FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN

EJÉRCITO NACIONAL MACROPROCESO: GESTIÓN LOGÍSTICA

PROCESO INSPECCIONADO: CONVENIOS

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 1 Fecha de emisión: 2014-02-27 Pág. de

Área y/o proceso: G4 - B4 - CONVENIOS Lista de verificación actualizada a fecha: 2020-10-03
Unidad Inspeccionada: No. y fecha de directiva y/o documento que origina la inspección
Fecha de la Inspección: Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, Cargo:
nombres y apellidos)
CALIFICACIÓN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar D IN N SN Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
A. ORGANIZACIÓN

1 Organización de la dependencia: organigrama,

misión, visión, capacidades.
Listado de personal de la dependencia identificando
el cargo asignado.

Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el

2 perfil establecido, teniendo en cuenta la especialidad,
TOE vigente y aprobada. cursos, conocimientos y experiencia del personal.
Comprobar que los cargos están de acuerdo con la
TOE.

Comprobar si cuenta con la infraestructura física

(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica
3 (Hardware, software, redes) necesarias para el
desarrollo del proceso.

El personal asignado cuenta con la tarjeta de manejo

Directiva Permanente No. 0221/17- de documentación. (identificar el nivel de manejo de
4
Seguridad de la Informacion CACIM información y formato).

Comprobar el cumplimiento de las Funciones

Manual de Funciones y/o Escalafón de establecidas del personal, cruzar con el escalafón de
5 cargos Vigente. cargos y/o manual de funciones, doctrina aplicable
y folio de vida.

Resolución Ejercito Nacional No. 3105

del 28/DIC/2015 Por la cual se adoptan comprobar el cumplimiento de las Funciones
6 el Manual de funciones y competencias establecidas de acuerdo con él grado y cargo.
laborales del personal civil del Ejército
Nacional.
B. PLANEAMIENTO
PLAN DE ACCIÓN - INFORME DE GESTIÓN
Circular 20191107575673 de 2019 Conoce y emplea la plataforma estratégica del
7
" Intenciones y propósitos del Ejército.
Comandante del Ejército por áreas Se tiene conocimiento del mapa estratégico del
8 funcionales" Ejército Nacional.
Informe de Gestión Plan de acción, componente
estratégico y componente de proceso:
- Alineamiento estratégico.
Directiva Permanente No. 00203 /2017 - Indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad
"Seguimiento y evaluación de la gestión - Metas Propuestas
9 y resultados para el Ejército Nacional, -Resultado de las metas propuestas, debidamente
bajo la metodología de Balanced Score soportados.
Card" - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
Anexo D - Instructivo para el cualitativa, debidamente soportadas que permita
diligenciamiento formato Informe de evidenciar el impacto.
Gestión Plan de Acción.
Anexo F - Instructivo para el
diligenciamiento formato Plan de Acción.
 Directiva Permanente No. 00203 /2017
"Seguimiento y evaluación de la gestión
y resultados para el Ejército Nacional, CALIFICACIÓN
bajo la metodología de Balanced Score
Card" D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
Anexo D - Instructivo para el
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60
diligenciamiento formato Informe de

100
91-
Gestión Plan de Acción.
Anexo F - Instructivo para el Verificar la realización de la RAE (Reunión de
diligenciamiento formato Plan de Acción. Análisis Estratégico) o RAR (Reunión de análisis de
10 resultados ) y las acciones tomadas frente a los
resultados de los indicadores.
 CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
C. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS
Directiva Permanente No. 0115/2019 Identificación de riesgos, verificación de los soportes
"Lineamientos generales para la de acuerdo con las acciones propuestas, así como el
administración de riesgos en el Ejército seguimiento realizado por la dependencia. Formato
11 Nacional". Anexo A metodología establecido y vigente :
administración del riesgo. En el caso de riesgos materializado, verificar las
MECI, Componente “Evaluación del acciones tomadas.
Riesgo”.
D. DOCUMENTACION
Art. 4 literal d) Responsabilidad
Resolución Ministerial 5919/2007 TRD Archivo de gestión, organización de las carpetas de
12 Resolución Ministerial 8614/2012. PGD acuerdo con las series, subseries. (Evaluar facilidad
Programa d e gestión Documental. de consulta y condiciones de almacenamiento).
Directiva Permanente No. 1016/2016
"instrucciones para la aplicación del Transferencias al archivo central. (Realización,
13 proceso de gestión documental en el
trazabilidad y soporte).
Ejército Nacional" núm.. 14, 14 15 y Aplicación de las Tablas de Retención Documental -
14 16 con sus anexos. TRD (Conocimiento series y organización de
Decreto 2609/2012 soportes).
Decreto Ley 019 /2012
Ley 594/2000 Art. 15 Responsabilidad Actas de entrega de los cargos, cuando se presentan
15 especial y obligaciones de los servidores traslados, otras novedades de personal y
públicos. Acuerdo 038/2002 Art.2 nombramiento por la orden del día.

Boletín No. 03 del 4 de Marzo de 2019 Archivo digital, cada una de las carpetas del
16
emitido por CEAYG convenio se debe encontrar de forma digital.
Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3
"Tecnología y Ambiente"
Directiva Presidencial No. 04/2012 Manejo de información en medio digital -
17
Directiva permanente 1023/2016- Cumplimiento política cero papel.
CEAYG núm. 8 - Boletín No. 03 del 4 de
Marzo de 2019 emitido por CEAYG
NORMATIVIDAD

Manual de convenios del MDN

Resolución No. 5342 del 2014
CIR2017-606 MDN-CIR2017-422 MDN
CIR2018-248 MDN-

No.OFI18-35053 MDN-SGCF del 20-

ABR-2018
Guía de buenas practicas aplicadas a la
gestión de convenios de colaboración
cooperación y/o coordinación 2017 Selectivamente establecer si se cuenta con las
Directiva permanente 000192 del 18 de normas aplicables al proceso y si el personal las
octubre de 2018 "Administración de conoce y se referencia en las mismas para el
Fondos Internos del Ejército Nacional" desarrollo de las actividades correspondientes a los
18
P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios.
convenios Junio 2018
Constitución Política Colombiana 1991
Art. 209
Ley 80 /1993-Ley 1150/2007
Ley 4897/1998 Art 5-6-Directiva
Presidencial 09 de 2018-CIR 000148 de
1 de Febrero de 2019 emitido por
JEMPP-Ley 1940/2018
Constitución política de Colombia
artículo 209.
 CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
E. FUNCIONAMIENTO
PLANEACIÓN
La unidad debe guardar copia magnética de toda
19
la documentación remitida a DICCO.

Copia magnética oficio solicitud de la empresa y la

20 documentación de la intención de iniciar el convenio
entre la empresa y la Institución.

Copia magnética acta análisis de riesgos entre la

empresa y la unidad, revisando la viabilidad
21 operacional y de seguridad (estudios de seguridad y
Manual de Convenios Resolución No. análisis de riesgos, DDHH, reputación (empresa y la
5342 del 25-JUN-2014 Capitulo 4 Institución) sobre los sitios a proteger.

Directiva Permanente de Fondo Interno Se cuenta con copia magnética del concepto de
000192 de 2018 viabilidad operacional por parte de la JEMOP y
22 Catalogo de Rubros presupuestales
concepto de seguridad de la Fuerza al CAIMI y/o
Resolución 010 del 7 de Marzo de 2018 CACIM.
Copia magnética acta estructuración donde se refleja
la distribución de recursos (especie y/o dinero). Para
23
dar cumplimiento a la especial protección del
convenio.

Copia magnética Plan de necesidades y/o de

inversión según formato (bienes y servicios) a
24 obtener por parte de la Unidad Ejecutora y/o
empresa con el debido análisis y aprobación por
parte del CEDE5- JEM.
SUSCRIPCIÓN
Manual de Convenios Resolución No.
25 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo IV Copia digital del convenio y/o acuerdo derivado.
numeral 4.4

Codigo de Procedimiento Administrativo Original del oficio informe de la notificación a los

26 y de los Contencioso Administrativo Art supervisores (DIVISIÓN y COMANDOS
67 FUNCIONALES).
CIR2017-422 Numeral 4
Directiva permanente 055

Manual de Convenios Resolución No. Original acto de notificación supervisor especifico del
27 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo IV
convenio y/o acuerdo derivado.
numeral 5.2

En el convenio se destina los porcentajes

autorizados, 50 % proyectos
estrategicos( combustibles grasa y lubricantes-
Directiva No. 000192 del 2018
mantenimiento vehiculos-movilidad terrestre-
Administración de Fondos Internos del
28 movilidad aerea-construcciones, mantenimientos
Ejercito Nacional numeral 7, apendice n
instalaciones-material de guerra) 2 % derechos
pag 42 al 46
humanos y/o medio ambiente- 8% bienes de las
Unidades 8% partidas funcionamiento con deficit-
aporte ciencia tecnologia cuando aploque.

Envian a la Unidad Ejecutora el convenio

firmado(forma digital) mediante oficio para realizas el
Oficio No.18-35053 MDN-SGDF de 20- registro en cuentas de orden de los convenios y
29
Abr-18 numeral I realizar control y seguimient a la ejecución (dinero-
Cenac Convenios, especie-Unidad ejecutora de la
Unidad beneficiaria).
 CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
EJECUCIÓN
Manual de Convenios Resolución No.
Copia magnética Plan necesidades y/o de inversión
5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V
según formato (bienes y servicios) a obtener por
numeral 5.1 5.1.1 5.1.2
parte de la Unidad Ejecutora y/o empresa.
30 Cir2017-606 MDN
Manual de Convenios Resolución No.
Copia digital acta Comité de coordinación aprobando
31 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V
planes de necesidades y/o inversión.
numeral 5.1.3
Ejecuta la CENAC Convenios, Ingenieros, Aviación,
Manual de Convenios Resolución No. entre otras, los bienes y servicios de los recursos
32
5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V por convenios en forma oportuna y dentro del plazos
establecidos en el Convenio.
Con la entrega de los bienes y servicio(especie)la
Manual de Convenios Resolución No. Unidad beneficiaria entrega la documentación
5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V - soporte(factura, acta de recibo a satisfaccción,
33
Oficio No.18-35053 MDN-SGDF de 20- entrada de almacen, entre otros) a la Unidad
Abr-18 numeral I Ejecutora-Sección de Contabilidad para la
amortización de las cuentas de orden.
LIQUIDACIÓN

Copia digital del acta balance firmada por las partes

(empresa-Unidad Militar). Donde se relacione la
P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento
34 documentación pertinente a la ejecución de los
convenios 29/06/2018
convenios.Debe estar firmado por el supervisor
especifico del convenio.

Manual de Convenios Resolución La unidad cuenta con evidencia de envió y/o entrega
35 No.5342 del 25-JUN-2015 Capitulo V de la documentación soporte para iniciar el proceso
Numeral 5.2 de liquidación ante DICCO.
Manual de Convenios Resolución Copia magnético del acta de liquidación final
36
No.5342 del 25-JUN-2015 Capitulo VI debidamente suscrita por las partes.
F. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Verifica que el responsable de convenios de cada
Unidad posea actualizada la información de los
37
apoyos y cuente con la documentación requerida
para cada convenio.
Se cruza la información con la base de datos de la
38
Manual de Convenios Resolución DICCO Vs la Unidad.
No.5342 del 25-JUN-2015 Capitulo 5.2, Verifica que los apoyos recibidos sean iguales a lo
39 literal f y Capitulo 6, numeral 6.1 aprobado en los planes de necesidades y acta de
comité de coordinación.

Verificar si se cuenta con bases de datos de los

40 convenios debidamente actualizadas como
herramienta para visualizar el estado de los mismos.

G.CONTROL Y SEGUIMIENTO

Directivas Planeamiento Logística No. Verificar que los rubros por servicios de mantemiento
0193 anexo No. H y Directiva de bienes muebles e inmuebles, pasajes y viaticos,
Operaciones Logísticas No. 0195- 2017 la Unidad beneficiaria envie la documentación
- Plan 001005-18 Directrices y soporte a la CENAC de las planillas, registro
41
procedimiento para el reconocimiento y fotografico, beneficiarios, entre otros; y en el caso de
pago de pasajes y viáticos. mantenimiento, crear la orden de mantemiento en el
sistema SAP-SILOG, o descripcion de estos para su
verificación.

Manual de Convenios Resolución No. Copia magnética soportes ejecución (Facturas, Actas
5342 del 25-JUN-2014 Anexo 3 de recibido a satisfacción, entrada y salida almacén
42
contabilizaciones para servicios y actas de
CIR2019-107 28 de febrero de 2019 liquidación de los contratos de bienes y servicios.
 CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
La unidad envía oficio, Formato F24 mensual y
Directiva permanente No 055 de 2013 soportes magnéticos dentro los 5 primeros días a la
43
Capitulo 3, literal b, numeral 2 DICCO de los convenios vigentes y vencidos, previa
verificación de la Unidad Ejecutora.

Se realiza el cruce el responsable de convenios Vs

Directiva Permanente No. 004 rendición contador de la Unidad de los apoyos aprobados y
de Informes Financieros Cuenta Fiscal que estén contabilizados y amortizados en SAP, con
44
Mensual - Resolución 533/15 y 156- los anexos 16 Control General de Convenios y
2018 Anexo No. 16A Control ejecuión dinero recibidos de
convenios.

Circular No. 422 del 30 de Junio del

Copia magnética informe de supervisión del JEM
2017 emitida por Contratación Estatal
donde se evidencien las razones por las cuales la
del MDN
45 ejecución se encuentra en cero o un bajo porcentaje
de ejecución por cada uno de los convenios y/o
Circular No. 001 7 de Marzo de 2017
acuerdos derivados.
Emitida por SECEJ
Manual de Convenios Resolución No. Actas de cruce original. La unidad ha realizado
46 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V cruces de ejecución de los aportes con la unidad
5.1.3.1 ejecutora y/o empresa.

Copia magnética del acta del comité de coordinación

Manual de Convenios Resolución No. donde se realiza seguimiento al desarrollo del
47 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V convenio. El supervisor especifico realiza reuniones
5.1.3.1 de seguimiento al desarrollo del convenio, conservar
copia del acta.
Manual de Convenios Resolución No.
La unidad ha realizado cruces de ejecución de los
48 5342 del 25-JUN-2014 Capitulo V
aportes con la unidad ejecutora y/o empresa.
5.1.3.1
Capacita, instruye y orienta en forma periódica a los
49 responsables de los convenios de las Unidades
apoyadas administrativamente.
Verifica que los responsables y auxiliares de
50
convenios estén nombrados por Orden del Día.
Circular No.006/2015 Verifica en el sistema SAP-SILOG, mediante la
Oficio circular roles y funciones No. Unidad Ejecutora, se haya realizado el correcto
51 20144949283871
registro de bienes y servicios recibidos(especie y/o
Manual de Bienes Resolución No. dinero) mensualmente.
5663/07 del MDN
Verifica que todos los bienes recibidos estén en
52 Circular No. 616346/10
Circular 212/07 MDN servicio y en el centro de costo que corresponda.
Manual de Convenios Resolución Verifica que el supervisor de los contratos,
53 No.5342 del 25-JUN-2015 Cap. V elaborados por la Unidad Ejecutora cumple con sus
funciones.
Efectúa seguimiento a las observaciones de los
informes de revista (plan de mejoramiento)
54
verificando que se hayan corregido las
observaciones al 100%.
Se realiza seguimiento a los indicadores del plan de
55 Directiva Permanente No. 00203 /2017
acción.
"Seguimiento y evaluación de la gestión
y resultados para el Ejército Se tomaron acciones frente al incumplimiento de las
56 Nacional, bajo la metodología de metas planteadas para la vigencia anterior de plan
Balanced Score Card". de acción.
Directiva Permanente No. 1068/2016
CEDE5
"Lineamientos generales para la Seguimiento de las tareas planteadas para la
57 administración de riesgos en el Ejército
mitigación de la materialización de los riesgos.
Nacional".
 CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Descripción observación y/o hallazgo
No. Soporte documental y/o evidencia
verificación (Actividades) (Condición, criterio, causa y efecto)

60-74

75-90
< 60

100
91-
Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

Elaboró: PD4 Nayibe Rios Forero

xiliar de Inspección-Proceso Gestión Contable

Elaboró: Elizabet Triana Rincon Vobo: MY Andres Polanco Revisó: TC Carlos Hernandez Braussin Aprobo: CR Aldemar Serrano Cuervo
Asesora Calidad DICCO Oficial Evaluación y Seguimiento COFIP Director DICCO Inspector Delegado Area Administrativa CEIGE
 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJÉRCITO NACIONAL

Código: FO-CEIGE-162
Área y/o proceso: DIRECCIÓN DE CONVENIOS
Unidad Inspeccionada:
Fecha de la Inspección:

No. Norma de referencia y/o Criterio de verificación

Ley 594/2000, art. 3 Definiciones

Art. 4 literal d) Responsabilidad
1
Resolución Ministerial 5919/2007 TRD

Resolución Ministerial 8614/2012. PGD Programa d

e gestión Documental.

Directiva Permanente No. 1016/2016 "instrucciones

para la aplicación del proceso de gestión
documental en el Ejército Nacional" núm.. 14, 14 15
y 16 con sus anexos.

2 Decreto 2609/2012

Decreto Ley 019 /2012

Directiva 01023/2016

Ley 594/2000 Art. 15 Responsabilidad especial y

3 obligaciones de los servidores públicos.
Acuerdo 038/2002 Art.2

Boletín No. 03 del 4 de Marzo de 2019 emitido por

CEAYG

Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3 "Tecnología

y Ambiente"
4 Directiva Presidencial No. 04/2012

Directiva permanente 1023/2016- CEAYG núm. 8

Ley 594/2000
5 manual de convenios del MDN Resolución No. 5342
del 2014
 Manual de convenios del MDN Resolución No. 5342
del 2014
CIR2017-606 MDN
CIR2017-422 MDN
CIR2018-248 MDN

No.OFI18-35053 MDN-SGCF del 20-ABR-2018

Guía de buenas practicas aplicadas a la gestión de

convenios de colaboración cooperación y/o
coordinación 2017

Directiva permanente 000192 del 18 de octubre de

2018 "Administración de Fondos Internos del Ejército
Nacional"
6
P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios
Junio 2018

Constitución Política Colombiana 1991 Art. 209

Ley 80 /1993
Ley 1150/2007
Ley 4897/1998 Art 5-6
Directiva Presidencial 09 de 2018
CIR 000148 de 1 de Febrero de 2019 emitido por
JEMPP
Ley 1940/2018
Constitución política de Colombia artículo 209.

9
Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-
JUN-2014 Capitulo 4

10

11

12

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

13
JUN-2014 Capitulo IV numeral 4.4
 Codigo de Procedimiento Administrativo y de los
14 Contencioso Administrativo Art 67
CIR2017-422 Numeral 4
Directiva permanente 055

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

JUN-2014 Capitulo IV numeral 5.2
15

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del

16 25-JUN-2014 Capitulo V numeral 5.1 5.1.1 5.1.2
Cir2017-606 MDN

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

17
JUN-2014 Capitulo V numeral 5.1.3

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

18
29/06/2018

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

19
29/06/2018

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

20
29/06/2018

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

21
29/06/2018

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

22
29/06/2018

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

23
JUN-2014 Capitulo IV numeral 5.2

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

JUN-2014 5.2 y Anexo 3
24
CIR2019-107 28 de febrero de 2019

Directiva permanente No 055 de 2013

25
Capitulo 3, literal b, numeral 2

Circular No. 422 del 30 de Junio del 2017 emitida por

Contratación Estatal del MDN
26
Circular No. 001 7 de Marzo de 2017 Emitida por
SECEJ
 Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-
27
JUN-2014 Capitulo V 5.1.3.1

Manual de Convenios Resolución No. 5342 del 25-

28
JUN-2014 Capitulo V 5.1.3.1

29

30

Circular No.006/2015
31 Oficio circular roles y funciones No.
20144949283871
Manual de Bienes Resolución No. 5663/07 del MDN
32 Circular No. 616346/10
Circular 212/07 MDN
33 Manual de Convenios Resolución No.5342 del 25-
JUN-2015 Cap. V

34

35

36
Directiva Permanente No. 00203 /2017
"Seguimiento y evaluación de la gestión y resultados
37 para el Ejército
Nacional, bajo la metodología de Balanced Score
Card".
Directiva Permanente No. 1068/2016 CEDE5
"Lineamientos generales para la administración de
38 riesgos en el Ejército
Nacional".

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

39
29/06/2018

Manual de Convenios Resolución No.5342 del 25-

40
JUN-2015 Capitulo V Numeral 5.2

Manual de Convenios Resolución No.5342 del 25-

41
JUN-2015 Capitulo VI

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

42
29/06/2018

P-SECEJ-COFIP-308 Procedimiento convenios

43
29/06/2018
 44

45 Manual de Convenios Resolución No.5342 del 25-

JUN-2015 Capitulo 5.2, literal f y Capitulo 6, numeral
6.1
46

47

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos)

ZAS MILITARES DE COLOMBIA LISTA DE VERIFICAC
EJÉRCITO NACIONAL MACROPROCESO: GESTION CONTABLE
PROCESO INSPECCIONADO: CONVENIOS
Versión: 1
OS Lista de verificación actualizada a fecha: 2019-03-21
No. y fecha de Directiva y/o documento que origina la in
Responsable del área y/o proceso inspeccionado: (Grad
nombres y apellidos)
CALIFICACIÓN
Aspectos a verificar D IN N SN
(Actividades)

60-74

75-90
< 60

100
91-
A. DOCUMENTACION
Archivo de gestión, organización de las carpetas de acuerdo
con las series, subseries. (Evaluar facilidad de consulta y
condiciones de almacenamiento)
Transferencias al archivo central. (Realización, trazabilidad
y soporte)

Aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD

(Conocimiento series y organización de soportes)

Actas de entrega de los cargos, cuando se presentan

traslados, otras novedades de personal y nombramiento por
la orden del día

Archivo digital, cada una de las carpetas del convenio se

debe encontrar de forma digital

Manejo de información en medio digital. Cumplimiento

política cero papel

Verificar que la unidad cuente con la carpeta maestra de

cada convenio.

NORMATIVIDAD
Selectivamente establecer si se cuenta con las normas
aplicables al proceso y si el personal las conoce y se
referencia en las mismas para el desarrollo de las actividades
correspondientes a los convenios.

B. FUNCIONAMIENTO
PLANEACIÓN
DICCO debe tener el convenio y soportes en original.
Original lineamientos firmada por el SECEJ para la vigencia
correspondiente.
Original oficio solicitud de la empresa y la documentación de
la intención de iniciar el convenio entre la empresa y la
Institución.
Original acta análisis de riesgos entre la empresa y la
unidad, revisando la viabilidad operacional y de seguridad
(estudios de seguridad y análisis de riesgos, DDHH,
reputación (empresa y la Institución) sobre los sitios a
proteger.
Se cuenta con original del concepto de viabilidad operacional
por parte de la JEMOP y concepto de seguridad de la Fuerza
al CAIMI y/o CACIM.
Original acta estructuración donde se refleja la distribución de
recursos (especie y/o dinero). Para dar cumplimiento a la
especial protección del convenio.
Original Plan de necesidades y/o de inversión según formato
(bienes y servicios) a obtener por parte de la Unidad
Ejecutora y/o empresa con el debido análisis y aprobación
por parte del CEDE5- JEM
SUSCRIPCIÓN

Original digital del convenio y/o acuerdo derivado

Copia del oficio informe notificación supervisor (DIVISIÓN Y
COMANDOS FUNCIONALES)

Copia acto de notificación supervisor especifico del convenio

y/o acuerdo derivado

EJECUCIÓN

Copia magnética Plan necesidades y/o de inversión según

formato (bienes y servicios) a obtener por parte de la Unidad
Ejecutora y/o empresa

Copia digital acta Comité de coordinación aprobando planes

de necesidades y/o inversión.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Se realiza registro en matriz financiera de los convenios
firmados, para realizar control del ingreso de los recursos
pactados en dinero consignados por las empresas en la
cuenta de la Cenac convenios.
Entrega la Empresa en forma oportuna los bienes y servicios
(especie y dinero) a la Unidad Beneficiaria, consignación
CENAC Convenios .
La Dirección de Convenios informa a la CENAC
CONVENIOS las consignaciones realizadas en la modalidad
de DINERO por las empresas para la respectiva
contabilización de los recursos
La Dirección de Convenios entrega a la CENAC
CONVENIOS la distribución de los aportes consignados por
las empresas en la modalidad de DINERO para la respectiva
apropiación de los recursos
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Cronograma visitas de verificación a la ejecución de los
convenios
Informes seguimiento a la ejecución por parte del supervisor
general del avance de la ejecución, novedades por
vencimiento, cambios destinación de los recursos o cambios
de Unidad, entre otras novedades, en forma oportuna,
mediante actas, oficios, entre otros.

Copia magnética soportes ejecución (Facturas, Actas de

recibido a satisfacción, entrada y salida almacén
contabilizaciones para servicios y actas de liquidación de los
contratos de bienes y servicios.

Oficio envio a CGFM (trimestral) formato F24 y soportes

magnéticos dentro los 5 primeros días del trimestre de los
convenios vigentes y vencidos.
Original informe del supervisor general donde se evidencien
las razones por las cuales la ejecución se encuentra en cero
o un bajo porcentaje de ejecución por cada uno de los
convenios y/o acuerdos derivados . Se envia a MDN dentro
los 5 primeros días del mes.
Original acta del comité de coordinación donde se realiza el
seguimiento al desarrollo del convenio. El supervisor
especifico realiza reuniones de seguimiento al desarrollo del
convenio, conservar copia del acta
La unidad ha realizado cruces de ejecución de los aportes
con la unidad ejecutora y/o empresa.
Capacita, instruye y orienta en forma periódica a los
responsables de los convenios de las Unidades apoyadas
administrativamente.
Verifica que los responsables y auxiliares de convenios estén
nombrados por Orden del Día.

Verifica en el sistema SAP-SILOG, mediante la Unidad

Ejecutora, se haya realizado el correcto registro de bienes y
servicios recibidos(especie y/o dinero) mensualmente.

Verifica que todos los bienes recibidos estén en servicio y en

el centro de costo que corresponda.
Verifica que el supervisor de los contratos, elaborados por la
CENAC Convenios cumple con sus funciones.
Efectúa seguimiento a las observaciones de los informes de
revista (plan de mejoramiento) verificando que se hayan
corregido las observaciones al 100%
Verifica que los bienes y servicios recibidos por la CENAC
CONVENIOS sean recepcionados de acuerdo a las
especificaciones técnicas del contrato.

Se realiza seguimiento a los indicadores del plan de acción

Se tomaron acciones frente al incumplimiento de las metas

planteadas para la vigencia anterior de plan de acción.

Seguimiento de las tareas planteadas para la mitigación de la

materialización de los riesgos.

LIQUIDACIÓN

Copia digital del acta balance firmada por las partes

(empresa-Unidad Militar). Donde se relacione la
documentación pertinente a la ejecución de los convenios.
Debe estar firmado por el supervisor especifico del convenio)

La unidad cuenta con evidencia de envió y/o entrega de la

documentación soporte para iniciar el proceso de liquidación
ante DICCO.
Original del acta de liquidación final debidamente suscrita por
las partes.
Bases de datos actualizadas de la Información del estado
actual de los convenios vencidos tramitados al MDN y/o
pendientes por tramitar al MDN para la respectiva suscripción
del acta de liquidación

Se encuentra organizada en medio magnético la

documentación remitida por las Unidades que soportan los
tramites de liquidaciones
C. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Verifica que el responsable de convenios de cada Unidad
posea actualizada la información de los apoyos y cuente con
la documentación requerida para cada convenio.

Se cruza la información con la base de datos de la DICCO Vs

la Unidad.
Verifica que los apoyos recibidos sean iguales a lo aprobado
en los planes de necesidades y acta de comité de
coordinación.
Verificar si se cuenta con bases de datos de los convenios
debidamente actualizadas como herramienta para visualizar
el estado de los mismos.
ado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos -
 LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
ROCESO: GESTION CONTABLE
O INSPECCIONADO: CONVENIOS
Fecha de emisión: 2014-02-27
verificación actualizada a fecha: 2019-03-21
ha de Directiva y/o documento que origina la inspección
able del área y/o proceso inspeccionado: (Grado, Cargo:
y apellidos)

Descripción observación y/o hallazgo

Soporte documental y/o evidencia
(Condición, criterio, causa y efecto)
Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)