Taller 1. Grupal. Presentación virtual.
Solicitud
modificación del alcance.
Nombre de la actividad: Taller 1. Grupal. Presentación Virtual. Solicitud Modificación del
Alcance.
Objetivo de aprendizaje/indicador de desempeño: Aplicar los conocimientos adquiridos
a través del proceso de monitorear el involucramiento de los interesados y aplicarlos con
el fin de presentar de manera correcta el requerimiento para hacer una solicitud de
cambio a la línea base del alcance.
Tipo de entrega: Trabajo escrito
Tiempo estimado que dedicará el estudiante para la actividad: 180 minutos
Instrucciones:
Estimados estudiantes
Cómo Gerente de Proyectos; usted ha venido presentado varios problemas ocasionados
por uno de sus proveedores lo cual ha generado que tenga inevitablemente que modificar
la línea base del alcance, para ello necesita reunirse lo más pronto posible de manera
virtual con la junta directiva de la Organización Bellcorporation cuya casa matriz queda en
Perú.
Usted conoce de la importancia del proyecto, puesto que representa un paso adelante
para Bellcorporation, empresa propietaria de las marcas reconocidas Adore, Crytal y
Ambar, la cual tiene como estrategia fortalecer sus operaciones en Colombia y apalancar
sus planes de crecimiento en Latinoamérica, duplicando su capacidad de producción,
pues actualmente la operación está ubicada en la planta de Perú y ahora con sus nuevas
instalaciones podrá ubicar nuevas líneas de producción y ser más competitiva en el
mercado.
Sin embargo, por disponibilidad de tiempo de la junta directiva, sólo se le han asignado 15
minutos para que haga su presentación virtual y le sea aprobada la modificación a la línea
base del alcance.
Para ello usted cuenta con la siguiente información:
El proyecto Cecipa tiene un área 52.000 m2 con 15 bahías de carga, 5 puertos de
inspección y 2 zonas de aduanas; asimismo contará con 2 líneas de producción
totalmente nuevas, una de fragancias y las otra de cremas corporales, para la cual
se requiere instalar los equipos necesarios para cada una.
El proveedor Kokituyo es el encargado de proveedor la máquina de envasado para
la línea de fragancias, no obstante, en el momento de la definición de los
requisitos del proyecto no se tuvo en cuenta la potencia eléctrica de los equipos;
puesto que en las reuniones de entendimiento no se incluyeron los técnicos
responsables del diseño, por consiguiente, teniendo en cuenta lo anterior el
proveedor requiere que se instale un transformador que pueda abastecer de
energía la línea completa.
Sin embargo, revisando la EDT del proyecto no se tiene contemplado hacer una
subestación con el nuevo transformador y teniendo en cuenta los requisitos del
proveedor, ésta debe tener las siguientes características, Subestación Eléctrica
5000 KVA.
Costo del proyecto 2.5 millones de dólares.
Incluir este nuevo entregable no afecta la ruta crítica del proyecto.
Reserva de Gestión 50.000 dólares.
EDT del proyecto centro de distribución localizado en Tocancipá (Cecipa).
Información requerida en la presentación:
Registro de incidentes
Impactos sobre las líneas base de costos, tiempos y alcance
Descripción del entregable
EDT actualizada
Lecciones aprendidas
Formato: Presentación Power Point
Políticas:
La presentación tiene máximo una duración de 15 minutos.
El tutor seleccionará del grupo la persona que realizará la presentación.
Solo un estudiante hará la participación.
Las presentaciones deben estar subidas a la plataforma según fecha programada
por el tutor.
Máximo 10 diapositivas.
Entrega de resultados: Monitorear el involucramiento de los interesados.
Evaluación: Para la evaluación se tendrán en cuenta los criterios de evaluación de la
rúbrica del proyecto.
Número de intervenciones mínima: 1
Monitorear las Comunicaciones:
Concepto clave: Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de
información del proyecto y de sus interesados.
Fuente: Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición. Newtown
Square. Pág. 359
Opinión personal: Es necesario ya que por medio de este se asegura de estar cumpliendo
las necesidades del proyecto y de cada uno de los interesados.
Enfoque jerárquico.
Concepto clave: La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del proyecto
afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
Ascendente. Interesados de la alta dirección.
Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto.
Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto.
Fuente: Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición. Newtown
Square. Pág. 361
Opinión personal: Dimensión de la actividad de comunicación que define la posición del
interesado(s) y la influencia de este en el mensaje.
Las 5Cs de las comunicaciones escritas
Concepto clave: Los malentendidos se pueden reducir, pero no eliminar, con el uso de las
5Cs de las comunicaciones escritas al redactar un mensaje escrito o hablado tradicional
(no en medios sociales):
Correcto (gramática y ortografía correctas). El mal uso de la gramática o la ortografía
incorrecta pueden generar distracción y también pueden introducir distorsiones en el
mensaje, disminuyendo la credibilidad.
Conciso (expresión concisa y eliminación del exceso de palabras). Un mensaje conciso,
bien elaborado, reduce las oportunidades de malinterpretar la intención del mensaje.
Claro (propósito y expresión claros dirigidos a las necesidades del lector). Garantiza que
las necesidades y los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje.
Coherente (flujo de ideas coherente, lógico). Un flujo de ideas coherente y lógico con el
uso de “marcadores” como una introducción y resúmenes de las ideas a lo largo de la
redacción.
Controlado (flujo controlado de palabras e ideas). El flujo controlado de palabras e ideas
puede involucrar gráficos o sólo resúmenes.
Fuente: Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición. Newtown
Square. Pág. 362 - 363
Opinión personal: Estructura a tener en cuenta a la hora de redactar un mensaje para asi
entender fácilmente su contenido.
Análisis de Requisitos de Comunicación
Concepto clave: El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades
de información de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el
tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha
información.
Fuente: Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición. Newtown
Square. Pág. 369
Opinión personal: Técnica o herramienta para determinar cuál es la información requerida
de los interesados del proyecto que contribuya al éxito del mismo, también busca como
subsanar cualquier duda o brecha de información que pueda incidir en el fracaso de este.
Modelo básico de comunicación emisor/receptor
Concepto clave:Este modelo describe la comunicación como un proceso y consta de dos
partes, denominadas emisor y receptor. Se ocupa de asegurar que el mensaje sea
entregado, más que comprendido. La secuencia de pasos de un modelo básico de
comunicación es la siguiente:
Codificar. El mensaje se codifica en símbolos, tales como texto, sonido o algún otro medio
para la transmisión (emisión).
Transmitir el mensaje. El mensaje es enviado a través de un canal de comunicación. La
transmisión de este mensaje se puede ver comprometida por diversos factores físicos
como la falta de familiaridad con la tecnología o una infraestructura inadecuada. El ruido y
otros factores pueden estar presentes y contribuir a la pérdida de información en la
transmisión y/o recepción del mensaje.
Descodificar. Los datos recibidos son traducidos de nuevo por el receptor en una forma
útil para el receptor.
Fuente: Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición. Newtown
Square. Pág. 371
Opinión personal: Este modelo de comunicación se ocupa básicamente en asegurar que
el mensaje sea entregado mas no entendido, por lo cual no es muy confiable ya que se
pueden crear malentendidos y/o distorsionar el mensaje.
