PROGRAMA DE AUDITORÍAS
PERIODO: 2021
OBJETIVOS DEL PROGRAMA: Evaluar la calidad de los servicios prestados por parte de Logística Química Ltda a través del acompañamiento continuo y la formulación de acciones de mejoramiento de tal manera que se fortalezca la atención , la prestación del servicio y la satisfacción del usuario.
GESTOR DEL PROGRAMA: Auditores del SST
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2021
2021
AUDITORÍA OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ALCANCE CRITERIOS DE AUDITORÍA EQUIPO AUDITOR PROCESOS OBSERVACIONES
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
El principal criterio es la
verificación del soporte de la
realización de la actividad y de la *GESTION
X X X X N.A
estructura de los programas, de GERENCIAL
acuerdo con lo establecido en las
Abarca la evaluación de la normas ISO9001:2015,
1. Verificar el nivel de los requisitos normativos y prestación de los servicios 14001:2015 y 45001:2018 que le
los relacionados con las actividades de la realizados por la institución Logística aplican, el Decreto 1072 de 2015 y *GESTION DE
X X X X N.A
prestacion del servicio. Química Ltda ; El proceso de demás normativa nacional vigente CALIDAD
auditoría incluye evaluación de la en materia de SST y medio
2. Comprobar la eficacia de los procesos en el capacidad instalada para la ambiente.
logro de sus resultados y el cumplimiento de los prestación del servicio, evaluación Ley 55/93, Decreto 1079/2015,
*PRESTACION DE
INTERNA requisitos aplicables (Legales, reglamentarios, del componente administrativo , Resolución 001/2015, Decreto Auditores de SST X X X X N.A
SERVICIOS
normativos, contractuales y de la propia adherencia a procesos y manuales 1076/2015, Decreto 1496/2018,
empresa). de atención, monitoreo, Resolución 1565/2014, Resolución
acompañamiento y asistencia 312/2019, Art. 33 y la normatividad
3. Identificar la progresion en el cumplimiento de técnica , terminando en la que adicione o modifique estas *GESTION DE
las actividades de mejoramiento planteadas y formulación de planes de actividades. criterios X X X X N.A
TALENTO HUMANO
desarrolladas n la organización mejoramiento con base en los complementarios son los
hallazgos de la visita. relacionados con las demás
variables incluidas en el
instrumento de verificación, *GESTION
enmarcados todos en la X X X X N.A
ADMINISTRATIVA
normatividad mencionada y en los
decretos.
Verificar certificados en ISO 9001:2008,
prestacion de servicio de bodegaje y *TODOS LOS
EXTERNA ( CERTIFICACION , SEGUIMIENTO ) recertificar en la nueva versión y en 14001:2015 ISO 9001: 2015 Auditores de SST X X X X N.A
distribucion PROCESOS
y 45001:2018.
PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS: Procedimiento PR.AI.03 auditorias Internas.
OTROS PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS (Si aplica): Procedimiento PR.AI.02 Accion correctiva; PR.AI.01 Procedimiento de gestion de riesgos y oportunidades
MÉTODOS DE AUDITORIA UTILIZADOS: Entrevistas, diligenciamiento de listas de verificación con la participación del auditado. Revisión documental con participación del auditado, revisión documental (ej. registros, análisis de datos). Observación del trabajo realizado, muestreo estadístico y basado en juicio.
RECURSOS NECESARIOS: Tiempo que sea requerido para la ejecución de todas la actividades, equipo de computación.
OBSERVACIONES Y COMENTARIOS FINALES: Los criterios para seleccionar los auditores y la información documentada esta definida en el Procedimiento PR.AI.03 auditorias Internas.
Elaborado por: MS Consultores SAS
PROGRAMA DE AUDITORÍAS (GESTIÓN RIESGOS Y OPORTUNIDADES)
EVALUACIÓN DE LAS CAUSAS QUE ORIGINAN EL RIESGO
PROBABILIDAD (PB) OCURRENCIA (OC) EFECTO (EF)
(PB*OC*EF)
ASPECTOS ASOCIADOS AL RIESGO U
RIESGO U OPORTUNIDAD EFECTOS POTENCIALES POSIBLES CAUSAS GRADO DE DETECCIÓN GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE SEVERIDAD
NPR=
OPORTUNIDAD
AL MA ME BA MB RM PO MO AL MA NH PO MO AL MA
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Poca trascendencia de la auditoria al no
concentrar sus actividades en aspectos
Riesgo: Falla para establecer los objetivos de Falta de conocimiento del estado de SGC. No
relevantes de los procesos, dejar aspectos o
Planeación auditoría relevantes y para determinar el
procesos importantes del SGC sin auditar.
haber tenido en cuenta resultados de auditorias 2 2 2 8
alcance del programa de auditoría. anteriores.
Que la auditoria no contribuya a la mejora de
la organización.
Riesgo: No permitir tiempo suficiente para Deficiente planificación de la auditoria. No tener
Dejar elementos o requisitos importantes de
Recursos desarrollar el programa de auditoría o para
los procesos sin auditar.
en cuenta las necesidades de los procesos a 3 2 3 18
llevarlas a cabo. auditar.
Falta de aplicación de criterios objetivos
para evaluar los requisitos de la norma ,
no encontrar hallazgos anteriores que Relación directa de los auditores con los
Riesgo: el equipo de auditores que no tengan el permita una mejora. Dependencia del
procesos , falta capacitación / participación de
Relacionados con los auditores conocimiento , ni la competencia para llevar a auditor del proceso al cual audita
los auditores . No existir verificación de los
3 2 2 8
cabo la auditoria
requisitos de competencias de los auditores.
Riesgo: comunicación infectiva del programa de Falta de preparación de la organización y sus Falta de socialización de los procesos
Implementación del programa auditoria procesos para el desarrollo de la auditoria relacionados con la auditoria
3 2 3 12
Riesgo: falla para proteger los registros de Perdida de la información y falta de No existen copias de seguridad de la
Registros relacionados y su control auditoria que demuestren lo efectivo del trazabilidad de procesos anteriores de información , fallas en el archivo y custodia de 3 2 2 8
programa de auditoria auditoria la documentación.
No existe actividades relacionadas con la
Monitoreo, revisión y mejora del Riesgo: monitoreo inefectivo de los resultados Falta de aspectos para mejorar la auditoria y
de la auditoria disminuir los riesgos asociado
verificación del cumplimiento de los objetivos de 3 3 3 12
programa de auditoría la auditoria
Oportunidad: Minimizar el tiempo y las Dsminuir costos y asegurar el cumplimiento Usar un auditor competente , para optimizar
Planeación distancias viajando a la sede del programa recursos y tiempo.
3 3 2 12
GESTION DEL RIESGO Y OPORTUNIDAD PARA EL PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA
GRADO DE DETECCIÓN GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE SEVERIDAD
Alta (AL), Medio alta (MA), Media (ME), Baja (BA), Muy baja (MB) Remota (RM), Poca (PO), Moderada (MO), Alta (AL), Muy alta (MA) No hay (NH), Poco (PO), Moderado (MO), Alto (AL), Muy alto (MA)
ACCIÓN
Reunirse con la alta dirección y que bajo su
aprobación se defina el objetivo de la auditoría
Asegurar que el gestor del programa de
auditoría tenga la competencia para definir los
tiempos de auditoría
Revisar las hojas de vida de los auditores y ver
si el perfil cumple para la auditoria
Enviar a todas partes interesadas el programa
de auditoria y socializar los cambios si los
hubiesen
Definir un sitio donde se guardaran los
registros de la auditoria
Definir un mecanismo de seguimiento y
medicion para el cumplimiento de la auditoria
Buscar auditores competentes o capacitarlos
Elaborado por: MS Consultores SAS
PLAN DE AUDITORÍA
ORGANIZACIÓN: Logística Química Ltda
PROCESO AESPECÍFICOS:
OBJETIVOS AUDITAR: Control y mejora
. Aplicar continua
instrumentos de auditoria para evaluar el cumplimiento de la aplicación de las normas técnicas de ISO 9001:2015, evaluar adherencia a procesos y manuales . Formular planes
de mejoramiento según hallazgos identificados
ALCANCE ESPECÍFICO: Abarca desde la evaluación de la prestación de los servicios y la calidad de los servicios, hasta el planteamiento de nuevos planes de mejoramiento con base en los
hallazgos de la visita.
AUDITOR LÍDER: Equipo de auditoria SST
INTEGRANTES DEL EQUIPO: Laura mahecha,lucia Bastidas, Milena
AUDITADOS: Logística Química Ltda
FECHA AUDITORÍA: 05 MARZO 2021 HORA INICIO: 07:00AM HORA FINALIZACIÓN: 18:00
HORA
HORA INICIO SUBPROCESO CRITERIOS Y REQUISITOS AUDITOR AUDITADO
FINALIZACIÓN
• Apertura de visita – explicar objetivos, duración de la
visita.evisión documental Norma ISO 9001, manual de
Logística Química
8:00 AM 08:30am Apertura calidad, normas. (Recopilación de información para Lider de auditoria
Ltda
verificación en campo)
9. Evaluacion del desempeño. 9.1.2.
Equipo de Logística Química
8:30 AM 11:00am Medición de la Satisfacción Satisfaccion del cliente 9.3.2
auditores SST Ltda
Entradas de la revision por la direccion
Equipo de Logística Química
8:30 AM 11:00am Auditorías Internas 9.2. Auditorias internas
auditores SST Ltda
9.3. Revision por la direccion 9.3.1. Equipo de Logística Química
8:30 AM 11:00am Revisión Gerencial
Generalidades auditores SST Ltda
10. Mejora Equipo de Logística Química
8:30 AM 11:00am Mejora Continua
10.3. mejora continua auditores SST Ltda
LISTA DE VERIFICACIÓN
No REQUISITO PREGUNTA Y ELEMENTO NORMATIVO O LEGAL A VERIFICAR
Se dispone de Procedimientos escritos para la realización de actividades o
1 9001 Numeral 8.1 puntos críticos de control (PCC)
24 ISO
2 9001 Numeral 5.2 cuena con una politica de gestion de calidad
3 9001 Numeral 5.3 cuentan con roles y actividades claras
La normatividad y Lineamientos Legales Aplicables son reconocidos por el
4 9001 Numeral 6.1.3
auditado
5 9001 Numeral 7.5 la gestión de calidad se encuentra documentada
6 9001 Numeral 8.1 cuenta con procedimientos quimicos de alto riesgo
7 9001 Numeral 4.3.4 La organización ha considerado sus productos, actividades y servicios
8 9001 Numeral 4.3 La organización ha determinado los limites y aplicabilidad del SGI
canales definidos de consulta de los trabajadores, representantes o partes
9 45001 Numeral 5.4
interesadas
10 45001 Numeral 5.4 tiene claro los procedimientos de la empresa para reportar actos inseguros
11 45001Numeral 6.1.3 donde se encuenran los permisos de la empresa
12 45001 Numeral 6.1.3 Presentar aprobación por el ministerio de transito y transporte del PESV
13 45001Numeral 8.1. cuantos trabajadores tienen la empresa
¿Cada cuanto realizan el proceso de re-inducción SST y mostrar
14 45001Numeral 8.1.1
evidencia?
En su condición de trabajador ¿conoce el procedimiento o plan de
15 45001Numeral 8.1.2
emergencia?
16 45001Numeral 8.1.2 los empleados conocen los numeros de emergencia actualizados
Tiene conocimiento de un procedimiento que determine las acciones para
17 45001Numeral 8.1.2
eliminar los peligros y reducir los riesgos
18 45001Numeral 10.3 han implementado condiciones de mejora en su area
Se cuenta con los recursos para la implementación, mantenimiento y
19 45001 Numeral 7.1
mejora del SG-SST
20 45001Numeral 6.2.1 dispone con objetivos pertinentes para mantener y mejorar el SG-SST
21 45001Numeral 5.3 son claros los roles y responsabilidades de la empresa
22 45001 Numeral 8.2 cuentan con plan de emregencia
23 45001 Numeral 7.5.3 la ducumetacion se encuentra en custodia adecuadamente
24 14001Numeral 4.3 Se determina el alcance del sistema de Gestión ambiental
25 14001Numeral 5.2 cuentan con una politica defenida
26 14001Numeral 6.2 tienen objetivos ambientales pertinentes
Cuales son las funciones y responsabilidades asignadas al responsable del
27 14001Numeral 5.3
sistema
28 14001Numeral 7.1 Como se asignan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos?
29 14001 Numeral 7.4.2 cuenta con un plan de residuos de actividades propias
disponen de personal competente para la neutralización y limpieza de
30 14001 Numeral 7.2 derrames o control de fugas
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 2020
INFORME No.: 1 FECHA: 8-Mar-21
RESPONSABLE(S) DE PROCESO: DURACIÓN:
Lider del sistema 5-Mar
AUDITOR LIDER: EQUIPO AUDITOR:
laura mahecha
ORGANIZACIÓN: LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
OBJETIVO: Evaluar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión y que los procesos de la compañía se implementan,mantienen y mejoran continuamente de manera eficaz, eficiente y efectiva para
satisfacer los requisitos del cliente, prevenir accidentes y enfermedades laborales, preservar el ambiente de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
legales y los establecidos por LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
CRITERIOS: Norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007, documentación relacionada a los procesos de Gestión humana, gestión de mantenimiento, bienes y servicios, operaciones,
EDS y lavado, Gestión Integral,Gestión Legal, gestión financiera, Gestión tecnológica, Direccionamiento Estratégico y los relacionados en el
Sistema de Gestión Integral, requisitos del cliente y los requisitos legales aplicables a los procesos auditados.
ALCANCE:
Proceso Auditado:
Lugar donde se realizaron las actividades de auditoria en Sitio:
Personas entrevistadas y cargo:
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
PROBLEMAS DETECTADOS
TIPO HALLAZGO REQUISITO HALLAZGO
En la revisión del Manual de Funciones, se evidenció que no se está asegurando que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la compañía, se estableció que las diferentes gerencias han realizado cambios en la provisión
de cargos
que afectan los procesos del SIG y estos no se han actualizado y comunicado para garantizar la integridad del Sistema de Gestión.
Se evidencia que no todos los Manual de Funciones de la empresa incluyen los criterios de educación, habilidad y experiencia requerida para
ocupar los
cargos
En como lodocumental
la revisión establece la norma ISO
efectuada 9001:2015,que
se evidenció ISO
la 14001:2015.
compañía no está determinando la necesidad de los cambios en el SGI, teniendo presente
que
éstos deben darse de manera planificada considerando su propósito y sus consecuencias, la integridad del SGI y sobre todo la asignación y
reasignación
de responsabilidades, se han efectuado en la última vigencia cambios en la planta de personal en los cuales no se evidencia en el proceso de
Gestión
Humana se planifiquen y se tenga en cuenta sus consecuencias para el SIG.
En el proceso de recepción de ingreso de móviles (furgones propios) al patio, se evidencia el ingreso para mantenimiento correctivo de móviles,
pero en los registros de inspección diaria de vehículos que realiza el operador registra “no hay novedad”, no siendo coherente para dar inicio a un
9001:2015 proceso de
7.1.3 mantenimiento como está definido en el procedimiento plan integral de mantenimiento (V4, Fecha: 11-09-2019).
Se evidencia móviles que ingresan con registro de novedad en registro de inspección diaria (V3, Fecha: 11-08-2019) de vehículos que no se tienen
registrado en la bitácora del pátio.
En el procedimiento plan integral de mantenimiento, no se asegura la disponibilidad y control de la información relacionada con el esquema de
habilitación de los vehículos establecido por LOGÍSTICA QUÍMICA. Se encuentran documentados los procedimientos investigación y desarrollo
V1, gestión centro de control V3, planeación del transporte V2, administración del recurso V3., pero no se protegen contra modificaciones y
control de cambios desde la plataforma del SIG.
Se evidencia el uso de documentos obsoletos en los puntos de uso (Bienes y servicios (Almacén)).
Se evidencia en el proceso de Bienes y Servicios (Infraestructura) se evalúan las cotizaciones de acuerdo con tres criterios: técnicos, experiencia y
lineamientos de la gerencia para lo que se va a requerir; se realiza la evaluación, la selección y el seguimiento al desempeño de los proveedores en
información documentada no controlada y establecida por la organización.
Se evidencia información documentada revisada en los procesos que no está controlada de acuerdo con el procedimiento de control establecido
por la compañía.
Se evidencia en el proceso de compras que se registran los proveedores vigentes en la lista de proveedores (V 5 24 junio de 2019), pero no se
tiene
registro de la calificación de criticidad en Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo a los proveedores para establecer si es crítico o no el
proveedor y no se tienen todos los documentos solicitados a los proveedores para realizar el proceso de selección y evaluación.
El procedimiento no define los criterios para clasificar al proveedor como critico o no y como seleccionar, evaluar y reevaluar en los aspectos de
HSE a
los proveedores.
El procedimiento establece realizar seguimiento al desempeño de los proveedores/contratistas realizando auditorias, no se evidencio plan de
auditoria a proveedores y auditorías realizadas a la fecha.
En la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, no se identifica la actividad de manipulación, almacenamiento y
transporte de sustancias químicas cancerigenas , actividades de alto riesgo (trabajo en alturas, trabajo en caliente, manejo de montacargas).
No se evidenciaron los controles de SST para mitigar los posibles efectos de estar expuesto:
• El personal a la vibración y al ruido permanente generado por un sistema de ventilación contiguo al muro lateral izquierdo de la oficina de
producción.
• Posturas sedentes prolongadas en el área de Control.
• Tanque de almacenamiento de sustancias químicas sin dique de contención.
14001:2015 • No se cuenta con todas las hojas de seguridad de las sustancias químicas utilizadas en los puntos de uso, almacenamiento y manipulación.
6.1.2 • Cámara de pintura sin extractores con filtros.
45001:2018 No se evidenció la actualización de la Matriz de IPERDEC después de la ocurrencia del accidente mortal del 26 de abril de 2018.
__________ Se evidencia controles para prevenir los riesgos en las áreas de trabajo de mantenimiento que solicita el uso de elementos de protección personal
(gafas,
careta y tapa oídos), elementos que no se utilizan.
Los controles de señalización y demarcación están deteriorados y no están ubicados en un lugar visible antes del ingreso al área de trabajo de
mantenimiento.
Se evidencia en el área de mantenimiento vehículos prendidos y sin bloqueos
manuales (tacos) que se encuentran en mantenimiento para prevenir
accidentes e incidentes.
No se identifica en la matriz de requisitos legales la Resolución 2423 de 2018, Decreto 683 de 2018, Decreto 1765 de 2017.
No se da cumplimiento al requisito legal artículo 2 de la Resolución 1918 de 2009, se evidencia conservan y anexan copia de las evaluaciones
médicas
ocupacionales a la hoja de vida del trabajador.
14001:2015 No se evidencia un programa de riesgo químico con los controles para prevenir y controlar las fuentes de peligro identificadas en la Matriz de IPVR.
6.2.2 En los programas de gestión de riesgos y aspectos se evidencia que se programan las actividades y se registra su ejecución en el programa pero
45001:2018 no se
_________ tiene evidencia que demuestre su ejecución.
Se cuenta con un procedimiento para responder a la situación de emergencia que se puede presentar en la actividad de alturas, evidenciando que
a la fecha no se ha realizado o programado la validación de factibilidad, probando periódicamente su(s) procedimiento(s) de respuesta ante
emergencias en trabajo en alturas.
Se evidencia la señalización de rutas de evacuación establecidas con la señalización física en patio no llega al punto de encuentro definido en el
patio.
45001:2018
NC
__________
45001:2018
NC
__________
45001:2018
NC
__________
OPORTUNIDADES DE MEJORA
* Mejorar el conocimiento de la política SIG por parte de todos los colaboradores de la compañía.
* Fortalecer ________________________________a la matriz de aspectos ambientales.
* Fortalecer conocimiento y acceso a la matriz de riesgos_________________________.
* Seleccionar y conservar información documentada de las ________________________ que establezca la organización para evidenciar la mejora continua de la conveniencia, adecuación y eficacia del
sistema de
gestión.
* Mantener _______________________ de las charlas y actividades realizadas a los contratistas para evidenciar los controles a contratistas.
* Identificar todos los riesgos y oportunidades de los procesos en materia de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo que pueden tener impacto sobre el sistema de gestión para poder
establecer las
acciones para abordar estos riesgos y oportunidades.
* Establecer criterios de flexibilidad y rango de tolerancia en el control y ejecución de los mantenimientos preventivos y no establecer criterios rígidos.
* Incluir en los procesos de inducción, capacitación o acciones de toma de conciencia en Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo al personal de Interventoría In house y el personal contratista
en patios.
* Alinear y dar trazabilidad del contexto de la organización, con la política, objetivos e indicadores a nivel estratégico, táctico y operativo y este de conocimiento y acceso en todos los niveles y cargos
necesarios para el Sistema de Gestión.
* Empoderar el conocimiento, manejo e implementación de la información documentada por parte de los líderes de proceso.
Las OPORTUNIDADES DE MEJORA levantadas en este proceso de auditoría, se encuentran evidenciadas en las notas de cada auditor.
SEGUIMIENTO ACORDADO PARA LOS PLANES DE ACCIÓN
Las acciones correctivas y preventivas para tratar las no conformidades que se detectaron deben llevarse a cabo de forma inmediata. La corrección, el análisis de causa raíz y el plan de acciones
correctivas, junto con
evidencias de implementación satisfactorias, deben presentarse en 90 días calendario.
REPORTE DE NO CONFORMIDADES
HALLAZGO NÚMERO Observaciones:
NC Las OBSERVACIONES levantadas en este proceso de auditoría, se encuentran evidenciadas en las notas de cada auditor.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
NOMBRE COHORTE CEDULA
INTEGRANTES AYDA MILENA CADENA TENGANA 6271 36757896
INTEGRANTES
INTEGRANTES
INTEGRANTES
INTEGRANTES
INTEGRANTES
INTEGRANTES
