Universidad dominicana O&M
Sustentante
Katherine P Javier
Matricula
17-SPSS-6-171
Materia
Administración de Empresa
Maestro
Wilson Castillo
Fecha de entrega
08/7/2021
Tema 8
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1. Concepto.
2. Sus elementos.
3. Concepto de c/u.
4. Importancia.
5. Características.
6. Universalidad del proceso.
7. Gerencia y proceso administrativo
Tema 9
LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
1. Concepto.
2. Importancia.
3. Características.
4. Ventajas y desventajas.
5. Clasificación.
6. Necesidad de planear.
7. Propósito de la planeación.
8. Bases para planear.
9. Barreras de la planeación.
10. Continuidad de la planeación.
11. Responsabilidad de la planeación.
12. Ética y planeación.
TEMA VIII: EL PROCESO ADMINISTRATIVO
En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de
etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo
es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando
termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente se utiliza para el objetivo general de
la empresa, objetivos particulares o incluso para proyectos menores.
Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las
que se que compone el proceso administrativo:
Planificar.
Organizar.
Dirigir.
Controlar.
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial.
Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier
proyecto. Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra
como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría
clásica de la administración han ido completando, mejorando y adaptando el proceso
administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante las
últimas décadas.
Características del proceso administrativo
Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades en función
de la empresa que lo desarrolle, hacemos mención a las más comunes:
Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.
Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.
Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte
del proceso.
El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada
una de las acciones que incluye el proceso administrativo.
Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las características de
la misma.
Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma, ofrece
cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.
Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una
compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder
alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.
De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo,
permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las
metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos
consumidos. Por este motivo, se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras
acciones que resulten beneficiosas para la compañía.
Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las
siguientes:
Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.
Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán
estipuladas.
Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto,
medio y/ó largo plazo.
Se optimizan al máximo los recursos
Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación entre
miembros del equipo.
Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado
evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos. En
consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas que pueden derivar en
decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la empresa.
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el
tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para
el logro de objetivos comunes.
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el
tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para
el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa
constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así
mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea
directivo o simplemente de supervisión.
Gerencia y proceso administrativo
Un buen gerente acepta los aportes de su equipo de trabajo y fomenta la
retroalimentación
Saber trabajar en equipo, cómo obtener resultados, llevar un control de la estrategia e
instrumentar orden en la crisis son algunas de las habilidades esenciales que debe tener
todo gerente.
Las acciones fundamentales son conocimientos acerca del trabajo en equipo y cómo
coordinar de tal manera que las acciones que se tomen den resultados efectivos. Para
poder hacer esto, un gerente debe saber cómo nombrar las metas deseadas y crear un
plan estratégico que se puedan ejecutar en planes diarios y semanales que conviertan en
realidad las metas. Por lo tanto, es necesario tener presente los procesos administrativos
para insertar, en ellas, todos los consejos para poder dirigir eficazmente una
organización.
Todo proceso administrativo representa a un conjunto de funciones y actividades que se
desarrolla dentro de una organización, orientados a lograr alcanzar los fines y objetivos
de la misma, en donde dicho proceso se considera una metodología importante por la
cual se ejecuta la administración.
Cuando se administra cualquier organización, existen tres fases insoslayables en los
procesos administrativos: una estructural donde se determina su finalidad así como las
alternativas para conseguirlos; otra operativa en las que se ejecutan todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante el tiempo de su duración y; una fase de
control de evaluación de los resultados obtenidos.
Son muchos los criterios y enfoques de cuantas son las etapas que constituyen al
proceso administrativo. Sin embargo, comúnmente se establece cuatro etapas: las dos
etapas de la fase estructural o mecánica: la planeación y la organización, y las dos
etapas de la fase operativa o dinámica: la dirección (va acompañado de la mano a la
ejecución) y el control.
TEMA IX: LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA
La planificación (planeación o planeamiento) es una función administrativa que
comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la formulación
de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de
acción que señalen cómo implementar dichas estrategias.
La planeación administrativa de una empresa es la primera y la más importante de sus
funciones. Consiste en elaborar estrategias que guíen el accionar de la organización para
cumplir sus metas.
El objetivo final de una empresa suele ser generar ganancias y la planificación
administrativa le permite diseñar diversas estrategias para llegar a ese objetivo final de
la manera más eficiente.
La planeación es una herramienta que le permite a una organización la alocación
eficiente de recursos, designar las actividades más necesarias y mantener objetivos
claros.
Según el tipo de planeación administrativa, se pueden proyectar estrategias a corto,
medio y largo plazo. La planificación debe ser realista, con acciones que estén dentro de
las posibilidades de la organización.
Importancia de la planeación administrativa
La importancia de la planeación administrativa de la empresa consiste en que le permite
crear estrategias eficientes para guiarla hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Una adecuada planeación administrativa facilita la toma de decisiones sobre los
recursos (humanos y materiales), las políticas y las actividades que debe adoptar la
organización.
La planeación administrativa no es una actividad que tiene fin. Es un proceso constante
que se sucede en el ciclo de vida de la organización. Una vez que se cumplen los plazos
y objetivos estipulados, se plantean nuevas estrategias para continuar con su actividad.
Características de la planeación
La planeación administrativa se caracteriza por:
La unidad. Las estrategias que implementa cada área de una empresa se deben realizar
conforme a los lineamientos de un plan general.
La penetrabilidad. La planeación estratégica recae tanto en los niveles jerárquicos como
en los responsables ejecutivos.
La continuidad. La planeación de estrategias es una actividad constante, necesaria para
mantener a la organización en funcionamiento.
La precisión. Los planes de acción deben ser claros y concretos, para reducir la
posibilidad de errores.
Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del responsable
que esté a cargo de la dirección, es necesaria la planeación administrativa de la empresa
en su totalidad para optimizar su productividad y sus ganancias. El proceso de
planeación para cualquier empresa consta de los siguientes pasos:
Establecer los objetivos. Es el primer paso. Se dejan en claro los objetivos de la empresa
en su conjunto y de cada área en particular, es decir, se establece lo que se va a hacer.
Establecer planes de acción. Es el segundo paso. Se plantea, de manera lógica y realista,
cómo se van a cumplir con los objetivos.
Establecer estrategias alternativas. Es el tercer paso. Se analizan caminos alternativos
con el fin de aprovechar oportunidades o anticiparse a posibles problemas.
Análisis de la planeación. Es el paso final. Se analiza la efectividad de la planeación una
vez cumplido el plazo de acción estipulado. Permite aplicar mejoras para una nueva
planificación estratégica.
Las ventajas de la planeación
•Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia
efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad
del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción
y el logro.
•Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los
campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o
tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las
cosas como podrían ser, no como son.
•Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de
variables que afectan a la acción que desea emprender.
•Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se
fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base
de control.
•Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y
agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan
o se anulen sus esfuerzos.
Las desventajas de la planeación
•La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.
•La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede
a su contribución real
•La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen
más en cuenta el presente que el futuro.
•La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los
gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
•La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento.
•La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo
es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios.
Los tipos de planeación
Personalizada.
Refiere a la organización particular de cada individuo, es decir, hace referencia al sentir
de cada persona, a sus ideas, anhelos y perspectivas entorno a los cuales, fija y establece
los planes de su vida, sus metas personas y sus mayores deseos.
De modo tal, que en este caso, la planeación va dirigida al desarrollo de actitudes,
aptitudes, destrezas y virtudes en procura de la obtención de metas personales, las
cuales no siempre refieren a lo económico, en la mayoría de los casos estas atienden a la
realización integra y personal.
Operativa.
Esta va más allá del plano individual y hace referencia al desarrollo de las actividades
de una empresa, ya que conforme a la misma, se establece un patrón de seguimiento y
supervisión, a cada una de las tareas asignadas a las distintas personas en un
departamento, para que en este se puedan alcanzar los objetivos trazados.
Un ejemplo de ello, podemos apreciarlo en la asignación de tareas en el departamento
de administración para la presentación del informe y balance mensual de finanzas a la
junta directiva. Como se puede apreciar es un trabajo de gran envergadura, que requiere
la asignación de tareas en el departamento para obtener el resultado anhelado.
Estratégica.
Es aquella que le gusta ser previsiva en cada uno de los pasos que da, de modo tal, que
esta planificación se caracteriza por ser estricta por demás, conforme a esta los objetivos
son planteados de forma cíclica, y cada uno de este debe de ser cumplido para alcanzar
la meta.
La misma plantea el establecimiento de un plan, conforme al cual se debe actuar y
cumplir al pie de la letra, para obtener los objetivos deseados. Es la forma de
planificación más común en las corporaciones, ya que la misma necesita la
sincronización de actividades entorno a objetivos en específico y verificaciones de la
operatividad de cada una de las actividades que se deben llevar a cabo, de modo tal, que
la supervisión es llevada a cabo de principio a fin, haciendo caso al seguimiento y apoyo
del empleado durante cada etapa a desarrollar.
Necesidad de planear
El hacer una Planeación Estratégica para nuestro negocio nos permite establecer el qué,
el cómo y por dónde tenemos que avanzar para alcanzar las metas que nos hemos
impuesto. Con la Planeación no hacemos predicciones sobre el futuro, pero nos permite
identificar los riesgos a los que podemos enfrentarnos.
Algunos estudios hablan de que los planes estratégicos se utilizan para evaluar el
progreso de la empresa mensual o trimestralmente, por lo que también se ha convertido
en una herramienta de medición. Un plan estratégico bien estructurado permite que
todas las áreas conozcan cuáles son las metas por área y qué parte de la meta grupal les
corresponde, para que los esfuerzos de alineen y sea más fácil obtenerlos.
Propósito de la planeación
El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse en el presente, para
estar en una situación satisfactoria en el futuro. ... La planeación no busca desarrollar un
plan, sino el establecimiento de un proceso que sea parte de la rutina de la
administración.
El propósito es simple, la planeación nos dice que es lo siguiente que debemos de hacer,
hoy, mañana, esta semana, este mes o este año, para cumplir con lo que nos proponemos
y así cumplir nuestras metas, sintiéndonos satisfactoriamente hoy, mañana, esta semana,
este mes o este año.
La planeación no se relaciona con futuras decisiones, sino con el impacto futuro de
presentes decisiones.
En la planeación debe trabajarse con el respaldo de los objetivos para determinar lo que
debe realizarse para alcanzar esos mismos objetivos a una fecha específica.
La planeación no intenta eliminar el riesgo - esencial para el progreso -, pero asegura
que los riesgos naturales sean tomados en el tiempo correcto.
La planeación intenta asegura el uso efectivo de los resultados disponibles que
conduzcan al logro de los objetivos más importantes.
Planear es intentar prevenir crisis por aparecer; las series continuas de crisis por lo
general indican una pobre planeación.
El objetivo no es el desarrollo de un “plan”, sino el establecimiento de un proceso de
planeación como una parte rutinaria de la administración.
Bases para planear
Cuando se arranca un negocio, cuando se inicia un nuevo ciclo o cuando empiezas un
nuevo periodo es importante recordar las bases de la planeación estratégica.
¿Recuerdas cuáles son las 3 bases fundamentales? Parece que esta pregunta nos motiva
a encender “la máquina del tiempo” para ir por un momento al pasado no importando si
ya hemos estado 10 o 15 años en el negocio, o si tan sólo han transcurrido unos cuantos
días después de la última reunión de planeación.
En una plática con empresarios y dueños de negocios, es muy sencillo recordar
aquellos primeros pasos cuando abrieron la empresa e iniciaron las operaciones. Todos
recuerdan sentimientos importantes alrededor de esto, algunos de alegría por empezar
algo nuevo, y otros preferirían no tocar el tema por lo difícil que fueron esos días.
Cuando se arranca un negocio debe existir una razón de peso, algo que no sea trivial o
pasajero, debe ser algo que al recordarse lo despierte todo.
Proceso de planeación
Un Proceso de Planeación es el conjunto de estrategias y acciones estimadas con el fin
de obtener un objetivo en concreto. Así pues, se trata de una previsión de futuro y
definición de una estrategia para alcanzar los resultados esperados. Todo ello, puede
estar representado en un cronograma de actividades colaborativo y fácil de entender.
Toda empresa debe construir una estrategia para alcanzar sus objetivos. Es básico. Y
para ellos, también es imprescindible elaborar un plan. Es lo que llamamos proceso de
planeación: el conjunto de acciones a seguir para llegar a los resultados que nos
proponemos.
En todo proceso de planeación debemos ser conscientes que cuando iniciamos su
diseño, el nivel de incertidumbre es alto. Los recursos con los que contamos pueden
variar bastante, por no hablar de presupuesto exacto. Esto puede variar en gran medida
todo lo que hayamos estimado desde un principio.
Principios de la planeación
Estos principios deben relacionar y complementar las operaciones, planes u órdenes;
deben proveer información de instrucciones que cubran la logística y el apoyo
administrativo de la operación.
En una organización se debe seguir un proceso que desarrolle y mantenga un ambiente
en el cual los individuos, trabajando en grupos, puedan cumplir metas específicas.
Dichas metas deben crear unas ganancias o deben satisfacer ciertas necesidades. Los
principios de planeación deben ayudar a cumplir con las metas específicas de la
organización.
Principio de flexibilidad
Principio de universalidad
Principio de racionalidad
Principio de precisión
Principio de la unidad
Principio de factibilidad
Principio de compromiso
Principio de factor limitante
Principio de inherencia
Misión, valores, filosofía, visión y cultura de la empresa.
Para ser emprendedor o empresario debes tener claro como mínimo la misión y visión
de tu empresa y a partir de ello, hacer crecer tu negocio. La importancia de saber
desarrollar correctamente la Visión y Misión es fundamental, pues estas nos ayudarán a
la creación de nuevas, innovadoras e importantes metas para poder llegar a ser lo que
deseamos ser.
Cualquier empresa que desee tener éxito y busque beneficios, debe someterse a un
sistema formal de dirección estratégica, es decir, seleccionar y definir perfectamente sus
valores dentro de la cadena de valor de la compañía que la hará destacar frente a la
competencia.
La dirección estratégica puede ser dividida en tres fases:
Definición de objetivos estratégicos:
– Definir la filosofía y misión de la empresa o unidad de negocio.
– Establecer objetivos a corto y largo plazo para lograr la misión de la empresa, que
define las actividades de negocios presentes y futuras de una organización.
Planificación estratégica:
– Formular diversas estrategias posibles y elegir la que será más adecuada para
conseguir los objetivos establecidos en la misión de la empresa.
– Desarrollar una estructura organizativa para conseguir la estrategia.
Implementación estratégica:
– Asegurar las actividades necesarias para lograr que la estrategia se cumpla con
efectividad.
– Controlar la eficacia de la estrategia para conseguir los objetivos de la organización.
La visión, misión y los valores de una empresa son su ADN o identidad corporativa, lo
que le da coherencia, autenticidad y originalidad como marca.
Actualmente, se tiene demasiada prisa en el proceso de creación de una empresa o
negocio y se pasa por alto la necesidad de definir estos 3 conceptos básicos.
Junto a tener definidos estos aspectos, es importante tener como herramienta de
feedback continuo el análisis DAFO, ya que ter permite identificar claramente la
estrategia de empresa.
