EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE VASO DE LECHE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL METROPOLITANA

EL TAMBITO HUANCAYO PERIODO ENERO – DICIEMBRE 2010

TENER EN CUENTA
 EL OBJETIVO DEL MEMORANDUM DEBE INDICAR SOLO LA ADMINISTRACION Y NO LA
EJECUCION DE RECURSOS.
 ADECUADOS OBJETIVOS ESPECIFICOS PLANTEADOS, SON RAZONABLES.
 LOS PUNTOS DE ATENCION DEBEN DECIR QUE SUCEDIÓ PARA PODER EXAMINARLO.
 EN LA FORMULACION DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS UTILIZAR LOS SINOMINOS DE
VERIFICAR PORQUE ESA ES LA FUNCION DEL CONTROL GUBERNAMENTAL.
 Redacte los hallazgos y comunique a los funcionarios responsables NO SOLO
FUNCIONARIOS SINO SERVIDORES Y DEBER IR EN CADA PROCEDIMIENTO ESPECIFICO
 EN PROCEDIMIENTOS GENERALES SE DEBE INDICAR LA COMUNICACIÓN AL TITULAR DE LA
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS PARA LAS FACILIDADES DE LOS INVOLUCRADOS.
 EN LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS DEBEN IR LOS PROCEDIMIENTOS DE CLICHE.
 NO UTILIZAR LA PALABRA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROLES.
 LA PALABRA DESCARGO NO SE UTILIZA SINO ACLARACIONES

ANEXO Nº 01

PROGRAMA DE AUDITORÍA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.
POR P/T
OBJETIVO GENERAL:
Establecer y determinar si la Administración del
Programa del Vaso de Leche ha sido ejecutada en
virtud al marco legal.
PROCEDIMIENTOS GENERALES:

1. Presente a la comisión ante los niveles directivos

de la Entidad, entreviste al presidente del comité
de Administración del PVL (Alcalde o Regidor
representante) y al Director de Administración;
respecto al funcionamiento del programa, y
solicite lo siguiente:

 El Libro de Actas de Acuerdos del Comité de

Administración del Programa.
 Copia de resolución de nombramiento del
Comité de Administración.
 La relación de directivos y funcionarios de la
Municipalidad responsable de la
administración del Programa del Vaso de
Leche, con indicación: cargos, período de
gestión, documento de nombramiento y
dirección domiciliaria.
 Reglamento Interno para la administración del
programa, formulado en la Municipalidad.
 Reportes del programa remitidos a la
Contraloría General (Formatos).
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
 Padrón de beneficiarios dígitos digital.
 Informes emitidos por el responsable del
programa.
 Documentos de recepción de insumos por los
beneficiarios.

2. Aplique el cuestionario de control interno

(anexo adjunto), a fin de determinar si la
administración de los recursos del Programa, se
viene efectuando de acuerdo a la normativa
vigente y control interno establecido.

3. Identifique las respuestas negativas según la

materialidad de los principales asuntos o temas
evidéncielos documentariamente, a efectos de
comunicar hallazgos de control interno (NAGU
3.10) o en cumplimiento de la NAGU 3.60.

4. Identifique las respuestas positivas y según la

materialidad de los principales asuntos o temas,
efectúe selectivamente las pruebas tendentes a
comprobar el funcionamiento de los controles.

5. Redacte el Memorándum de Control Interno de

conformidad a la NAGU 3.10, que deberá incluir
las deficiencias detectadas y las
recomendaciones a ser implantadas por el área
competente.

6. NO DEBE IR SOLO EN CADA OBJETIVO

Redacte los hallazgos y comunique a los
funcionarios responsables de los hechos
observados; efectúe la evaluación respectiva.
DEBE DECIR
COMUNIQUE EL INICIO DEL PROCESO DE
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS AL TITULAR
DE LA ENTIDAD CON LA FINALIDAD DE QUE
OTORGUE LAS FACILIDADES A LOS
IMPLICADOS EN LOS HALLAZGOS

7. Obtenga la Carta de Representación suscrita por

el titular de la entidad, en aplicación de la
NAGU 3.70.

8. Ordene los papeles de trabajo, de conformidad

con la Guía de Papeles de Trabajo, contenidas en
el Manual de Auditoría Gubernamental –
MAGU.
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T

9. Emita el Dictamen del Estado de Ingresos y

Egreso y elabore el Informe del Examen
Especial del Programa del Vaso de Leche.

NO DEBE IR ESTAMOS EN LA EPATA

DE PLANEAMIENTO Y NO EN
ELABORACION DE INFORMES

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
Objetivo Específico N° 1
Determinar la administración del PVL, respecto a su
organización, proceso de Empadronamiento de
beneficiarios, y si estos responden a las condiciones
previstas por el marco normativo.
1. Determine que:

1.1 Exista un Comité de Administración

en la Municipalidad, aprobado mediante
Resolución de Alcaldía con acuerdo del
Concejo, y si está conformado por el
Alcalde o su representante, el Director
de Administración y dos representantes
de los Clubes de Madres o Comité del
PVL.

1.2 La Municipalidad cuente con el

padrón de beneficiarios debidamente
actualizados y aprobados donde se
establezca la cantidad de Clubes de
Madres o Comités del Vaso de Leche
encargados de la atención del Programa,
detalle de su denominación,
identificación del responsable de su
condición de los comedores o
ambientes donde se presta el servicio.
1.3 Exista un Manual o Directiva interna
sobre las funciones del Comité.

2. Solicite el Padrón de Beneficiarios del

Programa, indague respecto a los criterios
adicionales establecidos para su selección,
además de pertenecer a la población materno
infantil (niños de 0 a 6 años, madres gestantes
y en periodo de lactancia).

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
3. Indague los controles implementados por el
Programa para:
3.1 Depuración y actualización del
Padrón de Beneficiarios.
3.2 Distribución focalizada hacia la
población infantil (niños de 0 –6 años) y
madres gestantes y en período de
lactancia.
3.3 Incluir otros beneficiarios en un 2°
orden de prioridad (niños de 7 a 13 años,
ancianos y tebecianos).
3.4 Incorporar comunidades, pueblos
jóvenes y anexos.

4. Para determinar la consistencia del Padrón de

Beneficiarios, selectivamente verifique las
direcciones domiciliarias y confirme que
efectivamente reciben sus raciones; caso
contrario, indague las causas por las que
dejaron de recibir sus raciones.

5. Indague si se efectúan coordinaciones con

otras entidades públicas y/o privadas, tales
como FONCODES, PRONAA y el
Ministerios de Salud, a fin de evitar la
duplicidad de atención y posibilitar la
incorporación de poblaciones no atendidas.

6. Cerciórese que las Organizaciones Sociales

de Base inscritas en los Registros de los
Gobiernos Locales han convalidado esta
inscripción ante el Registro Público Regional.

7. Verificar si los controles y registros que

mantiene la entidad son efectivos y permiten
identificar que las raciones diarias son
entregadas a los beneficiarios autorizados y si
en dichos controles se ha contado con el
apoyo de organismos especializados en
identificación, tales como la ONPE o el
RENIEC.

INCLUIR

ELABORE PROCEDIMIENTOS
ALTERNATIVOS, DE SER NECESARIO DE
ACUERDO A LAS CIRCUNSTANCIAS, A
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
FIN DE CUMPLIR CON EL OBJETIVO
PROPUESTO.

FORMULE LOS HALLAZGOS DE

AUDITORÍA, DE SER IDENTIFICADOS,
CON SUS CUATRO ATRIBUTOS:
CONDICIÓN, CRITERIO, EFECTO Y
CAUSA, A EFECTOS DE QUE EL AUDITOR
ENCARGADO Y SUPERVISOR EFECTÚEN
EL CONTROL DE CALIDAD.

EFECTUAR LA COMUNICACIÓN DE
HALLAZGOS EN FUNCIÓN DE LA NAGU
3.60.

EVALUAR LOS COMENTARIOS Y/O

ACLARACIONES DE LOS PRESUNTOS
RESPONSABLES, ASÍ COMO
IDENTIFIQUE LOS TIPOS DE
RESPONSABILIDAD.

FORMULAR LAS CONCLUSIONES DEL

PRESENTE OBJETIVO ESPECÍFICO.

ORDENE, CODIFIQUE Y REFERENCIE LOS

PAPELES DE TRABAJO

Objetivo Específico N° 2

Determinar la administración del PVL, respecto al

proceso de Distribución, y si los resultados satisface
a sus beneficiarios, en términos de entrega oportuna,
calidad y valor nutricional.
8. Verifique si durante el proceso de
distribución a los beneficiarios, se aplica
controles que permitan determinar que la
entrega de la ración diaria no está por debajo
del volumen establecido de 250 cc.

9. En cuanto a los medios de transporte que

utiliza la Municipalidad para el traslado de
las raciones a cada comité, constate si éstos
son adecuados y las raciones se entregan
puntualmente.

10. Entreviste al (los) responsable (s) de la

Distribución del Programa y con la
información obtenida elabore el
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
memorándum descriptivo o el flujograma
correspondiente, identificando los controles
internos establecidos.

11. Obtenga el programa de distribución de

insumos a los comités del Vaso de Leche, y
compruebe:
11.1 Si está previsto distribuir la ración al
total de beneficiarios durante los 30 días
del mes.
11.2 Si el tipo de alimento utilizado cubre
el aporte nutricional de la ración (7.8
gramos de proteínas y 158 calorías).
11.3 Si están establecidas las fechas de
entrega.

12. Seleccione una muestra de las Notas de

Salida de los productos y contrástela con el
programa de distribución, verificando:
12.1 Que la distribución haya sido
oportuna.
12.2 Que se distribuyó la cantidad
aprobada (para todos los beneficiarios y
días previstos).
12.3 Que los destinatarios sean los
Comités del Vaso de Leche o Clubes de
Madres debidamente conformados y
registrados.
12.4 Que las firmas de recepción de
conformidad correspondan a las que se
encuentran acreditadas ante la
municipalidad.
12.5 Que las Notas de Salida estén
prenumeradas. Si se despachan insumos
sin las notas de salida y la forma como
se regularizan.

13. Evalúe los criterios y procedimientos usados

por la Municipalidad para priorizar la
atención de las organizaciones sociales y
solicite la relación de aquellas no atendidas,
determinando la existencia de beneficios
potenciales no cubiertos por el Programa.
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T

14. Aplique el formato de Encuesta (Formato

240.A) a los representantes de las
organizaciones sociales ante el Comité de
Administración del PVL, a efecto de conocer
su participación en el citado comité y
proceder a verificar si se están distribuyendo
adecuada y oportunamente los insumos, y
levante un acta.

15. Selectivamente observe in – situ, el proceso

de distribución de las raciones alimentarias,
verifique que sean la totalidad de los
beneficiarios inscritos los que reciben su
ración de vaso de leche o alimento
equivalente. Asimismo constate las
condiciones de salubridad, composición de la
ración y modalidad de reparto.

16. Aplique el formato de Encuesta (Formato

240.B) a los Beneficiarios del Programa,
incluyendo a las Presidentas de los Comités
del Vaso de Leche y/o Clubes de Madres, a
efecto de conocer su opinión sobre la
valorización del servicio (oportunidad de
atención, preparación y calidad de la ración,
certeza de consumo por el usuario, etc.), así
como las causas que originan la inasistencia
de beneficiarios.

17. Indague si las personas encargadas de la

distribución del insumo conocen o han sido
capacitadas para el manipuleo, conservación
y dosificación de la ración, con instrucciones
directas o capacitación.

18. Verifique con que instituciones la

Municipalidad mantiene coordinaciones a
fin de contar, par el servicio del Programa:
- Con personal capacitado
- Valor nutritivo de las raciones diarias
- Condiciones de higiene y salubridad
- Existencia de adecuado mecanismo de
manipuleo de los alimentos.
INCLUIR

ELABORE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
ALTERNATIVOS, DE SER NECESARIO DE
ACUERDO A LAS CIRCUNSTANCIAS, A
FIN DE CUMPLIR CON EL OBJETIVO
PROPUESTO.

FORMULE LOS HALLAZGOS DE

AUDITORÍA, DE SER IDENTIFICADOS,
CON SUS CUATRO ATRIBUTOS:
CONDICIÓN, CRITERIO, EFECTO Y
CAUSA, A EFECTOS DE QUE EL AUDITOR
ENCARGADO Y SUPERVISOR EFECTÚEN
EL CONTROL DE CALIDAD.

EFECTUAR LA COMUNICACIÓN DE
HALLAZGOS EN FUNCIÓN DE LA NAGU
3.60.

EVALUAR LOS COMENTARIOS Y/O

ACLARACIONES DE LOS PRESUNTOS
RESPONSABLES, ASÍ COMO
IDENTIFIQUE LOS TIPOS DE
RESPONSABILIDAD.

FORMULAR LAS CONCLUSIONES DEL

PRESENTE OBJETIVO ESPECÍFICO.

ORDENE, CODIFIQUE Y REFERENCIE LOS

PAPELES DE TRABAJO
Objetivo Específico N° 3
Determinar si en el PVL, se realizan actividades de
Supervisión sobre el funcionamiento de las
organizaciones sociales, gestiones orientadas a lograr
el apoyo institucional y recursos complementarios
para mejorar los resultados, y si se monitorea el
cumplimiento de las metas y objetivos.
19. Obtenga el Plan de Supervisión elaborado
por la Municipalidad y su correspondiente
Directiva de ejecución e indague respecto a
los criterios adoptados para priorizar las
supervisiones programadas a las
organizaciones sociales y determine el grado
de cumplimiento.
20. Con la información obtenida, elabore el
memorándum descriptivo o el flujograma
correspondiente, identificando los controles
internos establecidos para cada uno de ellos.
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
21. Seleccione una muestra de las supervisiones
efectuadas por la Municipalidad y obtenga los
informes respectivos, anotando las
conclusiones sobre periodicidad de la entrega
de la ración, valoración nutricional de la
ración y control del consumo final a cargo de
las organizaciones sociales; luego, determine
si se adoptaron las acciones correctivas en su
oportunidad.
22. Verifique que el Comité de Administración
haya efectuado las evaluaciones respecto al
grado de cumplimiento de las metas de
cobertura estimadas por el MEF, a través de
la información de raciones asignadas versus
las distribuidas efectivamente.
23. De la comparación anterior, determine si las
transferencias efectuadas por el MEF
permiten atender al total de beneficiarios del
Programa, en caso contrario, determinar las
acciones adoptadas por la Municipalidad.
24. Indague si existen convenios o acciones de
apoyo con otras entidades públicas respecto
al tipo de alimento a utilizar, los controles de
calidad a ser aplicados, la medición de
resultados nutricionales u otros, si se cuenta
con una profesional Nutricionista (verifique
si presenta informes por escrito e indague
sobre sus conclusiones).
25. Verifique selectivamente que los Clubes de
Madres o Comités del Vaso de Leche
cuenten con infraestructura y equipamiento
básico que permita la conservación de los
insumos, preparación de la ración y
distribución a los beneficiarios
empadronados.
26. Indague si los Clubes de Madres o Comités
del Vaso de Leche, encargados de la
preparación y distribución de la ración,
conocen o han sido instruidos para el
adecuado manipuleo, conservación y
dosificación de las raciones.
27. Constate si la Municipalidad ha realizado
gestiones para la obtención de donaciones o
recursos complementarios al Programa, y si
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H.H. HECHO FECHA REF.

POR P/T
se cuentan con los registros y controles
adecuados.
28. Teniendo en cuenta el objetivo específico y
sobre la base de los procedimientos
desarrollados, emita sus conclusiones.
29. En caso de haberse solicitado apoyo
financiero al Banco de Materiales u otra
institución financiera, para contar con una
mejor infraestructura básica para la ejecución
del Programa del Vaso de Leche, aplique los
procedimientos necesarios que permitan
constatar el uso adecuado de los recursos.

INCLUIR:

ELABORE PROCEDIMIENTOS
ALTERNATIVOS, DE SER NECESARIO DE
ACUERDO A LAS CIRCUNSTANCIAS, A
FIN DE CUMPLIR CON EL OBJETIVO
PROPUESTO.

FORMULE LOS HALLAZGOS DE

AUDITORÍA, DE SER IDENTIFICADOS,
CON SUS CUATRO ATRIBUTOS:
CONDICIÓN, CRITERIO, EFECTO Y
CAUSA, A EFECTOS DE QUE EL AUDITOR
ENCARGADO Y SUPERVISOR EFECTÚEN
EL CONTROL DE CALIDAD.

EFECTUAR LA COMUNICACIÓN DE
HALLAZGOS EN FUNCIÓN DE LA NAGU
3.60.

EVALUAR LOS COMENTARIOS Y/O

ACLARACIONES DE LOS PRESUNTOS
RESPONSABLES, ASÍ COMO
IDENTIFIQUE LOS TIPOS DE
RESPONSABILIDAD.

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PRESENTE OBJETIVO ESPECÍFICO.

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