Universidad

Galileo
Automatización de Procesos
Administrativos casos Empresariales
Licda. JENNIFER ROXANA, OSORIO
CONTRERAS DE GARCÍA

ENTREGABLE 1: PARTE 1,2,3

CARLOS ALBERTO ALDANA DÁVILA

20016076
Contenido:

Tarea 1……………………………………………………………….
Determinación y selección del problema.

Explicar el problema.

Explicar que es el problema y dar una razón de su

Importancia.

Explicar que ha hecho por resolver el problema.

Como podrían atacarlo.

Determinar la importancia del problema.

Consecuencias de no resolver el problema.

Determinar las consecuencias de la no acción.

Determinar de ante mano las dificultades que.

Pueden presentarse y como sugiere que se resuelvan.

Tarea 2………………………………………………………………
Foda.

La Matriz Foda.

Organigrama.

Cambios Realizados.

Tarea 3……………………………………………………………….
Nuevo Proceso.

Diagrama.

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Determinación y Selección del Problema Administrativo.

Síntomas del Problema:

- La falta de comunicación
- Falta de Estructura Organizacional
- Conflictos entre departamentos
- Maquinaria obsoleta
- Falta de capacitación
- Mala utilización de recursos

Explicar que es el Problema:

La falta de comunicación es la causa de varios problemas, que van
desde el departamento de Recursos Humanos, por la falta de
capacitación, dirección del departamento al que pertenece el nivel
Jerárquico, y las responsabilidades que tiene en dicho departamento.
El departamento de Ventas debe tener un sistema en el cual mejore
el ingreso de ordenes por lo cual se necesita para no duplicar la
producción, así mismo el departamento de Producción debe tener un
mejor control de inventarios, entradas de recepción y salidas con
facturas o envíos.

Explicar porque es un problema y dar una razón de su

importancia:
La falta de comunicación puede ser una consecuencia negativa, para
la organización, ya que, si no tienen buena comunicación el área de
ventas y producción, puede darse una duplicidad de órdenes, malas
entregas a los clientes, pedidos extraviados, y nadie tomaría
responsabilidades, sobre el mal uso de los recursos.

2
Explicar que ha hecho por resolver el problema:
El departamento de Recursos Humanos ha tomado la iniciativa de
capacitar al personal, mostrar la jerarquía en la cual se encuentra cada
departamento, y pasar por escrito las responsabilidades de cada una
de las personas de cada departamento.

Como podrían atacarlo:

Conocer quién es el responsable de departamento a quien acudir por
algún problema, para tratar de solucionarlo sin necesidad de llegar a
una perdida.

Determinar la importancia del problema:

Si no se le da resolución a los problemas pueden incurrir en pérdidas a

larga plazo. Perdidas de producción, perdidas de clientes.

Consecuencias de resolver el problema:

La resolución de los problemas evita malgastar recursos, perdidas, y
la satisfacción de los clientes.

Determinar las consecuencias de la no acción:

Si el problema es con el cliente, perderlo como adquisidor de los
productos que realizamos, poder ofrecer a alguien más el producto
que sacamos o producimos de más.

Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse

y como sugiere que se resuelvan:
Si el problema es en el departamento de producción, falta de materia
prima para realizar la producción, si un proveedor no tiene la materia

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prima, tratar de conseguirla con alguien más, o si hay exceso de
órdenes de producción, contratar a más personal para poder
fabricarlo, trabajar horas extra.

Análisis Foda
Fortalezas Debilidades

- Solidez en el Mercado - No contar con inventarios

- Calidad en los Productos - Tecnología Obsoleta

- Variedades de Producto - Falta de Sistemas de información

- Incremento de Cliente - Infraestructura inadecuada

- Capacitaciones Utilización de personal de forma ineficiente

Oportunidades Amenazas

- Accionistas, extranjeros - Importaciones

- Introducción de Servicios Nuevos - Mejora de Precios de la competencia

- Productos de diferentes Calidades - Aumento de la Productividad

- Adquisición de materias primas - Mejor atención de la competencia

- Nuevos Productos - Mayor Expansión de las Marcas

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 Fortalezas Debilidades

Matriz Foda - Mejora de Servicio - Tecnología Obsoleta

-Solidez en el mercado - Falta de Inventarios
-Calidad de productos - Falta de Capacitación
-Capacidad de Producción - Personal Ineficiente

Estrategia Estrategia
Oportunidades Max (F) / Max(O) Min (O) / Max(D)
Ofensivas Adaptativas

- Crear aplicación para la venta - Venta a mejores Precios -Nuevas estrategias de publicidad
- Abrir nuevas sucursales - Calidades - Capacitación de Personal
- Venta de nuevos productos - Stock suficiente para abastecer - Crear nuevas tiendas
- Capacitaciones Constantes

Estrategia Estrategia
Amenazas Max (F) / Min (A) Min (D) / Max(A)
Defensivas Supervivencia

- Precios más bajos - Buscar proveedores - Fortalecer, la atención al Cliente

- Mejores surtido - Crear nuevas tiendas - Capacitaciones constantes
- Aumento de Aranceles - Adquisición de nuevos productos

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 Organigrama

dirección
General

Asistente de
Gerencia

Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de
Recursos
Contabilidad Sistemas Ventas producción
Humano

Mantenimiento Departamento de Departamento de Departamento de

Compras
Vendedores Reclutamiento logística

sección de Departamento de Departamento de

Inventarios
facturación capacitación Manufactura

sección de
sección de
Entregas Producto en
orientación
Proceso

sección de
Producto
Terminado

sección de
almacén

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Vemos que uno de los problemas claramente es la reestructuración de
los departamentos como lo es Ventas, Producción y Recursos
Humanos.

Para lo cual debemos tomar una nueva dirección en cuanto a la

estructuración de cada departamento, hacer un análisis de cada uno y
poder hallar una solución a cada uno de los problemas encontrados en
cada departamento para su mejor función.

Departamento de Recursos Humanos:

Reclutamiento de Personal adecuado para cada área de la empresa,

siempre contratando al personal calificado para cada área, según lo
solicitado por el departamento, siempre contando que las personas
que se recluten cuenten con la capacitación adecuada para
desempeñar mejor el trabajo.

Tratando que la comunicación con cada departamento sea óptima,

conociendo la estructuración de esta, delegando sus
responsabilidades dentro del departamento, indicando su puesto y el
lugar ocupa dentro del departamento, así como la persona que está
bajo su supervisión o arriba del mismo.
Es importante dejar claro la Jerarquía de puestos, dentro del
departamento y fuera del mismo.

Departamento de Ventas:

El departamento de ventas debe contar con un personal capacitado

para la atención al cliente, dando énfasis en poder proporcionar una

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atención de calidad a cada cliente, ya sea teniendo al cliente cara a
cara, vía telefónica, correo electrónico, vía WhatsApp o Facebook.
Por lo cual debemos contar con un buen departamento de publicidad
el cual nos ayudara con atraer a más clientes.
Debemos tomar en cuenta que debemos contar con un buen mobiliario
para poder proporcionar una mejor calidad de servicio.
Así mismo tratar de llevar un mejor control de ingreso de órdenes de
compra, para esto el departamento de informática nos proporcionara
un sistema fácil de usar para poder realizar dicha tarea y remitirla al
departamento de Producción.
También conociendo los puestos y jerarquías de cada uno, para un
mejor control de personal.
La capacitación constante de los servicios que prestamos, atención al
cliente, etc.

Departamento de Producción:

El departamento de Producción es uno de los más importantes dentro

de la empresa, ya que este es el que nos proporciona el material, para
poder vender.
Esta es una de las áreas en donde nos debemos enfocar mayormente,
en capacitaciones, jerarquías, responsabilidades.
Parte de que la producción sea un éxito consiste en la comunicación
que se tenga en el área de ventas y producción, para esto debemos
tener y contar con un sistema fácil de usar a la hora de realizar dichas
órdenes.
También contar con una muy buena comunicación en cuanto a
realización del producto, fecha de entrega, contar con maquinaria en
perfecto estado, mantenimientos al día.

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Estructura de Procesos

FORMAS DE
USUARIOS ROL INTERACTUAR CON
EL SISTEMA

Cliente Activa Pedido Vendedor opera el Pedido

Vendedor Crea código Verifica Datos de Cliente

Producción Revisa Inventarios Rectifica cantidad

Entregas Facturación Cliente

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 Diagrama Caso de Uso

Cliente Activa
Pedido

Ventas crea
código

Ventas
verifica
datos

Ventas

Producción,
revisa
inventarios
Cliente

Entregas,
facturación

Producción
Cliente

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