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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento aplicable en el desarrollo de los exámenes médicos

ocupacionales de ingreso, periódico, retiro, post incapacidad y cambio de
ocupación de los colaboradores de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica de manera obligatoria para todos los colaboradores de

la empresa CLINICA ESTETICA.

3. NORMATIVIDAD

Código sustantivo del Trabajo Establece la obligación de realizar los

exámenes médicos preocupacionales a
los trabajadores en los artículos 57 y
65.
Ley 23 de 1981 Expide las normas en materia de ética
médica y las normas para el manejo de
la historia clínica.
Resolución 6398 de 1991 Define la obligación de realizar los
exámenes medico
Resolución 3716 de 1994 Define criterios para la realización de la
práctica de las pruebas de embarazo
cuando se realicen trabajos de alto
riesgo.
Resolución 3941 de 1994 Complementa la Resolución 3716 de
1994 y menciona que solo podrán
realizarse las pruebas de embarazo
cuando se realicen actividades de alto
riesgo.
Decreto 1543 de 1997 Reglamenta la prohibición de hacer
pruebas médicas de VIH y otras
enfermedades de transmisión sexual
en los exámenes médicos de ingreso.

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Resolución 1995 de 1999 Expide las normas y obligatoriedad del

manejo y archivo de las historias
clínicas ocupacionales.
Resolución 2346 de 2007 Regula la práctica de las evaluaciones
medicas ocupacionales y el contenido
de las historias clínicas ocupacionales.
Resolución 1918 de 2009 Establece el responsable de la custodia
de las historias clínicas ocupacionales y
otras disposiciones.
Resolución 1409 de 2012 Expide el reglamento de Seguridad
para protección contra caídas en
trabajos en alturas. (exámenes para
trabajos en alturas).
Ley 1562 de 2012 Expide el sistema General de Riesgos
laborales.
Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo
Resolución 839 de 2017 Establece el manejo, custodia, tiempo
de retención, conservación y
disposición final de las historias
clínicas.
Ley 2015 de 2020 Expide y reglamenta el funcionamiento
de las historias clínicas electrónicas
interoperables.

4. DEFINICIONES

Evaluaciones medicas ocupacionales de ingreso: son aquellas que se realizan para

determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de
su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría
expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.

Evaluaciones medicas periódicas programadas: se realizan con el fin de

monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz,

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posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud

del trabajador. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin
de establecer un manejo preventivo. Dichas evaluaciones deben ser realizadas de
acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de exposición a cada factor de riesgos,
así como el estado del trabajador. Los criterios, métodos, procedimientos de las
evaluaciones médicas y la correspondiente interpretación de resultados, deberán
estar previamente definidos y técnicamente justificados en los sistemas de
vigilancia epidemiológica, sistemas de gestión, según sea el caso.

Evaluaciones medicas por cambio de ocupación: el empleador tiene la

responsabilidad de realizar evaluaciones medicas al trabajador cada vez que este
cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que
detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. En todo caso,
dichas evaluaciones deberán responder a lo establecido en el Sistema de Vigilancia
Epidemiológica, Sistema de Gestión. Su objetivo es garantizar que el trabajador se
mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde con los
requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas condiciones de exposición
afecten su salud.

Examen médico ocupacional: acto médico mediante el cual se interroga y examina

a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y
determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición.
Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema
blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: laboratorio,
imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir
un diagnóstico y las recomendaciones.

Evaluaciones medicas ocupacionales de egreso: aquellas se deben realizar al

trabajador cuando se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar
las condiciones de salud en la que el trabajador se retira de las tareas o funciones
asignadas.

Evaluaciones medicas post incapacidad: examen que se realizara a los

trabajadores que por algún motivo han estado ausentes de su trabajo a causa de
un Accidente de Trabajo, Enfermedad Laboral, Accidente Común u otros

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problemas relacionados con la salud y debe reintegrarse laboralmente, también se

le realizara al trabajador que independientemente del tiempo de incapacidad haya
sido atendido por eventos que requieren hospitalización o cirugías complejas.

Historia clínica ocupacional: la historia clínica ocupacional es el conjunto único de

documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran
cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los
demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su
atención.

Paraclínicos: exámenes complementarios al examen médico (exámenes de

laboratorios, audiometrías, espirómetros, entre otros.). tiene como fin esclarecer
diagnósticos y realizar seguimiento a patologías.

Perfil del cargo: es la información con que cuenta el empleador acerca de las
capacidades y condiciones físicas y mentales que debe tener un trabajador que va
a desempeñar o se encuentra desempeñando determinado cargo o labor, en
relación con los factores de riesgo a los que esta o va estar expuestos en el
desarrollo de sus funciones y medio ambiente de trabajo.

Reintegro laboral: consiste en la actividad de reincorporación del trabajo al

desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así como también actividades de reubicación laboral temporal o
definitiva o reconversión de mano de obra.

Resumen de la historia clínica ocupacional: es el documento que presenta, en

forma breve, todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes,
eventos, procedimientos de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en especial
lo relacionado con su exposición a factores de riesgo, antecedentes de ocurrencia
de eventos profesionales, así como de reintegro laboral, que ha presentado una
persona en un determinado tiempo y que han sido registrados en la historia clínica
ocupacional.

Concepto sin restricción para la ocupación: concepto emitido por el medico

laboral cuando no se presenta ningún hallazgo clínico en el examen médico

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ocupacional, cuando se diagnostica una patología que no implica dificultad para

realizar la tarea, o los riesgos que se presentan con la labor a desarrollar no
agravan o tienen el potencial de agravar la patología.

Concepto con restricciones permanentes: concepto emitido por el medico laboral

cuando la persona presenta condición de salud, no obstante, puede continuar con
el desarrollo de su labor/actividad, siempre y cuando se atiendan las
recomendaciones emitidas por el medico laboral/médico tratante para el
desarrollo de su labor/actividad; las restricciones son permanentes y las
recomendaciones pueden ser temporales o permanentes.

Concepto con restricciones temporales: concepto que emite el medico laboral

teniendo en cuenta que existe la posibilidad de normalizar la condición de salud
que le impide el desarrollo normal de sus actividades laborales. Ejemplo: concepto
para trabajos en alturas, cuando se presentan resultados de laboratorio alterados,
pero que con manejo medico pueden ser normalizados.

No cumple con requerimientos médicos para el cargo: cuando el resultado de la

evaluación médica de ingreso se concluya que el estado de salud del aspirante está
claramente demostrado como incompatible e insuperable con las funciones del
cargo que se va a desempeñar.

Aplazado: concepto emitido por el medico laboral cuando durante la consulta se

determina la necesidad de exámenes médicos o información adicional para poder
emitir.

Profesiograma: matriz de exámenes médicos ocupacionales basados en las

demandas y factores de riesgo ocupacionales a los que están expuestos los
colaboradores directos, indirectos y contratistas de CLINICA ESTETICA.

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el

trabajo: comprende en la recopilación, análisis, la interpretación y la difusión
continuada y sistemática de datos a efectos de prevención. La vigilancia es
indispensable para la planificación, ejecución y evaluación de los programas de
seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones relacionadas
con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la protección

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y promoción de la salud de los trabajadores. (decreto 1072 de 2015 del ministerio

de trabajo).

Tipos de evaluaciones medicas ocupacionales: las evaluaciones medicas

ocupacionales que debe realizar la empresa CLINICA ESTETICA en forma obligatoria
son como mínimo, las siguientes:
 Evaluación médica ocupacional de ingreso.
 Evaluación médica ocupacional periódica (programadas o por cambio de
ocupación).
 Evaluación médica ocupacional de egreso.
 Evaluación médica ocupacional pos incapacidad o por reintegro.

5. CONSIDERACIONES

 Contratación: CLINICA ESTETICA deberá contratar los servicios de las

evaluaciones medicas ocupacionales y de las pruebas o valoraciones
complementarias que se requieran, teniendo en cuenta que es
responsabilidad del empleador contratar y velar porque las evaluaciones
sean realizadas por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o
Seguridad y Salud en Trabajo con licencia vigente en Salud Ocupacional, en
cualquier tipo de contratación para dicho fin.
 Profesiograma-Perfil de cargos: Documentos que describe los requisitos y
exigencias que el puesto de trabajo o cargo debe reunir, en relación con los
conocimientos, habilidades y competencias que el trabajador debe poseer
para ocupar el cargo, se complementa en un instrumento o profesiograma
donde se registran por cargo, oficio o grupos con exposición similar a los
riesgos ocupacionales, requerimientos físicos de salud que debe cumplir el
aspirante o funcionario para el cargo especifico.
En el profesiograma se consigna la información acerca de los exámenes
médicos y pruebas complementarias a los cuales se debe realizar por
cargos. La realización de estos exámenes es de manera obligatoria para los
colaboradores y/o aspirantes al cargo.
 Información al médico de los perfiles de cargo: cabe señalar que el
profesiograma y perfil de cargos debe ser entregado al contrato de
prestación de servicio o cualquier modalidad que realizara las pruebas.

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 Responsabilidades: es responsabilidad de los trabajadores cumplir con la

citación al examen y con las recomendaciones para el cuidado de su salud
emitidas durante este acto médico.
Es responsabilidad de los niveles directivos dar cumplimiento a este
procedimiento y disponer de los recursos necesarios para su
implementación, igualmente debe evaluar, implementar y hacer
seguimientos a las recomendaciones para la gestión de los riesgos emitidas
en el diagnóstico de condiciones de salud.
 Contenido de la evaluación médica: toda evaluación médica ocupacional
debe ser firmada por el trabajador y por el medico evaluador, con
indicación de los números de registro médico y de la licencia en salud
ocupacional, indicando el tipo de evaluación ocupacional realizada.
Tanto en las evaluaciones medicas de ingreso como en las periódicas
programadas, se deberán anexar los conceptos sobre restricciones
existentes, describiendo cuales son, ante qué condiciones, funciones,
factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son temporales o
permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes. La información
mínima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones medicas
ocupacionales, debe ser la siguiente:

 Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluación

médica.
 Persona que realizan la evaluación médica.
 Datos de identificación del empleador. Cuando se trate de empresas
de servicio temporales y el examen se practique a un trabajador en
misión, se deben suministrar, además, los datos de la empresa
usuaria.
 Actividad económica del empleador.
 Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones,
salud y riesgos profesionales a las cuales está afiliada la persona.
 Datos de identificación y sociodemográficos del trabajador.
 Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis,
haciendo énfasis en la ocurrencia de accidentes o enfermedades
profesionales y su atención, así como en antecedentes
ocupacionales, indicando nombre de la empresa, actividad
económica, sección, cargo u oficio, descripción de tareas o

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funciones y anexando todo documento, soporte o fundamento

aportado por la persona evaluada, en especial, lo correspondiente
al desarrollo de tareas y funciones. Igualmente, procederá a
complementar la información existente en la historia clínica cuando
hubiere sido registrada con anterioridad.
 Tiempo en años y meses de antigüedad en cada cargo u oficio
desempeñando por el evaluado.
 Listado de factores de riesgo a los que hayan estado expuestos,
anotando niveles de exposición y valores límites permisibles a la
fecha de la medición, si los hay, en cada oficio realizado, según lo
referido por el trabajador y la información que se suministre como
parte de los antecedentes laborales. Se deberá incluir en el listado,
el tiempo en años y meses de exposición a cada agente y factor de
riesgo y las medidas de control implementadas.
 Datos resultantes del examen físico.
 Impresión diagnostica o diagnostico confirmado, que pueda incluir
la presunción de origen profesional, cuando la hubiere, caso en el
cual se deberá fundamentar brevemente.
 Diagnóstico de condiciones de salud: la persona natural o jurídica que
realice las evaluaciones medicas ocupacionales de cualquier tipo, deberá
entregar a SPA, un informe o diagnostico general de condiciones de salud
de la población trabajadora analizada. Este informe debe tener como
mínimo:
 Información sociodemográfica (con número de personas analizadas,
genero, grupos etarios, composición familiar, estrato
sociodemográfico).
 Antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de riesgos
ocupacionales ergonómicos especialmente.
 Información de exposición laboral actual a riesgos ocupacionales
según la manifestación de los trabajadores y los resultados objetivos
analizados durante la evaluación médica. Tal información deberá
estar diferenciada según áreas u oficios.
 Sintomatología reportada por los colaboradores.
 Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas
complementarias a los exámenes físicos realizados.
 Impresiones diagnosticas encontradas en la población trabajadora.

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 Análisis y conclusiones de la evaluación.

 Recomendaciones.
 Custodia y entrega de las evaluaciones medicas ocupacionales y de las
historias clínicas ocupacionales: Para la custodia y entrega de las
evaluaciones medicas ocupacionales y de las historias clínicas
ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:
 Las custodias de las evaluaciones medicas ocupacionales y de la
historia clínica ocupacional estará a cargo del prestador de servicios
de Salud Ocupacional que la genero en el curso de la atención,
cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a
las normas legales vigentes para la historia clínica.
Los médicos especialistas en medicina del trabajo salud ocupacional
que forme parte de los servicios médicos de la empresa, tendrá la
guarda y custodia de la historia clínica ocupacional y son
responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo
establece el artículo 16 de la resolución 2346 de 2007 y las demás
normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar
copia de las evaluaciones medicas ocupacionales y de la historia
clínica ocupacional a la hoja de vida del trabajador.
 Los responsables de la custodia podrán entregar copia de la historia
ocupacional foliada al trabajador, cuando este lo solicite.
 En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clínica
ocupacional será entregada únicamente al cónyuge, compañero
permanente, hijos y causahabientes, así como aquellas personas
autorizadas expresamente por la ley.
 En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional
se encuentren en diversas instituciones, la entidad o persona
competente que requiera información contenida en ellos, podrá
solicitar copia de los mismos a la entidad que los tiene a su cargo,
previa autorización del paciente.
 El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de
la copia de la historia clínica ocupacional entre entidades, mediante
acta o registro de entrega y devolución, las cuales deberán ir
firmadas por los funcionarios responsables de su custodia.

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 Periodicidad de realización de los exámenes médicos ocupacionales.

Tipo de evaluación medica Tiempo de ejecución

Evaluación médica ocupacional de Antes de ingresar a laborar el trabajador.

ingreso.
Evaluación médica ocupacional de egreso. Aquellas que se deben realizar al
trabajador cuando se termina la relación
laboral.
Evaluación médica ocupacional periódica. Cada año.
Evaluación médica ocupacional por Cada vez que este cambie de ocupación y
cambio de ocupación. ello implique cambio de medio ambiente
laboral, de funciones, tareas o exposición a
nuevos o mayores factores de riesgo, en
los que detecte un incremento de su
magnitud, intensidad o frecuencia.
Evaluación médica ocupacional post Cada vez que el trabajador se reintegre a
incapacidad. su labor habitual luego de sufrir algún tipo
de incapacidad ya sea de origen laboral no
menor a 3 días.

 Restricciones y recomendaciones laborales: el médico debe respetar la

reserva de la historia clínica ocupacional y solo remitirá al empleador el
certificado médico, indicando las restricciones existentes y las
recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar para que el
trabajador pueda desempeñar labor. Tanto en las evaluaciones medicas
ocupacionales de ingreso como en las periódicas programadas, se deberán
anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cuales
son, ante qué condiciones, funcionales, factores o agentes de riesgo se
producen, indicando si son temporales o permanentes y las
recomendaciones que sean pertinentes.

6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Íte ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABL REGISTRO

m E
1 Enviar Remitir a la entidad Área Recursos Correo, carta,
información seleccionada para la Humanos memorando,
realización de los EMO, el Profesiograma
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listado de funcionarios de las

diferentes áreas, para realizar
la programación de los EMO,
de acuerdo al profesiograma
establecido por parte de SPA.
2 Determinar De acuerdo a la descripción de Área Recursos
el tipo de cargos, manual de funciones y Humanos
examen a condiciones de salud actual
realizar del funcionario, se debe
determinar el tipo del examen
que se debe realizar:
Examen Médico ocupacional
de Ingreso.
Examen Médico Ocupacional
de Periódico.
Examen Médico Ocupacional
de Egreso.
Examen Médico Ocupacional
Post-incapacidad.
Examen Médico Ocupacional
por Cambio de Ocupación.

3 Realizar Informar al colaborador de los Área Recursos Correo, carta,

citación EMO, donde se indique la Humanos memorando.
fecha, hora y lugar en donde
se debe presentar, si la
valoración que se va a realizar
incluya alguna preparación
especial, esta también se debe
notificar al colaborador.
4 Emitir La IPS que realiza las EMO, IPS Conceptos
resultados debe remitir al área de médicos
médicos Recursos Humanos el
concepto médico del
trabajador o posible aspirante
bajo la correspondiente
reserva de confidencialidad
acerca del diagnóstico médico
emitido de acuerdo a lo
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estipulado en la Resolución
2346 de 2007.
5 Realizar Si el concepto de aptitud
seguimientos laboral no presenta Área Recursos Programa de
restricciones, ni alteraciones Humanos vigilancia
en la salud del colaborador se epidemiológica.
debe hacer seguimiento a
través de los exámenes
periódicos y se incluye en los
programas de promoción y Memorando
prevención de la salud. Área Recursos radicado y
Si el colaborador presenta Humanos firmado.
alguna restricción, se
comunicará al jefe del área
sobre las restricciones, se
incluirá en el programa de
vigilancia epidemiológica que Remisión a EPS
corresponda y si es el caso se por parte del
reubicara de acuerdo con las prestador del
recomendaciones médicas. servicio de
Si en el concepto del salud.
colaborador se presentan
alteraciones en la salud por Oficio radicado
enfermedad común, se debe a la ARL.
remitir a la EPS y hacer
seguimiento respectivo e
incluirlo en el programa de
vigilancia epidemiológica que
corresponda.
Si el concepto médico del
colaborador corresponde a
una enfermedad laboral, se
debe diligenciar el formato
único de reportes de
enfermedades FUREP y remitir
el concepto a la ARL.

6 Realizar Realizar actividades de Área Recursos Lista de

actividades promoción de la salud y Humanos/ Asistencia.
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de prevención de las ARL/ otros.

promoción y enfermedades laborales,
prevención. según diagnóstico de salud de
los colaboradores y elaborar
programas de vigilancia
epidemiológica según
corresponda.
Realizar capacitaciones y
talleres con base al
diagnóstico de salud de los
colaboradores e incluirlas en
el plan anual de capacitación.
7 Reservar, Reservar, custodiar y archivar Área Recursos Lista de
archivar y la historia clínica, debe Humanos. asistencia.
custodiar ajustarse a lo establecido en la
documentos resolución 2346 de 2007. Los
certificados de aptitud laboral
de los exámenes de ingreso,
egreso y complementarios
deben reposar en las hojas de
vida de los trabajadores y ex
trabajadores.

7. ANEXOS
Profesiograma se debe realizar
Matriz de Seguimientos de las evaluaciones Medicas se debe realizar.

Versión Fecha Descripción del Cambio Responsable de la Modificación

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