SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y Fecha: Enero de 2019

SALUD EN EL TRABAJO SG -SST

PROGRAMA DE COMPRAS Y SELECCIÓN Versión 2

DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos,
así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas críticos.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos y

equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas
destinados a las actividades de la empresa.

RESPONSABLES

Representante Legal y
Asistente Administrativa

POLITICAS GENERALES

 Para evitar acumulación de órdenes de compra, agilizar el proceso y evitarse el desgaste

administrativo, las compras serán tramitadas y programadas cada 15 días.
 Cada área de la empresa, debe tener una reserva de materiales, insumos, herramientas y
todo aquello que requiera para el desarrollo de su tarea, de manera razonable y ordenada;
esto con el fin de evitar retrasos en las actividades operativas.
 Para que la empresa se acoja a los descuentos que ofrecen los proveedores se deberá
programar las compras por volumen.
 Se deberá tener hoja de vida de los proveedores o una base de datos con información
puntual como: RUT, dirección, teléfono, correo electrónico, persona de contacto, horarios
de atención, tipo de productos o servicios que ofrece.
 Llevar registro de proveedores para determinar su calificación.

DEFINICIONES

Producto: Resultado de un proceso.

 servicios (por ejemplo, transporte, aseo, mantenimiento)
 software (por ejemplo, programas de contabilidad)
 hardware (por ejemplo, parte electrónica de un computador)
 materiales procesados (materiales para obra o para el uso de la oficina)

Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, ejemplo productor, distribuidor,

minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información.
 Un proveedor puede ser interno o externo de la empresa.
 En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien o servicio, con
potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de seguridad, calidad y medio ambiente.

Adquisición: acto o hecho en virtud de la cual una persona obtiene el dominio o propiedades de
un bien o servicio o algún derecho real.

Suministro: es el abastecimiento, es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades

de consumo de una unidad económica en tiempo, forma y calidad.

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Bienes: objetos o cosas que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades y
cumplimiento de sus fines.

Servicios: son actividades de naturaleza frecuentemente inmaterial que sirven, al igual que los
bienes para satisfacer los deseos o necesidades de la empresa para cumplir sus fines.

DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

GENERALIDADES.

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún
servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la empresa, para lo cual se
aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza una evaluación de
proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas que requieran bienes y/o servicios; con el
fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la
compra de algún producto o servicio.

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DIAGRAMA DE FLUJO- proceso de compras

COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RESEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

CRITERIOS PARA COMPRAS.

Caja Menor no se maneja porque en proyecto se contrata solo mano de

obra, los materiales corren por cuenta del dueño del proyecto y las
compras se realizan por pago en cheque o efectivo cuando se
programan los mismos.
 Representante Legal
1.CONDICIONES  Secretaria-Auxiliar
GENERALES. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS Contable.
 Residente SST
Pagos de servicios contratados, son autorizados por el Representante
Legal y realizados por el mismo.

Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

maquinaria, materiales, para montos que excedan los $500.000,
deberán pasar por revisión del Representante Legal, con el fin de
determinar si su adquisición es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se debe

realizar la selección y evaluación de proveedores.

La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de

compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos
2. proveedores, que tienen las competencias para satisfacer
SELECCIÓN Y adecuadamente las necesidades de SERVICIOS Y  Representante Legal
EVALUACIÓN DE CONSTRUCCIONES GN SAS  Secretaria – Auxiliar
PROVEEDORES. contable
Por lo tanto, el proveedor que desee trabajar con SERVICIOS Y
CONSTRUCCIONES GN SAS., debe ingresar al Registro de
proveedores y se debe proporcionar la información indicada en el
formato de selección y evaluación de proveedores.

Los proveedores seleccionados serán los que tengan la experiencia

necesaria para la actividad que requiera contratar y los acuerdos
monetarios que se acuerden en la negociación.

Se debe entregar la cotización para la requisición del producto o

3. servicio, el Representante Legal lo revisa determinando si los valores
REQUISICIÓN DE allí consignados son adecuados.
PRODUCTOS O  Interesado
SERVICIOS Si es un nuevo producto y el proveedor no había trabajado antes con la  Representante Legal
empresa se evalúa antes de la contratación si es idóneo para el
requerimiento y calificado, para ello se deben establecer las
competencias y requisitos a cumplir por el contratista.

4. El Representante Legal solicita la cotización respectiva al proveedor/es  Representante Legal

COTIZACIONES seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico, o de  Aux. administrativa
forma presencial.
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5. Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente  Representante Legal

ORDEN DE seleccionado mediante la orden de compra, remisión o la compra  Aux. administrativa
COMPRA O directa.
REMISIÓN. La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo
electrónico, o por cualquier medio de comunicación o de forma
presencial.

6. El responsable de solicitar el producto o servicio es el representante Representante Legal

RECEPCIÓN DEL legal. Secretaria – auxiliar
PRODUCTO O contable
SERVICIO. Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de Interesado o solicitante de
acuerdo a la orden de compra y la factura, revisando que lasla compra
características, cantidades, especificaciones y los precios de los ítems
de la orden de compra sean iguales a los de la factura y el total de las
dos coincidan con el mismo valor.

Se debe devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los

parámetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de
vida del proveedor.

Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificación del estado de entrega del producto o servicio
en: la orden de remisión del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura, cuenta de cobro y corte respectivo u otro
documento según sea el caso.

*Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o

remisión, factura, y orden de cobro en los casos que aplique.

7.
RETROALIMENTAC De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño se  Responsable del SG-
IÓN A informará al proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda SST
PROVEEDORES Y tomar las acciones preventivas, correctivas, de mejora o planes de  Representante Legal
PLANES DE acción para la mejora continua del sistema.
MEJORA.

8. Como parte del proceso de selección de los proveedores se deberá

REQUERIMIENTOS incluir y verificar que los mismos cumplan como mínimo con:
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN EN 1. Afiliación y pagos a Seguridad Social  Encargada del
SALUD Y 2. Políticas de seguridad y salud en el trabajo SG-SST
SEGURIDAD EN EL 3. Políticas de calidad y ambiental  Representante
TRABAJO. 4. Políticas de Prevención del consumo de sustancias Psicoactivas Legal
5. Matriz de Peligros  Residente SST
6. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
7. Constancia de Capacitación en prevención y atención de
emergencias
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8. Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la

empresa en los últimos tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La
Certificación de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número
de accidentes totales, número de accidentes que generaron
incapacidad; número de días de incapacidad generados;
descripción de los accidentes fatales o que generan incapacidad
permanente.
9. Constancia de entrega de Elementos de Protección Individual
10.Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofísicas, exámenes de
ingreso)

PROHIBICIONES EN EL PROCESO DE COMPRAS

 Ningún trabajador podrá adquirir un bien o servicio a nombre de la empresa sin haber
realizado el debido proceso de compras.

 La única persona para autorizar una compra sin el normal procedimiento de compras es
Representante Legal, quien a su vez se hace responsable de la adquisición.

 Las solicitudes de compras o adquisición de servicios y bienes están disponibles para ser
tramitadas en el momento que se requieran de manera extraordinaria.

 Cada área de la empresa debe contar con un stock de insumos para el desarrollo de su
tarea, acatando siempre las normas de seguridad en cuanto a su almacenamiento y uso.

CALIFICACION DE LOS PROVEEDORES

OBJETIVO: Evaluar y calificar los proveedores de productos y servicios contratados por

SERVICIOS Y CONSTRUCCIONES GN SAS

ALCANCE: se aplica a todos los proveedores que ofrezcan servicios, bienes con vínculo comercial
a SERVICIOS Y CONSTRUCCIONES GN SAS.

INSTRUCCIONES: un buen proveedor es aquel que cumpla con los siguientes requisitos:

 Precio
 Cumplimiento en la fecha y tiempo acordado de entrega
 Calidad en el servicio como en los productos ofrecidos
 Garantía
 Transporte
 Servicio y atención post venta
 Calidad del producto
 Experiencia y reconocimiento en el sector
 Formas de pago: crédito, descuento, pronto pago,
 Facilidad en la ubicación del proveedor y solución inmediata al requerimiento

CRITERIOS DE EVALUACION
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CRITERIOS DE EVALUACION OBSERVACION PUNTAJE

PRECIO Mayor al valor del mercado 10
Igual al valor del mercado 15
Menor al valor del mercado 25
CUMPLIMIENTO EN LAS Demoras en las entregas 05
ENTREGAS
En el tiempo requerido 25
CALIDAD DEL SERVICIO Producto incompleto, atención tardía a los reclamos 05
Solución de reclamos a tiempo 10
Completa atención oportuna 15
CALIDAD DEL PRODUCTO Devolución del producto por mala calidad 10
Dentro de los requisitos exigidos 15
Completa atención oportuna 20
EXPERIENCIA EN EL SECTOR De 0 a 2 años 05
De 2 a 5 años 10
Más de 5 años 15
FACILIDADES DE PAGO No brinda ninguna facilidad ni descuento 05
Tiene facilidades de pago 10
Brinda facilidades de pago, y descuentos 20

Los proveedores se calificarán en base al puntaje que recibían en las diferentes evaluaciones, y se
ubicaran de la siguiente manera:

Categoría A: son los proveedores que han tenido algún tipo de relación comercial con SERVICIOS
Y CONSTRUCCIONES GN SAS. y que no hayan registrado mayores inconvenientes, su
puntuación se ubica entre 90 y 120 puntos.

Categoría B: en esta categoría se ubican los proveedores de SERVICIOS Y CONSTRUCCIONES

GN SAS., que no disponen de todos los insumos, materiales, servicios que requiere la empresa, no
cuentan con la calidad o no tienen un precio competitivo; frente a los anteriores proveedores, pero
tampoco han registrado falta grave en las relaciones comerciales con la empresa. Se ubican entre
60 y 89 puntos.

Categoría C: son todos aquellos proveedores que no demuestran competitividad frente a los
anteriores o que han tenido algún tipo de inconveniente en cuanto cumplimiento, calidad, cantidad,
precio o disponibilidad, su puntuación es inferior a 59.
Es necesario la evaluación permanente de los proveedores esto permite tener un listado
actualizado de los proveedores aprobados. La persona encargada de las compras es la persona
responsable de la evaluación, cuyo criterio será basado en la relación comercial con la empresa.
La descalificación de los proveedores se presenta cuando no se toman las acciones correctivas
necesarias y las fallas que presenta en su servicio es reiterativo.
Es indispensable contar con un listado de proveedores calificados y actualizados esto hace que el
proceso de cotización se agilice de igual manera se recomienda la actualización y revisión de
proveedores una vez al año.

LISTADO DE PRODUCTOS

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DE PROVEEDORES

Es útil contar con un listado de productos, insumos, materiales, servicios para facilitar el proceso de
las cotizaciones de igual manera nos permite tener una estadística de las unidades consumidas en
cualquier área de la empresa. Las características, especificaciones y calidad serán estándares en
la adquisición de las compras, permaneciendo estas características en todo el proceso, excepto
cuando se requiera un producto diferente y especificaciones puntuales.

ADQUISICION DE BIENES MATERIALES, SERVICIOS CON ESPECIFICACIONES PUNTUALES

Son aquellas compras que se requieren con unas características puntuales y específicas, será
entonces la persona que solicite la compra quien defina con el proveedor la compra teniendo en
cuenta que por las especificaciones del producto no se cuentan con numerosos proveedores, en
este caso es posible obviar el proceso de las tres cotizaciones, teniendo en cuenta la aprobación
de Subgerencia de acuerdo con el valor de la compra.

DEVOLUCION DE BIENES, INSUMOS, MATERIALES

Se presenta cuando el proveedor no cumple con los requerimientos exigidos, ya sea por defecto de
fabricación o especificaciones, permanecerán los productos en las bodegas, instalaciones de la
constructora hasta tanto no se solicite una Nota Crédito por el valor de la devolución, este valor
será a tener en cuenta en los próximos pagos al proveedor en mención.

EJECUCION Y CONTROL

La ejecución del presente programa de compras será de estricto cumplimiento y estará a cargo del
Representante Legal. Su revisión y modificación estará bajo la responsabilidad de la encargada del
SG-SST, y en el momento que se presente un cambio considerable en el proceso.

VIGENCIA

El presente programa de compras entrara a regir en el momento que se socialice con las personas
involucradas en el proceso

GILDARDO NAICIPE BELTRAN

C.C. 5.842.997 de Anzoátegui
Representante Legal
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