Lista de verificación de eventos

La siguiente es una Lista de verificación de eventos genérica que lo ayudará a comenzar

a identificar todos los detalles que deberá tener en cuenta, así como una indicación de
los plazos relacionados con su proceso de planificación de eventos.

Tenga en cuenta que, dado que los eventos de asociación y sin fines de lucro pueden
abarcar desde un pequeño taller hasta un evento de recaudación de fondos de gala, no
profundizamos en el nivel de detalle que debe tener en cuenta al planificar su evento
específico. Pero, esperamos que esta lista de verificación le permita comenzar con la
planificación de su evento.

Planificación de alto nivel: 4-6 meses antes del evento *

• Establecer metas y objetivos del evento.

• Seleccione fecha
• Identificar el lugar y negociar detalles.
• Desarrollar plan maestro de eventos
• Obtenga estimaciones de costos (por ejemplo, alquiler de habitaciones,
alimentos y bebidas, equipos, tarifas de oradores, viajes, etc.) y cree un
presupuesto
• Reclute un comité de eventos, un administrador de eventos o un presidente y
establezca presidentes de subcomités
 • Cree y lance un plan de publicidad y marque su evento (asegúrese de que el
personal y / o los voluntarios estén identificados para gestionar tareas
específicas, por ejemplo, relaciones con los medios, coordinación VIP, diseño de
material impreso y coordinación de impresión, señalización, medios sociales / en
línea, etc.)
• Identificar y confirmar ponentes / presentadores / animadores.
• Identificar y contactar patrocinadores / socios.

* Comience su planificación lo antes posible.

3-4 meses antes del evento

• Enlace entre ponente / presentador / animador:

• finalizar la presentación / temas del discurso
• obtener información bio, foto
• viajes y arreglos de alojamiento
• tener contratos firmados si es apropiado, etc.
• Financiero / Administración:
• Las cuotas de inscripción / entradas
• Configurar / habilitar registro en línea
• Niveles / cantidades de patrocinadores
• Identifique los elementos que se suscribirán y los detalles de seguimiento
contable
• Planificación de espacios / logística:
• Investigar la necesidad de permisos especiales, licencias, seguros, etc.
• Determine y organice todos los detalles del menú, el equipo de eventos, la
configuración de registro, el estacionamiento, la señalización, etc.
 • Revise las necesidades de seguridad / planifique el evento con el gerente del
lugar
• Publicidad - Siga el plan de publicidad:
• Desarrollar proyecto de programa
• Cree un borrador del guion del evento (presentaciones de oradores,
agradecimientos, cierre, etc.)
• Desarrollar piezas de publicidad - por ejemplo, artículos en boletines y / o
anuncios, cuñas de radio, impresión blogs publicados artículos para su
presentación a otras publicaciones y / o anuncios, etc.
• Solicite logotipos de patrocinadores corporativos para materiales impresos y
digitales.
• Desarrollar y producir invitaciones, programas, carteles, flyers, tickets, etc.
• Desarrolle la lista de medios y prepare el Comunicado de prensa, Asesoramiento
de medios, Información básica y todos los materiales del kit de medios (por
ejemplo, información del orador, fotos, etc.)
• Crear página de evento en su sitio web
• Habilitar / crear notificaciones de eventos de correo electrónico
• Crear una página de evento de Facebook
• Desarrolle un video promocional y publíquelo en YouTube y su página de Facebook
• Registre su evento en una variedad de calendarios de eventos en línea
• Crea un poco de zumbido en tu blog o foros de miembros
• Determine los VIP y cree un documento de invitación y seguimiento (p. Ej., Hoja de
cálculo)

¿Quiere una copia imprimible de esta lista de verificación?

2 meses antes del evento
• Enviar recordatorios a la lista de contactos pre-registro / participación
• Presentadores / ponentes: por ejemplo:
• Confirmar detalles de viaje / alojamiento
• Solicitar copia de discursos y / o presentaciones.
• Patrocinio: seguimiento para confirmar patrocinios y suscripción.
• Publicidad:
• Lanzar comunicados de prensa sobre oradores principales, celebridades,
asistentes VIP, homenajeados, etc.
• Publique su comunicado de prensa del evento inicial en su sitio web y
distribúyalo a todos los socios, organizaciones afiliadas, etc.

1 semana por delante

• Reúna a todo el equipo y confirmen todos los detalles en relación con el Plan
Maestro, y asegúrese de que se desarrollen planes de respaldo para cualquier
situación (por ejemplo, voluntarios de respaldo como saludos VIP, voluntarios
adicionales para el registro o configuración, etc.)
• Finalizar script de evento
• Informar a cualquiera / todos los anfitriones, saludadores, voluntarios sobre sus
deberes de eventos y plazos
• Plan de asiento final, tarjetas de lugar, etc.
• Proporcionar los números finales de registro al proveedor.
• Realice copias impresas y en línea de discursos, videos, presentaciones, etc.
• Verificación final de registro, credenciales y lista de registro
• Determine las oportunidades de fotos y entrevistas con cualquier presentador, VIP,
etc., y confirme los detalles con el entrevistado y los medios

1 día por delante

• Confirmar la asistencia de los medios
• Asegúrese de que toda la señalización esté en su lugar
• Asegúrese de que el registro y las tablas de medios estén preparados y almacenados
con los elementos necesarios (por ejemplo, tarjetas de identificación en blanco,
papel, bolígrafos, cinta, grapadora, etc.)
• Asegúrese de que todos los artículos promocionales, regalos, placas, trofeos, etc.
estén en el sitio

Día del evento

• Asegúrese de tener copias de todas las instrucciones, direcciones, números de
teléfono, llaves, permisos de estacionamiento adicionales para invitados VIP, tablas
de asientos y listas de invitados con usted
• Reúnase con cada miembro para asegurarse de que su equipo está en camino

Inmediatamente después del evento

Si bien necesita realizar una evaluación exhaustiva y actualizar su presupuesto, existen
oportunidades de publicidad, recaudación de fondos y desarrollo de miembros
posteriores al evento que puede aprovechar con solo un poco de planificación previa al
evento.

Estas son algunas de las actividades que podría considerar una vez que finalice el evento:
• Estado financiero: recopilar todos los recibos, documentación, datos finales de
registro, etc. y actualizar el presupuesto
• Envíe cartas de agradecimiento y reconocimiento a:
• Los patrocinadores
• Voluntarios
• Ponentes / presentadores
• Donantes
• los medios de comunicación

En sus notas de agradecimiento, asegúrese de recordar a los destinatarios el éxito del

evento, y cómo contribuyeron (por ejemplo, el dinero recaudado, el número de
participantes, etc.).

• Publicidad posterior al evento - vea la sección de publicidad que sigue

• Realice una encuesta posterior al evento: para saber qué disfrutó la gente de su
evento y dónde puede mejorar.
• Comunicación de seguimiento con los participantes del evento
• Comuníquese con los participantes del evento: agradézcales por participar y
promueva sus programas en curso y cómo pueden ayudarlo durante todo el año al
unirse, ofrecerse como voluntario o hacer una donación sostenida.
• Realizar una evaluación exhaustiva.

Esperamos que esta lista de verificación le haya resultado útil para comenzar a planificar
el evento. Use esto como punto de partida para identificar o asignar actividades a varios
voluntarios o personal; o imprímalo para que, literalmente, pueda marcar los elementos
a medida que se asignan o se realizan.