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Cuestionario Circular 004 de 2003 Del DAFP

El documento resume las principales directrices sobre historias laborales establecidas en la Circular 004 de 2003 del DAFP. Indica que cada historia laboral debe archivarse en una carpeta, ordenarse cronológicamente de más antiguo a más reciente, y tener un máximo de 200 folios. Resalta que los contratos laborales son el documento principal y que los espacios de archivo deben tener acceso restringido y condiciones que garanticen la integridad de los documentos por un período mínimo de retención de 80 años.

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LUIS EDUARDO VARGAS PALOMO
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El documento resume las principales directrices sobre historias laborales establecidas en la Circular 004 de 2003 del DAFP. Indica que cada historia laboral debe archivarse en una carpeta, ordenarse cronológicamente de más antiguo a más reciente, y tener un máximo de 200 folios. Resalta que los contratos laborales son el documento principal y que los espacios de archivo deben tener acceso restringido y condiciones que garanticen la integridad de los documentos por un período mínimo de retención de 80 años.

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Cuestionario Circular 004 de 2003 del DAFP

1. ¿Cuántas Historias Laborales deben archivar en la misma unidad de conservación (Carpeta)?

R/ta: se archiva una sola, en una unidad de conservación.

2. ¿Cuál es la normatividad relacionada con Historias laborales?

R/ta: circular 004 de 2003

3. ¿Cómo se ordena internamente una historia laboral?

R/ta: Los documentos de cada historia Laboral se ordenan cronológicamente de manera que el
primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más
reciente.

4. ¿Mencione 10 tipos de documentos que hacen parte de la Historia Laboral?

R/ta:
 contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Exámenes médicos de ingreso
 Certificado de Afiliación a eps, pensión y cesantías

5. ¿Cuántos folios Máximo debe tener la Historia Laboral (Unidad de conservación)?

R/ta: 200 folios

6. ¿Documento principal? Anexos?

R/ta: contrato laboral, es el primer documento


7. ¿Cómo deben ser los espacios físicos destinados al archivo de las historias laborales?

R/ta:

 acceso restringido
 medidas de seguridad
 condiciones medioambientales que garanticen la integridad
 conservación física de los documentos

8. ¿Cuál es el Objetivo de la hoja de control?

R/ta: evitar la perdida o ingreso indebido de documentos.

9. ¿Cómo se registran los folios en la Hoja de Control?

R/ta: se registra en la hoja de control el número que le corresponde a cada folio del expediente y
que estos concuerden,

10. ¿Dónde va ubicada la hoja de control

R/ta: debe estar ubicada al principio del expediente.

11. ¿Tiempo de retención documental de las Historias laborales? Justifique la respuesta según lo
aprendido

R/ta: el tiempo de retención es de 80 años

12. ¿Describa el paso a paso para Ordenar Historias Laborales


 Clasificar
 Principio de procedencia

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