PROCESO ADMINISTRATIVO - FASE DINAMICA
INTEGRACIÓN
Integrar es obtener y articular los elementos, materiales Y recursos
humanos que la organización y la planeación señalan como
necesario para el adecuado funcionamiento de un organismo
social.
La planeación nos ha dicho qué debe hacerse y cuando, la
organización nos ha señalado quiénes, dónde y cómo debemos
realizarlo.
Falta todavía obtener los elementos, materiales y recursos
humanos que llenan los cuadros teóricos formados por la
planeación y la organización, esto lo hace la integración.
Importancia:
a) Es el primer paso práctico de la etapa dinámica.
b) Es el punto de contacto entre lo estático y lo
dinámico, lo teórico y lo práctico.
c) Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un
organismo social conseguir personal, maquinaria, dinero, etc., es
una función permanente, porque en forma constante hay que estar
integrado el organismo, tanto para proveer a su crecimiento normal,
ampliaciones, etc.
Principios de la Integración de Personas:
• Principio de la adecuación de hombres y funciones: Los
hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un
organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que
reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla
adecuadamente. Debe procurarse adaptar los hombres a las
funciones y no las funciones a los hombres.
• De la provisión de los elementos administrativos: Debe
proveerse a cada miembro de un organismo social, de los
elementos administrativos necesario para hacer frente en forma
eficiente a las obligaciones de su puesto.
•De la importancia de la introducción adecuada: El momento en
que los elementos humanos se integran a una empresa tiene
especialísima importancia y por lo mismo, deberá ser vigilado con
especial cuidado.
Principios de la Integración de Cosas
• Del carácter administrativo de esa integración: Podrá parecer
ante todo que estudiar sistemas de producción, ventas, finanzas,
etc., es problema técnico, más no administrativo. Así la producción
parece más adecuado un ingeniero que un administrador para las
finanzas, un financiero. La realidad es que estas funciones
técnicas, se encuentran elementos esencialmente administrativos,
porque miran a la coordinación de los elementos técnicos, entre sí,
y con las personas.
• Del abastecimiento oportuno: Representa todos los elementos
materiales una inversión, debe disponerse en cada momento de los
precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por la
planeación y organización, en forma tal que ni falten en
determinado momento, restando eficiencia, ni sobren
innecesariamente, recargando costos y disminuyendo
correlativamente las utilidades.
•De la instalación y mantenimiento: De los elementos materiales
representa costos necesarios, pero también supone momentos
directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado
la forma sistemática de conducir estas actividades, en forma tal que
esa improductividad se reduzca al mínimo.
•De la delegación y control: Si toda administración supone de
delegación en materia de integración de cosas, aspecto
eminentemente técnico, con mayor razón debe delegar la Gerencia
General dentro de un sistema estable, la responsabilidad por todos
los detalles, establecidos al mismo tiempo sistemas de control, que
la mantengan permanentemente informada de los resultados
generales.
Pasos de la Integración de Persona:
Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de personas totalmente
extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto
haciéndolo conocidos a la mismo, como despertando en ellos el
interés necesario. Debe distinguirse en él dos aspectos:
a) De las fuentes de abastecimientos: Se pueden mencionar:
•Las escuelas: técnicas, de comercio, etc.
•Las agencias de colocación: Onerosas o gratuitas, siendo estas
últimas quizá las mejores, porque actúan sólo con miras de
servicio, como las bolsas de trabajo universitarias.
•El personal recomendado por los trabajadores actuales.
•La puerta de la calle: el personal atraído por la fama de la empresa.
b) Los medios de reclutamiento:
•La solicitud escrita: se puede pedir personal a otras empresas, del
que ellas no requieran, o bien a nuestros actuales trabajadores.
•El empleo de prensa, radio, televisión, etc., para solicitar
trabajadores, se ha demostrado, en lo general, no ser un medio
adecuado, ya que atrae de ordinario al personal menos capaz y
hace mucho más extenso y costosos los procedimientos de
selección, excepto tratándose de técnicos.
Selección: Tiene por objeto escoger, entre los distintos
candidatos, aquéllos que para cada puesto concreto sean los más
aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes.
Se le ha comparado con una serie de filtros que bajo el criterio de
los requerimientos del puesto, vayan desechando a los candidatos
inadecuados por diversos conceptos, hasta dejar el apropiado.
El orden generalmente seguido, es el que se señala a continuación:
a) La hoja de solicitud: Suele servir como base, no sólo para
realizar toda la selección, sino también para encabezar todo el
expediente del personal.
b) La entrevista: suele ser un instrumento muy valiosa para
seleccionar personal, tanto porque completa y aclara los datos de
la hoja de solicitud, como porque permite obtener más vivamente
informe sobre motivación del solicitante y hacer observaciones
que si bien son meros indicios, lo son de tan grande importancia
si están bien tomados, y muchos consideran a la entrevista como
una de los medios más útiles para seleccionar personal.
c) Las pruebas psicotécnicas y/o prácticas: Son éstas
verdaderos experimentos ya que tienen por objeto tratar de
estandarizar o igualar las condiciones en que han de desarrollarlas
los solicitantes, para que los resultados que obtengan se deban
solo a la existencia y grado en que posean la cualidad que se trata
de investigar.
d) Las encuestas: Estas tienen por objeto comprobar los
antecedentes de trabajo, escolares, penales y aun sociales que
pudieren haberse obtenido con motivo de las etapas anteriores de
selección.
e) El examen médico: Suele dejarse hasta el final del proceso,
porque, bien realizado, es costoso, por lo que sólo debe aplicarse
a quienes en todas las demás etapas del proceso han resultado
idóneos para el trabajo que se pretende llenar. Suele comprender
el examen físico, la historia clínica del solicitante, las pruebas de
laboratorio, etc.
De la Inducción: Tiene por fin articular y armonizar el nuevo
elemento al grupo social del que formará parte, en la forma más
rápida y adecuada. Suele comprender dos partes:
a) La introducción general a la empresa:
Suele llevarse a cabo en el departamento de personal, en él se
hace firmar al solicitante el contrato respectivo de trabajo, se da la
bienvenida al solicitante, valiéndose sobre todo del Manual del
Empleado, donde encuentra resumida las políticas de la empresa
en materia de personal, suele terminarse con un recorrido por la
plata, presentación personal con los principales jefes que ha de
tratar y finalmente con su jefe inmediato.
b) En su departamento o sección: Se hará la explicación
detallada de su trabajo a base de la descripción del puesto
correspondiente y la presentación a sus compañeros de trabajo,
se le hará recorrer los sitios en que habrá de aprovisionarse de
material, entregar los productos terminados, rendir informes, cobrar
su sueldo, etc.
Del Desarrollo: Busca desenvolver las cualidades innatas que
cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.
Todo elemento que ingresa a la empresa necesita recibir un
desarrollo de aptitudes y capacidades que posea para adaptarlo
exactamente a lo que el puesto va a requerir de él. El desarrollo de
quienes ingresan a una empresa suele dividirse en:
a) Adiestramiento y capacitación de obreros y
empleados,
b) Capacitación de supervisores y
c) Desarrollo de ejecutivos.
DIRECCIÓN
Es aquél elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad
del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas
directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera
simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las
órdenes emitidas.
Importancia de la Dirección:
La dirección es la parte central de la administración, a la cual se
deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.
Otra razón radica en que esté elemento de la administración es el
más real y humano. Aquí se tiene que ver en todos los casos con
hombres concretos a diferencia de los aspectos de la parte
mecánica.
Principios de la Dirección:
• De la coordinación de intereses: El logro del fin común se
hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los intereses de
grupo y aun los individuales que quienes participan en la
búsqueda de aquél.
• De la impersonalidad de mando: La autoridad en una empresa
debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el
organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del
que manda.
• De la vía jerárquica: al transmitirse una orden deben seguirse los
conductos previamente establecidos y jamás omitirlos sin razón ni
en forma constante.
• De la resolución de los conflictos: Debe procurarse que los
conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea
posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzcan el
menor disgusto a las partes.
• Del aprovechamiento del conflicto: Debe procurarse
aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones.
Elementos de la Dirección:
a) La comunicación: Es un proceso mediante el cual los
conocimientos tendencias y sentimientos son conocidos y
aceptados por otros.
• Proceso: la mayoría de las fallas en la comunicación dependen
de que se cree que, con emitir una orden, pasar un informe la
comunicación de éstos es perfecta, olvidando que previamente se
debió haber preparado todo el proceso en forma proporcional a la
importancia y a las dificultades de esa comunicación.
• Nosotros: en la comunicación necesariamente se transmite en
último término un acto psíquico.
• Ideas, sentimientos, deseos: En la comunicación estas tres
clases de actos psíquicos son transmitidos, en el adiestramiento,
en la información, etc.
b) La autoridad: Es la facultad o derecho de mandar y la
obligación correlativa de ser obedecido por otros.
c) El mando: Es el ejercicio de la autoridad respecto de cada
función determinada, puede decirse que es la autoridad puesta en
acto.
d) Supervisión: Consiste en ver o vigilar que las cosas se hagan
como fueron ordenadas.
e) Motivación: Es indiscutible que un jefe logra ser obedecido
mucho mejor cuando consigue motivar a la persona a quien le
manda algo, que cuando éste no tiene otro motivo que obedecer la
orden misma.
La palabra motivación deriva del latín motivus que significa movido
o motio: movimiento. Y se define como el señalamiento o énfasis
que se descubre en una empresa hacia un determinado medio de
satisfacción a una necesidad, creando o aumentando con ello el
impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción,
o bien para que deje de hacerlo.
f) Liderazgo: Líder es la persona poseedora de ciertas cualidades
personales, que aprovecha para ejercer sobre el grupo de sus
seguidores una influencia excepcional que los inspira a seguirlo.
CONTROL
Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación
con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de
corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Importancia del Control:
a) Cierra el ciclo de la Administración. Los controles son a la vez
medios de previsión.
b) Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control
de la organización, de la dirección, la integración, etc. es por ello
un medio para manejarlas o administrarlas.
Principios del Control:
• Del carácter administrativo del control: Es necesario distinguir
las operaciones de control de la función de control. La función es
de carácter administrativo y es la respuesta el principio de la
delegación, esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo
notar, cuanta mayor delegación se necesite se requiere mayor
control.
• De los estándares: El control es imposible si no existen
estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto
más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
• Del carácter medial del control: Aunque parezca obvia, hay que
recordar constantemente este principio. De él, se deduce también
espontáneamente una regla: un control sólo deberá usarse si el
trabajo, gastos, etc., que impone, se justifican ante los beneficios
que de él se esperan.
• De la excepción: El control administrativo es mucho más eficaz
y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo
previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como
se había planeado.
Los elementos del control:
a) Administración por Objetivos,
b) Gráfica de Gantt,
c) La técnica PERT,
d) La técnica CPM,
e) Los presupuestos,
f) Los informes,
g) Las estadísticas, etc.
