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SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

PROYECTO: 12645

FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ EN LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

INSTRUCTORA

YOHANA MARIA HEREDIA ALMONACID

ESCOBAR SALAMANCA MARIA ANGELICA

MARTIN BELTRÁN ELKIN ALEXANDER

MOLINA TORRES JESSICA MARSELA

TIMOTE CONDE YULIANA ALEXANDRA

FICHA: 2184399

TRIMESTRE III – SEPTIEMBRE 2021

AGOSTO 2021
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MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE CONTENIDO
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1. Introducción…………………………………………………………………………………………………pág.5
2. Objetivo……………………………………………………………………………………………………...…pág.6
3. Alcance…………………………………………………………………………………………………………..pág.6
4. Términos y definiciones……………………………………………………………………………..pág.7
5. Procesos de la Gestión Documental……………………………………………………….pág.10
6. PLANEACIÓN DOCUMENTAL…………………………....………………………………...pág.11
6.1 Administración Documental...…………………………………………………………....pág.13
6.2 Instrumentos Archivísticos.……………….…………………………………………….pág.13
6.3 Directrices para la Creación y Diseño de Documentos…...…………..pág.14
6.4 Mecanismos de Autenticación…………..…………………………..………………….pág.14
6.5 Marco Legal…………………………………………..………………….…………………………..pàg.15
6.6 Marco Técnico………………………………………………………………………………………pàg.16
7. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL………....……………………………………………………pág.18
7.1 Aspectos Generales…………………………………………………………………………...pág.20
7.2 Firmas Autorizadas……………………………………………………………………………..pág.21
7.3 Marco Legal…………………………………………………………………………………………..pàg.21
7.4 Marco Técnico……………………………………………………………………………………..pàg.22
8. GESTIÓN Y TRÁMITE……………....………………………………………………………..…pág.23
8.1. Acceso y consulta de los documentos……………………………………………..pág.26
8.2. Préstamo y Devolución de Documentos del Archivo Central……..pág.26
8.3 Marco Legal………………………………………………………………………………………….pàg.27
8.4 Marco Técnico…………………………………………………………………………………….pàg.28
9. ORGANIZACIÓN………………………………………………………………………………………pág.29
9.1. Creación y Conformación de Expedientes en Archivos de
Gestión……………………………………………………………………………………………………….pág.30
9.2. Descripción de las Carpetas o Expedientes…...…………………………..pág.30
9.3. Índice de Carpeta……………………………………………………………………………..pág.31
9.4. Lineamientos Organización de Docs. Electrónicos Archivo……..pág.31
9.5 Marco Legal………………………………………………………………………………………..pàg.32
9.6 Marco Técnico……………………………………………………………………………………pàg.34
10. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES………………………………………………pág.35
10.1. Transferencias primarias al Archivo Central……………....…………….pág.37
10.2 Marco Legal……………………………………………………………………………………….pàg.38
10.3 Marco Técnico…………………………………………………………………………………..pàg.39
11. DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS…………………………………………..pág.40
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11.1 Marco Legal………………………………………………………………………………………..pàg.41

11.2 Marco Técnico……………………………………………………………………………………pàg.42
12. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO……………………………………………………..pág.43
12.1 Marco Legal………………………………………………………………………………………..pàg.45
12.2 Marco Técnico…………………………………………………………………………………….pàg.46
13. VALORACIÓN DOCUMENTAL………………………………………………………..…..pág.47
13.1 Marco Legal………………………………………………………………………………………..pàg.48
13.2 Marco Técnico…………………………………………………………………………………….pàg.49
14. MARCO LEGAL…………………………………………………………………………………………pág.50
15. REQUISITOS TÉCNICOS…………………………………………………………………,..pág.51
16. DOCUMENTOS ASOCIADOS………………………………………………………………pág.52
17. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO…………………………………………………,…pág.54
18. ROTULO DE CAJA DE ARCHIVO………………………………………………………..pág.54
19. ROTULO DE CARPETA…………………………………………………………………………...pág.54

INTRODUCCIÓN
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Rola Básicas Americanas es un emprendimiento que surgió a mediados del 2011

cuando dos hermanas siguiendo los pasos de sus padres al ser comerciantes y
colocar su propio negocio, todo esto con el fin de dar estilo y comodidad a la
figura de la mujer bogotana, de ahí su nombre que hace alusión a las mujeres
que viven en la capital, inicialmente se importaban las prendas como bodies,
blusas básicas, busos, chaquetas deportivas y pantalones tipo leggins desde Los
Ángeles, California, pero en este momento Rola se está encargando de que sus
prendas sean 100% nacionales y de lanzar a la venta otros tipos de prendas que
realcen la figura de la mujer dándole estilo y comodidad.

La importancia de los documentos en cualquier empresa radica en que estos

permiten mantener un control interno de la organización y así mismo lograr que
la calidad de los procesos se den acorde a las metas y objetivos de la empresa,
satisfaciendo a su vez las necesidades de los clientes, es por eso que una buena
organización documental en Rola Básicas Americanas no solo le permitirá
mejorar sus fuentes de información, sino que también hará que sea aún más
organizada.

Tener un buen sistema de gestión documental en una organización es muy

importante, ya que nos facilita el proceso a la hora de buscar, guardar y
reemplazar documentos de cualquier tipo, esto con el fin de mantener un orden
y detectar los documentos que son o no importantes para la empresa. De igual
manera, este sistema trae beneficios a la organización para evitar el caos y la
desorganización; nos ayuda a tener un acceso rápido a la información que
necesitamos y detectando los archivos que con el tiempo han ido perdiendo
vigencia y relevancia para la empresa.

La implementación de este manual en Rola Básicas Americanas aumentará la

productividad en la empresa reduciendo costos, tiempo y espacio, permitiendo,
además, tener un control interno y una preservación a largo plazo de los
documentos lo que genera también productividad dentro de los procesos que se
ejecutan dentro de la empresa y así facilitar la inmediatez de la información en
cualquier momento y lugar.
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OBJETIVO

Este proyecto busca informar a los colaboradores de Rola Básicas Americanas

sobre el manejo de los Archivos de Gestión y Centrales que se manejan dentro

de la organización mediante la creación de los documentos que permitan

implementar un sistema de organización eficiente y uniforme.

ALCANCE

El contenido de este trabajo va dirigido a todo el personal de Rola Básicas

Americanas desde el área Administrativa hasta el área de Producción.

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación

apropiadas.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos

una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de

archivo.

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y

cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha

en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas

de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación

total, eliminación, selección y/o reproducción.

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Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada

en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos

que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar

su información en otros soportes.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo

documental.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento

distintivo del fabricante.

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en

la fase de clasificación.

Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica

con criterios orgánicos o funcionales.

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Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos

que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

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LOS 8 PASOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental consiste en la 1. Planeación

captura, almacenamiento y Actividades administrativas que
permiten la revisión y valoración de
recuperación de la información, teniendo en cuenta el
contexto legal, técnico y funcional de
documentos. Cualquier organización la empresa.
ya captura, almacena y recupera
2. Producción
documentos todos los días. Los En este paso se realiza la evaluación
documentos llegan a la empresa en de los documentos, su creación,
ingreso y categorización, teniendo en
forma de papel y también en cuenta su relevancia y funcionabilidad
en los procesos en los que incide.
formato electrónico.
3. Gestión y trámite
Cuando hablamos de sistema de Aquí se da importancia al análisis del
documento de manera integral, es decir, su
gestión documental nos referimos a incidencia en los procesos de la empresa,
una forma automatizada de así como las funcionabilidades que tiene en
el exterior.
organizar, asegurar, capturar
4. Organización
digitalizar, etiquetar, aprobar y Son todas las operaciones técnicas de
gestión documental, en el que por medio
completar tareas utilizando una versión de una revisión a fondo del documento se
establece su categoría, serie documental,
digital de los documentos o archivos valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de
involucrados en la gestión de una archivo al que será designado

organización.
5. Transferencia
Políticas de transferencia de los
documentos en su fase de archivo en
donde se tienen en cuenta los formatos,
migración, estructura, conservación y
conversión, ceñidas a las tablas de
valoración documental (TVD).

6. Disposición de documentos
Se considera como todos los procesos de
selección y valoración del documento, en
pro de su conservación o eliminación;
teniendo como base las tablas de
retención y valoración documental.

7. Preservación a largo plazo

Son todos los procedimientos, tácticas y
requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión
documental y archivo, con el propósito de
garantizar su preservación a largo plazo.

8. Valoración
Es el procedimiento continuo en el que se
determinan sus valores primarios y secundarios,
los cuales ayudan a establecer su relevancia al
interior de la empresa y de este modo su
conservación y disposición final, temporal o
definitiva.
 11

PLANEACIÓN DOCUMENTAL

La planeación es el primer paso de todo lo que implica el proceso administrativo

de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal

forma que su aplicación correcta es basada en datos cualitativos y cuantitativos,

es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.

Rola Básicas Americanas tiene un

control muy ordenado de los

documentos que se manejan

internamente, pero no cuenta con una

gestión documental como tal para

todos los archivos que entran, salen y

se generan dentro de la empresa, es por esa razón que se ha decidido

implementar una estrategia que no solo le sirva a la empresa para tener aún más

orden sino también para llevar un mejor control y manejo de estos.

Teniendo en cuenta que Rola Básicas es una empresa que cuenta actualmente

con

5 empleados, el archivo que más se adecúa a la organización es el archivo

centralizado, ya que de esta manera sería más fácil tanto para las

trabajadoras

como para la misma gerente manejar la documentación, de igual forma, el

departamento que estaría encargado de este archivo sería el Administrativo ya

que este departamento se compone básicamente de la Gerente General y la

Administradora lo que evitaría en gran medida problemas entre información

de documentos y el envío de documentos hacía los demás departamentos

se haría de manera más sencilla.

 12

El archivador que más le conviene a Rola, sería un armario de madera o metal

con puertas y baldas en el cuál ellas podrán archivar toda la documentación e

incluso material de trabajo, ya que estos armarios suelen ser de un tamaño

estándar quedaría perfecto dentro de las instalaciones de Rola más exactamente

en la oficina de la Gerente General.

Para que a la Gerente y Administradora de Rola se les facilite la búsqueda de

documentos el método de ordenación documental que mejor va con la

organización

es la ordenación cronológica porque buscarían los documentos acordes a fechas

podrían nombrar los cajones de los armarios con los meses del año para un uso

más

adecuado de la documentación de la

empresa.
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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Para la administración documental dentro de

Rola Básicas, se tiene en cuenta la elaboración de

documentos, debidamente planeados y

organizados a partir de una normatividad

determinada, como

respuesta a una solicitud o trámite de las

comunicaciones internas y externas de la

empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de

decisiones.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Son herramientas de Gestión Documental que

permiten a la compañía el manejo óptimo de su

acervo documental de acuerdo a los lineamientos

establecidos por el Archivo General de la Nación.

En Rola Básicas se hace uso de los siguientes

instrumentos:

 Cuadros de Clasificación Documental – CCD

 Tablas de codificación Documental – TRD

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 Tabla de retención documental.

 Tabla de registro documental.

 Inventarios Documentales.

 Flujo grama recibo de documentos, Flujo grama despacho de documentos.

DIRECTRICES PARA CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS

Para la creación y diseño de documentos en el Departamento Administrativo la

entidad carece de instrumentos para atender los requisitos legales funcionales

propios y la incorporación de aspectos de autenticidad e identificación

acorde a los instrumentos archivísticos y de transparencia.

Sin embargo la organización está poniendo en marcha ideas para el diseño y creación

de los documentos tanto internos como externos con el fin de llevar

un control administrativo que mantenga a la compañía actualizada en cuanto a

temas de archivo y documentación.

MECANISMOS DE

AUTENTICACIÓN

El Departamento Administrativo de la empresa, ha determinado para la gestión

de la autenticación de los documentos las siguientes opciones: Para los documentos

de trámite interno, se definió la firma electrónica, digital para el sistema de gestión

documental, archivo para la administradora y responsables de las dependencias y

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por último, se establece la firma electrónica para documentos externos.

MARCO LEGAL

1. Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales.

2. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación

evaluación y convalidación e inscripción en el registro único de series

documentales RUSD de las Tablas de Retención Documental TRD y las tablas

de valoración documental TVD.

3. Compilan las normas expedidas por el Gobierno Nacional en virtud de la

potestad reglamentaria, referidas a la transparencia y el derecho de acceso a la

información pública nacional.

4. Regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

5. Directrices para la elaboración de Tablas de

Retención Documental.

6. Establece los criterios básicos para la

clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que

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cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

7. Establecen reglas y principios generales que regulan la función

Archivística del estado.

8. Concede facultades extraordinarias al Presidente de la Republica

Para reformar el Código Contencioso Administrativo.

MARCO TÈCNICO

Administración de archivos: Conjunto de

estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos

físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y

del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación

temporal, hasta su eliminación o integración aun archivo permanente.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos

administrativos y técnicos del archivo

Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,

constancias, etc.) Es análogo a la selección natural.

Gestión documental: es el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta

están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos

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implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en

cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y demás

disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.

Las tablas de retención documental (TRD): Se

define como el listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital de los documentos, es decir se considera

como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una

entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y

preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o

utilidad.
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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño

de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia, una empresa, por ejemplo, puede producir el
número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad
de esta para imprimir o grabar.

Para la producción de los documentos en Rola Básicas Americanas, se ha

decidido aplicar el estilo bloque extremo a cada uno de los documentos que se
generen dentro de la empresa, esto con el fin de mantener un orden y control
de los documentos.

Memorando

El Memorando es un escrito que intercambia

información entre distintos departamentos de una
organización. En Rola Básicas Americanas el
memorando se usa principalmente para comunicar
indicaciones, recomendaciones, llegadas tarde, uso
inadecuado del uniforme e instrucciones de manera
jerárquica por parte de la Gerente General a sus
subordinadas.
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Constancia

Una constancia es un documento en el que se

hace constar algún hecho, en ocasiones de
modo auténtico o fehaciente. Existen diversos
tipos, según qué clase de hecho constaten, el
formato, quién lo constata, entre otros. Rola
Básicas usa generalmente las constancias para
hacer constar que las trabajadoras se
encuentran activas laborando dentro de la
empresa para que la entidad o persona que
solicite esta información note que es
información verdadera.

Certificado

Un certificado es un documento de tipo

administrativo, en el que una persona, institución
pública o privada, que está legalmente autorizada
para acreditar un hecho como legítimo, constata
que se ha cumplido con lo que se afirma en el
documento. En Rola, se usan los certificados para
confirmar que las trabajadoras cumplieron
satisfactoriamente con alguna capacitación o curso
que se realizó dentro de la organización.
 20

Circular

Una Circular sirve para dictar órdenes y

también para informar. El mensaje que
transmite es específico y de interés general
para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a
través de una circular se puede comunicar:
Cambios de horario. Rola Básicas Americanas
implementa internamente las circulares para
dar a conocer a sus trabajadoras si hay
cambios en el uniforme, si hay algún cambio de
horario, para informar sobre una reunión o
evento.

ASPECTOS GENERALES

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o

dependencia y la normalización de esta producción documental.

En Rola Básicas Americanas en primer lugar se hace una identificación y valoración para la

creación de dichos documentos internos de la empresa posterior a eso se hace una captura

y clasificación lo cual se hace para controlar el almacenamiento de documentos su uso y

reutilización y posteriormente su conversión disposición.

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FIRMAS AUTORIZADAS

Las firmas permitidas en cada uno de los documentos producidos y

ejecutados por Rola Básicas Americanas son las firmas de la Gerente

General y la Administradora, en caso de que los Documentos no lleven

firma o tengan la firma de algún trabajador, estos no tendrán validez alguna.

MARCO LEGAL

Según el Archivo General de la Nación que es el máximo eje en cuanto a temas

relacionados a la administración documental nacional. Por ello supervisa

y ofrece información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión

de archivos y al manejo de la información, con el fin de crear estándares y

normas eficaces.

  Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas

específicos. Estos son:

1. Normalización de formularios electrónicos.

2. Programa de documentos vitales o esenciales.

3. Programa de gestión de documentos

electrónicos.

4. Programa de archivos descentralizados y especiales.

Las normas permiten regular éticamente todo lo concerniente a la

información de las entidades, clientes y demás personas involucradas en

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cualquier proceso de creación de documentos. Por ello el tener presentes

las leyes y las entidades reguladoras llevarán a la consecución de logros

de manera transparente. Por tal razón te aconsejamos que tengas presente

todo el marco legal antes de solicitar un servicio

de gestión documental.
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MARCO TECNICO

 NTC-ISO 15489-1:2017- Gestión de Registros.

 NTC-ISO 30300:2013 – Sistemas de Gestión de

Registros.

 NTC-5985:203 – Digitalización.

 GTCISO TR 15801:2014 Recomendaciones para la integridad y la

Fiabilidad.

 GTC – ISO-TR 26122:2014 Análisis de procesos.

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GESTIÓN Y TRÁMITE

Es el registro, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin el

monitoreo de estos las empresas lo registran, almacenan y recuperan todos
los días. La gestión documental representa un avance significativo con
respecto al almacenamiento de la información en papel.

Flujograma Recibo de Documentos

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Formato de Registro
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Flujograma Despacho de Documentos

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ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que  contiene. La consulta garantiza el derecho que tienen los

clientes internos y externos de acceder a la información que se encuentra en

los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.

En Rola Básicas los documentos que pertenecen a la Organización están en un

software el cual permite buscar cualquier documento o archivo que se

necesite siempre y cuándo se busque de la siguiente manera:

RBAADcr .

PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL

Se entiende por préstamo a la entrega provisional de un documento, por parte

del Archivo Central de la empresa, con fines de búsqueda de antecedentes e

información administrativa para la toma de decisiones.

El préstamo de documentos puede hacerse a los funcionarios de la empresa de

Rola Básicas, pero estos no podrán salir de la organización, salvo por regulación

específica reglamentaria o por la autorización por escrito y expresa de la

gerente general.

Para efectos de préstamo de documentos, se deberá llenar un formato de

préstamo que contenga la siguiente Información:

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1. Fecha del préstamo

2. Nombre completo del solicitante

3. Nombre de la dependencia a la cual pertenece el solicitante

4. Descripción del material o documentación solicitada

5. Fecha de devolución

6. Número de folios del documento solicitado

7. Firma y número de cédula del jefe de la dependencia o quien haga sus veces

8. Firma y número de cédula de quien retira.

MARCO LEGAL

Las actividades concernientes a la recepción, registro, direccionamiento y

distribución de las comunicaciones oficiales, se desarrollan de acuerdo con las

directrices establecidas en el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 así como

en los procedimientos relacionados que

establezcan el Proceso de Atención al

Usuario. El seguimiento y control al

trámite de las comunicaciones oficiales

externas se realiza por medio del

Sistema de Gestión Documental y Archivo, cada funcionario deberá garantizar

el cumplimiento en los tiempos establecidos para las respuestas, teniendo en cuenta la

Ley 1755 de 2015.

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MARCO TECNICO

Ley 594 de 2000 - Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones. Decreto No. 1080 de 2015 - Artículo 2.8.2.5.8.

Instrumentos archivísticos para la gestión documental Acuerdo A.G.N. No. 04 de

2013 - Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos 2578 y

2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo A.G.N. No. 003

de 2015 - Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del

Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado

del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de

la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo

IV del Decreto 2609 de 2012. UNE ISO 15489 1. 2005. Información y

documentación. Gestión de documentos. Guías de Cero Papel de la Administración

Pública: Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos

Electrónicos. Guías de Cero Papel de la Administración Pública: Sistemas de Gestión

de Documentos Electrónicos. Guías de Cero Papel de la Administración Pública: Manual

para la Gestión de Documentos Electrónicos.

 30

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La Organización de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste

en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y
signar los documentos de cada entidad.

Tabla de codificación

Para entender el manejo de la tabla de codificación de Rola Básicas

Americanas, tenemos que saber en primer lugar como es la codificación de
cada departamento, se inicia colocando las iniciales de la microempresa (RBA)
y luego el departamento que corresponde de la siguiente manera:

• Administrativo: RBAAD

• Ventas: RBAVN

• Producción: RBAPR

Luego de entender esto se procede a codificar los documentos dependiendo el

departamento al que pertenece. Por ejemplo, si vamos a codificar una factura
debemos tener en cuenta que por ser del departamento de ventas llevaría las
letras RBAVN que significan Rola Básicas Americanas, y Ventas que sería la
dependencia y por último fc que sería la factura, las letras de los documentos
siempre irán después del departamento e irán en minúscula, es decir que, si
vamos a codificar por primera vez una factura de venta, esta quedaría de la
siguiente manera:

• RBAVNfc-0001
 31

CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES ARCHIVO DE

GESTIÓN

Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series

documentales establecidas en los

cuadros de clasificación

documental adoptados por cada

entidad, desde el primer momento

en que se inicia un trámite o

procedimiento hasta la finalización del mismo.

Debido a esto, Rola Básicas implementó una tabla de codificación la cual se

busca por código para la obtención y visualización de los diferentes

documentos acorde a los distintos departamentos de la Organización.

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS O EXPEDIENTES

Para saber el tipo de carpetas que más le conviene a Rola Básicas por el tipo de

documentos manejados y el armario de madera o metal con puertas baldas,

estas deben tener las siguientes

características:

 Carpeta porta documentos con

separadores de plástico

 Tamaño oficio para que cualquier

documento quede seguro

 Que quepan entre 30 a 40 documentos

en la misma carpeta

 Que tenga espacio para darle un nombre y saber que documentos están

guardados en esa carpeta.

 Que sea de fácil manejo y se pueda colocar tanto en el armario como en

cualquier lugar.
 32

ÍNDICE DE CARPETA

Cada una de las solapas de la

carpeta debe tener un

marcador, ya sea un post-it o

una nota adhesiva, el cuál

indique el nombre del

documento, serie, o

referencia, por ejemplo, si es

una hoja de vida y el nombre

de la persona, una tabla de retención, una constancia, un certificado, etc., esto

con el fin de llevar un orden y control documental de los archivos internos y

externos de la empresa y que en caso de necesitar alguno de esos documentos

no nos lleve horas en encontrarlo sino ya sabiendo el nombre, la referencia o la

serie sea mucho más fácil tenerlo en las manos.

LINEAMIENTOS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DE ARCHIVO

En Rola Básicas toda información electrónica

controlada que se genere, se debe almacenar

en una carpeta compartida de Drive,

claramente monitoreada y controlada por la

Gerente General y la Administradora, debido a

que en Drive se pueden crear cualquier

cantidad de carpetas es mucho más fácil encontrar cualquier documento

electrónico de la organización sin problema alguno ya que esta aplicación

permite llevar una Gestión documental electrónica mucho más ordenada,

también se podrán crear las carpetas por dependencias y que toda la

 33

documentación almacenada allí tenga su propio nombre, código, serie o

referencia.

 Al interior de las carpetas se deberá almacenar la información según la

TRD de Rola Básicas.

 Las carpetas se deberán identificar

con mayúscula sostenida así:

RBAADCERTIFICADO

 La marcación de los archivos no debe

tener tildes, símbolos o caracteres

especiales.

 Se puede prescindir del uso de conectores (de, y) para la identificación

de carpetas.

 No se debe usar abreviaturas a la hora de denominar las carpetas de

series o sub series con el propósito de

identificar el contenido de las carpetas.

 Se debe tener en cuenta que los

documentos electrónicos guardados podrán

ser en Word, Excel, PDF, Power Point, entre

otros.

MARCO LEGAL
 34

Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas

culturales y naturales de la Nación.

Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en

archivos de entidades públicas y privadas.

Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir

su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial

y la de fundar medios masivos de comunicación.

Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones

respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener

pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones

privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje

investigación y cátedra.

Art. 63 C.P. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales

de grupos étnicos, las tierras de resguardo

el patrimonio arqueológico de la Nación y

los demás bienes que determine la ley

son inalienables, imprescriptibles e

inembargables.
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MARCO TECNICO

LEY 594 DE 2000:

Art. 4; Lit. a: Fines de los archivos.

Art. 4; Lit. d: Responsabilidad de servidores públicos.

Art. 4; Lit. h: Factor de modernización.

Art. 14: Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

Art. 16 y 17: Responsabilidad y obligación de los funcionarios.

Art. 19: implementación de TIC’s cuando se cumple con la organización archivística

Art. 22: Procesos Archivísticos.

LEY 1712 DE 2014:

Art. 16: Archivos – Información Institucional – Procedimientos de organización y

conservación de archivos.

Art. 29: Responsabilidad Penal.

 37

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento
que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad
e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe
hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento

archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición
final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales. Las TRD están estrechamente relacionadas con el ciclo vital del
archivo, ya que este representa las etapas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final,
igualmente el Archivo de Gestión juega un papel muy importante dentro de las
TRD debido a que comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten.

El Archivo Central, es otro que juega un papel importante dentro de las Tablas
de Retención ya que aquí se agrupan los documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de cada entidad, estos siguen siendo objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Por último, pero no menos importante, el Archivo Histórico dentro de una TRD
sirve para transferir la documentación del archivo de gestión o central que por
decisión del comité de archivos, decide qué documentos deben conservarse
permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura.
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 39

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO CENTRAL

Es el traslado de documentos del Archivo de

Gestión Archivo Central, teniendo en cuenta los

tiempos establecidos en las Tablas de Retención

Documental.

En Rola Básicas, por ejemplo según el departamento

y los documentos manejados dentro de el, tienen

diferentes tiempos para permanecer en el Archivo

de Gestión antes de pasar al Archivo Central o a una

posterior eliminación.

1. Para el área Administrativa la mayoría de documentos permanecen

5 meses en el Archivo de Gestión y pasan a estar 5 años en el

Archivo Central.

2. Para el área de ventas la documentación permanece 3 meses en el

Archivo de Gestión y posteriormente pasa a estar 3 años en el

Archivo Central.

3. Y por último para el área de producción los documentos duran un

promedio de 8 meses en el Archivo de Gestión y pasan a estar 5

años en el Archivo Central.

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MARCO LEGAL

1. Artículo 12: Las transferencias de documentos de conservación total o

permanente se harán como mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse

una periodicidad menor previo acuerdo entre las entidades y el Archivo

General de la Nación o el Archivo General

Territorial, según el caso.

2. L a e n t i d a d

General de la Nación o el Archivo General

Territorial un plan de transferencias

documentales de acuerdo con los

procedimientos y regulaciones establecidas por

el Archivo General de la Nación.

3. La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe

técnico detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a

los documentos a transferir

4. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al

Archivo General de la Nación o a los demás Archivos Generales mencionados

en el presente decreto, de los siguientes elementos.

5. Un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de

los expedientes a transferir;

6. La base de datos con la descripción de los documentos a trasferir, la cual

deberá cumplir con la Norma Internacional para la Descripción Archivística

(ISAD);

7. Copia de los medios técnicos (Digitales, ópticos, microfilme, etc.), cuando

este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos

medios deberán tener una descripción de su contenido.

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8. El Archivo General de la Nación reglamentará los aspectos técnicos

correspondientes a este literal

9. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por la

Función Pública y el Archivo General de la Nación - AGN y se adjuntará el

inventario detallado.

MARCO TECNICO

1. Ley 594 de 2000 (julio 14). Por medio de la

cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones.

2. Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por

medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Cultura. Título

II Patrimonio Archivístico, Capítulo V Gestión de Documentos.

3. Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. “Por la cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención

Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002. Archivo

General de la Nación.
 42

DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es la selección de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su conservación

temporal, permanente o a su eliminación, de

acuerdo con lo establecido en las tablas de

retención documental o en las tablas de

valoración documental.

Dicho lo anterior, la disposición final de un

documento, es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa

del ciclo vital de los documentos, es decir, la registrada en las tablas de

retención documental con miras a su conservación total, eliminación, selección

y/o reproducción.

La conservación total en Rola Básicas Americanas se aplica a aquellos

documentos que tienen valor permanente, es decir, los que son de disposición

legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,

estructura, procedimientos y políticas de la microempresa, convirtiéndose en

testimonio de su actividad y trascendencia.

La eliminación de documentos es cuando se determina y se lleva a cabo la

destrucción física de los archivos cuando estos han perdido sus valores

primarios y secundarios en la organización. Es un proceso que sólo puede

ejecutarse tras el correspondiente análisis de las características del

documento y dejando un registro del material eliminado.

Después de la debida revisión, se seleccionan los

documentos físicos y se pasan a un formato digital. La

realización de este proceso ayuda a Rola Básicas a

mantener los archivos de importancia en las mejores

 43

condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a

realizar

la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos

de

búsqueda, clasificación y acceso.

La selección de documentos se hace con el fin de escoger los archivos que se

deben o no conservar, para prevenir la eliminación de archivos que son

importantes en la organización y en otras, para evitar acumulaciones masivas de

papeles sin ningún valor.

MARCO LEGAL

1. Ley 975 de 2005. Ley de Justicia y

Paz (Capítulo X “Conservación de

archivo” Art. 56 Deber de memoria,

Art. Medidas de preservación de los

archivos, Art. Medidas para facilitar el

acceso a los archivos).

2. Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor

histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los

entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y

se dictan otras disposiciones.

3. la Ley 962 de 2005 sobre racionalización de los trámites en el Estado

determinó en su artículo 28 que los “libros y papeles del comerciante” deben

 44

conservarse por un periodo de diez años, bien sea en papel o en cualquier

medio técnico.

4. La Ley 594 de 2000 transcrito a continuación: “los documentos originales que

posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio”. Para ejemplificar,

si el resultado de un proceso de valoración documental determina que los

Libros Mayores y de Balances son de conservación total aun cuando se

microfilmen o digitalicen no podrán eliminarse sus originales.

MARCO TECNICO

1. NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.

2. NTC 4436: Información y

Documentación. Papel para

documentos de archivo.

Requisitos para la

permanencia y durabilidad.

3. GTC-ISO-TR 18492: Preservación a largo plazo de la información basada en

documentos electrónicos

4. NTC 5985 Información y documentación. Directrices de implementación para

digitalización de documentos.
 45

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a

cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el

propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se

implementan los medios y formas para la conservación de la información.

Conservación documental en Rola Básicas Americanas

-Deben ubicarse en un lugar donde no haya

humedad, que les caiga alguna sustancia

liquida o donde pueda haber inundaciones.

-Que las estanterías donde se ubican los

documentos sean resistentes, metálicas,

estables y con pintura anticorrosiva que no

afecte el papel del documento.

-Que al lugar donde se ubiquen los

 46

documentos, entre constante aire y el lugar

no sea caluroso ni tampoco le dé el sol, todo

esto para evitar que por la luz del sol el papel

se destiñe, amarillente o se dañe por

completo.

Preservación documental en Rola Básicas Americanas

-Proteger la integridad física del documento es

decir su material, esto con el fin de
mantener la originalidad del documento y
su valor dentro de la microempresa.

-Proteger la integridad intelectual, el

contenido del documento, para lograr
una estabilidad en el contenido de tal
documento sin que se pierdan los datos
relevantes para Rola Básicas.

-Proteger la integridad intencional, el fin del documento y su intención dentro de

Rola, sea cual sea su función, se debe mantener la información plasmada dentro del
 47

documento para evitar mal entendidos o desviación de valiosa información.

MARCO LEGAL

ACUERDO No. 006

Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la gestión documental” numeral g),

define la preservación a largo plazo y los parámetros por los cuales se debe regir Rola

Básicas.

Decreto 2609 de 2012, en su Capítulo IV “La gestión de

los documentos electrónicos de archivo”, establece en su

Artículo. 29 los requisitos para la preservación y

conservación de los documentos electrónicos de archivo.

Decreto 2758 de 2013, establece en su artículo 12° el

procedimiento y los lineamientos generales para la

transferencia secundaria de los documentos y archivos electrónicos declarados de

conservación permanente.

-Artículo 18°. Plan de preservación digital a largo plazo.

-Artículo 19°: estructura del plan de preservación digital a largo plazo.

- Artículo 21°: Riesgos para la preservación digital a largo plazo.

MARCO TECNICO

Para el cumplimiento de la política de preservación a largo plazo Rola Básicas debe

contar con:
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Un área especializada en la organización para la ejecución del plan de preservación

a largo plazo de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 006 del 15 de octubre

de 2014.

Rola Básicas Americanas debe diseñar un

reglamento de archivos para la entidad

basado en el Reglamento General de Archivos del

(AGN) y en los procesos y

procedimientos del Sistema de Gestión de

Calidad de la empresa.
 49

VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración documental se define como la fase archivística que nos permite la

selección de los documentos que serán dados de baja y los que se transferirán

a los archivos históricos; consiste en analizar y determinar los valores

primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de

transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

Tipos de valores de los documentos:

 Valor primario: es el valor que tiene un documento mientras se encuentra

en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras

interesa a la empresa productora como instrumento y referencia para el

desarrollo de la gestión.

 Valor secundario: se relaciona con la finalidad histórica e informativa de

aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos

para la historia, la investigación y/o para la empresa en general.

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Valor Primario Valor

Secundario
Certificado Actas
Cartas Planos
Memorandos
Cotizaciones
Circulares
Contratos
Facturas
Formato de registro
Pagares
Factura de pedidos
Compras
Recibos
Informes
Hoja de ruta
Ficha de trabajo
Materiales
Instrucciones

MARCO LEGAL

Acuerdo 004 de 2019

Artículo 3°. Requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas

de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. 

Artículo 5°: Banco Terminológico de

Series y Subseries.

Artículo 6°: Procedimiento para la

elaboración de las Tablas de

Valoración Documental — TVD.

Artículo 10°: Presentación de las Tablas de

Retención Documental – TRD y

Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y convalidación.

Artículo 16: Organización de los documentos durante el proceso de evaluación

y convalidación.
 51

MARCO TECNICO

Para poder comprender las series documentales y su contexto en

el ámbito de la institución y su valor para los usuarios se

recomienda que Rola Básicas tenga presente los aspectos que nos

indica la norma ISO 15489-2 (2006):

Asignar el valor documental a los documentos producidos en la organización teniendo en

cuenta sus series y subseries para tener un mejor control de los mismos en la organización.
 52

MARCO LEGAL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL ROLA BASICAS

AMERICANAS

El marco legal puede definirse como el conjunto de normas jurídicas dentro del cual

deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. La normatividad archivística

jurídica comprende el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de

los archivos.

En Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en

normas de carácter variado o múltiple, que de una u otra manera tienen que ver con

los documentos, sin embargo, el Archivo General de la Nación como ente rector de

las políticas archivísticas en Colombia, ha hecho una compilación de los más

importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos.

 Código de procedimiento civil

Artículo 252. Documento auténtico.

Artículo 253. Aportación de documentos.

Artículo 256. Copias registradas.

Artículo 269. Instrumentos sin firma

 Código penal

Artículo 154. Revelación de secreto.

Artículo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos público.

Artículo 219. Falsedad ideológica en documento público.

Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público.

 Código de comercio

Artículo 44. Certificación del contenido de documentos registrados.

Artículo 251. Comprobantes.

Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y papeles

del comerciante.
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REQUISITOS TÉCNICOS

Según las políticas de la ISO 15489-1 de la

Gestión de Documentos los documentos deben

tener características como autenticidad,

fiabilidad integridad y disponibilidad los cuales

permiten que los documentos no solo sean legales

sino permitidos dentro de cualquier organización.

En Rola Básicas se garantiza que:

 Los documentos se conserven en un entorno seguro.

 Se decida cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los

requisitos necesarios para su uso.

 Se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo

del tiempo con el fin de satisfacer las necesidades de la organización y las

expectativas de la sociedad.

 Los documentos solo se conserven durante el periodo necesario.

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DOCUMENTOS ASOCIADOS

Para llevar a cabo el correcto funcionamiento del manual de Gestión Documental de

Rola Básicas Americanas fue necesario usar y diseñar los siguientes documentos:

 ..\ORGANIZAR\FLUJOCGRAMA CIRCULAR EXT.pdf

 ..\ORGANIZAR\FORMATO DE REGISTRO RBA.xlsx

 ..\ORGANIZAR\TABLA CODIFICACIÓN DOCUMENTAL.xlsx

 ..\ORGANIZAR\TRDRBA.xlsx
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RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

La responsabilidad de los documentos

contables de Rola Básicas Americanas

recae principalmente en la Gerente

General y en la Administradora,

quienes no solo tienen que velar por

que la información de los documentos

sea verídica sino también que los procesos y procedimientos asociados en cada uno

de ellos se lleve a cabo de manera idónea y eficiente, todo esto con el fin de

fortalecer las diferentes áreas y departamentos de la empresa para que se lleven a

cabo eficazmente los objetivos y metas de

la organización.
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ROTULO DE CAJA DE ARCHIVO

ROTULO DE CARPETA