DISCIPLINAS QUE APOYAN A
LA CONTABILIDAD
La contabilidad cualquiera sea su clasificación, para el cumplimiento de sus objetivos
se relaciona con las siguientes disciplinas:
1. Documentación Mercantil o Comercial.- Es una disciplina que estudia en forma
minuciosa y ordenada todos los documentos que una empresa o comerciante
utilizan en las diversas operaciones comerciales, tales como:
a) documentos de compra-venta (nota de pedido, orden de compra, carta de
pedido, la factura, boletas de ventas, guía de remisión, nota de débito, nota de
crédito y otros comprobantes de pago exigidos por la SUNAT)
b) documentos de crédito ( la letra de cambio, el vale, el pagaré, etc.).
c) documentos bancarios (cheque, tarjetas de crédito, el Estado de Cuenta
Corriente, el giro bancario, las notas de cargo, las notas de abono, etc.).
d) documentos laborales ( boleta de pago, tarjetas de control de personal, etc.)
2. Estadística. Nos enseña la forma de cómo debemos preparar los cuadros
estadísticos como resultado de los hechos contables para hacer un estudio
comparativo de los diversos periodos económicos.
Por ejemplo podemos mostrar cuadros estadísticos de los ingresos, egresos,
productividad, etc.
3. Informática. Es una disciplina que se encarga del diseño e implementación
de sistemas de información general, ofrece modelos y sistemas a través de la
computadora.
4. Legislación Comercial, Laboral y Tributaria.- Nos hace conocer los alcances de
las leyes y sus limitaciones a que tiene derecho o debe sujetarse toda empresa
durante su desarrollo.
5. Matemática Financiera.- La aplicación de las matemáticas nos permite la
solución de los problemas económico-contables que se presentan en las
transacciones efectuadas por la entidad. Ejemplos: interés simple y compuesto,
descuento comercial, sistema de pago de deudas, etc.
6. Administración.- Se relaciona con la contabilidad en la medida que esta ciencia
social apoya a la contabilidad en relación con los recursos humanos, materiales y
financieros que cuenta una organización.
7. Economía.- Se relación es patente si observamos que la mayor parte de los
hechos contables que se registran, analizan e interpretan, son el resultado de las
leyes económicas entre las que se encuentran la producción, distribución y consumo
de las riquezas.
CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
CORRESPONDENCIA INTERNA
Es todo tipo de correspondencia que se da entre departamentos o unidades de una
misma empresa
Son las comunicaciones que informan sobre las decisiones que adopta la Gerencia
de la empresa; tales como órdenes, solicitudes
CORRESPONDENCIA EXTERNA
Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben.
CORREO.
Conexión o enlace entre varios medios o vías de comunicación
MEMORANDO
Es una comunicación de carácter interno de uso frecuente, es emitida por la
gerencia o por algún otro departamento o sección
CIRCULAR
Transmite el mismo mensaje . El mensaje puede ser una orden, una instrucción o
una información
ESTRUCTURA:
titulo
introducción
texto
recomendación
lugar y fecha
firma
iniciales de responsabilidad
datos del destinatario
CITACIÓN
Es una comunicación con la finalidad de entregar información o tomar acuerdos
acerca d e asuntos que interesan a los citados.
ESTRUCTURA:
• Palabra citación
• Clase de reunión
• Fecha, lugar, hora
• Tipo de citación
• Personas citadas
• Tablas
• Nombre y cargo
• Lugar y fecha del emisión
• Datos del destinatario
Es todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas,
enviando o recibiendo documentos de clientes o Proveedores
CARTA DE CONSULTA
Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a
consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras, acerca de los productos que
le interesan. construcción:
Alusión a la oferta, si hubiere.
• •Motivo que origina la consulta
• •Especificaciones del producto.
• •Solicitud de precio y condiciones de pago.
• •Plazo de la recepción.
• •La redacción de la carta de consulta exige claridad y exactitud.
CARTA COTIZACIÓN
Se caracteriza por ser clara y contener todas las características del producto
consultado, como asimismo, precios y condiciones de pago
CONSTRUCCIÓN:
• Alusión a la carta de consulta
• Descripción del producto, cantidad, calidad y forma de envío.
• Precio y condiciones de pago.
• Fecha del despacho.
• Incentivar la compra.
CARTA DE PEDIDO
Se debe redactar la carta de pedido señalando con mucha claridad la mercadería
que se requiere; cantidad, calidad, embalaje
ESQUEMA:
• Alusión a la carta de cotización.
• Orden de despacho.
• Indicación de la forma de pago.
DOCUMENTOS INTERNOS
1. Documentos de que se sirve la empresa en su ámbito interno.
Convocatorias
Actas
Autorizaciones
Avisos y anuncios
Boletines y revistas
Memorias
Nota interior
Solicitud.
2. Convocatorias.
En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un
grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia
convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas
de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o
tener proyección hacia el exterior.
3. Actas.
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las
reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han
sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento
mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector
que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
4. Partes en que se divide un acta.
Inicio: que a su vez consta de tres bloques:
Citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la
empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa
que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación
figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por
el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.
Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a
tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.
Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en
el desarrollo de la sesión o reunión.
Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las
hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del
secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás
cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al
margen izquierdo de la misma.
5. Autorización.
Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La
autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o
estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y
racionalización para cumplir su objetivo.
6. Avisos y Anuncios.
Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y,
por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no
tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).
7. Boletines y revistas.
Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura
ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se
realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.
8. Memorias.
Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por
la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.
Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica
que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del
presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un
exposición dividida por capítulos.
9. ¿Qué es una nota interior?
Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados
pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.
10. Partes de que consta una nota interior.
Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra
DE para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la
nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del
que recibe la comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del
motivo de la comunicación.
Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma
breve y concisa.
Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues
aparece en DE.
11. Solicitud.
Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar
o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y
cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este
documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…..
DOCUMENTOS EXTERNOS
12. Nombrar los documentos externos
Anuncios.
Carta Circular
Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales)
Invitaciones
Saluda
13. Anuncios
Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a
sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien
sean clientes o n o de la empresa emisora.
14. Partes que consta un anuncio.
Logotipo de la empresa
La razón social
AVISO o ANUNCIO
Motivo o contenido
Localidad y fecha de expedición
Antefirma y firmado (no rúbrica)
15. Carta Circular
Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento
o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información
sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento
y efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o
administrados.
16. Invitaciones, ¿qué son?
Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un
acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.
Estos actos pueden ser:
17. Saludas, ¿qué son?
Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos
públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por
aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar
nombramientos, tomas de posesión, etc.
18. Partes del saluda.
Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a
continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.
Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el
saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.
Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con
la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo
de comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase
en el inicio, la frase comenzaría por mayúscula.
19. Consideraciones del saluda.
Se redacta en tercera persona.
Contenido breve.
No se firma.
No se escribe la dirección del destinatario.
No figura el sello de la empresa u organización.
20. Tarjetas.
Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.
21. Tarjetas de visita y cortesía.
Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:
Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio
completo y el teléfono.
Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.
Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la
empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo
electrónico si se tiene.
Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.
20. Tarjetas comerciales.
Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas
dentro de los productos que ofertan Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.
Públicos: eventos, congresos, simposios,….
Privados o familiares: bautizos, bodas…
