CODIGO HSEQ-P-22
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VERSION 5
PRODUCTO NO CONFORME FECHA 01/05/2020
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1. OBJETIVO
Asegurar que el producto o servicio no conforme con los requisitos establecidos, se
identifica y controla con el fin de definir o clasificar su manejo, para prevenir su uso o
entrega no intencional.
2. ALCANCE
Su aplicación cubre los productos o servicios que presentan no conformidades, que
hayan sido identificados durante la inspección de bienes recibidos, prestación del
servicio y hasta la entrega o culminación del mismo.
3. DEFINICIONES
3.1. Concesión: Acuerdo mediante el cual el cliente acepta un producto en el
estado en que se encuentre previa comunicación.
3.2. Dar de baja: Es cuando se determina que el producto no es recuperable y no
tiene aplicación práctica, se realiza el registro en inventarios en caso de ser
necesario.
3.3. Devolución o cambio: Este se maneja cuando el producto no cumple con los
requisitos solicitados. Una opción es la devolución total del producto y el reintegro del
dinero. La otra opción es hacer cambio por otro producto.
3.4. Producto: Resultado de un proceso.
3.5. Servicio / producto no conforme: Servicio / producto que no cumple con los
requisitos definidos.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Las garantías siempre generan un reporte de producto no conforme. Las
quejas de los clientes relativas a servicio prestado generan un reporte de producto no
conforme. El no cumplimiento de los compromisos en la prestación del servicio entre
el cliente y la empresa generan reporte de producto no conforme.
Km 07 Vía Ecopetrol Cel. 315-328-8131 – 316-241-8137
E-mail:
[email protected] Orito - Putumayo
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4.2. Se generará una acción correctiva o preventiva cuando, dentro del análisis de
la causa del producto no conforme se detecten deficiencias en los controles
establecidos dentro del sistema de gestión.
4.3. En caso de liberar el producto No conforme para su uso se debe obtener una
autorización del líder comercial indicando en detalle los límites de operación en el
reporte de no conformidad. Si él producto va a ser usado para la prestación del
servicio al cliente, se deberá obtener una autorización previa de este, siempre y
cuando el producto no vaya en detrimento del proceso de servicio respectivo.
4.4. Después de haber tomado las acciones correctivas correspondientes para
rectificar o reparar un producto no conforme este debe ser verificado nuevamente
generando los registros respectivos.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Ítem Descripción Registro
Todos los colaboradores de la organización
pueden identificar un producto no conforme,
esto puede ser durante la recepción del
producto, inspecciones / auditorias durante el
desarrollo del proceso, mediante quejas o Producto no conforme
1
reportes de clientes o en las evaluaciones HSEQ-FR-26.
realizadas al final de la prestación del servicio.
Quien detecta debe reportarlo en el formato
para tal fin al líder comercial y al líder
operativo y al coordinador de mantenimiento.
En caso de detectarse un producto no
conforme, el Coordinador de Logística
identifica dicho producto con la marca de un
sticker, verde si es para dar de baja y amarillo
Producto no conforme
si está en la espera de tratamiento. Se ubica
HSEQ-FR-26
en un lugar designado en la bodega para los
2
productos no conformes. El Coordinador de
Acciones correctivas y/o de
Logística debe analizar las causas de esta
mejora HSEQ-FR-44.
situación, completando el reporte de producto
no conforme y generando la correspondiente
acción correctiva, de requerirse, la cual es
remitida al líder comercial para su aprobación.
3 El líder Comercial toma una decisión y se Producto no conforme
define que acción se va a seguir. Devolución HSEQ-FR-26.
del dinero o cambio del producto, negociación
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de las cantidades o referencias erradas,
concesión, dar de baja, liberación u otras.
Acciones correctivas y/o de
Cualquiera de las acciones a tomar se debe
mejora HSEQ-FR-44.
dejar registrada en el formato de producto no
conforme.
El servicio identificado como no conforme
deberá ser evaluado por el líder operativo y el
Producto no conforme
líder comercial, quienes tienen el
HSEQ-FR-26.
conocimiento en el campo particular del
4
servicio (Well Testing ó mantenimiento), con
Acciones correctivas y/o de
el fin de identificar la causa raíz del servicio
mejora HSEQ-FR-44.
no conforme y de requerirse levantar la acción
correctiva correspondiente.
Producto no conforme
El coordinador HSEQ verifica si la acción HSEQ-FR-26.
tomada fue eficaz y procede a cerrar la
5
acción. Acciones correctivas y/o de
mejora HSEQ-FR-44.
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en
todo o en parte sin previa autorización de la empresa SOTIPET S.A.S.
QUIEN ELABORO
Nombre Cargo Firma
COORDINADORA
MARIA EUGENIA ZAMBRANO
DE HSEQ
QUIEN APROBO
Nombre Cargo Firma
REPRESENTANTE
MARIA CRISTINA TRUJILLO
LEGAL
MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
REALIZADO
FECHA VERSIÓN CÓDIGO DECRIPCIÓN CARGO
POR
04/02/201 Creación del Coordinador
001 P-MS-005 Leidy Pérez
0 documento HSEQ
02/02/201 002 P-MS-003 Se cambia el Diana Carolina Coordinador
1 formato del Medina HSEQ
procedimiento, se
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agrega alcance y
definiciones y se
cambia el código
Se cambia código
03/05/201 P-HSEQ- y se agregan Coordinador
003 Andrés Rincón
1 032 algunas HSEQ
condiciones
17/07/201 P-HSEQ- Se agrega cuadro Coordinador
004 Leidy Pérez
2 032 de modificaciones HSEQ
Se Realiza
actualización
general al SGI
01-05- HSEQ-P- María Eugenia Coordinador
5 HSEQ
2020 22 Zambrano HSEQ
incorporación
nuevos requisitos
NTC ISO
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