PLAN DE CALIDAD

PROYECTO
CONSTRUCCIÓN DE ESTUFAS
ECOLÓGICAS PARA LEÑA COMO
ACCIÓN PARA LA MITIGACIÓN DE
GASES DE EFECTO
INVERNADERO, EN EL SECTOR
RURAL DEL MUNICIPIO DE
GUAPOTÁ, DEPARTAMENTO DE
SANTANDER

Mayo de 2019
 TABLA DE CONTENIDO

1. ALCANCE............................................................................................3
2. ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PLAN DE CALIDAD..........................3
3. OBJETIVOS DE LA CALIDAD...............................................................3
4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.................................................4
4.1. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN....................................4
5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS..............................................4
6. CONTROL DE REGISTROS..................................................................6
7. RECURSOS..........................................................................................7
7.1. PROVISIÓN DE RECURSOS...........................................................7
7.2. MATERIALES.................................................................................7
7.3. RECURSOS HUMANOS..................................................................8
7.4. INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO...........................8
8. REQUISITOS......................................................................................10
9. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE...................................................11
10. DISEÑO Y DESARROLLO................................................................12
10.1. PROCESOS DE DISEÑO Y DESARROLLO.................................12
10.2. CONTROL DE CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO..............12
11. PROPIEDAD DEL CLIENTE.............................................................13
12. PRODUCCIÓN Y DESARROLLO DEL SERVICIO..............................14
13. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD................................................15
14. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO..................................................15
15. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME..................................15
16. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN..........................................................16
17. AUDITORIA.....................................................................................17
 1. ALCANCE
Este plan y para todas las actividades que se desarrollan en el proyecto
denominado CONSTRUCCIÓN DE ESTUFAS ECOLÓGICAS PARA LEÑA
COMO ACCIÓN PARA LA MITIGACIÓN DE GASES DE EFECTO
INVERNADERO, EN EL SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE GUAPOTÁ,
DEPARTAMENTO DE SANTANDER y es obligatorio su cumplimiento.
Su correcta aplicación permitirá cumplir todos los requisitos de calidad
pactados para la supervisión, ejecución, comprobación y entrega del
proyecto.

2. ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PLAN DE CALIDAD

Para la ejecución del plan de calidad del presente proyecto se tendrán en
cuenta las especificaciones y documentación del cliente, así como los
documentos generados en el sistema de gestión del CONSORCIO
SICOINGE, y estos son:
 Condiciones específicas de la contratación Para la CONSTRUCCIÓN
DE ESTUFAS ECOLÓGICAS PARA LEÑA COMO ACCIÓN PARA LA
MITIGACIÓN DE GASES DE EFECTO INVERNADERO, EN EL
SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE GUAPOTÁ, DEPARTAMENTO
DE SANTANDER identificados con código de Invitación pública
Selección Abreviada de Menor Cuantía No MGSAMC 002-2019.
 Requisitos del municipio.

3. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
 Supervisar, Controlar y Ejecutar la Obra pública consistente en la
CONSTRUCCIÓN DE ESTUFAS ECOLÓGICAS PARA LEÑA COMO
ACCIÓN PARA LA MITIGACIÓN DE GASES DE EFECTO
INVERNADERO, EN EL SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE
GUAPOTÁ, DEPARTAMENTO DE SANTANDER, estableciendo los
requisitos del sistema de Gestión de Calidad aplicables en el
desarrollo del proyecto y dar cumplimiento a los requisitos definidos
por CONSORCIO SICOINGE.

 Satisfacer las necesidades del cliente, mediante la entrega de un

servicio óptimo.
  Cumplir a cabalidad la normatividad Vigente

4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
Para asegurar la calidad del servicio se cuenta con un equipo de trabajo
competente, revisión de la información de entrada del cliente al detalle
y un sistema de gestión acorde a cada proyecto con el fin de prestar un
servicio con excelente calidad.

4.1. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN

CONSORCIO SICOINGE, cuenta con un representante por la dirección
para el sistema de Gestión quien es el encargado de:
 Asegurara la calidad del servicio prestado a través del seguimiento
constante de los procesos operativos y a través de las encuestas de
satisfacción al cliente.
 Asegurar que el sistema de gestión se lleve a cabo teniendo en
cuenta el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).
 Determinar la secuencia de interacciones de procesos estratégicos,
misionales y de apoyo.
 Comunicar los requisitos del cliente y los requisitos legales que
apliquen al CONSORCIO SICOINGE.
 Asegurar que se promueva la toma de conciencia a todo el equipo de
trabajo de CONSORCIO SICOINGE, sobre la importancia de
satisfacción del cliente.
 Revisar el resultado de auditorías realizadas en el proyecto y sus
acciones correctivas y/o preventivas.

5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

Con el fin de llevar un control de la documentación que maneja
CONSORCIO SICOINGE, se cuenta con los recursos y profesionales que
realizan el respectivo control, este se realiza de la siguiente manera:
 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRÓ RESPONSABLE
1. Se evalúa si existe la necesidad N. A Personal
de crear un nuevo documento o interesado
corregir un documento ya
elaborado
2. Se analiza si la modificación o la N. A Coordinador de
creación del documento es calidad
aplicable para la organización
3. Se recoge toda la información N. A Coordinador de
necesaria y relevante para la calidad
elaboración del documento
4. Elaborará el borrador del N. A Coordinador de
procedimiento para revisión y calidad
mejoramiento del mismo.
5. Se revisa que el documento N. A Coordinador de
cumpla con los parámetros y calidad
requisitos establecidos por el
personal interesado y con otros
elementos del sistema como la
norma ISO 9001.
6. La aprobación de los documentos N. A Coordinador de
elaborados por el sistema de calidad
gestión, serán aprobados por el
líder estratégico de CONSORCIO
SICOINGE.
7. Se asignará una codificación de No Guía de Coordinador de
documentos codificación calidad
de
documentos
8. Se da inicio a la implementación Listado Coordinador de
del nuevo documento y se recogen maestro de calidad
los documentos obsoletos. documentos
9. Las copias controladas son Documento Encargado de
documentos que el coordinador de aprobado mantenimiento
calidad tiene que entregar al
personal de la empresa cada vez Listado de
que se cree o modifique un Documento
documento. Dichas copias se s
identifican con el lema que dice
COPIA CONTROLADA el cual se
aplica en las copias del
 documento original.

6. CONTROL DE REGISTROS
Para CONSORCIO SICOINGE, es indispensable contar con un control
para identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo
de retención y la disposición final de los registros generados por el
sistema de gestión y por los demás registros generados del proyecto.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTR RESPONSABLE
O
1. La identificación de los registros Listado Coordinado de
se realiza de acuerdo con la maestro de calidad
Guía de codificación de la registros
documentación, considerando
que un formato se convierte en
un registro cuando contiene
datos que evidencian el trabajo
realizado. Una vez identificado el
documento se registra en el
listado maestro de registros.
2. Identificado el registro se N. A Personal
procede a almacenarlo en involucrado
carpetas, fólderes y medios
magnéticos los cuales
garantizaran su conservación y
fácil recuperación
3. Almacenados los registros estos N. A Personal
se mantiene en lugares limpios y involucrado
en condiciones apropiadas que
no permiten su deterioro, libre
de polvo humedad o cualquier
elemento que afecte su
legibilidad y conservación.
4. Con la finalidad de asegurar su N. A Personal
protección y recuperación se involucrado
cuenta con una copia de
seguridad de los registros del
sistema de gestión de calidad
 5. El tiempo de retención y Listado Personal
disposición final de los registros maestro de involucrado
se define en el listado maestro registros
de registros.

7. RECURSOS
7.1. PROVISIÓN DE RECURSOS
CONSORCIO SICOINGE, está conformado por un equipo de trabajo idóneo
que cuenta con experiencia conocimiento y las habilidades necesarias que
se manifiestan en la presentación de un servicio de calidad y
responsabilidad.
Para el desarrollo del presente proyecto CONSORCIO SICOINGE, está
constituido así:

ORGANIGRAMA
REPRESENTANTE LEGAL DE CONSORCIO
SICOINGE

DIRECTOR DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

CUADRILLA
OFICIALES
AYUDANTES

7.2. MATERIALES
Para la provisión de Materiales, se realizará un plan de trabajo, y a medida
que se realice la ejecución de actividades se irán programando los
materiales necesarios para ejecución de la obra.
 7.3. RECURSO HUMANO
La empresa debe asegurar una gestión adecuada de los recursos humanos
basada en la formación del personal y el compromiso con la calidad. En
concreto la empresa debe realizar las siguientes acciones:
a) Definir y comunicar las responsabilidades y autoridades de cada
persona.
b) Definir los requisitos mínimos de formación de los responsables de
la organización. Mantener registros que acrediten el cumplimiento
de dichos requisitos.
c) Detectar y documentar las necesidades formativas del personal y
proporcionarle la formación adecuada para asegurar la capacidad
operativa y técnica de la organización.
d) Asegurar la formación de los empleados en materia de calidad para
el proyecto a ejecutar
e) Mantener registros de las acciones formativas realizadas por las
personas de la organización (certificados de asistencia,
aprovechamiento, etc.).
f) Evaluar las acciones formativas que se realicen para determinar su
eficacia.

7.4. INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

La organización debe proporcionar y mantener las instalaciones necesarias
para asegurar la calidad en el suministro de sus productos y servicios. En
concreto se deben asegurar los siguientes puntos:

7.4.1. Instalaciones/Almacén
a) La amplitud de las instalaciones debe ser suficiente para gestionar los
productos y equipos empleados por la organización de forma que se
garantice su seguridad, protección y conservación en las condiciones
adecuadas para su aplicación.
b) Las instalaciones deben ser adecuadas para la manipulación,
almacenamiento y conservación de los productos y equipos.
c) La iluminación de las instalaciones debe ser suficiente para la
visualización e identificación clara de todos los productos y equipos.
d) La distribución de las instalaciones y/o almacén debe asegurar la
accesibilidad a todos los productos almacenados, así como a los extintores,
salida de emergencia y otros elementos de seguridad.
e) Las instalaciones deben estar debidamente acondicionadas para la
entrada y salida de los productos y equipos (rampas de acceso, elevadores,
etc.).
f) Se debe, en caso necesario, distinguir entre lugares de paso para
personas y para vehículos, así como señalizar cada uno de ellos.
g) Las diferentes zonas de almacenamiento de productos, si existen, deben
estar perfectamente definidas y señalizadas.
h) Se debe disponer tanto en almacén, como en la obra de un lugar
separado y señalizado inequívocamente para los productos no conformes.
i) Se debe disponer de un lugar confortable y acondicionado para atender
correctamente al cliente.
j) Las instalaciones y obras deben disponer de los medios necesarios
(barreras de protección, tapas, señalizaciones, etc.) para prevenir
accidentes laborales según la normativa vigente.
k) Las instalaciones deben asegurar que la documentación de los proyectos
está archivada, protegida y conservada de manera que se posibilite su
orden, buen estado y legibilidad.
l) Instalación y Montajes: Se debe disponer de un taller para efectuar
reparaciones de productos

7.4.2. Equipos
a) Los equipos de trabajo deben ser suficientes y adecuados para asegurar
la capacidad de la organización para el suministro de sus productos y
servicios en las condiciones pactadas con el cliente.
b) Se debe asegurar la existencia de equipos de medida y ensayo para la
realización de los controles de inspección determinados en la normativa
vigente o bien subcontratar el servicio a una entidad que asegure el
cumplimiento de los ensayos en las condiciones establecidas.
c) Se debe disponer de equipos y programas informáticos adecuados para
la planificación y control de proyectos, y en caso necesario, programas
técnicos para el control de calidad. Se deben realizar copias de seguridad a
intervalos determinados y razonables de los datos informáticos y proteger
dichas copias de seguridad frente a posibles acontecimientos (incendios,
inundaciones, etc.).
d) Todos los equipos de construcción, manutención, de medición y ensayo,
informáticos, o de cualquier otro tipo deben estar perfectamente
identificados y registrados, con sus operaciones de mantenimiento y
frecuencia.
e) Se debe disponer de un sistema de señalización inequívoca para los
equipos no conformes.
f) Los trabajadores deben disponer del equipamiento personal de seguridad
establecido en la ley de prevención de riesgos laborales.

8. REQUISITOS
Para la ejecución del contrato se establecen los siguientes requisitos:
- Contratación de servicio de acuerdo con la oferta
- Plan de calidad
- Plan de manejo ambiental
- Programa de seguridad ocupacional
- Reglamento de higiene y seguridad industrial
- Programa de inducción
- Elaboración y control de documentos
- Control de registros
- Control de productos no conforme
- Auditorías internas
- Acciones correctivas y preventivas
- Gestión de compras
- Procedimiento identificación de peligros para actividades no
rutinarias
- Procedimiento para identificación de peligros y evaluación de riesgos
 - Identificación y valoración de impactos
- Identificación de requisitos legales
- Operaciones técnicas
- Ingeniería y construcción de la obra

9. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

Para el desarrollo del presente proyecto la comunicación la realizara el
Líder estratégico a través de comunicaciones formales (cartas), así como
vía telefónica y por email.
Se conservará una copia de las comunicaciones recibidas y envidas ya sea
vía email o en medio físico con el fin de llevar una trazabilidad de las
necesidades, quejas reclamos y felicitaciones.
CONSORCIO SICOINGE, cuenta con un formato para quejas y reclamos,
encuestas de satisfacción, los cuales están archivados y son comunicados
a los clientes por correo o en medio físico con el fin de mejorar el servicio
que presta la empresa.
Cuando se recibe una queja o reclamo se analiza las causas y se
comunican las actividades a desarrollar con el fin de mejorar
continuamente el servicio prestado.
A continuación, se muestra una matriz de comunicaciones que se llevara a
cabo
QUE A QUIEN RESPONSABL COMO SE CUANDO SE
INFORMACIÓN SE E DE LA COMUNICA COMUNICA
COMUNICA COMUNIC COMUNICACI
A ÓN
Información Cliente Ingeniero Correo Inicio de
básica del Residente electrónico proyecto
proyecto
Visita Cliente Ingeniero Vía correo, Cada vez que
Ingeniero Residente Skype, se necesite y
auxiliar telefónicamente según su
por escrito programación
Los peligros y Ingeniero Ingeniero Charlas diarias Todos los días
riesgos e auxiliar Residente de seguridad, antes de
impactos formato análisis desarrollar la
ambientales de riesgo actividad
Observacione Cliente Ingeniero Teléfono, correo Cuando se
s en el Residente electrónico, presenten
desarrollo del verbalmente
proyecto
Cliente Ingeniero Telefónicamente Diariamente
Resultados de Residente
los trabajos
diarios
realizados
Informe HSE Cliente Coordinador Vía email Semanalmente
HSE-
Ingeniero
Residente
Entrega de Cliente Director Correo Análisis
informe técnico electrónico proyectado
Permisos de Ingeniero Ingeniero Charlas, Antes de
trabajo auxiliar Residente formatos de iniciar labores
permisos de
trabajo

10. DISEÑO Y DESARROLLO

10.1. PROCESOS DE DISEÑO Y DESARROLLO

La ejecución de diseño y desarrollo del proyecto se realizará dando
cumplimiento a los requisitos exigidos, a las sugerencias recibidas y a la
experiencia adelantada por el equipo de trabajo, considere viable de
implementar. A partir de lo cual se genera una propuesta documentada
por parte de coordinación del proyecto para ser sustentada ante el
municipio de Guapotá, por lo cual avalará o no la propuesta, de ser
avalada se procederá a la puesta en marcha.

10.2. CONTROL DE CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

a) Cualquier modificación del proyecto debe respetar las condiciones
acordadas con los adquirientes de la construcción, o inmueble donde se
realiza la instalación y en ningún caso, deben suponer una rebaja de la
calidad. Se deben documentar las modificaciones realizadas.
b) Se debe hacer una validación de que la construcción/instalación
realizada cumple con las especificaciones proyectadas, antes de la entrega
al cliente. Estas validaciones deben quedar registradas por escrito.

11. PROPIEDAD DEL CLIENTE

Para la realización de las compras, CONSORCIO SICOINGE, cuenta con un
procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
En el procedimiento de compras, se definen las compara que afectan el
servicio prestado, así como lo relacionado con las seguridades en el trabajo
y la parte ambiental. Para la realización de cualquier compra se realiza el
siguiente procedimiento:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTROS RESPONSABLE
1. Parte de la necesidad para Solicitud de Todo el
realizar una compra compra personal
inmediata, herramienta,
equipos, recursos para los
proyectos, y todo lo
relacionado con la parte de
seguridad, calidad y medio
ambiente
2. Generada la solicitud de Solicitud de Líder
compra, esta se recepciona compra estratégico
en control de documentos
3. Una vez el líder estratégico Solicitud de Líder
recepciona la solicitud, la compra estratégico
revisa y da aprobación a lo
que considere necesario.
4. Aprobada la solicitud se Selección de Líder
procede a realizar cotización proveedores estratégico
y a buscar proveedores
5. Recepcionada la solicitud se Selección de Líder
selecciona el proveedor que proveedores estratégico
más convenga según las
necesidades de la empresa.
La selección estará a cargo
del líder estratégico
 6. Seleccionado el proveedor se Orden de compra- Líder del
realizará la compra de cada contrato proceso
uno de los productos
7. Una vez se haya realizado la Orden de compra Ingeniero
compra se recepciona lo Residente
solicitado y se realiza
verificación de la orden de
compra. Se revisa la factura
si no cumple con las
especificaciones se comunica
con el proveedor con el fin de
llegar a un acuerdo para
cambio de producto.
8. trimestralmente se realiza Evaluación y Administrativos
una evaluación y reevaluación de
reevaluación de proveedores proveedores
y a la calificación muy baja
se elimina como proveedor
9. una vez realizada la carta Administrativos
evaluación del proveedor se
enviará vía email los
resultados de la evaluación
con el fin de mejorar el
servicio

12. PRODUCCIÓN Y DESARROLLO DEL SERVICIO

CONSORCIO SICOINGE, antes de iniciar un proyecto planifica todas las
actividades en un cronograma según el tiempo que se pacto con el cliente y
lleva un control de las actividades desarrolladas en campo, para LA
CONSTRUCCIÓN DE ESTUFAS ECOLÓGICAS PARA LEÑA COMO ACCIÓN
PARA LA MITIGACIÓN DE GASES DE EFECTO INVERNADERO, EN EL
SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE GUAPOTÁ, DEPARTAMENTO DE
SANTANDER, se lleve a cabo eficientemente se cuenta con la siguiente
información:
 Procedimientos internos del cliente para desarrollo del proyecto
 Equipos, herramientas y materiales apropiados y en buen estado
 Seguimiento a cada uno de los procesos a desarrollar en campo
  Revisión por parte de CONSORCIO SICOINGE, del informe y antes
de hacer la liberación se realiza entrega parcial del informe al cliente
y por último se entrega el informe final al cliente.

13. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

Cuando la trazabilidad sea un requisito legal o de contrato, la organización
debe controlar y registrar la identificación única del producto.

14. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO

CONSORCIO SICOINGE, asegurara la preservación del producto con una
planeación y cronograma de actividades el cual se revisará diariamente
para verificar el avance y tomar decisiones de tal manera que no se vea
afectada la programación de los trabajos.
Se llevará a cabo el seguimiento de las especificaciones del proyecto y el
cumplimiento de las normas aplicables a los trabajos de campo, de tal
manera que se logre obtener la información de manera precisa y que
permite realizar un diagnostico y recomendaciones adecuadas. El
ingeniero de campo será el profesional encargado de verificar el
cumplimiento de estos estándares.
Se mantendrá una comunicación permanente con los líderes del proyecto,
para comentar el avance y las anomalías encontradas, de tal manera que
las actividades no se desvíen del alcance del proyecto.
Utilización de herramientas computacionales y criterios avanzados de
ingeniería que permita realizar y presentar análisis y recomendaciones
adecuadas debidamente justificadas.

15. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

CONSORCIO SICOINGE, cuenta con un procedimiento donde se define
cuando se presenta un servicio no conforme y además con un plan de
acciones: preventivas, correctivas y de mejora.
Para CONSORCIO SICOINGE, es importante que el servicio prestado
cumpla con las especificaciones y expectativas del cliente, por este motivo
se realiza verificación y seguimiento de los estudios de la siguiente
manera:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE
1. Recepción de los informes de los Informe Residente de
estudios realizados obra
2. Recepcionados los informes se Servicio no Residente de
revisa su conformidad si son conforme obra
conformes según lo requerido
por el cliente, se transfiere el
informe al líder estratégico del
proyecto.
Si NO es conforme se verifica porque
no cumple con lo requerido, y si es
porque está cumpliendo con las
especificaciones del cliente y se
realizan las respectivas observaciones
y se comunica a los auxiliares, según
la especialidad para que realcen los
respectivos ajustes.
3. Recepcionado el informe, el líder Informe Líder estratégico
estratégico revisa el informe, el
líder estratégico revisa el informe Servicio no
ve las especificaciones del cliente conforme
y si este cumple con lo requerido
por el cliente hace la respectiva
entrega del informe. Si no es
conforme revisa si es porque no
está completo o porque no cuplé
con lo requerido por el cliente y
se comunica las observaciones
según sea el caso al especialista
requerido.

16. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

CONSORCIO SICOINGE, debe asegurar el funcionamiento de los
mecanismos necesarios para el seguimiento y medición de la actuación de
la organización en materia de calidad y satisfacción del cliente. En
concreto debe llevar a cabo las siguientes acciones con una frecuencia no
superior a un año:
a) Analizar la satisfacción de los clientes. Establecer un sistema para
conocer las opiniones y sugerencias de los clientes y analizarlas
posteriormente.
b) Analizar las reclamaciones de los clientes y las acciones correctivas
adoptadas.
c) Analizar las no conformidades relacionadas con la prestación del
servicio y su control.
d) Analizar las incidencias y no conformidades relacionadas con los
proveedores.
e) Evaluar el cumplimiento del presente plan de calidad (Cuestionario de
Autoevaluación).
Además, se deben documentar las acciones correctivas y preventivas
adoptadas a partir de los análisis realizados, y hacer un seguimiento de
estas.

17. AUDITORIA
CONSORCIO SICOINGE, cuenta con un procedimiento para la realización
de auditorita al sistema de gestión, ya definió para el desarrollo de los
proyectos realizara una auditoria documental en la mitad del proyecto y
finalizando con el fin de mejorar continuamente la prestación de servicio e
implementar planes de acción con el fin de eliminar las causas de las no
conformidades detectadas en el desarrollo de los proyectos y así no
incurrir nuevamente.
Para las auditorias se contará con un auditor competente que desarrolle
dichas auditorias.
Finalizada la auditoria se retroalimentar a todo el personal sobre los
resultados obtenidos.
En constancia firman:
YADIRA DURAN GARCIA WILMER FERNEY HERNANDEZ GOMEZ
R/L. CONSORCIO SICOINGE COORDINADOR DE CALIDAD