DISEÑO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DIA DE LAS MADRES
Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica. No solo te
permite transmitir los valores de tu marca, sino que también es una gran
oportunidad para fidelizar y captar nuevos clientes.
Las madres colombianas son personas increíbles, se esmeran todos los días para
que sus hijos salgan adelante. En ocasiones afrontan el papel de padre y madre al
mismo tiempo. Son luchadoras, ejemplares y amorosas. Por eso, se merecen más
que una flor, un perfume o un regalo. Se merecen que cada día les demostremos
cuanto las queremos.
1. ¿A quién va dirigido el evento?
Este evento va dirigido a todas las madres colombianas en especial a todas las
madres de la comunidad SENA , que dia a dia forjan con su trabajo y tenacidad
jóvenes emprendedores capaces de sacar nuestro país a delante.
Objetivos:
La intención principal de este evento es que las madres de familia de nuestro
instituto Sena pasen un momento de alegría y diversión.
¿Qué quiero transmitir?
En ese dia tan especial quiero transmitir paz, alegría y unión a todas las madres y
a los hijos que les acompañaran en ese dia tan anhelado,será un dia increíble
donde viviremos espacios de fotografías, almuerzo familiar, juegos, concursos de
poemas y cantos.
¿A qué publico me quiero dirigir?
Este evento está dirigido únicamente a las madres y sus hijos del programa
asistencia administrativa SENA (UMB).
PLANIFICACION
Lugar y fecha del evento.
Lugar:
Instalaciones de la corporación educativa UMB.
Fecha:
El domingo 9 de mayo del 2
Hora:
08:00 am – 13:00 pm
Dirección:
Carrera 17 # 15-114 calle chucuri – Sincelejo – Sucre
PRODUCCION
La información de este evento será divulgada por los diferentes medios tales
como:
Whatsapp, E-mail, mensajes de texto, facebook, google, afiches, carteles.
¿Equipos y recursos necesarios para la organización de este
evento?
TABLA DE COSTEO DE EQUIPOS Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
CANTIDA VALOR VALOR OBSERVACIONE
D EQUIPOS UNITARIO TOTAL S
LUGAR DEL EVENTO EL LUGAR ES
1 UMB 0 0 PRESTADO
DECORACIÓN DEL
1 LUGAR 80000 80000
12 MUEBLES 10000 120000
78 SILLAS 3000 234000
20 MESAS 5000 100000
2 MESON 10000 20000
78 CUCHARAS 80000 6240000
78 CUBIERTOS 80000 6240000
78 VASOS 90000 7020000
78 PLATOS 10000 780000
78 COPAS 13000 1014000
20 MANTELES 2000 40000
12 SERVILLETAS (PAQ ) 1000 12000
5 PALILLOS( CAJAS) 1000 5000
20 SALEROS 3000 60000
ESTUFA 4 PUESTOS
1 INDUSTRIAL 30000 30000
10 OLLAS 20000 200000
5 CUCHARONES 2000 10000
2 LICUADORAS 10000 20000
1 BATIDORAS 10000 10000
1 OTROS EQUIPOS DE 80000 80000
COCINA
1 CHEF 100000 100000
3 MESEROS 30000 90000
1 CONSOLA DE SONIDO 100000 100000
16 GASEOSAS 2 LIT 3500 56000
84 ALMUERZOS 10000 840000
5 JUEGOS 10000 50000
5 PREMIOS 12000 60000
TOTAL GASTOS 23611000
La accesibilidad y la ubicación:
El lugar cuenta con fácil acceso a toda clase de transporte público, buena
localización, también cuenta con zona de parqueadero con capacidad suficiente
para el personal programado, se enviara localización del sitio por medio de la
aplicación google maps.
Acta del Día:
1. Bienvenida
2. Oración
3. Himno nacional de la república de Colombia.
4. Himno del departamento de sucre.
5. Himno de la institución Sena.
6. Apertura del evento
7. Brindis.
8. Palabras del coordinador
9. Palabras de una madre de familia.
10. Palabras de un asistente administrativo.
11. Espacio para aprendizaje: (figuras en origami)
12. Concurso de poesía.
13. Exaltación a mejor aprendiz sena.( asistente administrativo)
14. Almuerzo
15. Bebidas.
16. Bingo sorpresa.
17. Entrega de premios.
18. Despedida y cierre.
Invitados especiales al evento.
Director Sena regional sucre.
Marcos Ordosgoita.
Director UMB
Rafael Posada.
Periodista del canal Noti Región:
Alberto Martínez Vergara.
¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuánto me va a costar?
Se gestionan colaboración de recursos para el evento con empresas del sector
privado del departamento de sucre 23611000
Empresas colaboradoras:
Almidones de la sabana: $ 1.000.000
Friogan: $ 836.100
Comestibles de la sabana $ 825.000
_________________
$ 2.661.100 Total.
El excedente sobrante se deja como margen de “emergencia” por si surge algún
inconveniente imprevisto
Invitaciones: Las invitaciones se diseñaron en el sistema y fueron enviadas
electrónicamente, el diseño de la página web o invitación tiene como filosofía
transmitir y captar la atención de los invitados.
Medios y confirmación de evento.
Una semana antes de la realización del evento se realizan divulgaciones por los
diferentes medios de comunicación, llamadas telefónicas, un hashtag para que la
gente se asocie a él, Campañas de Desplaye FacebookAds y TwitterAds.
Elaboración de plan B:
Se tiene estipulado contar con otro sitio para el evento en caso de que el
inicialmente contratado presente alguna dificultad para la realización de dicho
evento, igualmente con los equipos de sonido y alimentación.
La sede alterna se encuentra ubicada en plaza de las Américas calle 23 # 37B –
08 Barrio 7 de agosto.
EVALUACION
Evaluación del evento:
Después de finalizado el evento se debe realizar una evaluación para verificar que
todos los asistentes quedaron satisfechos con el evento realizado, esta medición
se puede medir con encuestas en redes sócales, impacto del hashtag, con
herramientas como Tweetbinder, Analiza el comportamiento y feedback por
parte de los invitados, Revisa que todos los temas financieros están cerrados y
resueltos. Realizar un video de agradecimiento que resuma brevemente el
evento. Viraliza los artículos que hablen de ti en otros blogs. Envida
agradecimientos personalizados a los patrocinadores, prensa, Publica las fotos en
tu sitio web y en redes sociales.
