PROCEDIMIENTO PR-SP-01
SUPERVISION
Nº Páginas: 12
CONTROL DE CAMBIOS.
Edición Concepto Fecha
1 Se crea el documento. Fecha: 12/03//2018
REALIZADO REVISADO: APROBADO
:CARLOS SIERRA WILMAR PARADA WILMAR PARADA
Código: PR-SP-01
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISION. Edición: 1
Fecha: 12/03/2018
CONTENIDO
1. OBJETO 3
2. ALCANCE 3
3. REFERENCIAS 3
4. DEFINICIONES 3
5. RESPONSABILIDADES 3
6. DESCRIPCION DE PROCESO 4
6.1.Planeación: 4
6.2.Asignación de Supervisión 4
6.3.Cantidad de supervisiones mensuales por inspector: 4
6.4.Elementos que deben ser considerados para desarrollar la supervisión: 5
6.5.La supervisión in situ. 5
6.6.Resultados de la supervisión 5
6.7.Supervisión del Director Técnico 6
6.8.Evaluación de Desempeño. 7
6.9.Retiro de Personal. 7
6.10.Terminación de Contrato. 7
6.11.Consideración especial 7
7. INFORMACION DOCUMENTADA. 8
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1. OBJETO
El objetivo principal de las actividades de supervisión es establecer una metodología y los controles
necesarios para efectuar las supervisiones al personal técnico del OIF, esto con el fin de identificar
necesidades de formación para cada persona, y es una herramienta para asegurar la constancia y la
fiabilidad de los resultados de inspección.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los inspectores vinculados a las actividades de inspección del OIF
Organismo de inspección.
3. REFERENCIAS
ISO / IEC 17020
4. DEFINICIONES
◉ Supervisión: Verificación del proceso y seguimiento a los inspectores, designados por el
Organismo de inspección, en cumplimiento a sus procedimientos de actuación, capacitación y
formación. Con el fin de dar cumplimiento al Reglamento técnico para cilindros y tanques
estacionarios y/o de transporte utilizados en la prestación del servicio público domiciliario de
gas licuado de petróleo (GLP).
◉ Desempeño: Habilidad en la realización de una actividad.
◉ Actitud: Condición, cualidad, disposición hacia algo.
◉ Habilidad: Grado de competencia de una persona hacia un objetivo.
◉ Destreza: Experiencia, arte o habilidad para realizar un trabajo.
◉ OIF: Organismo de Inspección (FARES INSPECTION AGENCY S.A.S) ISO/IEC 17020
◉ SGC: Sistema de Gestió de Calidad.
◉ Supervisor designador: Persona que posee la competencia, experiencia y habilidades para la
realización del Trabajo de supervisión
5. RESPONSABILIDADES
◉ El Gerente de FARES INSPECTION AGENCY es el responsable de aprobar el presente
procedimiento y destinar los recursos necesarios para dar cumplimiento al expuesto en el
presente procedimiento.
◉ El Director Técnico es el responsable de supervisar que se esté cumpliendo la aplicación del
presente procedimiento, actualizar, planear y comunicar oficialmente la ejecución de las
supervisiones y los s resultados de acuerdo a lo establecido en el plan de supervisión anual.
- El Director Técnico es responsable de hacer el seguimiento a las actividades de
supervisión de acuerdo a lo programado de supervisión anual.
- El Director técnico y los Supervisores son responsables de ejecutar las actividades de
supervisión de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.
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6. DESCRIPCION DEL PROCESO
Las actividades de supervisión comprenden dos etapas: La etapa de planificación y la etapa de
ejecución que se encuentra bajo responsabilidad del director Técnico. Por lo tanto, el OIF establece lo
siguiente:
6.1. Planeación:
El Director Técnico establece un cronograma de supervisiones en donde se contempla que todos los
inspectores sean evaluados durante el mes. Las supervisiones se realizarán in situ, y se realizarán de
dos maneras, una presencial y la otra posterior a la visita. Está se dejará registrada en la información
documentada Plan de Supervisión Anual ID-SP-01
El director Técnico alimentara una base de las supervisiones realizadas en el mes a cada inspector,
esto con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma establecido. Al mismo tiempo el
Director Técnico revisará que se está cumpliendo con la cantidad de supervisiones por inspector
mensual, posibles desviaciones y que se están tomando las medidas para minimizar estas
desviaciones.
6.2. Asignación de Supervisión
El Director Técnico designa al Supervisor que cuente con la competencia técnica y la experiencia
necesaria para la realización del trabajo de supervisión, según los resultados de la información
documentada ID-TH 26 Evaluación de Competencias del personal del OIF. Esta asignación quedará
registrada en la información documentada ID-SP-02 Asignación de Supervisor. En caso de no contar
con supervisores que califiquen, la supervisión podrá ser realizada por el Director Técnico para la
evaluación técnica y la evaluación de conocimientos generales del SGC podrá ser realizada por el
director HSEQ u otra persona que cuente con el conocimiento y formación en la norma ISO 17020,
ISO 19011 y otras relacionadas al sistema. La persona que este en el cargo de supervisor debe firma
la información documentada Declaración de Confidencialidad para Actividades de Supervisión ID-SP-
04
6.3. . Cantidad de supervisiones mensuales por inspector:
La cantidad de supervisiones se realizarán de la siguiente manera:
Dos (2) supervisiones in situ a cada inspector asignado de forma presencial cumpliendo con lo
establecido en la información documentada Chelick de Supervisión IS-SP-04. e informes de
inspección ID-SP-09
El programa de supervisión permite a través del análisis de las siguientes entradas:
◉ Supervisiones Previas
◉ Quejas y Apelaciones
◉ Exámenes
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◉ Inspecciones Simuladas
◉ Evaluaciones Independientes
◉ Participación en atestiguamientos
Para dichas entradas se define un porcentaje, cuando no se posea valor en algún ítem este
porcentaje será sumado al ítem de supervisiones previas, El porcentaje de cada ítem será consultado
en la pestaña del formato (CALIFICACIÓN), al valorar el total de las entradas se tendrá un porcentaje,
con el cual la intensidad de la supervisión podrá aumentar o disminuir también de acuerdo con la
tabla CALIFICACIÓN, esto con base en la evaluación de desempeño que nos permite realizar esta
metodología.
6.4. Elementos que deben ser considerados para desarrollar la supervisión:
◉ Funcionamiento de los equipos y confirmación de la calibración.
◉ Aplicación de la normatividad vigente.
◉ Aplicación del procedimiento Prestación del servicio de Inspección. PR-PS-01.
◉ Aplicación de instructivo de inspección Parcial de Tanques IT-PS-01
◉ Aplicación del instructivo de manejo de equipo Medidor de Espesores por Ultra Sonido IT-PS-02
◉ Aplicación del instructivo de Calibración de equipo de medidor de espesores IT-PS-03
◉ Aplicación del instructivo Prueba Hidrostática. IT-PS-04
◉ Correcto diligenciamiento del informe de inspección ID-SP-09
◉ Comunicación de los resultados a los usuarios.
◉ Captura de los registros fotográficos.
6.5. La supervisión in situ.
Este tipo de supervisiones se pueden realizar de dos formas, de forma presencial y posterior a la vista
Presencial: Se realiza en presencia del inspector y en el momento mismo de la inspección. Se debe
verificar que el inspector aplique la normativa vigente, así como los procedimientos internos de la
empresa. En este tipo de supervisiones el supervisor no debe intervenir ya que el objetivo de esta
evaluación es observar la realización del proceso completo de inspección. La supervisión es para los
inspectores, por lo cual la retroalimentación es de forma individual y no se debe entrar en polémicas o
controversias en los sitios de inspección.
Posterior a la visita: Este tipo de supervisión se realiza después de finalizada la inspección y tiene
como finalidad constatar que las pruebas realizadas por el inspector y sus resultados correspondan a
lo encontrado en el tanques. De igual forma se verifica que los datos registrados en la información
documentada sean acordes y que estos se encuentren correctamente diligenciados.
Nota 1: En ambos tipos de supervisiones, el supervisor debe realizar la verificación del cumplimiento
por parte del inspector, de los aspectos contemplados en la información documentada Chelick de
Supervisión IS-SP-03. Por cada supervisión el supervisor debe diligenciar la información
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documentada Chelick de Supervisión IS-SP-03 y adjuntar los soportes que considere que sirven para
evidenciar no conformidades en el proceso de inspección.
6.6. Resultados de la supervisión
Los criterios de calificación que ha definido el OIF para cada una de las supervisiones son los
siguientes:
5. Excelente: Conoce la actividad y aplica a cabalidad el procedimiento. = 5
4. Bueno: Conoce la actividad y aplica correctamente el procedimiento, sin embargo, se evidencian
oportunidades de mejora. = 4
3. Aceptable: Conoce la actividad y aplica parcialmente el procedimiento, evidenciando
incumplimientos. =3
2. Regular: Conoce la actividad y no aplica el procedimiento. =2
1. Deficiente: No conoce ni aplica el proceso o método de inspección =1
Al final de la supervisión, el supervisor debe sumar los valores y con base en esto determinar las
acciones a seguir, de acuerdo a las siguientes consideraciones:
◉ Independientemente que la supervisión haya sido aprobada, si se encuentran criterios
con calificación de tres (3), quien supervisa debe realizar realimentación al supervisado y
dejar registro de dicha actividad en la información documentada Chelick de Supervisión
IS-SP-03.
◉ Si en la supervisión existen criterios con calificación uno (1), el inspector debe recibir
capacitación y formación intensiva en el (los) aspectos(s) donde se evidencie que falló.
◉ Si durante el mes se detectan dos o más supervisiones con calificación menor a 70%, el
director técnico revocará la autorización de inspección dada al inspector.
◉ Para el caso del Director Técnico, suplente del director técnico y supervisor, estas
acciones serán tomadas si el porcentaje es menor del 80%.
Nota 02: Es importante realizar el análisis de los resultados obtenidos luego del trabajo de
supervisión a las actividades de inspección, este análisis debe ser realizado por el Director Técnico
del Organismo de inspección, en él se verificará el cumplimiento de las supervisiones propuestas, y
los resultados de las mismas, haciendo énfasis en los aspectos por mejorar, e identificando acciones
de mejora, y necesidades de formación, a nivel grupal e individual. Este informe se emitirá con una
frecuencia trimestral. Este deberá socializarse, a todo el personal involucrado en las actividades de
inspección y se registrará en la información documentada en el Informe de Supervisión ID-SP-05
Acciones con las desviaciones detectadas en la Supervisión
Las desviaciones a las que se debe realizar seguimiento son las de calificación 3,2 y 1. En este caso
quien supervisa debe determinar la afectación de dichas omisiones en el resultado de la inspección y
con base a esto se toma la decisión si se requiere repetir la inspección y cambiar el documento.
6.7. Supervisión del Director Técnico
La supervisión para el director técnico se debe realizar, teniendo en cuenta los diferentes roles que
este puede ejercer, así:
◉ Para los casos donde el director técnico cumpla funciones de supervisor, dichas actividades
deben ser a su vez supervisadas, para esto el organismo ha definido que este control se
realizará por parte de una persona externa a la compañía contratado a su vez para realizar la
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auditoria interna del OIF, realizando por lo menos una muestra donde este ejerza labores
como supervisor.
◉ Así mismo cuando el director técnico realice las funciones asignadas conforme al cargo, el
organismo de inspección ha definido que dichas actividades deben ser revisadas por una
persona externa a la compañía, para esto se ha establecido lo siguiente:
◉ La supervisión al director técnico debe realizarse una vez cada semestre.
◉ En la supervisión al director técnico, no solamente se revisarán aspectos asociados a terreno,
también es necesario que se verifique el cumplimiento de las funciones establecidas para el
cargo.
◉ Si el director técnico, en su supervisión semestral, presenta algún incumplimiento,
corresponde al gerente, informarle acerca de la necesidad de iniciar proceso de formación y
recapacitación con entes o personal externo y se registrara en la información documentada
ID-TH-21 Necesidades de Capacitación.
Para el caso del suplente del director técnico, este también será supervisado por una persona
externa, preferiblemente con ocasión a la auditoría interna. En dicha supervisión se verificará que el
suplente posea el conocimiento técnico y conozca claramente las actividades que realiza el director
técnico. Dicha verificación se podrá realizar de forma teórica.
Nota 03: La cantidad de supervisiones se pueden incrementar dependiendo de la identificación de
desviaciones detectadas por los supervisores.
Nota 04 Para los casos donde no se presenten actividades reales de inspección en tanques
estacionarios, semi-estacionarios, cisterna y cilindro de Gas Licuado del Petróleo GLP para este tipo
de inspecciones , se realizará simulaciones en dummy de un tanques estacionario que tiene el OIF
en sus instalaciones estas se harán de manera supervisadas y se efectuará un análisis de
repetibilidad y reproducibilidad (R&R), que garantice la estandarización de la implementación de los
procedimientos, el uso adecuado de los dispositivos de inspección medición y ensayo y que las
actividades se desarrollen con seguridad, por lo menos una vez al año, para mantener la competencia
en los inspectores en estos casos.
6.8. Evaluación de Desempeño.
Anualmente se debe realizar la evaluación de desempeño para determinar las necesidades de
capacitación del personal de la empresa. De acuerdo al área (Administrativa o Técnica) se realizan
con la información documentada Evaluación de Competencias, ID-TH-26
6.9. Consideración especial
Los resultados de las Supervisiones sirven para analizar y determinar la efectividad del proceso y
poder programar más capacitaciones si fuesen necesarias en la información documentada ID-TH-27
Plan Anual de Capacitación, así como para el seguimiento la información documentada Calificación
de los niveles de competencia. ID-TH-26
7. INFORMACION DOCUMENTADA.
CÓDIGO ID-SP-01 PLAN DE SUPERVISIÓN ANUAL
CÓDIGO ID-SP-02 ASIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN
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CÓDIGO IS-SP-03 CHEICK DE SUPERVISION
CODIGO ID-SP-04DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD PARA ACTIVIDADES DE
SUPERVISIÓN.
CÓDIGO ID-SP-05 INFORME DE SUPERVISION
CÓDIGO ID-PS-09 INFORME DE INSPECCIÓN
CÓDIGO ID–TH-21 NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
CÓDIGO ID-TH-26 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
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