TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD Código : SST-PCR-COP
OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL Versión : 01
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Fecha de aprobación:
Aprobó:
OBJETI ALCAN
VO CE
Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del COPASST. Desde la convocatoria para Elección, designación del presidente y
secretario del Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y su
funcionamiento.
NORMATIVIDAD
Ver matriz de requisitos legales.
DEFINICIONES Y/O
ABREVIATURAS
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidades Académico Administrativas.
CONSIDERACIONES
Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
El COPASST se conforma por un número determinado Un (1) representante
del total de por
De de
10 apersonas
49 que dependen empleados de la institución de acuerdo a la siguiente
tabla: cada una de las partes.
Trabajadores.
Dos (2) representantes
De 50 a 499
por
Trabajadores
cada una de las partes.
Tres(3) representantes
De 500 a 999
por
Trabajadores
cada una de las partes.
Nota: La mitad de sus integrantes representan a la Universidad, son elegidos por el rector; la otra mitad de sus integrantes representan a los empleados, y
son elegidos por votación.
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Inicio/Fin Activi Decis Documento Procesamiento en Procedimiento Conector Conector de
dad ión S.I. o predefinido página
intranet
DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCI RESPONSABLE
REFERENCIA
ÓN
INICIO
1. Revisa la normativa que rige el COPASST, en especial
su
1. Revisa normativa conformación, y con base en ella se prepara un
proyecto de resolución convocando a las elecciones, Profesional Salud
estableciendo la reglamentación de las mismas y los Ocupacional
requisitos para
Proyecto de resolución quienes quieran postularse como candidatos. Posteriormente, Proyecto de
la entrega al Jefe de la DRH para su aprobación. Resolución
2. Revisa Proyecto
2. Revisa el proyecto de resolución y lo remite a Secretaría Jefe DRH
General.
3. Radican y expide
3. Expide la Resolución y la divulga a las UAA. Secretaria Resolución
General
Resoluci
ón
4. Elabora la circular de convocatoria para las Profesional Salud
elecciones del
4. Elabora circular COPASST, precisando los requisitos para quienes quieran Ocupacional
postularse.
Circular
5. Coordina la difusión masiva (en un tiempo no menor a un Profesional Salud
5. Coordina difusión mes) de la Resolución y la circular en los medios
de Ocupacional
información institucionales.
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DOCUMENTOS DE
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6. Recibe 6. Recibe las solicitudes de inscripción en el formato Profesional Salud FTH.01
inscripción Inscripción de
de planchas de inscripción de planchas para el COPASST, durante una Ocupacional
semana. planchas para la
conformación del
Comité Paritario de
FTH.01 Salud Ocupacional
7. Revisa si las planchas inscritas cumplen los requisitos Profesional Salud
7. Revisa estipulados en la resolución. Anula aquellas que no los
planchas Ocupacional
inscritas
cumplan.
8. Elabora la documentación y papelería, como votos,
8. Elabora circulares de votación, actas de apertura, actas de Profesional Salud
documentación escrutinio, afiches de mesa, señalización de mesa, y Ocupacional
para la
votación gestiona las urnas de votación.
Circulares
Actas de apertura
Actas de
escrutinio 9. Se genera el listado de los servidores públicos aptos
para votar con la siguiente información: apellidos, Profesional Salud
nombre, cédula, dependencia y cargo. Se debe distribuir
el personal apto para votar según número de mesas Ocupacional
establecidas y ubicación de las mismas.
9. Generar listados
10. Designa jurados de votación por mesa y les notifica
Jefe DRH
por escrito, con copia al Jefe de la a la cual
pertenezcan.
10. Designa jurados
11. Notifica a las personas designadas en la Resolución Jefe DRH
que han de conformar el equipo de escrutinio
11. Notifica
a los
escrutado
res
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Profesional Salud
12. Asigna 12. Asigna las responsabilidades a los jurados de votación.
responsabilidades Ocupacional
13. Entrega material de 13. Entrega el material de votación a los jurados que Profesional Salud
votación Ocupacional
inician la jornada (votos, urnas, lapiceros, listados, actas
de apertura).
14. Cumplen las responsabilidades asignadas para el
14. Cumplen
inicio y transcurso de la jornada de votación. Realizan
Jurados de
responsabilidadess los relevos respectivos según los horarios definidos. Al
votación
final de la jornada, dan cierre a éste, sellan las urnas, para
después entregarlas en la División de Recursos Humanos.
15. Realizan el escrutinio de la votación dejando Jefe
15. Realizan Escrutinio
registro de los resultados en el acta de escrutinio. DRH
Miembr
os
COPAS
ST
Coordinador
SYSO
Acta de
designación
16. Designa 16. Designa los miembros que representan al empleador
miembros Gerente
representante
en el COPASST; además, debe nombrar el presidente del
s COPASST.
17. Comunica 17. Comunica públicamente. Gerente
públicamente resultados
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18. Prepara el proyecto de resolución que informa cuales
18. Prepara proyecto son los miembros (principales y suplentes) que conforman Profesional Salud
de Resolución Ocupacional
el COPASST, con su fundamentación legal y sus
funciones. Posteriormente, entrega al Jefe de la DRH
para su aprobación.
Proyecto de Resolución
19. Revisa proyecto 19. Revisa el proyecto de resolución, después remite Jefe DRH
de para aprobación.
Resolución
20. Revisa y aprueba 20. Revisa el proyecto de resolución. Gerente
21. Radica y expide 21. Radica y expide la resolución; posteriormente, divulga Secretaria
a las UAA. General
Resolución
22. Realizan Reunión del 22. Realizan la primera reunión del COPASST, se elige el Miembros
COPASST secretario y se establece el acta de constitución. elegidos y
designados
(Principales y
suplentes)
Acta de
constitución
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Miembros elegidos
23. Establecer 23. Se establecen reuniones programadas una vez al mes y designados
cronograma de durante la vigencia del COPASST. (Principales y
reuniones
suplentes)
24. Convocar reunión 24. Mensualmente se convoca a reunión del Profesional Salud
COPASST COPASST vía electrónica y telefónica. Ocupacional
25. Realizar reunión 25. Llevar a cabo la reunión del COPASST donde Miembros elegidos
COPASST se debe realizar el seguimiento y ejecución de los y designados
compromisos adquiridos y se levanta el acta. (Principales y
suplentes)
Acta de reunión
FIN
