DOCUMENTACIÓN
INFORMATIVA
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T1 INTRODUCCIÓN A LA
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Introducción a la documentación
1. La Sociedad de la Información y el Conocimiento
Incremento del valor de la información Saturación y Gestión y
Avance de las comunicaciones = redundancia Solución organización
Explosión documental de la
informativa
Menor vida útil del producto información
Algunas definiciones básicas de la Sociedad de la Información:
• Dato: conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real.
• Información: mensaje bajo la forma de documento, comunicación audible o visible.
• Conocimiento: una mezcla de experiencia, valores e información que sirve para la
incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción.
2. Fuentes de información
La fuente de información tiene conceptos (documentos que sirven de base para la
elaboración de noticias, etc) y distinguimos distintas tipologías dependiendo de la
autoridad (formales e informales), soporte (impresas, digitales y audiovisuales), cobertura
(generales y especializadas) y grado de originalidad (primarias y secundarias).
Hay distintas definiciones de lo que es un documento:
• Escrito que sirve como prueba o información (Diccionario Robert).
• Elemento de conocimiento o fuente de información registrada, susceptible de ser
utilizada para consulta, estudio o prueba (Unión Francesa de Documentación).
• Información registrada considerada como unidad en un proceso de documentación
(Norma UNE 50-113-92/1).
3. Concepto y evolución de la documentación y de la documentación
informativa
La documentación apareció en el XIX para aplicar métodos científicos a la organización y
circulación de la información, que desde ese momento sufrió un aumento exponencial
(globalización, telégrafo, radio, prensa).
El término ha evolucionado mucho, especialmente a partir del surgimiento de las nuevas
tecnologías, hasta llegar a considerarse el conjunto de ciencias y técnicas documentales al
servicio de a) la producción de información de actualidad, b) el incremento de su calidad,
c) su almacenamiento y conservación, y d) su difusión y reutilización.
Los primeros nombres propios de la documentación fueron Otlet y La Fontaine, autores de
la primera versión de la CDU (Clasificación Decimal Universal). Otlet, además, fue el primero
que describió el objeto de estudio (el libro: elemento que indica o reproduce un
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Documentación informativa – Introducción a la documentación
pensamiento no importa qué forma) y a metodología (el proceso documental: la
conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de los
documentos que contienen el registro del pensamiento humano y la realidad exterior).
• Hitos importantes:
- XVIII: primeros archivos e índices periodísticos.
- 1820’: primeras oficionas de intercambio de noticias entre GB y USA.
- 1840’: primeras morgues para proporcionar información en las necrológicas.
- 1889: Pulitzer crea el servicio de referencia de New York Times.
- 1930: primeros planes de estudio sobre Documentación en las Universidades.
- 1933: aparece el Newspaper Reference Methods, que explica la evolución, teoría y
técnicas de la documentación. Expone que sirve para evitar errores, proporcionar los
antecedentes de la noticia, mejorar la presentación de la información, hacer accesible
el material y conservar la documentación valiosa.
- 1955: los índices se incorporan a microfilms.
- 1973: primera base de datos periodística de acceso en línea.
- 1981: Baratz comienza a distribuir su base de datos referencial de prensa española.
- 1991: la Agencia Efe comercializa el acceso en línea a su base de datos.
- 1995: surge My News, primer diario digital personalizado de Europa.
4. Principios, funciones y proceso documental
• Objetivos del proceso documental: facilitar la recuperación y uso de los documentos
por parte de los usuarios y garantizar su conservación.
• Fases del proceso documental:
Fase de tratamiento Fase de entrada Fase de mantenimiento Fase de salida
Análisis formal: ficha Selección Administrativas Catálogos
Análisis de contenido: Adquisición Gestión Boletines de sumarios
clasificación, Registro Planificación Boletines de
indización y resumen novedades
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Documentación informativa – Introducción a la documentación
• Principios del proceso documental: según Galdón.
- Teleológicos: objetivos fundamentales de la labor de informar.
1. Verificativo: debe proporcionar al informador los medios para que constate la
veracidad de la información.
2. Explicativo: debe valorar y potenciar la comunicabilidad y el carácter aclaratorio
de los textos.
3. Editorial: debe proporcionar al informador los medios necesarios para respaldar la
línea editorial del medio.
- Formales y circunstanciales:
1. Perdurabilidad: debe fijar la utilidad futura y el grado de permanencia de los textos
y referencias.
2. Adecuación funcional: debe ofrecer la información en la forma y formato que
precise.
3. Limitativo: debe limitarse a los objetivos y funciones del medio.
• Funciones del proceso documental:
- Preparatoria: provee de conocimientos necesarios para abordar su tarea informativa y
evita superficialidad.
- Crítico-verificadora: da información fiable, contrastada y valorada con el fin de evitar
falsedad y manipulación.
- Completiva: busca los antecedentes de la información para hacer una síntesis global y
evitar la superficialidad.
- Lingüístico-clarificadora: evita que haya falta de comprensión mediante corrección,
precisión y clarificación.
- Modélico-narrativa: dota a la información de un estilo apropiado para cada ocasión.
- Orientadora: da la suficiente información como para sustentar la línea editorial, de
forma coherente.
- De actualización científica: pone al día al informador sobre el desarrollo de su ámbito
informativo específico.
- Informativa propia: proporciona las informaciones generadas en el propio medio para
futuras informaciones.
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Documentación informativa – Introducción a la documentación
5. Centros de documentación
• Centros especializados en documentos o fuentes de información documental
primarias: se encargan de conseguir un fondo documental, organizarlo y ponerlo a
disposición de los usuarios.
- Archivos: solo con información propia de la organización. En los medios de
comunicación hay de los ambos.
- Bibliotecas: con información de diferentes orígenes. Diferenciamos generales y
especializadas.
• Centros especializados en la difusión de información referencial: normalmente de
acceso privado, no suelen ofrecer los documentos primarios, sino únicamente la forma de
localizarlos.
• Centros especializados en servicios: orientados a alguna función documental.
- De orientación de referencia: no da información referencial, solo nos dice en qué
centro poder encontrarla.
- De depósito: solo tiene una colección de documentos, sin generar base de datos para
poder consultarlos, por lo que suele situarse cerca de centros de análisis. Pueden
haber muchos depósitos y un solo centro de análisis.
- De análisis de información u observatorios: solo ofrecen analíticas de documentos y
datos.
- De datos: solo se dedican a recoger datos. P.E.: Instituto meteorológico.
- De difusión selectiva de información (DSI): informan de una información novedosa en
un ámbito de interés particular.
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T2
RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
Y BASES DE DATOS
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Recuperación de información y bases de datos
1. Buscar información: datos y documentos
La búsqueda de información es el proceso en el que un conjunto de datos o documentos
son interrogados para encontrar ítems que ayuden a satisfacer las necesidades de
información de un usuario.
• La recuperación de datos es directa (responde la pregunta del usuario),
necesariamente existe relación entre pregunta y respuesta, la evaluación es objetiva
(el éxito es la corrección de la respuesta) y la velocidad de recuperación depende de
la velocidad del acceso físico.
• La recuperación de documentos es indirecta (proporciona documentos que
probablemente respondan a la pregunta del usuario), probablemente exista relación
entre pregunta y respuesta, la evaluación es subjetiva (el éxito es la utilidad) y la
velocidad de recuperación depende de las decisiones lógicas del usuario.
2. Procedimiento de búsqueda y lenguajes de interrogación
• Habilidades para la recuperación de información:
- Definir la tarea: encontrar el problema e identificar la información necesaria.
- Estrategias de búsqueda de información: determinar el rango de las fuentes y
evaluarlas, determinando prioridades.
- Localización y acceso: localizar fuentes y encontrar la información.
- Uso de información: comprender y extraer la información relevante.
- Síntesis: organizar y presentar la información.
- Evaluación: medir la eficacia (si se cumplen objetivos) y eficiencia (si se cumplen de la
mejor forma posible).
• Lenguajes de interrogación:
- Operadores booléanos:
1. Y: mostrará el conjunto de documentos compartidos entre el primer y segundo término.
2. O: establece unión de conjuntos, así que mostrará todos los documentos que
contenga uno o los dos términos.
3. NO: mostrará los documentos que contenga el primer término y no el segundo.
4. XOR: mostrará los documentos que contengan la primera y segunda palabra pero no
los que contengan ambas.
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Documentación informativa – Recuperación de información y bases de datos
- Operadores de proximidad:
1. Adyacencia: los términos deben estar unidos.
2. Distancia: establece el número de palabras que puede haber entre término y
término.
3. Párrafo: los términos deben estar contenidos en el mismo párrafo.
4. Frase: los términos deben estar contenidos en la misma frase.
- Truncamiento: no se introduce la palabra concreta, sino solo una serie de caracteres
de esta palabra. Diferenciamos entre abierto (cuando no se dice el número de letras
que falta: biblio*) y cerrado (cuando sí se especifica: biblio????).
- Limitadores de campo: cuando el sistema te permite hacer una búsqueda solo en una
parte concreta del documento.
- Rangos: utilizado mucho para las fechas, es todo aquello que existe entre la definición
de un inicio y un fin.
- Paréntesis: establecen la prioridad de las operaciones: qué va antes y qué después.
3. Evaluación de la recuperación de información
• Evaluación en el proceso de búsqueda: habría que buscar errores en la transcripción,
en la interacción usuario-sistema, en la descripción inadecuada de los contenidos o en el
retraso en la carga de novedades al sistema.
• Evaluación en la estrategia de búsqueda: se mide por la exhaustividad (porcentaje
de documentos relevantes recuperados) y la precisión (porcentaje de documentos
recuperados útiles). A mayor precisión menor exhaustividad y viceversa, puesto que una
búsqueda que tenga una alta exhaustividad recuperará todo lo relevante (siendo poco
precisa: genera ruido) y la que tenga una alta precisión habrá rechazado todo lo que no
se desea (siendo poco exhaustiva: genera silencio).
Relevante No relevante Exhaustividad: Precisión:
Recuperado A B Doc relevantes recuperados: a Doc relevantes recuperados: a
Doc relevantes: a+c Documentos recuperados: a+b
No recuperado C D
4. Método y herramientas de búsqueda en la web
• Motores de búsqueda: la base de datos se genera automáticamente por exploración
cíclica de la red realizada por un robot, indizando todas las webs de todos los servicios
explorados y el texto de cada página (se busca a partir de la palabra y no solo del
título). Además se actualiza cada vez que se explora (se visita constantemente la base de
datos) y no hace falta tener conocimientos previos sobre el tema que se busca. P.E.:
Google.
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Documentación informativa – Recuperación de información y bases de datos
• Directorios: la base de datos sitios web tienen descripciones cortas creadas por los
autores y organizadas por categorías, a partir de las cuales se realiza la búsqueda
(mediante menús sucesivos o consultando la base de datos de descripciones). Requiere
conocimientos previos sobre l tema. P.E.: Yahoo
• Servicios de búsqueda híbridos: asociación de un motor de búsqueda y un directorio.
P.E.: Terra
• Metabuscadores: realiza varias búsquedas al mismo tiempo en diferentes bases de datos
(Google, Yahoo!), dándote el común. P.E.: Metacrawler
• Multibuscadores: permiten la consulta simultánea en distintos motores de búsqueda a
partir de una única consulta, mostrando los resultados de cada uno de forma separada.
• Anillos web: asociación de sitios (normalmente del mismo tema) que se enlazan unos con
otros mediante links, permitiendo el acceso a los demás.
• Web invisible o profunda: en contraposición de la web visible (formada por páginas
incluidas en los motores de búsqueda y de acceso libre), la web invisible son aquellas
páginas que los motores de búsqueda generalistas no pueden recuperar por limitaciones
técnicas o elección deliberada.
Cabe destacar que únicamente se indexan las páginas estáticas, y que cuando entras
en muchos apartados para llegar a otra página, esa se crea al momento, a partir de la
selección.
5. Tipos y elementos de las bases de datos
Las bases de datos son volúmenes de información digitalizada, en formato alfanumérico
y/o gráfico, en soporte electrónico y accesible a través del ordenador, que son creadas,
mantenidas y explotadas por un programa informático (SGBD: Sistema Gestor de Bases de
Datos). Tipos:
• Relacionales (SGBDR): relacionan los datos que tiene la base de datos,
estructurándolos en tablas.
• Documentales (SRI): son documentos de extensión variable que permiten la
recuperación libre de la información.
- Referenciales: contienen la referencia del documento, pero no el documento en sí.
- Factuales: contienen el documento y su referencia.
Los elementos que componen las bases de datos y organizan la información son:
• Tablas: solo aparecen en las relacionales, en las que cada objeto de la realidad
aparece descrito en una tabla.
• Registros: conjunto de campos que representan a un objeto.
• Campo: cada característica que define a un objeto.
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Documentación informativa – Recuperación de información y bases de datos
6. Creación y aplicación de bases de datos
• Estudiar las necesidades y características de los usuarios: la actividad de una
academia es organizar cursos, y para que esta funcione tendrá que controlar que se
cumplan unos requisitos: mínimo/máximo de alumnos, profesores, sedes. Nuestros usuarios
serán los trabajadores administrativos de la academia con una formación en aplicaciones
de oficina.
• Analizar el tipo de información: hace referencia a cursos, alumnos que los reciben y
profesores que los imparten.
• Definir la cobertura temática, cronológica y/o geográfica: ¿la información debe
recoger tanto los cursos ya impartidos?
• Seleccionar un programa informático y el soporte físico: por la naturaleza relacional
de la información y el conocimiento de Office se utilizará el Access, con soporte HD del
personal administrativo, ya sea de ordenador personal o de servidor de la red de datos al
que se conecte este.
• Diseñar la estructura de campos: de los alumnos y profesores necesitamos DNI, nombre,
titulación, dirección; del curso el nombre, sede, materia; de las sedes localidad, dirección
… Los cursos son impartidos por profesores que pueden intervenir en varios cursos.
• Normalización del contenido: deben utilizarse los mismos términos al describir el curso o
los nombres de alumnos.
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T3
LA DOCUMENTACIÓN EN PRENSA
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – La documentación en prensa
1. Características de la documentación en prensa
• Enciclopedismo: ningún tema es ajeno al interés informativo, por lo que la temática es
potencialmente infinita.
• Universalidad: la información puede proceder de cualquier lugar, fuente, medio y dirigirse
a cualquier público.
• Moda y espectáculo: temas intrascendentes se vuelven noticias de actualidad.
• Ley del mínimo esfuerzo: la información presentada tiene escasa elaboración, entre otras
cosas, por la falta de tiempo.
• Tratamiento desigual: la información no siempre se trata de la misma manera: depende
del informador, la línea editorial, el espacio o los recursos de los que se disponen.
• Ideologización: el sesgo ideológico hace que unas mismas informaciones no se parezcan
en nada de un medio a otro.
• Relatividad del significado: la información permite distintas interpretaciones.
• Omisión: la omisión de datos puede darse por distintos motivos: doxológica: omisión
deliberada. Puede ser manipulativa o neutral (los datos son suficientemente conocidos);
agnósica: omisión involuntaria provocada por la ignorancia o desconocimiento de los
datos; o impuesta: omisión debida a razones de tiempo o espacio.
• Conciencia episódica: las mismas noticias son ofrecidas por todos los medios en las
mismas fechas, sin tiempo fijo.
• Redundancia cíclica: las noticias que se repiten de forma cíclica facilitan a la DI el
proceso selectivo de estas, pues se sabe de antemano que serán necesarias en un
periodo de tiempo fijado.
• Latencia: hay noticias de las que existe la posibilidad que sean reabiertas en un futuro.
• Obsolescencia: el periodo de vigencia de una noticia de actualidad suele ser muy
corto.
• Multiplicidad de soportes: los documentos pueden ser escritos, gráficos, de audio o
audiovisuales.
• Fragmentación del mensaje: los hechos se transmiten incompletos porque se transmiten
mientras estos trascurren.
• Documentos compuestos: los documentos híbridos suponen un tratamiento y
organización más complejos.
• Estratificación de usuarios y usos: la información va dirigida a tipos de usuarios distintos,
teniendo que saber qué tratamiento interesa a cada tipo.
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Documentación informativa – La documentación en prensa
• Despersonalización de las fuentes: desde la recepción de la información a su
presentación se produce una pérdida de autoría y de responsabilidad acerca de la
misma.
• Dispersión de fuentes: las fuentes no tienen fronteras, por lo que la DI debe reunir en una
misma BD todos los temas.
• Efecto Mateo: momento en que el personaje trasciende su carácter público al cargo que
le ha hecho conocido.
2. Proceso documental de los textos periodísticos
• Selección de los documentos periodísticos:
Los documentos imprescindibles son:
- Los que recogen la producción del medio, o de otros medios con relevancia para el
nuestro.
- Obras de referencia: se consultan puntualmente para conseguir una aclaración.
- Despachos de agencias informativas.
- Comunicados de prensa.
- Provisionales (con importancia durante un periodo de tiempo) o permanentes (para un
uso futuro).
- Especializados.
- Gráficos, sonoros y audiovisuales, que ilustren futuros trabajos.
Los criterios de selección son:
- Exclusión: evita duplicación de contenidos.
- Perdurabilidad: determina el grado de obsolescencia.
- Seguridad de utilización y novedad: documentos que se utilicen en el futuro o aporten
novedades.
- Explicativo: documentos que contribuyan a la claridad expositiva de las informaciones.
- Editorial: documentos que apoyen la línea editorial.
- Limitativo: documentos adecuados al tipo de medio.
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Documentación informativa – La documentación en prensa
• Análisis formal y de contenido de los documentos periodísticos:
En un primer momento habría que definir documento como cada una de las partes que
contiene la unidad documental completa o ejemplar. El análisis formal y de contenido:
- Análisis formal: autor, agencia, edición, URL, fecha, página, sección, género
periodístico, título, personajes implicados, lugar de desarrollo, Código IPTC (código
de marcado de documentos periodísticos del International Press Telecommunications
Council).
- Análisis de contenido:
1. Resumen: abreviación del contenido del documento, sin interpretación ni crítica.
Puede ser indicativo (indica los temas superficialmente), informativo (representa
explícitamente los aspectos significativos) y analítico (evalúa la aportación del
documento al desarrollo del conocimiento).
2. Clasificación: categorizar un documento determinando su tema principal y alguno
secundario.
3. Indización: categorizar un documento enumerando varios términos. Se hace por
medio de lenguajes documentales (palabras empleadas en la clasificación e
indización), que pueden ser:
o Libres: no establece correspondencia exacta entre concepto y término. En el
documento aparece la palabra, así que aparecerá en la indización. Pueden ser
listas de palabras clave o listas de descriptores libres.
o Controlados: establecen correspondencia exacta entre concepto y término,
controlan la polisemia y sinonimia dejando un solo significado para cada término.
Pueden ser listas de autoridades y tesauros, que recoge términos con sus
sinónimos, indicando cual debe ser usado.
3. Documentación en los medios digitales
La forma en la que se hacen las cosas en la Web es transparente o invisible para el usuario.
La manera de describir los contenidos web puede ser interna (propia del documento.
P.E.: Google) o externa (de forma manual, fuera del documento). La ventaja de la
descripción interna es que trabaja directamente con el documento, y no con referencias a
este, y además permite a los sistemas de recuperación que en el día de mañana se
recuperen documentos. Por último añadir que la descripción externa es muy costosa y es por
eso que apenas hay ejemplos de ella de acceso gratuito. Otra manera de describir el
contenido web es mediante el Dublin Core.
La web semántica, puesta en marcha por los usuarios, es un intento de que la web sea
descriptiva en sí misma: . P.E.: Youtube o Wikipedia.
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Documentación informativa – La documentación en prensa
4. Documentación en Web
• Web:
Consulta
Usuario Contenido
Tratamiento documental
Creadores de contenido
• Web 2.0.: el propio usuario incluye el tratamiento documental y es creador del contenido.
Consulta
Usuario Tratamiento Contenido
Documental
Creadores de contenido
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T4DOCUMENTACIÓN PARA LA
INFORMACIÓN SONORA
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Documentación para la información sonora
1. Características de la documentación en radio y del documento sonoro
• Narran el ambiente de una situación, mostrándonos la realidad.
• Aumentan el clima en una situación determinada.
• Sirven de fondo para la información.
• Subrayan una acción, hecho o declaración.
• Valoran con redundancia la palabra o la música.
• Sustituyen la palabra por otro tipo de sonido (que puede evocar una situación, una
persona o un lugar).
• Contrapuntean palabras, música y silencio.
• Pueden convertirse en información.
• Fijan y concretan una situación. Funciones de la información sonora:
- Sonido como testimonio de la realidad: representa los acontecimientos recogidos por
el sonido.
- Sonido como expresividad: el sonido ambiente es el más expresivo de la diferente
tipología sonora, ya que es la mejor manera de representar emociones y sentimientos,
que no siempre dejan entrever la palabra.
2. El análisis documental de la información sonora
• Descripción en la edición: sería una primera aproximación al tratamiento documental
(descripción superficial con herramientas documentales como el tesauro para describir
mínimamente los archivos), pero no llega a serlo porque la descripción es a bajo nivel, no
implica conservación y los documentos descritos son todos los que la cadena elabora, sin
selección.
Los guiones y parrillas electrónicos son una buena solución para recuperar rápida y
eficazmente cualquier fragmento de una emisión, teniendo solo que rellenar tres campos:
título, programa y tesauro.
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Documentación informativa – Documentación para la información sonora
• Descripción en el centro de documentación:
SIGNATURA: P 30 CT 018322 <04>
TITULO: (DECLARACIONES DE ARNALDO OTEGUI, LÍDER DE EUSKAL HERRIETARROK, EN LAS QUE ACUSA AL PP DE PRACTICAR SU
"KALE BORROKA" TRAS EL REGISTRO DE LA SEDE DE HB EN SANSEBASTIAN)
DESC. FISI: CT
DURACIÓN: 00:01:10
FECHA GRA: 19990315
CALIFICAC: DECLARACIONES
ÁMBITO: PAÍS VASCO
DESCRIF: 1999
VOCES: contenido:
OTEGUI: ARNALDO
nación ESPAÑA
cargo LÍDER DE EUSKAL HERRIETARROK
duración 15 SEG.
....lengua CASTELLANO
TEMAS: AMENAZAS * TERRORISMO * NEGOCIACIÓN POLÍTICA
RESUMEN: EL LÍDER DE EH, ARNALDO OTEGUI DICE, TRAS EL REGISTRO DE LA SEDE DE HB
EN SAN SEBASTIÁN, QUE EL PP PRETENDE SABOTEAR EL PROCESO DE DIALOGO ABIERTO
Y LO CALIFICA COMO "LA KALE BORROKA DEL PP".
CATALOGO: CATALOGO DE POLÍTICA NACIONAL
SITUACIÓN: PRENDIENT
CONTROL: UPRR19
REFERENCI: P0022769
FECHA ENT: 19990824
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T5DOCUMENTACIÓN PARA LA
IMAGEN FIJA
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Documentación para la imagen fija
1. Características de la fotografía
• Bidimensionalidad: el pasar de una realidad tridimensional a un plano bidimensional
modifica la realidad.
• Encuadre: aísla y fija determinadas imágenes, que quedan descontextualizadas.
• Carácter estático: elimina o fija el movimiento.
• Estructura granular: posee estructura discontinua, dificultando la asimilación de la
realidad que representa.
• Cromatismo: los colores no son completamente fiel a los de la realidad.
• Uso de la luz: las distintas formas de utilizar la luz modifican el significado de la fotografía.
• Ausencia de estímulos no ópticos: desaparecen los estímulos sonoros, olfativos, táctiles y
gustativos.
2. El análisis documental de la documentación fotográfica
• Autor.
• Producción/distribución.
• Fecha.
• Fecha de realización: fecha en la que se hace pública.
• Lugar geográfico.
• Sección temática.
• Pie de foto.
• Características técnicas del soporte.
• Estado de conservación.
• Imagen electrónica: tamaño, escala de color, origen, etc.
• Originalidad o copia.
• Código de reportaje o serie.
• Número de unidades que comprende el documento: cuando pertenece a un
reportaje o serie.
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Documentación informativa – Documentación para la imagen fija
3. El análisis de contenido
El análisis de contenido debe romper dos propiedades de la fotografía:
• Polimorfismo: debemos documentar la imagen, relacionar cada foto con un texto que la
acompañe y la contextualice, pues una imagen sin texto no es nada. De esta forma
cualquier periodista sabrá lo que refleja y además, ayudará a la recuperación de las
fotografías, pues sin texto no habría forma de hacerlo.
• Polisemia: la fotografía tiene tres significados según los momentos en los que se
observen: en la creación, en el tratamiento documental (tratar de recoger la
información que pueda tener la foto en sus futuras reutilizaciones) y en la reutilización.
Campos para el análisis de contenido:
• Estructura formal: qué tipo de escena recoge (retrato, paisaje).
• Resumen: descripción en lenguaje natural del contenido.
• Descriptores temáticos: objetos, acciones, actividades o conceptos relacionados con
la fotografía.
• Descriptores onomásticos: personas físicas o jurídicas que aparecen (Sinde: física,
ministra: jurídica).
• Descriptores geográficos: lugares de la foto.
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T6DOCUMENTACIÓN PARA LA
IMAGEN EN MOVIMIENTO
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Documentación para la imagen en movimiento
1. Características de la documentación en TV y del documento
audiovisual
• Multidifusión: se puede volver a emitir el programa íntegro.
• Reutilización: se puede emitir fragmentos de programas ya emitidos.
• Función probatoria e histórico-cultural.
• Debe haber copia para el depósito judicial: por el carácter probatorio hay que hacer
copias de la emisión original.
• Fuentes de ingresos del medio.
2. Análisis documental de la imagen en movimiento
A la hora de hacer el análisis documental habría que tener en cuenta el tipo de programa
que contiene cada documento y, según su temática, se realizará un tipo distinto de análisis,
el cual puede ser de:
• Programas completos: supone que los contenidos del documento aislados no van a ser
reutilizados y que el valor de conservación del programa está en el conjunto, por lo que
no implica su visionado. Apartados de la ficha catalográfica:
- Referencia: número de registro de entrada del documento en el centro de
documentación.
- Signatura: código alfanumérico que sirve para localizar un documento en una
colección.
- Título.
- Serie.
- Duración.
- Audio-vídeo: descripción técnica del sonido y del video.
- Producción: propia o externa.
- Fecha de emisión.
- Cuadro técnico: producción, dirección, redactores, etc.
- Formato: tipo de programa (reportaje, entretenimiento, etc).
- Ámbito: hace referencia a si el contenido del programa es regional, nacional o
internacional.
- Tema.
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Documentación informativa – Documentación para la imagen en movimiento
- Descriptores: indización, mediante tesauros, para la identificación del documento.
- Contenido-resumen.
• Fragmentos de programas: supone que las partes aisladas del programa (entrevistas,
reportajes) tienen suficiente entidad como para ser reutilizadas independientemente del
conjunto, implicando su visionado. Consta de:
- Ficha catalográfica del programa.
- Código de tiempo: inicio y fin.
- Título: haciendo una breve descripción.
- Palabras clave.
- Disposición y descripción de onomásticos: por orden de aparición.
- Transcripción literal: solo se transcribe lo más importante.
- Resumen.
• Segmentos (varias secuencias), secuencias (varios planos) o planos (toma continua de
cámara): es el tipo de análisis más usado por su alto grado de reutilización, el cual
implica el visionado y minutado completo del programa. Además de la ficha técnica del
programa al que pertenece, tiene tres perspectivas:
- Perspectiva audiovisual: el análisis debe:
1. Omitir: descripciones de imágenes de escaso interés documental.
2. Código de tiempo: solo se recoge el minuto de inicio del plano.
3. Resumen.
- Perspectiva formal: recoge las preferencias de los realizadores, como los tipos de
planos que prefieren y una vez establecidas, el trabajo documental observará:
1. Tipo de plano: al menos una vez para cada onomástico.
2. Calidad de imágenes o de contenido: se dará preferencia a una o a otra.
- Perspectiva connotativa: el documentalista deberá identificar los elementos
subjetivos que transmite el plano: tristeza, miedo, alegría, etc.
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T7DOCUMENTACIÓN PARA LA
COMUNICACIÓN CORPORATIVA
DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA
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Documentación informativa – Documentación para la comunicación corporativa
1. Características de la documentación en la comunicación corporativa
y la publicidad
• Reflejan el quehacer diario: todas las actividades de la empresa se reflejan en sus
documentos.
• Mejoran la capacidad de respuesta, innovación y aprendizaje.
• Justifican actos legales, contables o administrativos.
• Debe haber copias de seguridad.
• Generan la imagen corporativa a partir de la comunicación de la identidad
empresarial: la identidad de una empresa se genera a partir de la documentación que
genera, y la imagen a partir de dicha identidad.
2. Procesos documentales
El proceso documental gestiona contenidos y procesos, y cumple regulaciones:
• Gestionar contenidos: la tipología documental es muy amplia: imagen, ficheros, webs,
tweets, etc.
• Gestionar procesos: determina qué información debe salir de qué punto, llegar a qué
punto, a quién, en qué momento. A todo esto se le llama flujo de trabajo.
• Cumplir regulaciones: las empresas pueden ser controladas por auditorías o
inspecciones de cualquier tipo.
3. Gestión de la información y del conocimiento
La implantación de la gestión de la información y del conocimiento permite:
• Almacenar los documentos en soportes óptimos: normalmente electrónicos.
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Automatizar el control de los documentos por los ciclos de vida: el propio sistema
hace saltar la alarma.
• Generar informes automáticos.
• Simplificar la integración con la ofimática, herramientas de correo y otras
aplicaciones.
• Asegurar el acceso a la última versión del documento.
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Documentación informativa – Documentación para la comunicación corporativa
• Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoría y trazabilidad: la
trazabilidad es la aseguración del origen y los puntos por los que ha pasado la
información hasta el momento en que lo consumes.
1. Documentos individuales repartidos por PCs.
2. Pérdida de tiempo en búsquedas.
Documentación 3. Riesgos de pérdida de documentos.
caótica Individuo 4. Muchas versiones de un archivo.
5. Uso masivo de e-mail con ficheros adjuntos.
6. Conocimiento implícito en las personas.
1. Documentos centralizados, organizados.
2. Rapidez en las búsquedas
Gestión 3. Solo una versión válida del documento.
documental Empresa 4. Copia digital de documentación en lugar
seguro.
5. E-mail con notificaciones y enlaces a
documentos.
1. Conocimiento explícito y organizado.
Gestión del 2. Selección y aprovechamiento de ideas
Relación
conocimiento creativas y retorno de experiencia.
3. Favorece el trabajo colaborativo en
proyectos.
4. Desarrollo de competencias.
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