido efectiva, no es
necesario iniciar un nuevo ciclo.
• La empresa contratada también realiza el
mantenimiento a instalaciones locativas, conviene
realizar un nuevo análisis costo / beneficio para
llegar a un nuevo acuerdo.
EJEMPLO PHVA EN LA VIDA DE UNA PERSONA
• Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una
entrevista laboral con la psicóloga y para él es muy
importante quedar contratado.
• Para eso él:
PLANIFICA:
• Hace un repaso de las preguntas más comunes en una
entrevista laboral de ese tipo y prepara una respuesta.
• Se aplica un análisis FODA a sí mismo para conocer sus
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
• Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google
Maps y Google Street para saber cómo llegar y mitigar el
riesgo de llegar tarde.
• Busca información de la empresa.
HACER:
• Toma el bus según la ruta que identificó en su
planeación.
• Estudia su análisis DOFA.
• Hace la entrevista laboral en la que algunas de las
preguntas que le hacen, corresponden a las
preguntas que él ya había estudiado o son sobre su
personalidad, por lo que responde a partir de su
análisis FODA.
VERIFICAR:
• Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía
preparadas y en unas pocas su respuesta pudo
ser mejor.
• Para la próxima entrevista deberá saber por
ejemplo, cómo a partir de la información de la
empresa, del cargo y del profesional que es él,
puede aportar a la compañía.
• Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene
entrevista con el que será su jefe inmediato.
• Ajustar:
• Daniel fortalece los puntos débiles que logró
verificar / comprobar en su primer entrevista.
