Qué es Manual:

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de una
materia. Así, los manuales nos permiten comprender mejor el funcionamiento de algo, o
acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema o materia.
Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de las matemáticas, la literatura, la historia, o
la geografía. Hay, asimismo, manuales técnicos, que permiten comprender el funcionamiento
de diferentes aparatos o dispositivos electrónicos.
Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el funcionamiento de
una empresa u organización (manual de procedimientos, de organización, de calidad, etc.),
así como otro tipo de manuales, también relacionados con el campo organizacional, como los
manuales de identidad corporativa, de convivencia o administrativos, entre otros.
La palabra manual también funcionar como adjetivo para designar aquello que es manejable
o que se ejecuta con las manos, que exige habilidad con las manos o que es fácil de hacer o
de entender, entre otras cosas.
La palabra, como tal, proviene del latín manuālis, que significa ‘que se puede tomar con la
mano’, o ‘que se lleva con la mano’.
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores
que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar
fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de
gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura
organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento
Características de un manual:
Estos manuales deben de estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita
garantizar aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben de estar elaborados
mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o
actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la
organización.
Los manuales de funciones, procesos, y procedimientos deben contar una metodología para
su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar
las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización
se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido
y descripción del cambio, versión, el funcionamiento que lo aprobó, y el del que lo
administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el
proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben
contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su
aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se
debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la
organización.
Las guías de usuario también son conocidas como manual de usuario y es un documento de
comunicación técnica destinado a dar asistencia a las personas que utilizan un sistema en
particular.
La mayoría de las guías de usuario contiene tanto una guía escrita como imágenes asociadas.
ventajas y desventajas en la elaboración de manuales
ventajas:
 > Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 > Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
 > Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 > Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
 > Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
 > Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
 > Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
 > Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
 > La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
 > Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
 > Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
desventajas:
 > Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
 > Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
 > Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Manual contable

Se denomina manual de contabilidad a los documentos que definen las políticas, las normas y
los procedimientos contables de una entidad, los cuales permiten la sistematización del
registro de sus operaciones y la preparación de su información financiera.
Pero antes de implementar una estructura o sistema de contabilidad, es preciso la elaboración
del manual contable de la organización ya que será esta la herramienta que a manera de
brújula marcará el norte y los pasos a seguir para el cabal cumplimiento de las políticas,
normas, procedimientos, operaciones, rutinas y esquema de trabajo que son la base de toda
empresa. De allí la importancia de establecer y definir bien los procedimientos contables a
observar para y en todos los subsistemas de la contabilidad.
Características del manual contable
Permite evaluar el funcionamiento del sistema contable.
Ampliar la información proporcionadas en los reportes generales.
Sistematizar los procedimientos contables a seguir.
Regular y uniformar el registro de las transacciones financieras.
Contiene las cuentas con su denominación y código.
permite conocer las definiciones y relaciones contables, donde se aclara que incluye cada
cuenta y como se relacionan con las demás.
Tiene establecidos los principios contables usados por la empresa.
Establece las normas de valoración de las cuentas de patrimonio.
Especifica el modelo de cuentas anuales desarrollado para cubrir las necesidades de
información de la empresa.
Ventajas y desventajas de los manuales contables
Ventajas
Facilitan la capacitación del personal involucrando los aspectos contables de la empresa.
Permite el ahorro de tiempo al describir las responsabilidades y deberes de cada miembro del
departamento contable.
Facilitan el trabajo del departamento de contabilidad al sistematizar sus labores.
Desventajas
Falta de disponibilidad de efectivo en las cuentas.
Mal manejo de las cuentas referentes a bancos.
Robo y perdidas en los inventarios debido a la falta de control de entradas y salidas de
mercancías.
Gastos por multas por atrasos de pagos de impuestos.
Cobro indebido a los clientes o falta de ellos.
Atrasos en los pagos de pasivos con la correspondiente generación de intereses.
Tipos de manuales contables:
Catálogo de cuentas.
Guía contabilizadora o manual contable.
Manual de sistema de efectivo.
Manual de cuentas por cobrar.
Manual de sistemas de inventarios.
Manual de cuentas por pagar.
Manual del sistema de nómina.
Manual de propiedades, plantas, maquinarias y equipos.
Código contable
Se denomina código a la identificación numérica, alfabética o alfanumérica asignada a una
cuenta para su identificación.
El código de una cuenta emerge como consecuencia de realizar una adecuada codificación de
éstas, consistente en la asignación de números, letras o alfanumérico a todas y cada una de las
partidas que se apropian o posiblemente se puedan apropiar en una empresa, para que
cualquiera de estas partidas pueda ser fácilmente identificada.
Código Contable
El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para
la identificación de las cuentas. Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del
Fondo y de la Cuenta que se está utilizando para mantener un buen control de todos los
movimientos de una empresa.
Características * Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le
permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe
estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste
siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias
especiales y los casos individuales que puedan presentarse.
Las cuentas contables son el conjunto de registros cronológicos de todos los movimientos
financieros y contables que ocurre en una empresa o entidad. Para ello, se registran en dos
partes según el origen de la transacción: débito o crédito.