UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA

UNIDAD DE APRENDIZAJE:

BASE DE DATOS Y CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

TEMA:  BASE DE DATOS

- Concepto de Base de Datos, Introducción a Access, Características Básicas

y Conceptos Generales del Programa.

ESTUDIANTE:
BUSTAMANTE MOYANO BECKY LEONELA

CURSO: NOVENO SEMESTRE

PARALELO: “Q1”

DOCENTE:

CPA. ULLÓN PÉREZ MARGARITA CLEMENCIA; MCA.

FECHA:
FECHA DE ENVÍO: 00/00/2021
FECHA DE ENTREGA: 00/00/2021

PRIMER PERÍODO ACADÉMICO: 2021 – 2022

QUEVEDO - LOS RIOS - ECUADOR
 I. BASE DE DATOS

I.1. Concepto de Base de Datos

Una base de datos es un conjunto de datos almacenados en memoria externa que están
organizados mediante una estructura de datos. Cada base de datos sido diseñada para
satisfacer los requisitos de información de una empresa otro tipo de organización como,
por ejemplo; una universidad o un hospital [ CITATION Mar111 \l 3082 ].

Base de datos es un almacenamiento de datos formalmente definido, controlado

centralmente para intentar servir a múltiples y diferentes aplicaciones. La base de datos
es una fuente de datos que son compartidos por numerosos usuarios para diversas
aplicaciones [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

Es la representación integrada de los con juntos de entidades instancia correspondientes

a las diferentes entidades tipo del SI y de sus interrelaciones. Esta representación
informática (o conjunto estructurado de datos) debe poder ser utilizada de forma
compartida por muchos usuarios de distintos tipos [ CITATION Raf051 \l 3082 ].

En otras palabras, una base de datos es un conjunto estructurado de datos que representa
entidades y sus interrelaciones. La representación será única e integrada, a pesar de
que debe permitir utilizaciones varias y simultáneas [ CITATION Raf051 \l 3082 ].

Una base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.
¿Y a qué se llaman datos? Pues datos son las listas de los libros que posee una
biblioteca, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una
empresa, de sus productos, ventas y empleados [CITATION ebr10 \l 3082 ].

Por ejemplo, se puede utilizar Microsoft Access para llevar la gestión de fichas de los
artículos de un almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes
por impresora, etc. Se pueden realizar consultas tales como: ¿qué artículo se ha vendido
más este mes? o ¿qué clientes compran un determinado artículo? o ¿cuál es la ganancia
total del mes? [CITATION ebr10 \l 3082 ].
I.2. Introducción a Access

I.2.1. ¿Qué es Microsoft Access?

Es un gestor de base de datos relacionales (SGBD) para Windows. Proporciona un

entorno gráfico de fácil manejo que permite el diseño y la gestión de bases de datos sin
necesidad de aprender complicados lenguajes de programación [ CITATION ebr10 \l
3082 ].

Gestor de Base de Datos. - Es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar

y manipular datos, así como organizarlos de manera significativa para que se pueda
obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo
[ CITATION ebr10 \l 3082 ].

I.2.2. Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 20xx

 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de
la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un
menú; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego
Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
 Desde el icono de Access 20xx del escritorio

I.2.3. Para cerrar Access 20xx, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:
 Hacer clic en el botón cerrar.

 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

 Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access [ CITATION
ebr101 \l 3082 ].

I.3. Conceptos Básicos para una BD en Access

Entre ellos damos a conocer los siguientes conceptos básicos para una BD en Access:
I.3.1. Datos

Datos son hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado
implícito.

Ejemplo: Pueden constituir datos los nombres, números telefónicos y direcciones de

personas que conocemos [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

Ilustración 1. Elemento básico – Datos

Fuente: [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

I.3.2. Entidades

Una entidad es todo aquello de lo cual interesa guardar datos, por ejemplo:

Ilustración 2. Elemento básico – Entidades

Fuente: [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

I.3.3. Claves primarias y claves foráneas. Relaciones

Cada entidad tiene una clave primaria o campo clave o llave que identifica
unívocamente al conjunto de datos. Cuando en una entidad figura la clave primaria de
otra entidad, ésta se denomina clave foránea o clave ajena. Las entidades se relacionan
entre sí a través de las claves foráneas [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

Ilustración 3. Elemento básico – Relaciones

Fuente: [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

I.3.3.1. Claves Primarias

 Código Cliente es la clave primaria de CLIENTES. A cada cliente se le asocia

un código y a cada código le corresponde un cliente.
 Número Factura es clave primaria de FACTURAS.
 Código Producto es clave primaria de PRODUCTOS.

I.3.3.2. Claves Foráneas

En FACTURAS, son claves foráneas Código Cliente y Código Producto. CLIENTES se

relaciona con FACTURAS a través del Código Cliente que figura en ambas tablas y con
PRODUCTOS mediante el Código Producto [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

I.4. Conceptos Generales sobre una BD en Access

Además de los conceptos básicos anteriores, a modo de aclarar algunos de los

componentes que se pueden encontrar en una base de datos, y que se verán en las
próximas unidades, se definen los siguientes conceptos:

 Tabla: Es un conjunto de filas y columnas bajo un mismo nombre que representa

el conjunto de valores almacenados para una serie de datos. Por ejemplo,la
 información de todos los clientes de una BD se almacenarán en una tabla llamada
CLIENTES.
 Campo: Cada una de las columnas de una tabla. Identifica una familia de datos.
Por ejemplo, el campo fechaNacimiento representa las fechas de nacimiento de
todos los clientes que contiene una tabla CLIENTES.
 Registro: Corresponde a cada una de las filas de la tabla. También se llaman
tuplas. Por ejemplo en la siguiente tabla CLIENTES, observamos dos registros,
que corresponden a la información sobre los clientes Juan García y Fernándo
Martínez [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

Ilustración 4. Conceptos Generales

Fuente: [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

 Tipo de Dato: El tipo de dato indica la naturaleza del campo. Así, se puede
tener datos numéricos, que son aquellos con los que se pueden realizar cálculos
aritméticos (sumas, restas, multiplicaciones), los datos alfanuméricos, que son
los que contienen caracteres alfabéticos y números.
 Consulta: Es una instrucción para hacer peticiones a una BD.
 Índice: Es una estructura que almacena los campos clave de una tabla,
organizándolos para hacer más fácil encontrar y ordenar los registros.
 Vista: Se obtienen al guardar una consulta de una o varias tablas. De esta forma
se obtiene una tabla virtual, es decir, no está almacenada en los dispositivos de
almacenamiento del ordenador, aunque sí se almacena su definición.
  Informe: Es un listado ordenado de los campos y registros seleccionados en un
formato fácil de leer. Por ejemplo, un informe de las facturas impagadas del mes
de enero ordenadas por nombre de cliente.
 Guiones o scripts: Son un conjunto de instrucciones que, ejecutadas de forma
ordenada, realizan operaciones avanzadas o mantenimiento de los datos
almacenados en la BD.
 Procedimientos: Son un tipo especial de script que están almacenados en la BD
y forman parte de su esquema [ CITATION Gue19 \l 3082 ].

En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves: tabla, registro
y campo. Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en
forma de tablas como las que se puede ver, por ejemplo, en un listín telefónico:

Ilustración 5. Conceptos Generales

Fuente: [ CITATION ebr10 \l 3082 ].

En este listín interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de
personas. Para que aparezcan de modo claro se han desglosado en varios apartados:
Nombre, Apellidos, Población, Provincia, Teléfono y País, haciendo que aparezca cada
uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar el teléfono de una
persona buscando a partir de su nombre [ CITATION ebr10 \l 3082 ].

Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en
una fila de la tabla: a esta fila es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes
en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto
formado por todos los registros, Tabla [ CITATION ebr10 \l 3082 ].

De esta manera se puede decir que:

 Campo: cada una de las partes en las que se desglosa la información.

  Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro
agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto
por campos.
 Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura [ CITATION
ebr10 \l 3082 ].

En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros: así
el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que
apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se
suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos
secundarios a los que lo complementan [ CITATION ebr10 \l 3082 ].

I.5. ¿Cómo crear, abrir y cerrar una BD en Access?

I.5.1. Crear una Base de Datos

Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo del
Menú Archivo que aparece a la derecha de la pantalla. Selecciona la opción Base de
datos en blanco [ CITATION ebr101 \l 3082 ].

A continuación, aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón
Buscar ubicación en una CARPETA (archivo).

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de

datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre
de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre
el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de
Introducción a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo
aparecerá la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botón Crear para crear la base de
datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará
la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas
empezar a rellenar sus datos [ CITATION ebr101 \l 3082 ].
I.5.2. Cerrar una Base de Datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

 Cerrando Access:

Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar (x) de la ventana de Base de Datos.

 Sin cerrar Access

En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos.

I.5.3. Abrir una Base de Datos

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:

 Desde el Menú Archivo:

- Ir al Menú Archivo
- Elegir la opción Abrir.

 Desde los documentos recientes del Menú Archivo:

- Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que
se abrieron bajo el título de Documentos recientes.
 Haz clic en la que quieras abrir.
BIBLIOGRAFÍA
Cordoba, U. (2004). Curso de Microsoft Access XP. (pág. 137). Universidad Cordoba.

ebriik. (2010). Microsoft Officce Access 2010.

Guevara, L. V. (2019). Gestión de Base de Datos (VERSIÓN 1.0 ed.).

Marqués, M. (2011). Base de Datos (Primera Edición ed.). UNIVERSITAT JAUME.

Rafael Camps, L. C. (2005). Software Libre: Base de Datos (Primera Edición ed.).
Catalunya: UOC.