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REGIONAL ___________ / SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL

Instrucciones de diligenciamiento:
1. Todas las instrucciones se encontrarán en rojo.
2. Cuando se diligencie el formato todas las instrucciones que se encuentren en color rojo deberán ser
BORRADAS, esto quiere decir que en el Informe de revisión por dirección que se estructure usando
este documento no deberá aparecer ninguna instrucción relacionada con el diligenciamiento.
3. La notación XX en las tablas o gráficos indica que se debe diligenciar con valores numéricos.
4. La notación XX% en las tablas o gráficos indica que se debe diligenciar con valores porcentuales.
5. En los casos en los que se específica que aplica para SEDE, corresponde a la Sede de la Dirección
General.

Fecha de realización _______________________________

Fecha de corte Revisión por la Dirección______________________

1. Estado de las acciones de revisiones anteriores por la dirección

Tabla 1. Cumplimiento compromisos

No. de Compromisos No. de Nùmero de la
Eje Establecidos Compromisos acción generada o
Pendientes Justificación

XX XX

Instrucción Tabla 1: Relacionar por Eje el número de compromisos establecidos y cuantos quedan pendientes
al corte de la revisión por dirección, con base en esta información se presentarán dos situaciones: Si se
incumple un compromiso que está relacionado con el incumplimiento de un requisito deberá crearse una Acción
Correctiva, de lo contrario deberá justificarse para poder tomar decisiones sobre los compromisos, las cuales
deberán quedar establecidas en las Salidas de la Revisión por Dirección.

2. Cambios en el contexto de la entidad

Tabla 2. Cambios en el contexto Interno y Externo

Descripción del Cambio Eje Posibles Acciones

Instrucción Tabla 2: Relacionar los cambios en las cuestiones internas o externas que se han presentado
desde la última vez que se analizó el contexto: aparición o desaparición de cuestiones internas o externas que
afectan positiva o negativamente la entidad, aparición o desaparición de grupos de interés dentro de las partes
interesadas, cambios de necesidades, expectativas y/o requisitos de las partes interesadas. Relacionar los
cambios para cada uno de los Ejes del SIGE y registrar las posibles acciones implementadas o a implementar
para el tratamiento de estos cambios, en caso de que se requiera, relacionar en las salidas de la revisión por
dirección (Ver entrada 9. Cambios en el Sistema Integrado de Gestión) los cambios o modificaciones que se
deban generar al SIGE. (En la descripción del cambio dejar entre paréntesis la parte interesada que se ve
afectada positiva o negativamente, cuando aplique).

Nota: El Procedimiento Gestión Integral del Cambio ofrece indicaciones para la identificación, análisis y
aprobación de los cambios estratégicos que afectan la entidad y por tal motivo es un documento de referencia
para esta actividad.

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3. Grado en que se han logrado los objetivos y las políticas del Sistema
Integrado de Gestión

Gráfico 1. Indicadores objetivos estratégicos

Objetivo 8

Objetivo 7

Objetivo 6

Objetivo 5

Objetivo 4

Objetivo 3

Objetivo 2

Objetivo 1

0 2 4 6 8 10 12
Instrucciones del Gráfico 1: Este gráfico deberá diligenciarse con los datos preliminares que se tengan de los
indicadores al cierre del corte, con el fin de agilizar los análisis correspondientes. Es de anotar que los objetivos
5 al 8 corresponden específicamente a los ejes del SIGE.

Tabla 3. Acciones tomadas sobre los indicadores en riesgo y crìtico

Objetivo NOMBRE INDICADOR EN CRITICO
POSIBLES No.
Asociad O EN RIESGOS
ACCIONES ISOLUCION
o

Instrucción Tabla 3: Referenciar de acuerdo con el Objetivo Estratégico Institucional si hubo durante el corte
algún indicador asociado que hubiera estado en Critico o en Riesgo, teniendo en cuenta lo relacionado en el
Procedimiento de Monitoreo y Evaluación de la Gestión – Anexo 2. Etapa de Monitoreo y Evaluación, así mismo
presentar cuales son los números de las acciones generadas en ISOLUCION

4. Desempeño del Sistema Integrado de Gestión

4.1 Desempeño del Sistema Gestión de Calidad

4.1.1 Satisfacción de los usuarios

 Nivel de Satisfacción en Canales Telefónicos y Virtuales (Aplica solo para

SEDE) Se deberá relacionar el porcentaje de satisfacción por canales telefónicos junto con el
número de encuestas realizadas, el resultado y cuáles son las principales recomendaciones para
analizar en la revisión por la dirección.

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 Nivel de Satisfacción en Canal Presencial (Aplica solo para SEDE)

Se deberá relacionar el porcentaje de satisfacción en Canal Presencial junto con el número de
encuestas realizadas, el resultado y cuáles son las principales recomendaciones para analizar en
la revisión por la dirección.

 Las comunicaciones de las partes interesadas (incluyendo Quejas,

Reclamos, y Sugerencias) (Aplica solo para SEDE)

Gráfico 2. Comportamiento de las QRS Comparativo

Instrucciones del Gráfico 2: En este gráfico se presenta la variación que han tenido las Quejas, Reclamos y
Sugerencias para la vigencia anterior con respecto a la actual en el corte correspondiente.
1600

1400

1200

1000

800

600

400

200

0
QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS

Corte (Jun o DIC )Vigencia Anterior Corte (Jun o DIC )Vigencia Actual

Tabla 4. Resultado de la evaluación de QR Servicio/Motivo (Aplica solo para SEDE)

PRINCIPALES MOTIVOS DE QUEJAS / RECLAMOS (CORTE JUN o DIC)
SERVICIOS
AFECTADOS POR MOTIVO por el
MOTIVO MOTIVO MOTIVO
QUEJAS / cual se presentó
RECLAMOS
SERVICIO en que se
XX XX XX XX
presentó
SERVICIO XX XX XX XX
SERVICIO XX XX XX XX
SERVICIO XX XX XX XX
Instrucción Tabla 4: En la tabla deberán presentarse los cuatro servicios en los que se han identificado mayor
inconformidad incluyendo la cantidad de quejas y reclamos, y los cuatro principales motivos para cada uno (QR)
(Aplica solo para SEDE)

Tabla 5. Resultado de la evaluación de Sugerencias (Aplica solo para SEDE)

Motivos Sugerencias Total al Corte Análisis General

Instrucción Tabla 5: En la tabla deberá presentarse la variación entre el corte anterior y el corte actual de los
motivos por los cuales se han presentado mayor inconformidad incluyendo la cantidad de quejas y reclamos.

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Tabla 6. Resultado de la evaluación Regional de QRS (Aplica solo para SEDE)

Sedes donde se presentaron más QRS
Sede regional Sede regional Sede regional Sede regional
Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad
Instrucción Tabla 6: Presentar las cuatro regionales en las que se identificaron mayor número de
tipos de petición para cada una (QRS).

Gráfico 3. Principales Motivos de inconformidad (Aplica solo para Regional)

Instrucciones del Gráfico 3: De acuerdo con las QRS presentadas, analizar cuáles han sido los 4 principales
motivos de inconformidad de los usuarios con respecto a la atención o a la prestación del servicio durante el
corte evaluado y sobre estos motivos realizar un análisis concreto sobre la raíz del problema y como mejorar la
situación.

Cantidad de motivos presentados

18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Motivo 1 Motivo 2 Motivo 3 Motivo 4

Cantidad

Tabla 7. Acciones generadas con base en la Satisfacción y las QRS

Acciones generadas por Fuente
Encuestas de satisfacción a los servicios del ICBF
Tipo de acción de Mejora Numero ISOLUCION Estado
XX
XX
Acciones generadas por Fuente
Resultados de seguimiento y medición de los procesos
Tipo de acción de Mejora Numero ISOLUCION Estado
XX
XX
Instrucción Tabla 7: De acuerdo con la fuente para la generación de acciones, se deberá indicar el tipo de
acción (AC-SNC-OM), el número de la acción en el Aplicativo ISOLUCION y su estado.
Nota: Aplica para Sede y Regional, para el caso de la regional solo se deberán consignar las acciones que
haya abierto la regional.

4.1.2 Resultados de la retroalimentación de las partes Interesadas

Tabla 8. Mesas públicas y rendición de cuentas

No. Mesas públicas y rendición No. de Compromiso Porcentaje de Cumplimiento de
de cuentas realizadas Formulados los Compromisos
XX XX XX%

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Instrucción Tabla 8: Relacionar en la tabla el número de mesas públicas y rendición de cuentas realizadas
junto con el número de compromisos formulados y su porcentaje de cumplimiento.

4.1.3 Desempeño de los planes

Tabla 9. Desempeño de los planes de calidad

Calificación POSIGE Posibles Acciones
XX%
Instrucción Tabla 9: Presentar en la tabla la calificación del Plan Operativo SIGE acumulada al Corte y con
base en los resultados de encontrarse en Riesgo o Critico, incluir las acciones que se vayan a realizar para
mejorar la calificación del Indicador.

4.1.4 Resultados de seguimiento y medición

Tabla 10. Seguimiento a los equipos de seguimiento y medición

Número total Equipos con certificado de Equipos sin verificaciones
Posibles Acciones
de equipos calibración vencido intermedias
XX XX XX
Instrucción Tabla 10: Diligenciar el total de equipos asignados a la regional y con base en esta información
indicar cuantos tienen certificados de calibración vencidos, cuantos no se les han realizado verificaciones
intermedias y que acciones se han generado con respecto a la gestión de estos equipos.

4.1.5 Desempeño de los Proveedores Externos

 Seguimiento a la supervisión

Tabla 11. Seguimiento a la Supervisión

Proceso Componente del Aspectos por Mejorar Posibles Acciones
Proceso
Promoción y Primera Infancia,
Prevención Infancia,
Adolescencia y
Juventud, Familia y
Comunidades,
Nutrición
Protección SRPA
PARD
Adopciones
Instrucción Tabla 11: Registrar en el cuadro con respecto a los Operadores de los contratos de aporte que
incidan directamente en la prestación del servicio de acuerdo con las visitas de supervisión realizadas, cuáles
son los aspectos recurrentes por mejorar por parte de los operadores con relación a los componentes de los
procesos (diferente de los componentes referidos en la guía de supervisión)

 Acciones de Inspección, Vigilancia y Control a entidades del SNBF (Aplica

Solo para SEDE)
Tabla 12. Acciones de Inspección, Vigilancia y Control
Proceso Descripción Cantidad Aspectos relevantes
Primera Infancia: XX  
Protección: XX  
Visitas de
Nutrición: XX  
Inspección
Niñez y Adolescencia: XX  
realizadas
Otros: XX  
TOTAL XX

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Primera Infancia: XX  
Protección: XX  
Auditorías
Nutrición: XX  
Preventivas
Niñez y Adolescencia: XX  
Realizadas
Otros: XX  
TOTAL XX
Planes de Mejoramiento XX
Planes de en seguimiento:
Mejoramiento Planes de Mejoramiento XX
Cerrados:
Otorgadas: XX  
Licencias de Desistidas: XX  
Funcionamiento Negadas: XX  
Inicial Total en trámite con XX
 
corte a: __________
Requerimiento Escrito: XX  
Suspensión de Lic. de XX
 
Funcionamiento:
Cancelación de Lic. de XX
Procesos  
Funcionamiento:
Administrativos
Suspensión de XX
Sancionatorios  
Personería Jurídica:
Resueltos
Cancelación de XX
 
Personería Jurídica:
Total en trámite con XX
 
corte a: _________
Instrucción Tabla 12: El objetivo de la tabla es presentar el resultado de las acciones de Inspección, Vigilancia
y Control realizadas. En los aspectos relevantes de las visitas de inspección y auditorías preventivas se
informará frente a los hallazgos comunes evidenciados y recurrentes por cada servicio Misional.
En los aspectos relevantes de planes de mejoramiento se informará sobre las dificultades de las Entidades
Administradoras de Servicios para subsanar los hallazgos.
En los aspectos relevantes de Licencias de Funcionamiento se informará sobre la nueva oferta de entidades
licenciadas para prestar Servicios de Protección Integral.
Finalmente, en los aspectos relevantes de Procesos Administrativos Sancionatorios, se informará sobre los
servicios que han sido sancionados o que están en curso por incurrir en faltas establecidas en la normatividad
aplicable.

4.2 Desempeño Ambiental

4.2.1 Grado de cumplimiento de política y objetivos

Tabla 13. Avance del cronograma de ejecución ambiental

No. de Actividades programadas No. de Actividades Avance Estado del

para la vigencia desarrolladas en el corte vigencia (%) indicador

Número total de actividades Número de actividades Resultado del

aprobadas para la vigencia desarrolladas al Corte indicador
Instrucción Tabla 13: Relacionar el número total de actividades programadas vs las actividades desarrolladas
y con base en el resultado del indicador mostrar el estado (Optimo, Adecuado, Riesgo o Crítico). Incluir
igualmente, un breve análisis de los resultados cuando el indicador se encuentre en estado crítico y en riesgo.

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Tabla 94. Resultado de Indicadores Ambientales Asociados a los Planes

Vigencia Vigencia Dificultades

Plan/ Meta para su Acciones por
Indicador actual anterior
Programa (%) cumplimiento realizar
(%) (%)
Plan de Porcentaje de
Gestión avance en el
ambiental cumplimiento del XX% XX% XX%
Plan de Gestión
Ambiental
Plan Operativo del
POSIGE Sistema de Gestión XX% XX% XX%
Ambiental
Instrucción Tabla 14: Diligenciar la tabla con los resultados obtenidos de acuerdo con la meta propuesta para
la vigencia, el avance de la vigencia actual y el avance obtenido para la vigencia anterior teniendo en cuenta los
cortes de la Revisión por la Dirección. Así mismo establecer dificultades que se han presentado y las acciones
que se deben tomar para mejorar los resultados.

Tabla 15. Resultados de Indicadores Ambientales Asociado al Consumo de los Recursos

Plan/ Cuatrimestre Cuatrimestre Dificultades para Acciones por

Indicador Meta
Programa actual (%) anterior (%) su cumplimiento realizar

Programa Número de
consumo metros
sostenible - cúbicos de
XX XX% XX%
plan de agua
gestión consumidos
ambiental por persona
Número de
resmas de
papel
Programa consumidas
consumo por
sostenible - dependencia
XX XX% XX%
plan de de la Sede
gestión de la
ambiental Dirección
General
(Aplica solo
para Sede)
Programa
Número de
consumo
kilovatios de
sostenible -
energía XX% XX% XX%
plan de
consumidos
gestión
por persona
ambiental

Nota: Los Indicadores Número de kilovatios de energía consumidos por persona, Número de metros cúbicos de
agua consumidos por persona y Número de resmas consumidas por dependencia de la Sede de la Dirección
General, se deberán reportar con corte al abril y diciembre según el corte, igualmente, se deberá reportar los

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resultados de medición del corte inmediatamente anterior, siempre y cuando se mantenga la misma formulación
de medición.

Gráfica 4. Comparación de los resultados de los indicadores asociados al consumo de recursos

140%
120%
100%
CONSUMO

80%
60%
40%
20%
0%
AGUA ENERGÍA PAPEL

Instrucción Gráfica 4: Para el caso de los indicadores de agua, energía y papel se deberá comparar el último
corte de medición con el inmediatamente anterior, siempre y cuando se mantenga la misma formulación de
medición. Para el último informe de revisión por dirección de la vigencia se deberán reportar los 3 cuatrimestres
del año, así mismo, realizar un análisis comparando los resultados indicando las razones por las cuales
aumentó, disminuyo o se mantuvo el consumo de los recursos.

Nota: El indicador de consumo de papel (Aplica solo para SEDE)

4.2.2 Resultado de Seguimiento y Mediciones (Ambiental)

 Desempeño de planes y programas ambientales

Tabla 16. Desempeño de Índices Ambientales
Plan /
Índice Meta Avance de la vigencia
Programa
Comunicación y Numero de colaboradores
sensibilización sensibilizados en Regional y CZ /
XX% XX%
ambiental Promedio de colaboradores de la
vigencia anterior
Total kg de residuos sólidos
aprovechados en el trimestre
evaluado / XX% XX%
Total kg de residuos generados
trimestre evaluado
Manejo de
Total Kg residuos
Residuos
RESPEL/RAEES entregados al
gestor ambiental para disposición
XX% XX%
final /
Total Kg de residuos
RESPEL/RAEES generados
Consumo Consumo de resmas promedio de XX XX
Sostenible papel de la Regional/Sede de la
Dirección General de la vigencia

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anterior - Consumo de resmas de

papel de la Regional /Sede de la
Dirección General del
trimestre a evaluar /
Consumo de resmas promedio de
papel de la Regional/Sede de la
Dirección General de la vigencia
anterior *100
Instrucción Tabla 16: De acuerdo con los resultados de los Índices reportados en el Plan de Gestión
Ambiental con corte a Junio o Diciembre según aplique.

Tabla 17. Desempeño de las actividades del PGA

Meta Avance de la
Plan / Programa Acciones por realizar
(%) vigencia (%)
Comunicación y
sensibilización XX% XX%
ambiental
XX% XX%
Manejo de Residuos
XX% XX%
Consumo Sostenible XX% XX%
Manejo de
XX% XX%
Vertimientos
Manejo del Parque
XX% XX%
Automotor
Manejo de Zonas
XX% XX%
Verdes
Gestión Ambiental
XX% XX%
Contractual
Situaciones de
emergencia XX% XX%
Ambiental
Programa de Calidad
del Aire (Aire-Ruido- XX% XX%
PEV)
Instrucción Tabla 17: Relacionar el porcentaje de avance por cada programa de acuerdo con las actividades
programadas para el corte, así mismo, mencionar las acciones pendientes por desarrollar. La meta anual de
ejecución de los programas del PGA corresponde al 100%, para obtener la meta por programa se deberá dividir
el 100% entre el número de programas.

4.2.3 Aspectos e Impactos Ambientales

Gráfico 5. Aspectos Significativos

Instrucciones del Gráfico 5: Diligenciar el gráfico con los cuatro aspectos ambientales significativos y su
porcentaje de representación con respecto al número total de aspectos identificados para el corte que se está
presentando.

Nota: Tener en cuenta que los aspectos significativos están asociados a los impactos con mayor valoración, así
como, al número de veces que se repite en la matriz.

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25%
% de representación de aspectos

20%

15%

10%

5%

0%
Generación de Consumo de energia Consumo de Papel Consumo de Agua
Residuos NO
aprovechables

Gráfico 6. Impactos (Positivos y Negativos)

Instrucciones del Gráfico 6: Relacionar los impactos ambientales negativos y positivos presentados para el
corte teniendo en cuenta la correlación de los aspectos antes identificados.

8
6
4
IMPACTO VALORADO

2
0
Impacto 1 Impacto 2 Impacto 3 Impacto 4 Impacto 5 Impacto 5
-2
-4
-6
-8
-10
-12

Tabla 10. Cambios en los aspectos e impactos significativos

Actuales Anterior actualización Análisis de los cambios
Aspectos Impactos Aspectos Impactos
significativos ambientales significativos ambientales
- -
- -
- -
- -
- -
- -

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Instrucción Tabla 18: Se deberá diligenciar los aspectos significativos teniendo en cuenta los de mayor
frecuencia en la matriz, así mismo relacionar los impactos ambientales asociados con valoración alta y media,
de forma que se comparen las dos últimas actualizaciones. Los impactos ambientales deberán estar
acompañados de su valoración, ejemplo: contaminación de agua (-10).

4.2.4 Seguimiento a Requisitos Legales y Otros Requisitos

Gráfico 7. Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos por Regional y Sede de la Dirección General de
las dos últimas actualizaciones (Aplica solo para SEDE)

120%

100%

80%

60%

40%

20%

0%
SDG REGIONAL 1 REGIONAL 2 REGIONAL 3 REGIONAL 4 REGIONAL 5 REGIONAL 6…

I SEMESTRE 2020 II SEMESTRE 2020

Instrucciones Gráfico 7: Se deberán relacionar los porcentajes de cumplimiento de los requisitos legales y
otros requisitos de las dos últimas actualizaciones de las matrices de aspectos e impactos ambientales,
requisitos legales y otros de las 33 Regionales y la Sede de la Dirección General.

Gráfico 8. Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos de las dos últimas actualizaciones

I SEMESTRE 2020 II SEMESTRE 2020

95%

93%

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Instrucciones Gráfico 8: Relacionar los porcentajes de cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos de las dos últimas actualizaciones de la matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos
legales y otros requisitos de la Regional. Igualmente, se deberá realizar un breve análisis comparando los
resultados de las dos actualizaciones indicado las razones por las cuales aumentó, disminuyo o se mantuvo el
cumplimiento de requisitos legales.

Nota: Para el caso de la Sede se deberá realizar la comparación a nivel país, es decir, promediando los
porcentajes de las 33 Regional y la Sede, igualmente, se deberá realizar el análisis de los resultados.

Tabla 19. Requisitos Incumplidos

Sedes donde se Causas o
Requisito Incumplido presenta el dificultades para Acciones por realizar
incumplimiento su cumplimiento

Instrucción Tabla 19: Relacionar únicamente los requisitos incumplidos, las causas o dificultades para su
cumplimiento y las acciones que se deben realizar para el cumplimiento de estos.

 Seguimiento a comunicaciones externas

Tabla 20. Cantidad de PQRS por Temática Ambiental
Partes Interesadas Temática Cantidad
Gobierno (Autoridades ambientales) Intervención silvicultural XX
Proveedores (Operador) Sensibilización obligaciones XX
SIGE
Comunidad (Pepito Pérez, JAC, etc.) Gestión de XX
residuos/infraestructuras
Instrucción Tabla 20: Relacionar los datos de las Preguntas, Quejas, Reclamos o Sugerencias que se han
presentado (Para Regional incluir los Centros Zonales, para Sede incluir las Regionales) de las partes
interesadas del Sistema de Gestión ambiental.

Nota: Considerar las PQRS del ICBF hacia la parte interesada y de la parte interesada hacia el ICBF.

 Análisis de preparación y respuestas ante emergencias ambientales

Tabla 111. Gestión de Emergencias Ambientales
Actividades que pueden derivar Avance del cumplimiento de los
Controles establecidos
condición de emergencia controles (%)

Instrucción Tabla 21: Relacionar las actividades que pueden producir alguna emergencia ambiental junto con
los controles establecidos y describir cuales han sido los avances de la implementación considerando los
porcentajes de cumplimiento de los programas situaciones de emergencia ambiental, consumo sostenible y
manejo de residuos del Plan de Gestión Ambiental.

Table 22. Emergencias Ambientales presentadas

Emergencias Acciones
Eficacia de la Acciones de
ambientales implementadas Dificultades
atención Mejora
presentadas para la atención

Instrucción Tabla 22: Relacionar las emergencias ambientales presentadas en el semestre de reporte
(describir situación presentada, afectaciones, fecha y lugar), así como, las acciones implementadas para su
atención, dificultades, definir igualmente si las actividades fueron eficaces y las acciones de mejora.

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Nota: Para definir las acciones de mejora tener en cuenta si se requiere de la modificación de la matriz de
aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros, y/o Planes de Emergencias y Contingencias de
acuerdo con las emergencias presentadas.

4.3 Desempeño Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Resultados de la consulta y participación de los colaboradores

Tabla 23. Consulta y participación de los colaboradores

Acciones Resultados
Estrategias de comunicación de peligros.
Identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles.
Participación en el diseño y socialización de las
estrategias de comunicación de peligros a la
totalidad de los colaboradores y visitantes.
Participación en las investigaciones de incidentes y
accidentes de trabajo.
Cooperación en las jornadas de promoción y
prevención.
Apoyo en las actividades propias del SGSST.

Implementación y articulación de Planes de

emergencia y contingencias con partes interesadas
y seguimiento al plan de trabajo anual de SGSST.
Instrucción Tabla 23: Relacionar los resultados de las acciones del Comité Paritario de Seguridad y Salud en
el Trabajo – COPASST, el Comité de Convivencia Laboral – CCL, brigadistas y en general los colaboradores en
todos los niveles (Director, Profesional, Técnico…)

 Análisis (Incidentes, accidentes y enfermedades laborales más

representativas)
Tabla 24. Relación de Peligros y Accidentalidad
No. No. Causas por las
Peligros no No.
accidentes accidentes cuales no se ha
controlados o accidentes Acciones realizadas o
de trabajos de trabajos podido mitigar o
asociados a de trabajos decisiones tomadas
presentado investigado eliminar el o los
accidentalidad notificados
s s peligros
           
           
Instrucción Tabla 24: Diligenciar de acuerdo con los resultados de los indicadores de accidentes presentados
asociados al peligro que lo origina, así mismo, se deben definir las causas por las cuales no se ha podido
mitigar o eliminar el mismo y hacer seguimiento al desarrollo de las acciones realizadas o decisiones tomadas.

Tabla 125. Incidentes de trabajo SGSST

No. No. No.
Acciones realizadas
incidentes incidentes incidentes
o decisiones Observaciones
de trabajos de trabajos de trabajos
tomadas
presentados notificados investigados

Instrucción Tabla 95: Diligenciar de acuerdo con los resultados de los indicadores de incidentes de trabajo,
definir y/o hacer seguimiento al desarrollo de las acciones implementadas dentro del indicador.

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Tabla 26. Enfermedades laborales SGSST

No. No. No.
enfermedade enfermedades enfermedade Acciones realizadas o
Observaciones
s laborales laborales s laborales decisiones tomadas
presentadas calificadas investigadas
(identificar el ausentismo
laboral por causas asociadas
       
a seguridad y salud en el
trabajo)
         
Instrucción Tabla 26: Se registrará la información de acuerdo con los resultados de los indicadores de
enfermedad laboral, hacer seguimiento al desarrollo de las acciones implementadas dentro del indicador, en
observaciones relacionar el ausentismo laboral por causas asociadas a Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Desempeño de plan de trabajo anual

Tabla 27. Resultado del Plan de Trabajo

Indicador POSIGE Calificación SST Acciones Dificultades Estrategias
Corte RXD realizadas definidas

Instrucción Tabla 2710: Diligenciar el porcentaje total del indicador POSIGE en la regional, discriminado en la
columna siguiente el porcentaje específico para el eje de SST, el cual corresponde al avance del cumplimiento
de la implementación del plan de trabajo anual para el periodo evaluado, resumiendo cuales han sido las
principales acciones realizadas, así como las dificultades especificando en la columna siguiente las estrategias
definidas ante las mismas.

 Resultados seguimiento y medición

o Análisis de accidentalidad SDG: Se presenta el cálculo del indicador y el

consolidado por macroregiòn, cada regional presentará su propio
análisis.
o Análisis de las Condiciones Inseguras: Se presenta el cálculo del
indicador y el consolidado a nivel país, cada regional presentara su
propio análisis.
o Análisis de indicadores de DME: Se presenta el cálculo del indicador a
nivel país. (Aplica solo para SEDE)
o Análisis de indicadores de Psicosocial: Se presenta el cálculo de los
indicadores a nivel país. (Aplica solo para SEDE)

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 Seguimiento Requisitos Legales y Otros Requisitos

Gràfica 9. Requisitos Legales (Aplica solo para SEDE)

Requisitos Legales
%cumplimiento vs.% incumplimiento
102%
100% 1% 2% 1% 1% 2% 2% 2% 1% 1% 1%
98%
2% 2% 2% 3%
5% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 4% 3% 2% 4% 2% 3% 2% 2% 3%
6% 7% 5%
96%
94% 11%
92%
90% 99%98%98%98%97% 98%99% 99%
97%98%98%
98%98%98% 98% 98%98% 99%98%98%
97%
99%99%
95%
97% 97%
95% 96%97% 96% 97%
88% 94% 93%
86% 89%
84%
82%
co   re ar a re er és
G ia ar as a ní na riñ
o
ay
o da
a
SD oqu nti lív a ld a na Ces dob ai via a le a ral a nd olim aup
l á o s r u a d N m t
An
ti
At B C
Ca Co G Gu ag tu sa n T V
M Pu Ri Sa

% CUMPLIDOS % NO CUMPLIDOS
Instrucciones Gráfica 9. Se deberá realizar un breve análisis de acuerdo a los requisitos planteados en la
gràfica.

Tabla 28. Requisitos Legales y Otros Requisitos Incumplidos

Requisito Incumplido Causas o dificultades para su Acciones realizadas
cumplimiento

Instrucción Tabla 28: Especificar el requisito incumplido con su artículo si aplica, mencionando las causas o
dificultades para su cumplimiento, en cuanto a las acciones realizadas ser muy concreto y revisar que en
realidad aporten a solucionar el incumplimiento.

 Resultados necesidades y expectativas de las partes Interesadas

Tabla 29. Resultados necesidades y expectativas de las partes interesadas para el Sistema de Gestiòn de
Seguridad y Salud en el Trabajo
Parte Interesada Principales Resultados

Instrucción Tabla 29. Del consolidado de las necesidades y expectativas relacionadas en el A1.P21.DE Anexo
Identificación y Actualización de Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas, relacionar la gestión en
cuanto a resultados de alguna de las ocho partes interesadas identificadas.

4.4 Desempeño Seguridad de la Información

4.4.1 Seguimiento y resultados de las mediciones

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 Mediciones del Plan de Cambio y Cultura en Seguridad y Privacidad de la

Información
(Indicar los porcentajes de afectación de acuerdo con las pruebas de ingeniería social aplicadas,
porcentajes de sensibilización a colaboradores y terceros, porcentaje de colaboradores que hayan
recibido inducción presencial, etc.).

Gráfico 10. Comparativo grado de afectación Técnica Ingeniería Social

Instrucciones del Gráfico 10: Realizar análisis frente a los resultados de afectación con la técnica utilizada de
Ingeniería social aplicada en el periodo revisado.
120%
100%
100%

80%

60%

40%
20%
20%

0%

2018 2019

Gráfico 11. Porcentaje de apropiación Eje de Seguridad de la Información

Colaboradores, Operadores y Terceros
Instrucciones del Gráfico 11: Relacionar los porcentajes de apropiación del Eje de seguridad de la
información por parte de (Operadores y Proveedores), con base en las evaluaciones realizadas
101%

100%
100%
99%

98%
98% 98%
97%

96%

95%
95%
94%

93%

92%
Operadorxxx ServiciosGenerales Vigilancia Conductores

 Seguimiento a la gestión de activos

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(Indicar los activos identificados durante el periodo revisado, su clasificación y los niveles de
seguridad físico y electrónico que se encuentren en estado desprotegido, comparativo del estado
de las áreas seguras identificadas en el periodo de revisión anterior con el actual).

 Seguimiento a la gestión de incidentes

Gráfico 12. Atención Oportuna a los Incidentes

Instrucciones del Gráfico 12: Cantidad de incidentes de seguridad de la información reportados Vs cantidad
de incidentes de seguridad de la información atendidos oportunamente.

Cantidad de Incidentes de Seguridad de la Información

5000
4000
3000
2000
1000
0
Reportados Atendidos Oportunamente

Cantidad de Incidentes de Seguridad de la Información

Nota: Realizar análisis, cuando haya diferencia entre la cantidad de incidentes reportados contra los atendidos.

Tabla 30. Incidentes de alto impacto

Incidentes de Seguridad de
la información que fueron Acciones Lecciones
de alto impacto, para la Realizadas Aprendidas
Regional

Instrucción Tabla 30: Relacionar en la tabla aquellos incidentes catalogados en el Procedimiento Gestión de
Incidentes de Seguridad de la Información de impacto catastrófico o mayor para la Sede de la Dirección
General o la Regional según corresponda.

 Seguimiento a la gestión de continuidad de la operación tecnológica

Tabla 31. Pruebas de Continuidad de la operación

Cantidad de pruebas Estado de la ejecución Análisis u
Nombre de la Acciones
ejecutadas en el observación de
Prueba Exitosas Fallidas tomadas
primer semestre la prueba fallida
           
           
           
Instrucción Tabla 31: Relacionar los resultados obtenidos en las diferentes pruebas realizadas en el marco de
la gestión de continuidad de la operación en el proceso de Gestión de la Tecnología e Información.

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Tabla 32. Eficacia del desempeño del SGSI

Nombre indicador Porcentaje indicador Acciones por realizar Fecha

Porcentaje de eficacia del SGSI%

Porcentaje de riesgos de
seguridad de la información
gestionados (Aplica solo para
SEDE)
Instrucción Tabla 32: Tener en cuenta que lo que mide el indicador de Eficacia es el avance del plan de
implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, de esta manera se debe relacionar las
acciones por realizar si se ha tenido inconvenientes que no permita estar en un nivel óptimo o adecuado.

Retroalimentación de las partes interesadas del SIGE

Tabla 33. Visitas a Centros Zonales y UDS (Aplica solo para Regional)
Visitas realizadas a CZ al corte
Eje Número de Visitas Aspectos por Fortalecer
Calidad
Ambiental
SST
SGSI
Visitas realizadas a UDS al corte
Eje Número de Visitas Aspectos por Fortalecer
Calidad
Ambiental
SST
SGSI
Instrucción Tabla 33: De acuerdo con las visitas programadas a las unidades de servicio y/o a los centros
zonales, registrar de manera concreta cuales son los aspectos por fortalecer con respecto a cada uno de los
Ejes del SIGE.

5. No Conformidades y Estado de las Acciones de Mejora

5.1 Acciones Correctivas

Gráfico 13. Estado de las Acciones Correctivas – Diferenciación por Eje

Instrucciones del Gráfico 13: Se deberá registrar en el cuadro el total de las acciones correctivas cerradas,
abiertas y vencidas.

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6
5
4
3
2
1
0
Calidad Ambiental SST SGSI

Abiertas Cerradas Vencidas

5.2 Salidas No Conformes

Gráfico 14. Estado Comparativo de las SNC – Diferenciación por proceso

Instrucciones del Gráfico 14: Se deberá registrar en el cuadro el total de las Salidas No Conformes cerradas,
abiertas y vencidas.

60
51
50

40
33
30
21 Abierta
20 Cerrada
10 Vencida
10
1 1 1
0
Promoción y Protección Relación con el
Prevención Ciudadano

5.3 Oportunidades de Mejora / Acciones Preventivas para SST

Gráfico 15. Estado Comparativo de las OP – Diferenciación por Eje
Instrucciones del Gráfico 15: Se deberá registrar en el cuadro el total de las acciones correctivas cerradas,
abiertas y vencidas.
6

0
Calidad Ambiental SST SGSI

Abiertas Cerradas Vencidas

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6. Resultados Auditorías Internas y Externas SIGE

Tabla 34. Auditorías Internas y Externas SIGE

Tipo de Eje No. Total de No. No. No. Hallazgos
auditoria Hallazgos Hallazgos Hallazgos abiertos sin
cerrados vencidos gestión

Instrucción Tabla 114: Se deberá indicar de acuerdo con el tipo de auditoria (Interna o Externa) el número de
hallazgos que se encuentran abiertos y cerrados, lo anterior con el fin de mostrar la gestión realizada sobre el
seguimiento y verificación de los hallazgos.

7. Resultados de la Administración de Riesgos y Peligros en la Entidad - eficacia

de las acciones tomadas para abordar los riesgos, peligros y las
oportunidades

 Análisis de los planes de tratamiento (según los resultados del indicador)

riesgos gestionados (Calidad y Corrupción)
Tabla 35. Gestión de Actividades Programadas (SGC)
Indicador de Riesgos (En
Regional/Centro Zonal Acciones por realizar
riesgo o Critico)

Instrucción Tabla 35: Registrar únicamente el resultado del indicador de riesgos gestionados de la Regional
y/o los Centros Zonales que para el corte tuvieron calificación en riesgo o crítico. Para el reporte de junio se
toma la información de la calificación de Abril y para el reporte de Diciembre se toma el de Agosto.

 Para los riesgos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo considerar el análisis de los planes de tratamiento en cuanto a los
riesgos gestionados
Tabla 36. Gestión de Actividades Programadas (SGSST)
No. Actividades realizadas en la
% de cumplimiento de las
fecha de corte/ Programas a la Acciones por realizar frente a
actividades
fecha de corte las actividades no cumplidas
XX / XX XX%
Instrucción Tabla 36: Registrar el número y porcentaje de cumplimento de las actividades de los planes de
tratamiento asociados a los riesgos identificados, así mismo en caso de incumplimiento en alguna de las
actividades relacionadas, diligenciar la última columna con acciones por realizar.

 Identificar las oportunidades del eje de Seguridad y Salud en el trabajo

relacionados con su contexto y/o partes interesadas

Tabla 137. Oportunidades eje Seguridad y Salud en el Trabajo

Acciones realizadas o por
Fuente Oportunidad
realizar

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Instrucción Tabla 37: Para la identificación de las oportunidades tener en cuenta los resultados reportados en
las matrices DOFA, el A1.P21.DE Anexo Identificación y Actualización de Necesidades y Expectativas de las
Partes Interesadas, estrategias de mejora para el eje y finalmente otro aspecto a tener en cuenta es como
comunican, analizan, y mitigan los peligros.

 Identificar las oportunidades del eje ambiental relacionadas con sus

aspectos ambientales, requisitos, contexto y/o partes interesadas

Tabla 38. Oportunidades eje ambiental

Acciones realizadas o por
Fuente Oportunidad
realizar
(Aspectos e impactos, requisitos
ambientales, contexto interno y
externo, partes interesadas,
emergencias ambientales
presentadas…)

Instrucción Tabla 38: Para la identificación de las oportunidades tener en cuenta los resultados reportados en
el presente documento en cuanto a: aspectos e impactos, requisitos legales, comunicaciones con las partes
interesadas y cambios en el contexto que pueden adoptarse como una oportunidad para el eje. Así mismo,
estas deberán ser consideradas para los compromisos de la RXD.

 Para Seguridad de la información considerar el análisis de los planes de

tratamiento (según los resultados del indicador) riesgos gestionados

Tabla 39. Gestión de Actividades Programadas (SGSI)

No. Actividades realizadas en la
% de cumplimiento de las
fecha de corte/ Programas a la
actividades Acciones por realizar
fecha de corte
Realizar seguimiento continuo al
XX / XX XX% estado de tratamiento de los
riesgos identificados.
Instrucción Tabla 39: En las Regionales registrar el número y porcentaje de cumplimento de las actividades de
los planes de tratamiento asociadas a los riesgos, y para la Sede registrar únicamente el resultado del indicador
de riesgos gestionados que para el corte tuvieron calificación en riesgo o crítico. Para el reporte de junio se
toma la información de la calificación de Abril y para el reporte de Diciembre se toma el de Agosto y el de
Diciembre.

 Considerar el análisis de los Riesgos y Peligros

Tabla 40. Gestión de Riesgos o Peligros de Mayor Dificultad
Riesgos o peligros de mayor
Causas por las cuales no se
dificultad para su control o no
ha podido mitigar el riesgo o Acciones por realizar
controlados (zonas extrema, alta,
peligro
moderada)
AMBIENTAL

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Instrucción Tabla 40: Registrar únicamente las actividades que no han podido realizarse o que han tenido
dificultades para su cumplimiento y las causas por las cuales no se han podido realizar.

8. Adecuación de los Recursos para el Sistema de Gestión

Tabla 41. Seguimiento a la adecuación de recursos por Eje

Actividades realizadas con los recursos disponibles Efecto generado sobre el
Eje
sistema

Instrucción Tabla 41: Diligenciar con base en los recursos que fueron asignados a la Regional cuáles han sido
las actividades que han realizado para la mejora de cada uno de los Sistemas de Gestión y el efecto que estas
actividades han generado.

9. Salidas de la Revisión por Dirección

 Cambios en el Sistema Integrado de Gestión

Tabla 42. Cambios Estratégicos en el Sistema Integrado de Gestión

Eje Cambios para realizar en el Sistema Responsable Recursos necesarios
Integrado de Gestión

Instrucción Tabla 42: Con base en la información revisada para cada una de las entradas, analizar si es
necesario proponer un cambio en el Sistema Integrado de Gestión y conforme a esto evaluar si requiere
recursos para su ejecución.

 Compromisos de la Revisión del Sistema Integrado de Gestión

Tabla 43. Compromisos de la Revisión del Sistema Integrado de Gestión

Responsable Fecha
Compromisos
(Director - Coordinador) programada

Instrucción Tabla 43: Con base en la información revisada para cada una de las entradas analizar cuales
deberán ser las decisiones por tomar con el fin de pactar los compromisos ligados a la mejora y sostenibilidad

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del Sistema Integrado de Gestión, estos compromisos deben ser concretos y claros, relacionar el responsable y
la fecha programada para su cumplimiento en el formato (Mes - Año, sin día).

Conclusiones del Sistema Integrado de Gestión

Al final es importante dejar una conclusión general sobre la revisión en la cual se exprese si el sistema es
conveniente, adecuado, eficaz y alineado con el direccionamiento estratégico del Instituto. Así mismo, del
análisis de la información recolectada determinar cuáles fueron los resultados más significativos para cada eje.

 Conclusiones de la eficacia del desempeño de Calidad

1.
2.
3.

 Conclusiones de la eficacia del desempeño del Sistema de Gestión Seguridad y

Salud en el Trabajo
1.
2.
3.

 Conclusiones de la eficacia del desempeño del Sistema de Gestión Ambiental

1.
2.
3.

 Conclusiones de la eficacia del desempeño del Sistema de Gestión de

Seguridad de la Información
1.
2.
3

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