UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS

UNEXCA – CREA “FRANCISCO DE MIRANDA”

SEDE ALTAGRACIA
PNF- CONTADURÍA PÚBLICA
PNF: Contaduría Pública Asignatura: Sistemas y Procedimientos Contables
Código: PRO75125-SPC Período: 2021-3 Sección: 20113 Turno: Vespertino

ACTIVIDAD 5. TRABAJO TEMA 3. LOS

SISTEMAS CONTABLES DE PED

Docente: Estudiante:
ELIANDRIS GONZALEZ
LOS SISTEMAS CONTABLES

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes
elementos y no algunos de ellos:
 Hardware donde se procesa la información
 Software propiamente dicho
 Recursos humanos
 Politicas y normas contables adoptadas por la entidad

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un sistema contable, es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de
las decisiones financieras. Debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica
de una empresa a una fecha o por un período determinado.
Las principales tareas que lleva acabo el sistema son:
 Ingreso de los datos
 Validación de los datos
 Actualización de registros
 Emisión de reportes.
El esquema de funcionamiento contable sería:

Comproban Listado de Diario General Balance General

te de diario validación

Ingreso de datos validación actualización emisión de registros reportes

INGRESO DE LOS DATOS:

En un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario y
cada comprobante tiene varios registros.

VALIDACION DE DATOS:
Verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros
previamente establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de
su consistencia. Se asegura que no fallen los controles sobre integridad de los
datos. Uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema contable
es que no se capturen todas las transacciones, que haya poca confianza en que
las cifras reveladas en los estados financieros sean razonablemente correctas.
El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas
con el tratamiento de los datos: validación, actualización y emisión de reportes, sin
embargo, todos los errores que pueda generar inconsistencia en la información,
deben ser detectados en el momento de la validación Ej. Parámetros en el plan de
cuentas, manejo de varias monedas.
Al tratar sobre la validación de los datos, debe ponerse énfasis no solo en el
tipo de control, sino en la calidad de los procedimientos manuales que se
establezcan para realizarlos EJ: Verificar la secuencia numérica de los
comprobantes, correlatividad numérica por fecha o período.
 Un programa de validación debe estar en capacidad de poder determinar
sin un comprobante no ha sido grabado en el sistema, para esto el programa debe
verificar la secuencia numérica de estos documentos.
En muchos sistemas, en la fase de validación de datos se producen listados
de excepciones que son reportes en donde se le detalla al usuario todos lo datos
para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia y observación.
Ej: de tipos de excepciones:
 Error en la secuencia de comprobantes
 Fecha de documento no válida
 Cuenta de mayor no existe
 Movimiento sin referencia de documento como número del cheque por ej.

ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS:
Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de
las cuentas de mayor., Esta actualización puede efectuarse de dos maneras:
 Interactivamente, hace que los movimientos del diario se contabilicen en el
momento en que el operador esté grabando el detalle de cada una de las
transacciones, la información debe ser validada en el momento en que sea
capturada. Debe existir fuetes controles en este proceso.
 En lote, implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes
de registros, es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan las
transacciones, se resume y luego son actualizadas.

EMISION DE REPORTES:
Es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el
procesamiento de la información que ha sido grabada, validada y actualizada.:

GENERADOR DE REPORTES: Se requiere muchas veces que la información sea

presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con
esta necesidad, un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario
pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes.
INDICES FINANCIEROS Y GRAFICOS:
PROCESAMIENTO EN LOTE VS PROCESAMIENTO EN LINEA:
El procesamiento de la información consiste en realizar las siguientes
operaciones en un sistema:
 Operaciones de entrada
 Operaciones de procesamiento
 Operaciones de almacenamiento
 Operaciones de salida
 Operaciones de mantenimiento de los datos.

PROCESAMIENTO EN LOTE: También conocido como procesamiento en batch

se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas
para su posterior tratamiento y/o procesamiento.

PROCESAMIENTO INTERACTIVO: Es una forma de procesar la información en

un sistema de cómputo que consiste en actualizar la información de forma
inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja es la rápida capacidad de
respuesta que tiene el sistema. Los sistemas interactivos también son llamados
sistemas on-line o sistemas en línea.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

La automatización de las operaciones contables, requiere que el contador
de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada
uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento
en la empresa.
El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas
las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma

DEFINICIÓN
La codificación se puede definir como la asignación de símbolos mediante un plan
sistemático, para distinguir ciertos fenómenos y establecer su ordenamiento dentro
de una clasificación determinada.

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características

mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la
información. Dentro de esas características podemos encontrar.

PRECISIÓN DEL CÓDIGO

Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación
correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo, a cada persona que
abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código y este
debe ser único para esta cuenta.

FLEXIBILIDAD
Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso
que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan
en los códigos contables, es la falta de flexibilidad, al no tomar en cuenta las
operaciones futuras de la empresa.

CONCISO:
Establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código
debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

SIGNIFICATIVO
Para que un código sea significativo, el mismo debe indicar alguna
característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma
se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está
procesando.

OPERABILIIDAD
 La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos
definidos, puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de
cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente
códigos que sean de fácil operatividad.

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes
métodos de codificación y sus correspondientes códigos. Veamos ahora cuáles
son estos métodos y en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos
que se estudiaran son los siguientes:
 Secuencial
 Por bloques
 Por Grupos
 Alfabético – Numérico
 Nemotécnico
 Con dígito verificador
 De Barras

CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO CONTABLE

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le
permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios.
Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la
contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y
además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan
presentarse. La gerencia de una cadena de supermercados, por ejemplo,
necesitará tener información contable de las ventas realizadas por la zona
geográfica, por cada establecimiento y por tipos de artículos, pero no a nivel de
cajeros que trabajen en cada supermercado. Por esta razón, el código contable es
la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información
óptima y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un
código de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido común.
Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicación que se le
asigna al sistema contable. La complejidad y volumen de operaciones de una
entidad pueden ocasionar que el sistema sea más complicado y porello se haga
necesaria una mayor supervisión para el procesamiento de los datos. Veamos
cuales son las características que debe poseer un código contable:

FLEXIBILIDAD
Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita,
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo
las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando
surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.

ADECUADA CLASIFICACIÓN
Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las
normas contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede
ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la práctica
contable general. La situación ideal u objetivo de todo...

 Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le

permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los
usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos
objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades
específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias especiales y
los casos individuales que puedan presentarse.
 El diseño un código de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el
sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria
complicación que se le asigna al sistema contable.
 Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal
forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o
detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta
 característica es sumamente importante cuando surgen nuevos
requerimientos de información aplicables a los negocios.
 Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar
clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión.
Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible
ya que no corresponde con la práctica contable general. Subdivisiones para
cada uno de los grupos y grupos de partidas que conforman los estados
financieros, a fin de presentar al información hasta el nivel de detalle que
sea requerido.

Los sistemas de codificación y la necesidad de la clasificación surgen en la

necesidad de registrar, enmascarar, ordenar, identificar, agrupar y clasificar
fenómenos y para facilitar su registro y transmisión. Ejemplos: códigos Morse,
escrituras en claves, códigos de clasificación bibliotecaria, códigos de productos,
etc.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

La difusión de la informática a culturas de raíz no latina puso rápidamente

de manifiesto que 256 caracteres eran insuficientes para contener los grafos de
todas las lenguas. Por ejemplo, el cirílico; el hebreo; el árabe; el griego, y
el japonés por citar algunas. Se hizo evidente la necesidad un sistema con más de
256 posibilidades, lo que condujo a establecer sistemas de codificación en los que
cada carácter ocupaba más de un octeto (al menos ciertos caracteres), razón por
la cual a estos sistemas se les conoce genéricamente como de caracteres anchos.
La solución adoptada comprende dos grandes grupos: el sistema multibyte (§2 ) y
el sistema de caracteres anchos (§3 ), de los que existen distintas variedades.
Generalmente el primero se utiliza en representación externa (almacenamiento)
y comunicaciones, mientras que el segundo es preferido para representaciones
internas.

Sistema Multibyte
 Si se trata de representar juegos de más de 256 caracteres en
almacenamientos externos o en sistemas de transmisión, en los que es importante
la economía de espacio y/o ancho de banda, la solución ha consistido en utilizar
sistemas de codificación multibyte. Conocidos abreviadamente
como MBCS ("Multibyte Character Set").

Como su nombre indica utilizan más de un octeto, pero la anchura de los

distintos caracteres es variable según la necesidad del momento. Los caracteres
multibyte son una amalgama de caracteres de uno y dos bytes de ancho que
puede considerarse un super conjunto del ASCII de 8 bits. Por supuesto una
convención de este tipo exige una serie de reglas que permitan el análisis
("Parsing") de una cadena de bytes para identificar cada carácter.
Versiones de este tipo de codificación

 JIS (Japanese Industrial Standar). Es utilizado principalmente

en comunicaciones, por ejemplo correo electrónico, porque utiliza solo 7
bits para cada carácter. Usa secuencias de escape para conmutar entre
los modos de uno y dos bytes por carácter y para conmutar entre los
diversos juegos de caracteres.

 Shift-JIS Introducido por Microsoft y utilizado en el sistema MS-DOS, es el

sistema que soporta menos caracteres. Cada byte debe ser analizado para
ver si es un carácter o es el primero de un dúo.

 EUC (Extended Unix Code). Este sistema es utilizado como método de

codificación interna en la mayoría de plataformas Unix. Acepta caracteres
de más de dos bytes, por lo que es mucho más extensible que el Shift-JIS,
y no está limitado a la codificación del idioma japonés. Resulta muy
adecuado para el manejo de múltiples juegos de caracteres.

 UTF-8 (Unicode transformation format). En este sistema, cada carácter se

representa mediante una secuencia de 1 a 4 bytes, aunque en realidad, el
número de bits destinados a representar el carácter se limita a un máximo
de 21 (el resto son metadatos -información sobre información-). El objeto
de estos metadatos es que la secuencia pueda ser interpretada a partir de
cualquier posición.

 Objetivos de los Códigos

 Facilitar el procesamiento.

 Permitir identificación inequívoca.

 Permitir clasificación.

 Permitir recuperación o localización de información.

 Posibilitar establecimiento de relaciones entre diferentes elementos
codificados.

 Facilitar el señalamiento de propiedades particulares de los elementos

codificados.

Características de los Sistemas de Códigos

Debe estar adaptado lógicamente al sistema informativo de que forme parte.

Debe tener precisión necesario para describir un dato.

Debe mantenerse tan reducido como se pueda.

Debe permitir expansión.

Debe ser fácil de usar.

Deben ajustarse a los requerimientos de los equipos

Tipos de codificación

Cuando hablamos de codificación de caracteres en informática nos

referimos al método que permite convertir un caracter de un lenguaje natural
(alfabeto o silabario) en un símbolo de otro sistema de representación, por
ejemplo en un número, una secuencia de pulsos eléctricos en un sistema
electrónico, octetos aplicando normas o reglas de codificación. Esto con la
finalidad de facilitar el almacenamiento de texto en computadoras o para
facilitar la transmisión de texto a través de la redes de telecomunicaciones,
un ejemplo muy simple puede ser el del código morse

Existen dos tipos básicos de sistemas de códigos: los códigos

significativos y los no significativos
 Significativos: Como su nombre lo indica son aquellos que implican un
significado, es decir, que reflejan en un mayor o menor grado las
características del objeto, partida o individuo a los cuales se la asigna.

No significativos: A veces llamados secuenciales o consecutivos) de ninguna

manera describen el objeto a que se aplican sino que son
simples etiquetas por medio de las cuales se distinguen de otros el objeto.

Codificación de la información

La codificación es el método que permite representar la información utilizando

un conjunto de símbolos que se combinan siguiendo determinadas reglas.
Existen códigos lingüísticos y códigos escritos, como los sistemas de
numeración, el código Braille, los jeroglíficos, las partituras, etc. En informática,
los datos son información codificada, lista para ser introducida y procesada por
un ordenador. Una vez que los datos han sido procesados y se ha mostrado su
resultado de algún modo inteligible, se pueden considerar como información.

1) Codificación binaria.
Los ordenadores utilizan la codificación binaria para representar la
información digital. La codificación binaria está basada en el sistema de
numeración binario, que emplea los dígitos 0 y 1.
La razón de utilizar solo dos dígitos se debe a que todos los dispositivos de
un ordenador trabajan con dos estados únicos: activado o desactivado; abierto o
cerrado; pasa corriente o no pasa corriente, etc.
2) Sistemas de numeración.
Un sistema de numeración es un conjunto de símbolos y reglas con los que
representar datos numéricos. Los sistemas de numeración son posicionales, por lo
que un mismo símbolo tiene distinto valor según la posición que ocupa.
 Sistema de numeración decimal o arábigo.
El sistema de numeración utilizado habitualmente es decimal con diez
símbolos o dígitos que tienen un valor que depende de la posición que ocupa.
 El valor de cada dígito está asociado al de una potencia de base 10,
número que coincide con la cantidad de símbolos de sistema decimal, y un
exponente igual a la posición que ocupa del dígito, comenzando a numerar desde
la posición cero.
Por ejemplo, el valor del número 6259 se puede calcular como:
6•10^3+2•10^2+5•10^1+9•10^0 = 6259
Si el número es decimal, el proceso es análogo, teniendo en cuenta que
algunos exponentes de las potencias serán negativos; concretamente, el de los
dígitos colocados a la derecha del separador decimal.
Por ejemplo, el valor del número 8245,97 se puede calcular como:
8•10^3+2•10^2+4•10^1+5•10^0+9•10^-1+7•10^-2 = 8245,97
 Sistema de numeración binario.
El sistema de numeración binario utiliza tan solo dos dígitos (0 y 1). El valor
de cada dígito está asociado al de una potencia de base 2, coincidiendo con la
cantidad de símbolos del sistema binario, además de un exponente igual a la
posición que ocupa el dígito, comenzando a numerar desde la posición cero. La
notación que se suele utilizar para distinguir a los números binarios es el sufijo 2.
Por ejemplos, el número binario 11011 sufijo 2 se puede expresar como potencias
de dos para calcular su valor decimal:
1•2^4+1•2^3+0•2^2+1•2^1+1•2^0 = 16+8+0+2+1 = 27
 Conversión del sistema decimal a binario.
La conversión de un número decimal al sistema binario consiste en dividir el
número decimal entre 2, cuyo resultado entero se vuelve a dividir entre 2, y así
sucesivamente hasta que el dividendo sea menor que el divisor. El número binario
se forma ordenando el último cociente y todos los restos en orden inverso a como
se han obtenido.
En el caso anterior, el número 77 queda representado por siete dígitos; sin
embargo, para números superiores a 128, serán necesarios más dígitos. Puesto
que 2^7=128; este es el total de números que pueden representarse en el sistema
binario con siete dígitos.
 El total de números que se pueden representar con n dígitos binarios es
2^n, mientras que el número más grande que se puede representar es 2^n-1.
 Conversión del sistema binario a decimal.
El proceso para convertir un número del sistema binario al deciml es aún
más sencillo; basta con desarrollar el número.

3) Unidades de medida de la información.

La unidad más pequeñas de información en un ordenador corresponde a un dígito
binario, es decir, un cero o un uno y a este dígito se le denomina bit. Al conjunto
de 8 bits se denomina byte.

4) Código ASCII (American Standard Code for Information Interchange).

Es un código estándar utilizado por lo sistemas informáticos para
representar los caracteres. Este código representa cada carácter binario
constituido por una secuencia de siete dígitos.
 ASCII extendido.
El código ASCII es un código de caracteres basado en el alfabeto latino. El
más importante es el código ASCII extendido, que utiliza 8 bits, pudiendo
representar 2^8 = 256 caracteres. Al no ser un estándar, su contenido puede
cambiar para adaptarse a diferentes lenguas, con el fin de representar caracteres
específicos, como nuestra característica.

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

1. Concepto e importancia de los formularios

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información
para el registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad. La aplicación
de los formularios es sumamente amplia en los negocios.Todas las empresas
requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia del trabajo de los
empleados.
 2. Concepto e importancia de los formularios

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están

siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica, y debido a
ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son
iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónica. Ej.: transacciones
bursátiles.

3. Concepto e importancia de los formularios

Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la

tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de
procesar las transacciones; formularios computarizados. Los formularios no
desaparecerán de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por razones de
costos, espacio y rapidez.

4. IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Toda empresa tiene la necesidad de de implantar un plan para controlar los

formularios y la información en ellos contenida. Existen alguna señales que indican
la necesidad de implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes:
Formularios diseñados a mano y reproducidos en fotocopiadoras.

5. IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. Omisión de

detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha,
persona que inicia la transacción o autorizaciones. Falta de prenumeración.
Formularios con espacios reducidos o inadecuados.

6. IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los

campos. Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las formas.
Formularios en los cuales faltan la identificación de la empresa a la cual
corresponde.

7. IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un

adecuado control sobre las formas. Las principales áreas de una empresa y los
formularios aplicables a cada una de ellas: Área de efectivo, Área de compras e
inventarios, Área de personal, Área de distribución y comercialización.

8. ÁREA DE EFECTIVO

El manejo de efectivo requiere que se implanten controles para evitar el

fraude o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo
en dos tipos de operaciones: Ingresos Egresos.

9. ÁREA DE EFECTIVO

Ingresos de efectivo: montos recibidos en concepto de ventas, servicios

prestados, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas
de créditos otorgados y cualquier cantidad recibida por operaciones de la
empresa.

10. ÁREA DE EFECTIVO

Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar
una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar el personal, pago de
deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.

11. ÁREA DE EFECTIVOAl

Implantar controles tener en cuenta la relación costo beneficio.Algunos de

los formularios son: Vales de caja. Recibos de caja chica. Reposición de fondo fijo.
Orden de pago. Arqueo de fondos fijos. Planillas de depósito. Avisos de cheques
devueltos. Movimiento diario de caja.
 12. ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

La empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar

adquisiciones de bienes y servicios. Cuánto? Cuando? A quién? En qué
condiciones?

13. ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

Los objetivos del sistema de control para los formularios deben ser:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad
adecuada y en la oportunidad que se requiere. Realizar únicamente las compras
que se requieren y no en exceso. Tomar en cuenta los descuentos que se deben
aprovechar de los proveedores.

14. ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

Los principales formularios aplicables son los siguientes: Requisición de

materiales. Órdenes de compra. Entradas al almacén. Salidas del almacén.
Tarjetas de inventario. Notas de entrega de mercancía.

15. ÁREA DE PERSONAL

Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso,

evaluación y todas las actividades relacionadas. Los objetivos que deben cubrir los
formularios del área de recursos humanos son los siguientes:

16. ÁREA DE PERSONAL

Recopilar toda la información referente a los datos del personal. Procesar

los ingresos y egresos del personal. Controlar los desembolsos que se originan
por los pagos al personal. Manejar todas las actividades de reclutamiento,
selección, evaluación y diseños de carrera del personal.

17. ÁREA DE PERSONAL Tipos de formularios para área de RR.HH.:

 Solicitud de empleo. Ficha del trabajador. Recibo de pago. Planificación de
vacaciones. Contrato de trabajo. Evaluación del personal.

18. ÁREA DE PERSONAL Requisición del personal.

Liquidación de prestaciones. Control de asistencia. Tarjeta de tiempos Cada

empresa puede establecer otros formularios en el área que deben estar sujetos a
las necesidades específicas de la organización.

19. ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Los formularios que se diseñan para esta área deben cumplir los siguientes
objetivo: Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de
ventas. Controlar el proceso de facturación. Efectuar un seguimiento de los
pedidos que realizan los clientes. Cumplir con el manejo de las políticas de
inventario.

20. ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el

manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben
hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A continuación
nombraremos algunos de los formularios que deben ser llevados en ésta área.

21. ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Nota de entrega de mercancías. Factura. Orden de pedido. Trasferencia

entre almacenes. Cotizaciones. Reporte de vendedores. Arqueo de facturas.

22. TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS.

Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el

referente al diseño de los formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier
técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y
confección de tales herramientas.
 23. CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son: Sencillez
en su diseño. Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento
específico. El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la
misma secuencia en la cual se generan los datos.

24. CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de

control interno, sean incompatibles. P. ej.: la persona que conforma un informe de
recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancela
la obligación.

25. CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos

departamentos que manejan la información. En la medida de lo posible y tomando
en cuenta el concepto costo/beneficio, se deben establecer formularios
prenumerados.

26. CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones

y/o autorizaciones .Todo formulario debe estar codificada bajo algún esquema, de
tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una
función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

27. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su presentación pueden ser simples y compuestos: Simples:

son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no
poseen copias anexas. Ej: hojas membretadas para cartas o notas de depósitos
en caja de ahorro con libreta de ahorros.
 28. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Compuestos: poseen más de una hoja y son elaborados con base en un

formato predefinido, y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Se
distinguen los siguientes tipos: de bloques. Talonarios, Juego listo o snap out,
Formas continuas.

29. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una acción, para registrar
una acción o para informar resultados. Para originar una acción: tiene el objetivo
de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto
objetivo. P. Ej.: la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la
emisión de una orden de compra.

30. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Para registrar una acción: están orientados a guardar información que

puede ser consultada posteriormente. Es importante su llenado correcto. Ej. Las
hojas de vida del personal o planillas de solicitud de empleo.

31. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Para informar resultados: son aquellos que son usados para mostrar cifras
o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Ej.: los análisis de
crédito que son realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de
comunicar a un comité acerca de la situación financiera del solicitante.

32. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su elaboración pueden ser manuales, semi-mecanizados o

mecanizados. Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma
totalmente manual. Es decir, no interviene el elemento máquina para su
confección.

33. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

 Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte,
a través de un elemento maquina (de escribir u ordenador).Formularios
mecanizados: son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del
mismo como los campos por rellenar.

34. DISEÑO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño,
que deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes
principios:

35. PRINCIPIOS PARA DISEÑO DE FORMULARIOS

Facilidad para su relleno, Reducción de las posibilidades de error, Estética,

Reducción de costos, Algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que
en la práctica sean pasados por alto.

36. PARTES DE UN FORMULARIO

Las partes que comprende un formulario son: Encabezado, Cuerpo

principal, Observaciones, Autorizaciones.

37. PARTES DE UN FORMULARIO

Encabezado de un formulario: se encuentra siempre en la parte superior y

debe contener al menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario.
En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como
observaciones o lugar de emisión.

38. PARTES DE UN FORMULARIO

 Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar
el formato. En el caso de una factura, los campos de: código de producto,
unidades, cantidad, precio unitario, precio total, total general son totalmente
indispensables.

39. PARTES DE UN FORMULARIO

Observaciones: esta área debe contener cualquier información que se

considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a
la información contenida en el formulario.

40. PARTES DE UN FORMULARIO

Autorizaciones: son los campos reservados para que las personas

involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la
información. Ej.: preparado por: revisado por; autorizado por; contabilizado por.

41. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Facilidad para su relleno: la primera acción que se lleva a cabo en el diseño

de un formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos
debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados, debe facilitarla. No es
lo mismo formularios llenados a mano, a máquina de escribir o a computadora.

42. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Otro de los aspectos a ser tenido en cuenta es el orden en el cual es

requerida la información. Una de las fallas más frecuente es el mal diseño de
éstos en cuanto a que la información a plasmar está solicitada en un orden
diferente al cual se genera o se debe rellenar, siempre debe seguir una secuencia
lógica.

43. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Además de las características anteriores, u formulario puede llevar

instrucciones para su relleno. Otro de los principios en el relleno de las formas, es
el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios, p.ej.: la
legibilidad. Los campos que tienen información de guía deben estar claramente
definidos y establecidos.

44. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

La información contenida en un formulario tiene dos formas: Fija: es la que

viene impresa en el formulario y que debe ser claramente establecida.

Variable: es aquella que es suministrada por cada una de las personas

involucradas en su elaboración. La información de un formularios debe ser clara y
comprensible por si sola.

45. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Reducción de las posibilidades de error: se reducen las posibilidades de

error cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios y que no
se recarguen con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.
Otra cuestión a tenerse en cuenta es lo referente a la separación entre columnas y
líneas utilizadas.

46. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Un último aspecto a tener en cuenta es el referente a la adecuada

asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta
situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta
requerida sea cerrada.
 47. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Estética: un formulario debe tener una buena apariencia física y esto

dependerá de los siguientes factores: Diseño Reproducción Políticas de imagen
empresarial. El color y los tipos de letras utilizadas son importantes desde el punto
de vista de los usuarios de los mismos.

48. PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Reducción de costos: tan importante como los anteriores, establece que los
formularios deben elaborarse con un mínimo de costos y que al mismo tiempo
cumplan con todas las especificaciones de funcionalidad. Debe tomarse el análisis
que se desprende de lso formularios para mejorar, combinar o eliminar
formularios.

49. DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas,

normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los
documentos en la organización.

50. DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las

siguientes etapas: Inventarios de formularios Análisis de formularios Clasificación
de formularios Codificación de formularios.

51. INVENTARIO DE FORMULARIOS

El primer paso es elaborar una lista de todos los formularios que sean
manejados en todos los departamentos, los formales y los informales. En esta
etapa no se evalúa si deberá continuar o discontinuar el uso de los formularios,
sino únicamente deberán relacionarse.

52. INVENTARIO DE FORMULARIOS

 Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes
parámetros de clasificación: Por áreas o secciones, por tamaños, por cualquier
característica física. Formales o informales.

53. ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios en uso, debe

procederse a evaluar su utilización. Cuando se lleva a cabo el análisis de los
formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los que están
asociados, por ello deben plantarse algunas preguntas.

54. ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Existe la necesidad del formulario? El N° de copias es apropiado? La forma

se encuentra duplicada? Los campos impresos están claramente explicados? El
nombre de la forma se corresponde con el contenido? La información está
orientada lógicamente.

55. ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

El tamaño del formulario es el apropiado? La impresión de la forma es

nítida? El formulario se encuentra codificado? Los campos tiene el espacio
adecuado para ser rellenados?

56. ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, se

deben tomar las siguientes decisiones:Formas que deberán eliminarseFormas que
deben combinarse.Rediseño de una forma.Creación de una forma.Continuación
de la forma.

57. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

 Es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los
formularios con base en un criterio específico que pueden ser: Organigrama de la
empresa, Grado de intervención del computador, su tamaño, su propósito, el
número de copias, combinaciones de los anteriores.

58. Con base en el organigrama de la empresa.

59. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Con base en el grado de intervención de la computadora: se clasifican

tomando en cuenta la utilización del computador. Con base en sus tamaños: bajo
este esquema las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por
ISO. Con base al número de copias: de acuerdo al n° de copias que contiene.

60. CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Con base en su propósito: deben ser ubicados tomando en cuenta el

objetivo para el cual fueron diseñados: Registros contables Efectuar solicitudes
Comunicar órdenes Análisis Elaboración de informes. Registra operaciones
diferentes a las operaciones contables

61. CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS

Una vez clasificadas, las formas deben ser clasificadas. Los métodos más
utilizados para clasificar los formularios son: Método nemotécnico, Método de
bloques, Método alfanumérico. También conviene agregar la fecha de la última
revisión, para saber si está o no actualizado.
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