El Sistema Contable

El Sistema Contable

El presente capítulo pretende brindar una

noción básica del sistema contable,
permitiendo identificar los distintos
elementos y procesos que comprende.
Procura dar a conocer al empleado
administrativo, la importancia en el desarrollo
de sus actividades, como parte sustancial del
sistema de información.

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El Sistema Contable

EL SISTEMA CONTABLE

El sistema contable es parte del sistema de información de un ente que suministra

información sobre la situación económica, la situación financiera, la composición y
evolución de su patrimonio. Se espera que esa información se útil para la toma de
decisiones y el control por parte de los usuarios, tanto internos como externos de la
empresa.

El sistema contable, por la misma definición de sistema, es un conjunto interrelacionado

de elementos, y que a su vez puede ser concebido como un subsistema del sistema de
información de la empresa.
Algunos elementos que conforman el sistema contable son: la técnica contable, los
procesos de registración y control, los registros contables ( subdiario, submayores,
diario y mayores), las cuentas a emplear, los modelos de informes contables.
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EL PROCESO CONTABLE
El proceso contable consta de los siguientes etapas:
a) Captación de Datos: consiste en la recepción de la información sobre hechos u
operaciones que pueden merecer, o no, su registro contable. Esta información debe
estar respaldada por un documento o comprobante, entre los cuales podemos
mencionar: formularios, declaraciones juradas, facturas, contratos, actas de
asambleas, resúmenes bancarios, etc.
b) Controles sobre la recepción de los datos: es importante precisar si se ha recibido
toda la información necesaria y la calidad de la recibida, por lo que se requiere definir
mecanismos de control de la documentación que se analiza. Estos controles van
desde la simple verificación de la correlatividad de la numeración de los
comprobantes hasta la observación de requisitos formales que por disposición legal
deben contener ( Facturas de proveedores).
c) Análisis de Datos: en esta etapa se define si es necesaria la realización de registro
contable alguno. Como resultado de este análisis puede llegarse a determinar alguna
de las siguientes conclusiones:
1. Que no es necesaria la realización de registro contable alguno.
2. Que debe practicarse registro contable pero no es necesaria ninguna
instrucción adicional, por cuanto la mecánica de registración está programada
de alguna manera ( Ejemplo: facturas de ventas normales).
3. Que deba practicarse registro contable y es necesaria alguna instrucción
adicional, por tratarse de operaciones particulares o que no se repitan
frecuentemente ( Ejemplo: Venta de un Bien Inmueble). En este caso debe
documentarse el tratamiento contable aplicado.
d) Registro de los de Datos: una vez definido que operaciones deben ser registrados
contablemente y las cuentas a utilizar , corresponde su anotación en los registros
cronológicos ( Diario) y temáticos ( Mayores). Concluido la registración de un lote de
operaciones es conveniente realizar controles para detectar eventuales errores. Por
ejemplo: el total acreditado en la cuenta Ventas debe coincidir con el total de las
facturas de ventas (suma total del importe Neto).
e) Cálculo de los Saldos y de su composición analítica: la ejecución de esta etapa
responde a la simple aplicación del proceso de control , que consiste en sumar el
saldo al anterior los débitos y créditos registrados. También se puede complementar
con un cotejo con los comprobantes que dieron origen a estos movimientos.
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f) Controles periódicos de Saldos: los sistemas contables prevén la aplicación de

mecanismos de control destinados a obtener satisfacción de que los saldos
mostrados por el sistema son razonablemente confiables y pueden servir de base
para la preparación de informes. Por ejemplo:
1. Verificación de que las cuentas de movimientos tienen saldos.
2. La comprobación de que los saldos de las cuentas de control coinciden con las
suma de los saldos de loas cuentas que integran los submayores.
3. El análisis de la composición de determinados saldos de las cuentas del mayor
a fin de comprobar que la misma no incluya conceptos erróneos.

Análisis de Análisis de Análisis del Clases de

los efectos factibilidad tipo de Cuentas a
De de medición operación Emplear
Operaciones objetiva del
o hechos efecto

Figura 1 : Proceso de Análisis de hechos y operaciones

REGISTROS CONTABLES

Desde un punto de vista funcional, es posible practicar dos clasificaciones de los

registros contables. Por una parte, es posible distinguir registros:
a) Cronológicos: en que los efectos económicos de los hechos y operaciones son
registrados en orden en que se producen o al cierre de cada período contable
cuando son hechos de contabilización diferida (por ejemplo: amortización de
bienes de uso).
b) Sistemáticos: en el que los efectos económicos de los hechos y transacciones
son anotadas en cuentas.
Los registros cronológicos son los Diarios y los sistemáticos son los Mayores.
A su vez estos registros se pueden dividir en:

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a) Principales: en los que en forma detallada o resumida se registran todos los

efectos económicos de las operaciones que afectan ( o pueden afectar) al
patrimonio de la empresa.
b) Auxiliares: cuya función es facilitar el manejo del sistema contables a través de
la descentralización de ciertas anotaciones.

REGISTROS Cronológicos Temáticos

Principales DIARIO MAYOR

Auxiliares SUBDIARIOS SUBMAYORES

Figura 2 : Clasificación Funcional de los Registros

Diario Principal simplemente Diario: donde los efectos económicos de los hechos y
operaciones son registrados cronológicamente según lo enunciado.

Mayor Principal o Mayor General : incluye todas las cuentas principales empleadas en
la contabilidad.

Diarios Auxiliares o Subdiarios: se registran los asientos relacionados con

operaciones de carácter repetitivos (Ventas, Compras, Cobranzas, Pagos, Etc.)

Mayores Auxiliares o Submayores: agrupan a las cuentas simples o analíticas, en

cuyo caso basta con el Mayor Principal se incluyan las cuentas sintéticas correlativas.
De tal modo puede utilizarse una cuenta correlativa “Clientes” y mantenerse un
submayor de clientes en la que se controlen los saldos de cada uno de ellos.

Formas de Registración
Directa: las operaciones se registran en directamente en el libro diario.

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Indirecta: las transacciones repetitivas se registran en los Subdiarios, y luego, en forma

periódica con la información resumida de estos se procede a registrar un asiento
resumen en el libro diario.

Registración Directa Registración Descentralizada

Efectos de los Efectos de los

Hechos Hechos

Económicos Económicos

REPETITIVOS OTROS

DIARIO DIARIO
SUBDIARIOS
(Único) PRINCIPAL

Figura 3 : Formas de Registro

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VENTAS COBRANZAS PAGOS COMPRAS OTRAS

Y DEPOSITOS OPERACIONES

Facturas Recibos Ordenes de Facturas Comprobantes

Notas de Pago Ordenes de Varios
Crédito Boletas de Dep. Compras
Notas de Débito Remitos

Submayor de Submayor de Submayor de Submayores

Clientes Bancos Proveedores Varios

Subdiario de Subdiario de Subdiario de Subdiario de

Ventas, NC y ND Cobranzas y Dep. Pagos Compras

DIARIO

MAYOR

ESTADOS CONTABLES

Figura 4: Esquema de un Sistema de Contabilidad Descentralizada (Sistemas Contables - F. Newton)

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EL PLAN DE CUENTAS

La información contable, que contiene, básicamente, la historia del patrimonio, desde el

inicio del ejercicio económico hasta la finalización del mismo, se escribe con su propio
lenguaje denominado “de las cuentas”.

 Las cuentas en contabilidad cumplen una doble función. Primeramente, clasifican la

información cualitativamente y luego la cuantifican en la MONEDA utilizada como común
denominador del valor.

 Las cuentas que clasifican al activo, el pasivo y el patrimonio, son cuentas

patrimoniales.

 Las cuentas que clasifican las causas del resultado obtenido en el ejercicio económico
(ganancia o pérdida) (superávit o déficit) son cuentas de resultados.

 Las  cuentas que clasifican a las operaciones neutras, que registran probables activos y
pasivos, emergentes de la ocurrencia de la contingencia que les da origen son, cuentas
de orden.

Plan de Cuentas: concepto 

Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las cuentas
que serán utilizadas:

 en el proceso de registración de las variaciones patrimoniales que producen los

hechos económicos del ente y
 en la exposición, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio
del ente.

Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:

 Ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado.

Completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles
hechos económicos a producirse, ya sean éstos de naturaleza patrimonial ( de Activo,
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Pasivo y sus regularizadoras de valuación y de Patrimonio Neto), de Resultados

( Positivos  y  Negativos), de Orden (Activas y Pasivas).

Claro, que su terminología sea comprensible para cualquier persona interesada en el

funcionamiento del sistema de información contable del ente.

Flexible, debe prever la posible incorporación de cuentas en todo momento, en función

de las necesidades que se sucedan desde su confección (inicio de la vida del ente). Es
importante, que periódicamente se revise la vigencia de las cuentas, procediendo a la
cancelación de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registración.

Factores a considerar en su elaboración

 Existen varios aspectos, íntimamente relacionados con las características propias de

cada ente en particular, que se deberán tener en cuenta para su confección:

Naturaleza jurídica: Debemos preguntarnos de qué tipo de ente se trata, si es una

empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qué tipo social encuadra;
por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad anónima (S.A.),
o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o también  podría tratarse de una
sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita
simple (S.C.S.). 

 Objeto social a desarrollar: Habrá que distinguir si es una empresa industrial,

manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o
minorista, entre otras.

Dimensión y ubicación geográfica: Es decir si encuadra dentro de una pequeña,

mediana o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o
con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad  de cuentas
utilizadas.

Codificación de un Plan de Cuentas

Codificar un plan de cuentas,  implica reemplazar el nombre de cada cuenta por

símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados.
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El Sistema Contable

El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado

facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y
localización dentro del plan de cuentas.

 Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:

Simplicidad, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades

por semejanza con otros símbolos.

Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las
circunstancias lo exijan.

Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la

integración de los rubros.

Existen varios sistemas de codificación y ordenamiento de un plan de cuentas.

Dentro de los sistemas mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el

numérico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean
necesarias e intercalar nuevas.

MANUAL DE CUENTAS

 Concepto:

Es un instrumento que explica detalladamente  el concepto y  significado de cada

cuenta, los motivos de sus débitos y de sus créditos, qué representa  su saldo, y otros
datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable
del ente.

A continuación, se desarrolla el modelo de explicación del manual de cuentas de la

cuenta “CAJA” :

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El Sistema Contable

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EMPRESA: DEMO S.A.

MANUAL DE CUENTAS HOJA 1 DE 40

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Cuenta: CAJA

Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en

condiciones de ser depositados.

Naturaleza: Patrimonial del Activo.

Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del
ejercicio anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de
bienes o servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de
los propietarios, préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc.

Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a

terceros por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos
obtenidos, préstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre
del ejercicio.

Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite

excepciones  a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha entrado.

Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tiquets.

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La Técnica Contable:

El Patrimonio se define como el conjunto de bienes, derechos y deudas de un ente,

puede expresarse a través de términos genéricos y conceptuales referidos a sus
recursos y sus fuentes de financiación que contablemente se denominan Activos,
Pasivos y Patrimonio Neto.
Los Activos se definen como todos los bienes y derechos que posee la empresa, a un
momento determinado. Ejemplo: Efectivo, Depósitos en Cuentas Bancarias, Materia
Prima, etc.
Los Pasivos son las deudas y obligaciones que la empresa tiene a un momento
determinado.
El Patrimonio Neto es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa la parte del
activo que le corresponde a los propietarios.
Cuando se inicia la vida de un ente, los recursos disponibles de su propiedad (Activo)
tienen como origen o fuente de financiación los fondos aportados por terceros (Pasivo) y
los aportados por los propietarios del mismo (Patrimonio Neto). Así entonces es posible
representar la situación patrimonial de un ente dado a través de la siguiente igualdad:

Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

A = P + PN

P
A
PN

En este momento, el Patrimonio Neto es igual al aporte realizado por los propietarios,
que contablemente se denomina Capital (C).
Si bien esta igualdad conceptualmente representa la descripción cualitativa de los
elementos que componen el patrimonio de un ente a un momento determinado, como
sus elementos componentes (dinero, inmuebles, mercaderías, deudas con proveedores,
deudas bancarias, etc.) son heterogéneos, no es posible operar matemáticamente con
ellos. Para poder hacerlo es necesario homogeneizarlos realizando una descripción
cuantitativa de los mismos, utilizando como común denominador la moneda de cuenta
(dinero que tiene curso legal en el país en el cual funciona el ente, que para el caso de
Argentina es el peso). A través de esta unidad de medida, es posible medir el valor
económico de los elementos patrimoniales a un momento determinado y expresarlo en
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El Sistema Contable

unidades monetarias. Así se puede operar matemáticamente siempre que los mismos
sean homogéneos. Para ello deben reunir, entre otras, determinadas condiciones:
• que los valores sean objetivos,
• que se hayan aplicado criterios uniformes de valuación y
• que estén expresados en moneda del mismo poder adquisitivo.

A los efectos de estructurar la forma de exponer la situación patrimonial de una empresa

a una fecha determinada, se ha establecido el siguiente esquema:

Capitulo Rubros Cuentas Subcuentas

Los Capítulos son: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto.

Los Rubros son establecidos por normas técnicas, tendientes a homogenizar las
presentaciones de los estados contables de las empresas ( para que todas las
empresas utilicen los mismos nombres y estructuras en los Estados Contables). Los
rubros agrupan a las cuentas que representan operaciones de características y/o
destinos similares.
Las cuentas son elementos que registran hechos con efectos patrimoniales y/o
económicos de igual naturaleza.
Las subcuentas son desagregaciones de las cuentas, que permiten una identificación en
detalle de alguna característica definida.

El orden de los rubros en los pertinentes capítulos no es aleatorio, sino que se

establecen en base a dos criterios:
 Por la liquidez del Activo
 Por la exigibilidad del Pasivo.
Los rubros del Activo se ordenan en base a su liquidez. Los activos más líquidos se
exponen primero. La liquidez de un activo es la capacidad para convertirse en fondos
( medio de pago), por lo que un activo es más liquido que otro cuando puede convertirse
en fondos con más facilidad que otro.
Los rubros del Pasivo se ordenan en base a su exigibilidad, o sea al vencimiento del
plazo de cancelación.

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El Sistema Contable

Así mismo los Activos y pasivos se puede clasificar en corrientes y no corrientes,

dependiendo de su capacidad de hacerse liquido o exigible dentro de los 12 meses de la
fecha de corte.

Activos Corrientes: son aquellos que se convertirán en dinero o su equivalente dentro

de los 12 meses. Ej. Cuentas a cobrar, Depósitos Bancarios, Bienes de Cambio.
Activos No Corrientes: son aquellos que pueden, convertirse en dinero o su
equivalente después de los 12 meses de la fecha de corte. Ej. Bienes de Uso,
Inversiones a Largo Plazo.
Pasivos Corrientes: aquellos cuyos vencimientos se producirá dentro de los 12
meses. Ej. Deuda con un Proveedor, Prestamos con vto. Menor a 12 meses, Sueldos,
Etc.
Pasivos No corrientes: aquellos cuyos vencimientos se producirá dentro de los 12
meses. Ej. Prestamos con Vto. Mayor a 12 meses, Planes de pagos impositivos ( por
las cuotas que vencen posteriormente a los doce meses), etc.

Variaciones Patrimoniales: Luego de su nacimiento o constitución, este patrimonio

inicial varía constantemente por distintos hechos o actos que impactan en el mismo y lo
modifican.
El ente en cumplimiento de sus objetivos, realiza actividades: compras, ventas, pagos,
cobros, etc. (objeto). Estas actividades provocan en el patrimonio variaciones tanto en la
calidad como en la cantidad de sus componentes.
También ocurren otras variaciones en los elementos patrimoniales de un ente, a
consecuencia de la decisión de sus propietarios (aportes o retiros de capital); o por el
sólo hecho de existir el ente (disminución del valor de las máquinas por el transcurso del
tiempo); o por hechos o actos ajenos al ente y que impactan en su patrimonio (robos,
inundaciones, donaciones, etc.).
Es decir que los términos de la igualdad varían continuamente, o pueden llegar a variar,
tanto en su composición y características como en su valor. A estos cambios del
patrimonio se denominan variaciones patrimoniales.
Algunas de estas variaciones generan Resultados (R). Estos producen cambios
cualitativos pero esencialmente cuantitativos que afectan al Patrimonio Neto. Ellos
provienen de la gestión del ente o de hechos o actos ajenos al mismo. No se generan
en la relación del ente con sus propietarios y pueden aumentarlo o disminuirlo.
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El Sistema Contable

Si se suman algebraicamente todos los resultados generados en un ejercicio es posible

determinar el resultado del mismo (RE) que forma parte del Patrimonio Neto. Si este
resultado, una vez aprobado por los propietarios del ente no es distribuido, es posible
acumularlo de ejercicio en ejercicio y conformar lo que se denomina Resultados
Acumulados (RA), que también integran el Patrimonio Neto.
Así el PN está compuesto por dos conceptos básicos: el capital (C) y los resultados
generados en el ente y no distribuidos a los propietarios (Resultados Acumulados o
Resultados sin Distribuir).
A = P + PN
A = P + (Capital + Resultados Acumulados)
A = P + (C + RA)
Las variaciones patrimoniales son cambios cualitativos y/o cuantitativos provocados
en el patrimonio de un ente, por diferentes hechos o actos ciertos o con alta probabilidad
de ocurrencia, cuantificables objetivamente en moneda.
Una de las clasificaciones importantes de las variaciones patrimoniales es la realizada
por su incidencia en el Patrimonio Neto:
1. Variaciones Permutativas: Provocan variaciones cualitativas en cualquiera de
los términos de la igualdad, en sentido contrario pero en igual proporción. No
ocasionan variaciones cuantitativas en el PN. Cambian los componentes del
Patrimonio pero no la magnitud del mismo.
a. Totalmente del Activo: Implican un aumento y una disminución en forma
simultánea del activo:
 Deposito Bancario en Efectivo
 Compra de Mercaderías, en Efectivo.
 Compra de un bien de uso.
 Cobro de Deudores por ventas

b. Totalmente del Pasivo: implican un aumento y una disminución en forma

simultánea del Pasivo:
 Emisión de un pagaré a un proveedor.

c. Del patrimonio Neto: Constituyen operaciones que modifican la calidad del

PN pero no su cuantía.
 Constitución de Reservas de Ganancias.

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El Sistema Contable

d. Intersectoriales: Motivan un aumento del Activo y del Pasivo

concomitantemente, o bien una disminución en forma simultanea de
ambos sectores:
 Compra de Mercaderías a crédito.
 Compra de Maquinarias en forma documentada
 Préstamo Bancario.

 Pago de Deuda
 Cancelación de deuda Salarial

2. Variaciones Modificativas: Provocan variaciones cuali-cuantitativas en el Activo y/o

en el Pasivo en distinta proporción, cuyo efecto final es modificar cuantitativamente el
PN. Pueden modificar cualquiera de sus componentes: Directamente por ejemplo en el
caso del Capital o indirectamente generando Resultados que al cierre del ejercicio se
condensan en un solo elemento que se denomina Resultado del Ejercicio (RE, elemento
integrante del PN).
 Venta al Contado
 Venta a Crédito
 Pago de un Sellado.
 Pago de Honorarios.
 Incobrabilidad de un deudor por ventas.
 Pago del Alquiler.

3. Mixtas: Es usual que se presenten operaciones que presenten conjuntamente
características de las dos mencionadas anteriormente.

Con este enfoque, debe ser posible clasificar toda variación patrimonial de acuerdo a
cualquiera de las variables o criterios antes mencionados.

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El Sistema Contable

Método de Registración: Partida Doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas,
movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida
doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de
igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el
que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el
resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo
también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un
dinero.

Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:

 “Quien recibe debe a quien entrega”

 “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo
en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para
consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la
partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe,
dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin
esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte
cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se
debe afectar en su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y
un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor
positivo corresponde a un debito.

Su funcionamiento consiste en registrar una variación patrimonial por lo menos dos

cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su
debito y en la otra cuenta en el crédito.

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En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los
créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los
créditos de los débitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los
débitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se
tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación
patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a
patrimonio).

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El presente compendio, resume conceptos de las siguientes obras:

 Contabilidad Básica, Dr. Enrique Fowler Newton.

 El Sistema Contable, Dr. Enrique Fowler Newton.

 Variaciones Patrimoniales, Dr. Chilcovsky

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