PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
● Denominación del programa de formación: Organización documental en el entorno laboral.
● Código del programa de formación: 51130034
● Nombre del proyecto (si es formación titulada): N/A
● Fase del proyecto (si es formación titulada): N/A
● Actividad de proyecto (si es formación titulada): N/A
● Competencia: 210602009. Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y
políticas institucionales.
● Resultados de aprendizaje a alcanzar: 210602009-02. Aplicar tablas de retención documental
teniendo en cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales.
● Duración de la guía: 10 horas
2. PRESENTACIÓN
El SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al programa de formación Organización documental
en el entorno laboral, durante el desarrollo de la presente actividad de aprendizaje, AA2. Aplicar las
tablas de retención documental para la organización de los archivos institucionales según la
normatividad vigente, la cual está formulada para mejorar los procesos de organización de documentos
en las empresas públicas y privadas, que constantemente están produciendo y recibiendo documentos.
Para ello, es necesario conocer los procesos archivísticos de la entidad, su organización, su clasificación
y verificar si cuenta con tablas de retención documental y su correspondiente aplicación.
El tiempo estimado para el desarrollo de las evidencias propuestas en la AA2, es de 10 horas; para lo
cual se deberá revisar el material de formación “Aplicación de las tablas de retención documental”, el
material de apoyo, documentos anexos y enlaces externos correspondientes.
Durante el proceso se contará con el acompañamiento de un Instructor para el desarrollo de las
actividades y evidencias, que deben enviarse oportunamente, a través de los enlaces establecidos para
tal fin. En caso de presentar informes escritos, es indispensable hacer uso de las fuentes bibliográficas,
realizar las correspondientes referencias y citas de autores según normas APA.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividad de aprendizaje 2: Aplicar las tablas de retención documental para la organización de los
archivos institucionales según la normatividad vigente.
GFPI-F-135 V01
Actividad de reflexión inicial
Conocedores de la necesidad de empresas públicas y privadas de contar con personal capacitado y calificado
respecto de la organización documental, es importante tener en cuenta que la desorganización en los
documentos de archivo y su información puede conllevar a una sanción por parte de los organismos de control,
además acarrear dificultades de gestión para las instituciones.
Por lo anterior, es importante reflexionar sobre las medidas que se deben tomar frente al cumplimiento de la
normatividad que aplica para esta temática, intentando dar respuesta a las siguientes preguntas:
• ¿Es importante realizar un diagnóstico a los archivos de las empresas?
• ¿Por qué el Estado interviene para el estricto cumplimiento de las normatividades, relacionadas con
la organización documental?
• ¿Por qué es importante la organización documental en las empresas tanto públicas como privadas?
Nota: esta actividad no es calificable, tiene como finalidad contextualizar el desarrollo de los temas de esta
guía de aprendizaje.
Cuestionario. Ciclo vital del archivo institucional
El aprendiz deberá responder este cuestionario, con el fin de afianzar los conocimientos adquiridos. Para un
mejor desempeño se recomienda leer previamente el material de formación 2, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo
004 de 2013.
Para acceder al cuestionario, remítase a: Actividad 2 / Evidencias / Cuestionario. Ciclo vital del archivo
institucional.
Nota: esta actividad es calificable.
Ensayo. Aplicación de tablas de retención documental
El aprendiz deberá entregar un ensayo mediante el cual reflexione sobre la aplicación de tablas de retención
documental en el contexto institucional colombiano. Deberá analizar la importancia del cumplimiento de la
normativa vigente y de la política institucional para lograr el cumplimiento de los principios archivísticos. Se
debe ingresar al siguiente enlace, donde se brindan las pautas para realizarlo:
http://www.urosario.edu.co/cienciashumanas/Documentos/Nuevas-guias-academicas/Como-escribir-
ensayos.pdf
Para un buen desarrollo se recomienda la lectura del material de formación 2, del material complementario y
adelantar consulta a otras fuentes mediante Internet. Una vez culmine la fase de documentación, se debe
entregar como evidencia un escrito en formato de ensayo, en Word o pdf, teniendo en cuenta normas técnicas
colombianas para elaboración de documentos y la cita de referencias bibliográficas, siguiendo normas APA.
Para enviar la evidencia de esta actividad, remítase a: Actividad 2 / Evidencias / Ensayo. Aplicación de
tablas de retención documental
GFPI-F-135 V01
Nota: esta actividad es calificable.
3.2 Ambiente Requerido
• Ambiente virtual de aprendizaje.
3.3 Materiales
Material de formación
• Aplicación de las tablas de retención documental.
Material complementario
• Tabla de retención documental TRD.
• Ley 594 de 2000.
• Acuerdo 004 de 2013.
• Video: Tablas de retención documental.
Total horas actividad de aprendizaje: 10 horas; 2 directas (D), 8 independientes (I).
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de aprendizaje Criterios de evaluación Técnicas e instrumentos de
evaluación
De conocimiento:
✓ Emplea las tablas de Cuestionario.
Cuestionario. Ciclo vital del
retención documental,
archivo institucional.
basándose en principios
archivísticos, normatividad
De producto:
vigente y políticas Rúbrica de producto.
Ensayo. Aplicación de tablas de institucionales.
Ensayo.
retención documental.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan o pasan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o conservación
permanente.
Disposición final de documentos: hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración
con miras a su conservación permanente, o a su eliminación.
Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
GFPI-F-135 V01
Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
[Archivo General de la Nación].
http://www.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/ACUERDO%2004%20de
%20%202013%20%28Archivo%20General%20de%20la%20Naci%C3%B3n%29.pdf
Circular 3 de 2015. Directrices para la elaboración de tablas de retención documental. [Archivo General de
la Nación]. Recuperado de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-003-de-2015/
Godoy, J., López, I., Casilimas, C., & y otros. (s.f.). Mini/manual no 4 tablas de retención y transferencias
documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación. Recuperado de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Publicacionees/Minimanual_TRD.pdf
Ley 594 DE 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Congreso de la República de Colombia. [Congreso de la república de Colombia]. Recuperado en
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
Universidad del Rosario, Como escribir ensayos. Recuperado de
https://www.urosario.edu.co/cienciashumanas/Documentos/Nuevas-guias-academicas/Como-
escribir-ensayos.pdf
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Carmen Milena Ferreira Experto Centro de Septiembre de 2016
Ardila temático comercio y
servicios
Regional Tolima
Autor (es) Rosa Elvia Quintero Asesora Centro Industrial Septiembre de 2016
Guasca Pedagógica de
Mantenimiento
Integral- CIMI.
Regional
Santander
GFPI-F-135 V01
Luis Orlando Beltrán Asesor Centro Industrial Septiembre de 2016
Vargas Pedagógico de
Mantenimiento
Integral- CIMI.
Regional
Santander
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Jhon Jairo Gestor de Centro de Gestión y Mayo Actualización de ruta
Buitrago curso Desarrollo 2018 de navegación por
Sostenible actualización en diseño
Surcolombiano de la semilla
Autor (es) Regional Huila
Instructor Centro Minero Junio Rutas en menús de
Olga Yaneth
de Territorium.
Manta
2020
GFPI-F-135 V01
