LA FOLIACION
LEIDY VELANDIA GUZMAN
INSTRUCTORA
CLAUDIA MURCIA CEDEÑO
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO
SENA
REGIONAL TOLIMA
IBAGUE
2020
3.2 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 – LA FOLIACION
1. CONSULTAR:
- QUE ES LA FOLIACION
Es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental. Es una actividad indispensable en el proceso de organización
archivística en cualquier momento del ciclo vital (Gestión, central o histórico), la
cual tiene dos (2) finalidades que es la de controlar la cantidad de folios de
(carpeta, legajo, tomo); y la de controlar la calidad, entendida como el respeto al
principio de orden original y la conservación de la integridad.
-QUIENES SON LOS RESPONSABLES EN LA EMPRESA A REALIZAR LA
FOLIACION
La gestión administrativa ya que es un respaldo técnico y legal, permitiendo
además completar la información requerida en los diferentes instrumentos de
control y consulta para ubicar o localizar de manera puntual un documento.
-QUE ES FOLIO
Es una hoja
--CONSULTA CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS A TENER EN CUANTA
CUANDO DEBE HACERSE SOLAMENTE EN LAS UNIDADES DE
CONSERVACIÓN QUE INTEGRAN UNA SERIE DOCUMENTAL.
1. En el caso de expedientes contenidos en mas de una unidad de conservación,
la foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un
Contrato de la Obra X, esta contenido por dos unidades de conservación y el
ultimo folio de la primera termino en 200, la segunda carpeta iniciara con el folio
201. La foliación con el numero 1 en cada unidad de conservación, rompe con el
concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de documentos.
2. Las respectivas unidades de conservación se controlan también
consecutivamente, para un ej. La carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la
No.1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante
será la No.2 del mismo contrato.
3. cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales,
deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo
integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros. Sin
embargo cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografías,
impresos (periódicos, revistas), estos deberán foliarse en el orden consecutivo que
les corresponda y separarse de la unidad de conservación de donde proceden
dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe
constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y
folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo
o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (plano
teca, mapoteca, fototeca, hemeroteca).
4. Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de
audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer
la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino. La foliación es parte
imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la
responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la
ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito
ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo
central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
-QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
(SERIES) SIMPLES Y COMPLEJAS
1. Antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste en
analizar si los documentos responden al tramite o a los tipos documentales de la
respectiva serie documental.
2. si existe duplicidad (documentos repetidos) si además de los tipos
documentales propios de la serie existen otros de apoyo y si están correctamente
ordenados. Con el fin de proceder a depurar si fuere del caso lo cual consiste en
retirar los documentos duplicados y los que no sean consecutivos de la serie.
3. se ordenan cronológicamente de manera que el primer documento sea el que
registre la fecha más reciente.
Cuando se este llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir
números o de omitirlos como tampoco dejar de enumerar algún folio.
Si existe otra foliación, esta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como
valida la última realizada.
Cifras como 1A, 1B, 1bis, no deben utilizarse en la foliación.
-SUSTENTE PORQUE LA FOLIACION ES PARTE IMPRESCINDIBLE DE LOS
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA RESPONSABILIDAD DE LOS
PRODUCTORES DOCUMENTALES.
Ya que controla la cantidad de folios en una conservación dada y controlar la
calidad, entendida como respeto al principio de orden original y la conservación de
la integridad de la unidad documental o unidad archivística. Tanto que la
responsabilidad es de la gestión administrativa con el respaldo técnico y legal es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos
de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).
-SUSTENTE PORQUE LA FOLIACIÓN PERMITE UBICAR Y LOCALIZAR DE
MANERA PUNTUAL UN DOCUMENTO.
Porque que es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control y es
requisito ineludible para las trasferencias tanto primarias como secundario.
-PORQUE LA FOLIACIÓN ES NECESARIA PARA DILIGENCIAR DIFERENTES
INSTRUMENTOS DE CONTROL (INVENTARIOS, FORMATOS DE CONTROL
DE PRÉSTAMOS, TRD) Y DE CONSULTA.
Ya que es necesario tomarlo siempre como referencia y aplicarlo por analogía
según la particularidad del archivo o de la entidad.
- PORQUE LA FOLIACIÓN ES REQUISITO INELUDIBLE PARA LAS
TRANSFERENCIAS TANTO PRIMARIAS (ARCHIVO DE GESTIÓN AL
ARCHIVO CENTRAL) COMO SECUNDARIO (ARCHIVO CENTRAL AL
ARCHIVO HISTÓRICO).
Porque es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de
este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas
teniendo en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias
documentales concertado y elaborado por la coordinación de archivo de la
entidad, siguiendo la metodología y recomendaciones con el tiempo oportuno para
dar cumplimiento al cronograma teniendo en cuenta lo establecido en la TRD.
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega
física de la documentación y su registro en el formato único de inventario
documental.
La transferencia secundaria concluye los procesos de valoración secundaria en las
instituciones y tienen como fin garantizar la protección de esos documentos;
clasificando, ordenando, descripción aplicando estos 3 pasos se desarrollan la
depuración, la separación, la foliación y retiro de material abrasivo,
almacenamiento de la documentación y elaboración de un Cuadro de
Clasificación.
-QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA REALIZAR LA FOLIACIÓN-
CONCEPTOS COMO:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención
Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por
Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo
Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros
soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que
dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico.
El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al
trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo
o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus
expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación
se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
2. DEFINE Y DIBUJA
FOLIO: hoja
FOLIAR: consiste en enumerar las hojas
FOLIACION
FOLIO RECTO: primera cara de un folio
FOLIO VUELTO: segunda cara de un folio
