CURSO DE EXCEL – Facultad de Ingeniería UNCuyo

Cálculos simples
- Diferencias entre formulas y funciones
- Cálculos simples con fórmulas

Cálculos simples: IR A LA HOJA 2 de nuestro libro

 Operaciones básicas, suma, resta, división y multiplicación
 Utilización de una fórmula
 Los símbolos
 Operaciones con celdas
 Como se introduce una fórmula (no sumar los números en la celda, sino que debemos utilizar celdas)
 Modifica las celdas madres
 Operaciones combinadas con varias celdas
 Visualizar la barra de fórmulas sobre la celda en la que tenemos fórmula
 Operaciones con rangos (SUMA)

Introducción de las funciones y explicación de los argumentos

Introducir datos de funciones: una función es una fórmula predefinida por el Excel o por el usuario que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la ceda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.

SINTAXIS: =nombredelafunción(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

 Las funciones comienzan con el signo =

 Los argumentos o valores de entrada van a ser siempre entre paréntesis. No deje nunca espacios antes o
después de cada paréntesis
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o textos), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben separarse por un “;”.
 EJEMPLO: Suma de rangos =suma(b1:c15)
 b1+b2+…+b15+c1+c2+…c15
 una fórmula puede contener más de una función EJEMPLO=suma(a1:b4)/suma(c1:d4)
 AUTOSUMA
 Cómo insertar funciones
 Introducir varios argumentos: =SUMA((a1+a3);(a2+a4))
 Funciones como argumentos de funciones =MAX(suma(a1:a4);b3)

Dibuja la siguiente tabla en la hoja 1

VENTAS VENDEDORES. MES DE SEPTIEMBRE

VENDEDOR APELLIDO SALARIO BASE COMISIÓN TOTAL

Antonio Lopez 2000 150
Ana Martin 2500 350
Maria Fernandez 2750 325
Fernando Gomez 1950 250
Clara Perez 2200 825
Sandra Delgado 2350 250
Actividades a realizar
- Ancho de columna ajustado a la celda de mayor contenido
- Alto de fila 25 para toda la tabla
- Color del título fondo azul y letras blancas en negritas
- Título VENTAS VENDEDORES. MES DE SEPTIEMBRE combinado desde la primer columna de la tabla a la
última, todo sobre la primera fila
- Bordes verticales internos en trazos solidos de color negro
- Bordes verticales de la tabla externos sólidos, negros y gruesos
- Bordes horizontales de la tabla puntos grises
- Calcule el total para la tabla
- Agregar formato de moneda a los salarios y totales, todo expresado en pesos argentinos con un decimal.
- Arrastre de fórmulas con el mouse y pegado especial

Ejercicio 2: funciones básicas – Abrir el archivo Excel TP1

Formato condicional
- ¿Qué es el formato condicional y para qué sirve?
- Que me marque aquellos vendedores que estén ganando más de 3000
o Siempre que vaya a hacer una operación seleccione previamente el rango de celdas al que le vamos
a aplicar el formato
o Hagamos algunos cambios en los sueldos para ver qué sucede

Fórmulas. Referencias relativas, absolutas y mixtas.

- Dibuja la siguiente tabla

VENTAS DEL MES DE SEPTIEMBRE

NOMBRE APELLIDO SALARIO COMISIÓN TOTAL (use

fórmulas)
Ana Gómez 1200 350
Antonio López 2000 100
Manuel Díaz 1850 500
María Fernández 2500 350

Referencia relativa y absoluta

- ¿en qué consiste una referencia relativa? Esto es cuando copias el resultado de una formula en otro lugar,
automáticamente cambia la celda de referencia y eso modifica los resultados.
- Para probar esto arrastremos nuestras fórmulas de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Ejercicio 3: Actividad: en una hoja nueva crear la siguiente tabla

CONSECIONARIO AUTOMÓVILES

PRECIO BASE ADICIONAL 25% TOTAL

Coche 1 15000
Coche 2 17500
Coche 3 19500
Coche 4 25000
 Coche 5 18900
Coche 6 35000

- Ancho de columna ajustado a la celda de mayor contenido

- Alto de fila 25 para toda la tabla
- Color del título: fondo azul y letras blancas en negritas
- Título VENTAS VENDEDORES. MES DE SEPTIEMBRE combinado desde la primer columna de la tabla a la
última
- Bordes verticales internos en trazos solidos de color negro
- Bordes verticales de la tabla externos sólidos, negros y gruesos
- Bordes horizontales de la tabla puntos grises
- Poner los valores numéricos en formato moneda pesos con dos decimales
- Calcular la columna del ADICIONAL utilizando una alícuota del 21%
- Calcular el total sumando precio base más el ADICIONAL
- Para todos los casos planteados usaremos referencias

AlternatADICIONAL 2: Elaboremos la siguiente tabla:

PRECIO BASE IMPUESTO 20% DESCUENTO 5% TOTAL

Coche 1 15000
Coche 2 17500
Coche 3 19500
Coche 4 25000
Coche 5 18900
Coche 6 35000

IMPUESTO: 20%

DESCUENTO: 5%

Referencias 3D y 4D

Funciones Lógicas
- La más utilizada es la FUNCIÓN SI
- =si(condición; valor si verdadero;valor si falso)
- Dibujemos la siguiente tabla
 - Calcular la columna CALIFICACIÓN utilizando un formato condicional SI – deberán aprobar todos los que
sacaron 6 o más en su nota // valor verdadero APROBADO valor falso DESAPROBADO
- Cree un formato condicional que le permita marcar los alumnos desaprobados con color rojo y los alumnos
aprobados en color verde

OPERADORES DE COMPARACIÓN

> Mayor que

< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Diferente que

- Dibuje la siguiente tabla

- Si el salgo es negativo lo vamos a poner como DEUDA y si es igual a 0 o positivo GANANCIA.

 - Indique con un formato condicional un color rojo de texto para todos aquellos que figuran en color rojo
- Dibuje la siguiente tabla

Funciones Y O

- Agregue los altos y anchos de filas correspondientes

- Creemos nuestra primer función anidada (creemos una función si, o condición para calcular la calificación.
- Calcular en función de la media si ese alumno aprobó o no
- Para esto la media debe ser mayor o igual a 5
- IMPORTANTE: para anidar funciones no recomendamos utilizar el asistente de funciones
- Creemos un formato condicional en donde los desaprobados se encuentren en color rojo

Dibuje la siguiente tabla (utilizando copiar y pegar de su portapales y cambiando los datos que sean
necesarios.
 - En esta ocasión solamente van a aprobar aquellos que solamente hayan aprobado los dos parciales, para
esto vamos a utilizar una nueva función lógica. “Y” y “O”. Por lo general se utilizan siempre anidadas.
- Veamos su funcionamiento individual
- =Y(condición 1;condición 2;….) // Devuelve verdadero si todas las condiciones evaluadas se cumplen.
- =O(condición 1; condición 2;…) // devuelve verdadero si solamente se cumple una de las condiciones.
- Completar la columna estado con la función Y y con la función O.
- Ahora vamos a calcular la columna ESTADO usando nuestra función SI
- =SI(Y(())
- Probemos nuevamente nuestra función anidada pero utilizando la función O
- Creemos un formato condicional que muestre en verde los alumnos aprobados

Triples nidos:

- Copiar la tabla anterior con el título general y solamente las tres primeras columnas
- Agreguemos una cuarta columna que se llame CALIFICACIÓN
- Ahora vamos a agregar varias condiciones
o >5 INSUFICIENTE
o ENTRE 5 Y 6 SUFICIENTE
o 7 NOTABLE
o MAYOR A 7 MUY NOTABLE
o 10 SOBRESALIENTE
- Para esto vamos a utilizar muchos SI anidados
- SI(primera condición;””;SI(segunda condición;””;si(tercera condición;””;si(cuarta
condición;””;SOBRESALIENTE) y cierro la cantidad de paréntesis necesarios.

Funciones de búsqueda (buscarv ; consultaV)

- Abrir el TP 2
- Esta función va a buscar en listados las palabras que necesito
- Vamos a la hoja 1
- Nos ubicamos sobre la columna G y busquemos en que curso se encuentra el alumno Antonio
- Vamos a buscar en que clase esta el alumno 12
- De igual manera necesitamos saber que apellido tiene el alumno 3
- Vamos a la hoja 2: observemos que los DNI no están ordenados o no ordenamos, esto es importante porque
la condición de verdadero solamente busca si los datos de la primer columna se encuentran ordenados
ascendentemente.
- Ir a la hoja 3 y probar algunas búsquedas
- El valor buscado siempre tiene que estar en la primera columna

Dibujar la siguiente tabla

PRECIO CON
FECHA DE
NOMBRE CURSO HORAS IMPORTE OFERTA
COMIENZO
INCLUIDA
37299,00 ANA MARTIN OFTALMOLOGIA 200    
37300,00 ANTONIO LILLO OFTALMOLOGIA 200    
37301,00 RAQUEL MARTÍNEZ OFTALMOLOGIA 200    
GESTIÓN
37302,00 LUISA ROJAS LABORAL 150    
GESTIÓN
37305,00 MARÍA LUCAS LABORAL 150    
37306,00 PEPE MARCOS FISCALIZACIÓN 100    
37307,00 MIGUEL MARIN FISCALIZACIÓN 100    
GESTIÓN
37308,00 ALBERTO CALLE LABORAL 150    
 37309,00 MARTA JIMÉNEZ FISCALIZACIÓN 100    
37312,00 ELENA GIMENO OFTALMOLOGIA 200    
37313,00 MARISA TIERNO OFTALMOLOGIA 200    
37314,00 BEGOÑA NANDEZ FISCALIZACIÓN 100    
GESTIÓN
37315,00 PEDRO DÁVILA LABORAL 150    

- A la columna fecha darle formato de fecha

- A la columna horas, importe y precio con oferta formato moneda, en peso argentino, un decimal
- FISCALIZACIÓN $6
- GESTIÓN LABORAL $6.5
- OFTALMOLOGÍA $7
- PRECIO CON OFERTA: si el precio es mayor a 1500 hacer una oferta del 30% sino del 15%
- Completar la tabla
-

Gráficos

Vamos a representar datos a través de gráficos. Para poder hacer nuestra primera práctica vamos a dibujar la
siguiente tabla:

ENERO FEBRERO MARZO

Ingresos 15000 17500 14000
Gastos 12500 15500 11550
Beneficios 2500 2000 2450

- El acceso rápido es: F11

- Al crear gráficos, se nos habilitan nuevas fichas de datos:
 - Eliminemos la hoja y volvamos a la hoja de nuestra tabla
- Vamos a crear un gráficos con todos los datos
- Vamos a insertar > GRAFICOS
- Insertemos un gráfico de columna en 3D
- Como objeto incrustado o en la misma hoja de la tabla
- Vamos a ir a la ficha herramientas de gráficos > diseño y podemos utilizar la función mover gráfico
- ¿Cómo ampliamos nuestro gráfico?
- ¿cómo cambiamos el diseño de nuestro gráfico? Para esto seleccionamos el gráfico y vamos a la ficha de
DISEÑO. Cambiar tipo de gráfico.
- No todos los gráficos sirven para representar la misma información, por ejemplo elijan un gráfico circular.
- Volver a columnas 3D
- Que contiene un gráfico
o Eje x
o Eje y
o Eje z
o Si queremos cambiar filas por columnas, nos vamos a diseño, cambiar entre filas y columnas.
- Como sacamos los datos y los re seleccionamos? DISEÑO > SELECCIONAR DATOS
o Seleccionemos todo menos los beneficios
o Seleccionemos solo enero y febrero
o Seleccionemos rangos discontinuos, por ejemplo, enero y marzo
o En esta opción podemos editar los rótulos
- DISEÑOS DE GRÁFICOS
o Seleccionen el diseño 5
o Modifiquemos el título
o Modifiquemos el eje y
o Como cambiamos la escala del gráfico para expandir el eje y para esto vamos a presentación ejes
o Sino botón derecho opciones del eje
- ESTILOS en DISEÑO

Gráficos Mixtos

- Eliminamos el gráfico
- Insertamos un gráfico solamente de ingresos y gastos, y de columnas normal.
- Seleccionemos por ejemplo cualquiera de las columnas de gastos y seleccionamos con botón derecho del
mouse CAMBIAR TIPO DE GRÁFICO A SERIES
- Elegimos una línea para los gastos
- Los gráficos se actualizan al modificar los datos
- Como hacemos para cambiar los datos de mi eje y y modificar de cuanto en cuanto van los datos.
PRESENTACION > EJE > VERTICAL > MÁS OPCIONES > ESCALAS DEL EJE o podemos utilizar el botón derecho
dar formato al eje.
- Eliminemos el gráfico y creemos un gráfico circular. TENER CUIDADO QUE ESTOS GRÁFICOS NO
REPRESENTAN MÁS DE UNA SERIE, la primera.
- Probemos tomando dos series, ingresos y gastos
- Mantengamos la selección, seleccionemos los datos y eliminemos la serie de ingresos
- Podemos también separar las porciones de nuestro gráfico circular.
- También podemos representar el porcentaje de cada porción en nuestro gráfico
- Vamos a ir a presentaciones > Etiquetas de datos > vamos a poner externo
- Separemos los números de los pedazos de torta
- Hagamos clic derecho y seleccionemos “área del gráfico y giro 3D”.
 - Para cambiar el color podemos seleccionar botón derecho sobre la pieza que quiero modificar, formato del
punto de datos, y podemos jugar con las opciones.

Partes de un gráfico

- ÁREA DEL GRÁFICO - Contorno

- ÁREA DE TRAZADO – Medo
- GRÁFICO PROPIAMENTE DICHO

Si queremos agregar texto o dibujo dentro del gráfico, podemos recurrir a las formas y cuadros de texto. Para eso
vamos a la ficha presentación: Cuadro de texto

TRABAJAR CON VARIOS LIBROS A LA VEZ

- Abramos varios libros a la vez

- Seleccione desde la barra de herramientas de Windows

- ALT + TAB

- Vista y cambiar ventanas

- Vista y organizar todo

- Calcule una fórmula utilizando mosaicos y los tres libros

- Probar las diferentes maneras de ordenar

GUARDAR ÁREAS DE TRABAJO

- Supongamos que todos los días trabajamos con los mismos libros

- Para esto vamos a vista GUARDAR ÁREA DE TRABAJO

- Cerramos Excel y volvemos a abrir desde el archivo guardado

VISTAS PERSONALIZADAS

- Vamos a dejar abierto solamente un libro

- Movamos nos en nuestro libro, para esto creemos una tabla que nos permita armar un gráfico

- Insertemos un gráfico y ubiquémoslo en algún lujar lejano de nuestro Excel y guardemos la referencia de la
celda

- Ahora en otra celda lejana escribimos cualquier dato y volvemos a guardar la referencia de la celda.

- Tocamos CONTROL + i y vamos buscando las referencias

- Ahora volvemos a nuestras zonas y vamos creando nuestras vistas personalizadas.

- Como mostrar y movernos de un lado a otro con nuestras vistas personalizadas.

Abrir nuestro archivo Clase 5 – 1

OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS Y FILAS

- Opción mouse (2 opciones para mostrar – doble barra o botón derecho)

- Usando la opción formato

OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS DE LIBRO

- Opción mouse

- Usando la opción formato

PROBLEMA – Cualquiera puede mostrar lo oculto

Para esto debemos proteger nuestras hojas y libros

PROTEGER HOJAS

- Hagamos un cambio – ocultar una columna

- Revisar – PROTEGER HOJA

- Probemos mostrar hoja

- Desbloqueemos el cambio

- Al proteger hojas, hay que tener cuidado que solo protegemos esa hoja

PROTEGER EL LIBRO

- Ocultemos una hoja

- Lo mismo con opción proteger libro

COMO OCULTAR LA INFORMACIÓN DE UNA CELDA

- Seleccionamos la celda del total que contiene la fórmula

- Vamos a seleccionar todo el rango del total

- Vamos a ir a formato de celdas

- Vamos a ir a la ficha proteger

- Activamos la opción de oculta

- Luego protegemos la hoja

- Observar la barra de fórmulas en las columnas aplicadas la opción de oculto

- ¿Cómo volvemos el cambio atrás?

Vamos a copiar la misma información de la hoja 1 a la hoja 2

VER DOCUMENTOS EN FORMA PARALELA

- Comparar información de una hoja a la otra

- ¿Cómo comparamos de forma manual?

- Vamos a ir a la ficha vista y seleccionamos NUEVA VENTANA

- Observemos en la barra de herramientas de Windows como nos creó un archivo Excel exactamente igual. Es
el mismo libro abierto dos veces
- Ahora se habilita la opción ver en paralelo y la vamos a seleccionar

- Esto habilita la opción de sincronización

- En una de las vistas buscamos la hoja 1 y en el otro la dos

- En ambas hojas nos ubicamos al inicio

- Movemos uno de los libros

- Ampliemos alguna de las ventanas y después probemos la opción de restablecer

- Vamos a cerrar una de las vistas

OPCIONES DE ZOOM

- Desde el menú vista

- Con el zoom en nuestra barra de estado

- Con la rueda del mouse

- O ampliamos selección de manera automática

Opciones de vista – mostrar

VISTAS E IMPRESIÓN

- Seguimos con nuestro archivo anterior

- Tenemos dos formas de entrar en las vistas

- En la barra de estado

- O en la ficha vista

- Por defecto la vista activada siempre es la vista normal

- Si queremos ver cómo quedaría en papel nuestra ficha deberíamos ir a diseño de página

- Ahora podemos modificar también los encabezados

- ¿Qué son los encabezados?

- Esta opción tiene tres partes

- Cuando seleccionamos alguno de estas aparece una ficha propia de esta información

- Para rellenar estos espacios podemos utilizar estos formatos

- Hay que tener presente que Excel utiliza fórmulas y que de esta manera también esto estaría fijando datos
actualizados dependiendo del momento donde se imprima el archivo

- También podemos agregar información a gusto

- También podemos insertar imágenes

- Vamos a ir a archivo e IMPRIMIR y vemos la vista previa

CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
- ¿cómo cambiar la orientación de la hoja?

- Vamos a diseño de página y cambiamos de vertical y horizontal

- Corroboremos el cambio en la vista previa

- Ahora vamos a centrar la página

- Podemos ir a archivo imprimir configurar página o diseño de página y el botón oculto

- Vamos a ir a la ventana márgenes

- Ahí podemos elegir que centre la información vertical y horizontalmente

- También podemos ampliar la información que vamos a imprimir

- Y seleccionamos la opción de escalados

- Volvemos a la vista normal

- Utilizamos la opción MARGENES

- Miremos los cambios de márgenes en la vista de impresión

- En márgenes personalizados también tenemos una opción de vista preliminar

- El tamaño del papel ajusta el mismo dependiendo de cómo vayamos a imprimir

- ÁREA DE IMPRESIÓN: supongamos que solamente queremos imprimir una parte de nuestro Excel

- Para esto seleccionamos la información a imprimir y seleccionamos el área de impresión

- Vamos a archivo e imprimir y corroboremos

- Para quitar esto volvemos a la opción

- Vamos a utilizar un salto de página

- Supongamos que queremos imprimir los tres primeros meses por un lado y los otros por otro

- Para eso seleccionamos la columna posterior al corte

- Vamos a salto de página e insertamos uno

- Vamos a imprimir vista previa

- Vamos a ir ahora a la vista de saltos de página, que es el tercer botón de referencia

- El botón de FONDO nos permite elegir una imagen de fondo en nuestra impresión

- El botón IMPRIMIR TÍTULOS

- Volvemos a la vista normal

- Vamos a copiar solo los datos de mi tabla ampliando nuestra tabla para que no entre en una página

- Observemos nuestra vista previa

- Podemos ver que la segunda hoja pierde la referencia de los meses

- Esta opción nos permite indicar que filas o columnas queremos que se repitan

- Seleccionemos la fila que necesitamos

MANEJO DE BASE DE DATOS

- Entendiendo la estructura de una base de datos
- Abrir nuestra base
- Como creamos una nueva base de datos
o Agregando los datos en una nueva hoja
o Ejemplo:
o Crear un campo nombre, apellido, edad, provincia, departamento
o Introducimos los registros
o La otra manera es utilizar la ventana de formularios de Excel
o En la versión 2010 no viene debemos agregarla.
o Vamos a la barra de acceso rápido y lo agregamos
o No se puede utilizar la ventana de formulario sino hay base de datos
o Por ejemplo intentemos utilizar esta opción en una hoja vacía
o Para poder usarla debemos tener creada una base de datos
o Debemos seleccionar una celda cualquiera pero siempre dentro de nuestra base de datos
o Como buscamos a través de esta ventana? Para esto debemos seleccionar la opción de CRITERIO
o Que sucede si hay alguna palabra que esta escrita algunas veces con acento y otras no
o Utilizamos los caracteres comodín ? o *, el ? sustituye una sola letra y * sustituye a varias letras, por
ejemplo podemos buscar todos los que dicen “balón”
o Hagamos una prueba y busquemos un artículo japonés sin acento
o Ahora vamos a eliminar un registro de nuestra base de datos
o SI SE PUEDEN HACER BÚSQUEDAS CON MÁS DE UN CRITERIO, por ejemplo busquemos USA mayor a
300.

Referencias en 3D: referencia en otra hoja

Cambiar de hoja con el mouse y elegir el otro dato. Puedo hacerlo con una formula de = y +, o con suma
separándolos con punto y coma

Referencia 4D: referencia en otro libro

Argumento Función Si

 Prueba lógica: </>/= /<>/ >=/<= numero o textos

 Valor verdadero: entre comillas si es texto que tiene que decir si se cumple la condición
 Valor falso: entre comillas si es texto, que tiene que decir si no se cumple

Contar si: es una función muy parecida pero solo cuenta las celdas que cumple con la condición
 Selecciono la columna donde quiero aplicar el color.
 Luego formato condicional
 Reglas para resaltar colores
 Igual a
 Coloco el valor y cuando la función vea ese valor, lo rellenara como sale a la derecha

Función Y : Varias condiciones, se se cumplen todas ellas, arroja verdadero y si una sola no se cumple, arroja
falso

Función O: si se cumple una de todas las condiciones, entonces es verdadero. Si todas son falsas, arroja falsa

Si colocamos dos funciones, una dentro de la otra, con la y, ponemos la condición que se debe cumplir. Si es
verdadero, entonces se rellena el valor siguiente con la palabra que debe salir