UNIDAD II

SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS

De acuerdo a las características y naturaleza del proceso de producción, las

empresas establecen el sistema para acumular y asociar los costos con la unidad
del producto, con el objeto de satisfacer las necesidades de información oportuna,
confiable y válida que permita a la gerencia la toma de decisiones apropiadas.
En la presente Unidad se realiza la descripción y análisis del flujo de los costos en
un sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, desde el momento
que se emite la orden de producción, hasta la contabilización y determinación de
los costos de la producción terminada, pasando por los tres momentos del proceso
productivo: productos en proceso, productos terminados y costo de los artículos
vendidos.
En el desarrollo de la presente unidad se refleja la aplicación de los conocimientos
adquiridos en los módulos anteriores en un tipo específico de empresa, aquellas
que fabrican atendiendo a los requerimientos del cliente.

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE:

OBJETIVO TERMINAL
Diseñar un sistema de costos por órdenes específicas para una empresa en
particular

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA UNIDAD

 Definir el sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, señalando
sus objetivos.
 Explicar las características del sistema de contabilidad de costos por órdenes
específicas.
 Describir los flujos de costos en un sistema de contabilidad de costos por
órdenes específicas, indicando los modelos y procedimientos más usados.
 Registrar los asientos correspondientes en un sistema de contabilidad de
costos por órdenes específicas
 Estructurar el estado de costos de producción y venta normal.
1.- DEFINICIÓN, OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DEL SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS.
La acumulación y clasificación de las cifras relativas a los costos de producción es
tarea de fundamental relevancia, debido a que permite la consecución de uno de
los objetivos de la contabilidad de costos: el costeo del producto terminado, de
igual manera constituye una herramienta de apoyo valiosa a la gerencia, porque
suministra la información necesaria para predecir las consecuencias económicas
de sus decisiones.
Los administradores necesitan determinar el costo del producto, el cual es
calculado por los contadores para dos fines: para la toma de decisiones que
permite a los administradores evaluar sus políticas de precios y los diferentes
productos que se fabrican, y como información financiera que se refleja en el
estado de resultados a través de la cuenta de costo de venta y como valor de
inventario (bienes terminados y en proceso) en el balance general.
Los sistemas de acumulación y clasificación de los costos de producción deben
seguir el ciclo de producción y el flujo físico de los materiales a medida que se
reciben, almacenan, consumen y se convierten en artículos terminados.
El ciclo de producción suele dividirse en tres fases principales:
- Almacenamiento de materiales
- Proceso de transformación de materiales en artículos terminados
- Almacenamiento de productos terminados.
Con la finalidad de lograr un mayor control de los costos de producción, las
empresas deben optar por la utilización de un sistema perpetuo de acumulación,
debido a que el mismo provee información continua sobre los materiales,
productos en proceso y productos terminados, costo de artículos fabricados y
costo de venta, logrando los objetivos de acumular costos totales, calcular costos
unitarios y mantener en forma continua y permanente (no solo al final del período,
como en el caso del sistema periódico) información a la gerencia para facilitar las
decisiones de planeación y control.
Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos de acumulación de costos,
clasificados de acuerdo con la clase de proceso productivo o como señala Neuner
(1988) “de acuerdo con la naturaleza de las operaciones de fabricación”, tales
sistemas son el sistema de costos por órdenes específicas y el sistema de costos
por proceso continuo.
A los efectos de la presente unidad se desarrollarán aspectos relacionados con el
sistema de costos por órdenes específicas.
Definición:
El sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, conocido también
como sistema de costos por órdenes de producción, por lotes, por pedido u
órdenes de trabajo, es un sistema de acumulación de costos de acuerdo a las
especificaciones de los clientes o en algunos casos para ser llevados al almacén
de productos terminados, en el cual los costos que intervienen en el proceso de
producción de una cantidad específica o definida de productos se acumulan o
recopilan sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de obra
directa y costos indirectos), los cuales se cargan a una orden de trabajo,
fabricación o producción, sin importar los periodos de tiempo que implica. Por
ejemplo, algunos trabajos se pueden completar en un periodo corto, mientras que
otros se pueden extender por varios meses.
Este sistema es el más apropiado de utilizar cuando los productos que se fabrican
difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de conversión; y,
la producción consiste en trabajos o procesos especiales, según las
especificaciones solicitadas por los clientes, más que cuando los productos son
uniformes y el proceso de producción es repetitivo o continuo. El costo unitario de
producción se obtiene al dividir el costo total de producción de la orden entre el
total de unidades producidas de esa orden. Entre las industrias que utilizan este
sistema de costeo se encuentran las fábricas de muebles, artículos domésticos,
maquinarias y constructoras.
Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en empresas manufactureras,
la mayoría de empresas de servicios utilizan el sistema por órdenes como por
ejemplo los talleres de reparación de carros, contratos de reparaciones y
mantenimiento de maquinarias, servicios médicos, contratos de auditorias, entre
otras.
Objetivos:
Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:
 Acumular costos totales y calcular el costo unitario.
 Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para
contribuir a las decisiones de planeación y control.
Características:
Entre las características del sistema por órdenes específicas, extraídas de los
diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar las siguientes:
 Acumula y asigna costos a: Trabajos específicos, conjunto o lote de
productos, un pedido, un contrato, una unidad de producción.
 Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto, los
costos son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los
elementos del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.
 Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos
especiales, más que cuando los productos son uniformes.
 Posibilita notificar y subdividir la producción, de acuerdo a las necesidades
de producción, control de inventario o la dirección de la empresa.
 Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado
global.
 Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a
cada lote y los costos indirectos se asignan sobre alguna base de prorrateo.
 No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine la
orden.
 La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe
existir una planificación cuidadosa de la producción.
 Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar de
productos en proceso, denominada Orden de Producción. Los documentos
fuentes en un sistema contable representan registros originales que sirven de
respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costos por órdenes específicas
la orden de producción representa el documento fuente que permite acumular
todos los costos asignados a un trabajo específico desde el momento que se inicia
hasta su culminación. La figura 5.1 muestra el formato de una orden de
producción, identificándose los elementos o información principal que debe
contener.
Ventajas
 Proporciona en detalle el costo de producción de cada orden.
 Se calcula fácilmente el valor de la producción en proceso, representada
por aquellas órdenes abiertas al final de un periodo determinado.
 Se podría establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido.
Desventajas
 Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los
costos.
 Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producción y
se tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden se
obtiene hasta el final del periodo de producción.
 ORDEN DE PRODUCCION No. ______
__

Fecha de expedición de la ____________________

orden:

Datos sobre el producto a fabricar:

Artículo ____________________ Cantidad _____________

: ____
Fecha de inicio: ____________ Fecha de culminación __________
____ _
Pedido No. ____________ Especificaciones: _______________
____ _

CONCEP MATERIA MANO DE COSTOS TOT UNIDAD COSTO

TO L OBRA INDIRECT AL ES UNITARI
DIRECTO DIRECTA OS O

TOTAL

Elaborado por: Recibida Control Contabilidad.

por
_________________ __________________
_______________
Figura 2.1. - Auxiliar de Productos en Proceso: Orden de Producción

2.- DIAGRAMA DE UN SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS.

Para iniciar su actividad productiva, las empresas que utilizan el sistema de costos
por órdenes específicas, requieren emitir una orden de producción para cada
trabajo o lote, cada orden de producción debe llevar una Hoja de Costos (figura
2.1), en la cual se registran los costos de materiales directos, mano de obra
directa y costos indirectos requeridos en el proceso de elaboración de
determinada orden o lote conforme se desarrolla el trabajo. Los gastos de ventas y
administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de producción,
fabricación ó manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el
costo total. Las hojas de costos se establecen al comienzo del trabajo y
permanecen vigentes hasta que los productos se terminan y se transfieren al
almacén de artículos terminados.
La estructura de la hoja de costos, pueden variar de una empresa a otra; sin
embargo, existen datos esenciales que deben ser recopilados para suministrar la
información requerida por la gerencia. En la figura 2.1 se muestra un modelo de
hoja de costos. Entre los datos principales que deben incluirse en una hoja de
costos se encuentran: número de la orden u hoja de producción, descripción del
artículo que se va a fabricar y la cantidad, fecha de iniciación, fecha de
terminación, sección de costos de material directo, mano de obra directa y costos
indirectos y sección de resumen de costos.
Algunos formatos incluyen los gastos de administración y ventas y el precio de
venta de manera que pueda determinarse fácilmente la utilidad estimada para
cada orden de trabajo o de producción.
Para que un sistema de costos por órdenes específicas funcione de manera
adecuada es necesario identificar físicamente cada orden de trabajo y separar sus
costos, para lo cual se requiere documentación y procedimientos que permitan
asociar los insumos de fabricación de un trabajo. Esta necesidad se satisface
mediante el uso de: requisiciones de materiales, separadas para cada trabajo,
para identificar los materiales directos; Boletas de Trabajo para los costos de
mano de obra directa, identificados por número de orden de trabajo de costos; y
bases de aplicación de costos indirectos identificada con cada orden de
producción (por ejemplo si la base son horas máquinas entonces se debe
establecer la cantidad de horas máquinas que, en el período, utilizó cada orden
en el proceso productivo)
Al terminar de fabricarse los productos y una vez anotados todos los costos en la
respectiva hoja de costos, se procede a su liquidación; para ello se totaliza cada
una de las tres columnas que contienen los montos de los elementos del costo y
se suman los totales de las columnas para obtener el costo total de la orden de
producción; posteriormente se divide este costo total por el número de unidades
fabricadas y se obtiene el costo de cada unidad producida en dicha orden.
2.1.- MODELOS Y PROCEDIMIENTOS USADOS PARA EL CONTROL DE LOS
COSTOS
El flujo de producción es la forma de explicar los costos desde el punto en que se
incurren, hasta el punto en que se reconocen como gasto en el estado de
resultado, conocer este flujo en órdenes es de sumo interés, por lo cual se dará
una breve explicación de la acumulación de los tres elementos del costo, en un
sistema de costeo por órdenes de producción.
Los elementos del costo de producción, en cualquier sistema de acumulación
requieren una adecuada normativa de control interno, que garantice su integridad
y asignación razonable a las unidades de producto, por lo tanto,
independientemente de ciertas condiciones particulares, la normativa de control
suele ser idéntica en los sistemas de acumulación de costos, por lo que a
continuación se presentan algunas consideraciones sobre el control necesario
para cada elemento del costo.
El procedimiento de control se inicia cuando el departamento de ventas emite un
pedido para la fabricación de un producto, este pedido puede responder a los
requerimientos de un cliente en particular o una solicitud interna para mantener un
stock adecuado en almacén de productos terminados. Una vez que se recibe el
pedido el área de producción debe planificar el proceso de producción, tipo de
material a utilizar, requerimiento de personal, tiempo de entrega, entre otros. De
igual forma se debe informar a contabilidad de costos para que de apertura al
auxiliar de productos en proceso que permitirá el control del pedido a
manufacturar.
CONTROL DE MATERIALES
Como se mencionó en párrafos anteriores la orden de producción representa el
documento fuente en un sistema de costos por órdenes específicas, pero la
información que se acumula en las órdenes proviene de documentos fuentes que
permiten costear cada partida en forma individual (materiales, mano de obra y
costos indirectos). El primer elemento del costo lo constituyen los materiales
directos, los cuales de acuerdo a las especificaciones y los procedimientos de la
empresa es solicitado al almacén o bodega para iniciar el proceso de producción.
Esta solicitud se realiza mediante un documento fuente, denominado requisición
de materiales, que constituye el documento que proporciona la información sobre
la cantidad, tipo y costo de material a utilizar en producción.
De igual manera la requisición de materiales indica el destino de los materiales, es
decir si en ella se indica que el material es de uso exclusivo para un trabajo u
orden y por lo tanto se puede asignar de forma sencilla al proceso, este material lo
clasificaremos como material directo. Por el contrario, si el material solicitado es
de uso general para varios procesos o representan suministros de producción se
denominan como material indirecto y/o suministros de fábrica, el cual de acuerdo a
la clasificación estudiada en módulos anteriores se cataloga como costos
indirectos.
En una empresa manufacturera es considerable o significativa la cantidad de
requisiciones de materiales que se presentan en un periodo dado, por lo tanto, se
establece el uso de un resumen de requisiciones de materiales que facilita el
procedimiento contable de registro en las órdenes y diario.
A continuación se presentan en forma sistemática, lógica y secuencial parte de las
actividades, funciones y posibles departamentos que en una empresa
manufacturera deben existir para garantizar un adecuado control del uso de los
materiales en un sistema por órdenes específicas.

Producción
 Cuando se inicia el proceso productivo, en producción se elabora el formulario
Solicitud o Requisición de Materiales en por lo menos original y dos copias.
 Envía el formulario al Almacén de Materiales.
Almacén:
 Recibe el formulario, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total
 Da salida a los materiales en el submayor (Kárdex) de acuerdo al método de
valuación.
 Envía a producción los materiales, junto con el original del formulario de
solicitud.
 Preparar el Resumen de Requisiciones de Materiales.
 Envía a Contabilidad el Resumen de Requisiciones de Materiales
Contabilidad
 Recibe el Resumen de Requisiciones de Materiales.
 Realiza el asiento contable, el cual se explica en el siguiente punto.
 Afecta la orden de producción en la columna de materiales, ya que su
encabezado se llenó cuando se contrató con el cliente
CONTROL DE LA MANO DE OBRA
El ciclo de control de la mano de obra es similar al que se describió para los
materiales directos, constituyendo las boletas de trabajo el documento fuente
básico para la asignación de los costos de mano de obra directa, de acuerdo al
tiempo productivo invertido en las órdenes de producción.
La función de cronometraje juega un papel fundamental, debido a que a través de
la misma se logra controlar el tiempo productivo de los trabajadores directos, el
cual debe ser imputado a las respectivas órdenes de producción donde el
trabajador realizó trabajo manual o activó las máquinas que transforman el
material directo en el nuevo producto. Las boletas de trabajo son el formulario que
permiten dicho control. Con la información contenida en las tarjetas reloj se puede
elaborar la nómina, ambos formularios permiten realizar los asientos contables.
Es importante recordar que la mano de obra se clasifica en mano de obra directa y
mano de obra indirecta, por lo tanto es fundamental que se tome una decisión por
cuestiones de consistencia contable y para el costeo del producto, el tratamiento
(mano de obra directa o mano de obra indirecta) que tendrán los aspectos
relacionados con vacaciones, días festivos, bonificaciones, tiempo de preparación,
tiempo ocioso, prestaciones sociales, aportes patronales y apartados patronales
correspondientes a la mano de obra directa.
Generalmente, en las empresas que trabajan por órdenes específicas, la mano de
obra indirecta suele incluir las siguientes partidas: Jefatura y supervisión,
oficinistas de producción, Tiempo no productivo, trabajo indirecto del trabajador
directo, recargo por horas extras cuando éstas se realicen al azar. Las horas
extras que surgen por pedidos urgentes de algunos clientes, se debe considerar
mano de obra directa al igual que el recargo por ellas generado.
Cuando se da inicio a cada trabajo, el trabajador o el jefe de producción procede
a llenar las boletas de trabajo, indicando la hora de inicio de la labor productiva en
una determinada orden de producción y la hora de culminación; de esta manera al
finalizar un periodo se hace un análisis de las boletas de trabajo de los obreros,
procediendo a realizar un resumen que indica el tiempo dedicado por cada
trabajador a cada orden o pedido, igualmente se calcula la tarifa a aplicar por cada
hora trabajada, de esta manera se multiplica el No. de horas por la tarifa
correspondiente y se obtiene el costo por acumular en cada orden de
producción. Luego de registrar el costo correspondiente en cada orden se efectúa
el registro contable.
 CONTROL DE LOS COSTOS INDIRECTOS
En un sistema por órdenes específicas es de fundamental importancia la
utilización de la técnica del costeo normal, debido a que la misma permite
normalizar el costo indirecto en las diferentes unidades de producción, además
contribuye a solventar los problemas que se presentan con este elemento del
costo, como lo son, entre otros:
 A veces se termina y hasta se vende el producto y todavía no se conoce el
monto total de costo indirecto real, porque por ejemplo no han llegado los
recibos a la fábrica correspondientes a los servicios como agua, electricidad,
teléfono, mantenimiento, entre otros.
 Existen partidas de costos indirectos que tienen diverso comportamiento frente
a los volúmenes de producción, como lo son costo indirecto variable, fijo y
mixto.
 Hay meses de alta producción y meses de baja producción, donde los
productos tendrían costos unitarios distintos y distorsionados por efecto de los
costos indirectos fijos.
Para una ilustración resumida de la utilización del costeo normal, a continuación,
se presentan los procedimientos llevados a cabo antes, durante y al cierre del
período contable, cuando se emplea esta técnica de predeterminación del costo
indirecto con tasa única.
Procedimiento antes del periodo contable
Establecer la base de aplicación de los costos indirectos, o en otras palabras,
determinar en qué unidad de medida se va a expresar el volumen de producción,
si van a ser horas máquina, horas hombre, costo mano de obra, costo de material,
unidades de producto, etc.
 Establecer el presupuesto de capacidad (a qué volumen va a operar la fábrica,
es decir cuántas horas o cuántos productos se van a fabricar, etc., todo
depende de la unidad de medida escogida en el punto anterior).
 Establecer el presupuesto de costos indirectos (fijo, variable).
 Calcular la tasa predeterminada de costos indirectos, dividiendo el presupuesto
de costos indirectos por el presupuesto de capacidad o volumen de producción
expresado en la base escogida.
Procedimiento durante el periodo contable
 Aplicar los costos indirectos a cada orden de producción, multiplicando la tasa
predeterminada, por el volumen real obtenido en cada orden.
 Registrar los costos indirectos aplicados.
 Registrar los costos indirectos realmente incurridos, en la cuenta control, y en
sus respectivos auxiliares.
Procedimiento al cierre del ejercicio
 Determinación de la sobre o sub-aplicación de costos indirectos (comparando
los costos indirectos reales, con los costos indirectos aplicados)
 Determinación de las variaciones (favorables y desfavorables), considerando si
las mismas se deben a una variación en el presupuesto de costos indirectos,
con respecto a los costos indirectos realmente incurridos, o una variación en la
capacidad o volumen de producción real, en relación al volumen
presupuestado.
 Análisis de las variaciones, otorgando méritos por las variaciones favorables,
cuando sea el caso y tratando de corregir fallas e ineficiencias para el próximo
período, en el caso de las variaciones desfavorables.
 Cierre de las variaciones contra el costo de venta, por considerar dicha
variación insignificante. En caso, que la variación sea significativa, su monto
debe ser distribuido entre toda la producción (productos en proceso, productos
terminados y productos vendidos).
CIERRE O LIQUIDACION DE LA ORDEN DE PRODUCCION:
Terminada una orden de producción, se procede a totalizar cada una de las
columnas, obteniendo de esta forma el costo de materiales directos invertidos en
dicha orden, de igual forma el costo de mano de obra y los costos indirectos.
Luego se suman los totales de los tres elementos y obtenemos el costo de
producción de la orden, este total se divide entre el número de unidades
fabricadas en la misma, y resulta el costo unitario de los productos fabricados en
esa orden.
Este costo se transfiere al almacén de productos terminados para su posterior
entrega o venta. La figura 2.2 corresponde al flujo de producción en un sistema
de costos por órdenes de producción.
 Material Mano de Costos indirectos
obra

Costos Costos indirectos reales:

Boletas de indirectos materiales indirectos,
Requisiciones
trabajo aplicados mano de obra indirecta y
otros indirectos

Resumen de
boletas Enfrentar los costos reales
Resumen y
requisiciones aplicados

3
2
1
Materiales Mano de obra Costos Sobre o
indirectos subaplicación de
costos indirectos

Inventario Final de productos en

Inventario de productos procesos
terminados (órdenes 2 y 3 quedan abiertas)
(la orden 1 se liquida)

Figura 2.2. - Flujo de producción en el sistema por órdenes específicas