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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS PR-OPP-CSI-003 03 2/8
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el manejo de la documentación externa que afecte los
procesos del SGC y/o del SGSI de PROMPERÚ, bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013,
respectivamente.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Racionalización de la OPP y es fuente de consulta y aplicación
para las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la toma
de conocimiento de la existencia de un nuevo documento externo y finaliza con el control de su vigencia.
Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las normas
ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, respectivamente.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1. Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
- PROMPERÚ.
3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición
Complementaria Final.
3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el
Turismo - PROMPERÚ aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.4. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.5. Manual de Funciones y Perfiles de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 102-2008-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.6. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ,
vigente.
3.7. Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información vigente.
3.8. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.
3.9. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos.
3.10. Norma ISO/IEC 27001:2013. Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de
seguridad de la información. Requisitos.
4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS
4.1. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
4.2. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información
4.3. SGC: Sistema de Gestión de Calidad
4.4. SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
4.5. URCN: Unidad de Racionalización
5. DEFINICIONES
Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones, las mismas que se encuentran
señaladas en la norma ISO 9000:2015:
5.1. Documento: Información y el medio en el que está contenida.
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Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.
5.2. Información: Datos que poseen significado.
5.3. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene.
Para el caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.4. Documento controlado: Documento sujeto a controles que impiden el uso no intencionado de versiones
obsoletas o defectuosas del mismo.
5.5. Documento externo: Son las Normas Legales, Reglamentos, Manuales Técnicos, etc. de origen externo que
PROMPERÚ ha determinado necesarios para su SGC o SGSI, y/o aplicables a sus procesos involucrados.
5.6. Documento no controlado: Documento, generalmente una copia informativa, que no está sujeto a controles
que impidan el uso no intencionado de versiones obsoletas o defectuosas.
5.7. Documento obsoleto: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva
versión, por lo cual ha perdido su vigencia.
5.8. Dueño del proceso: Puesto con la responsabilidad y autoridad para gestionar un proceso en términos de
planificación, ejecución, seguimiento y mejora continua.
6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1. Todos los documentos de origen externo serán identificados mediante el nombre o título del documento.
7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1. En caso que el personal de PROMPERÚ requiera imprimir copias de documentos externos, quedará bajo su
responsabilidad la impresión de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el
original.
7.2. En caso que el personal de PROMPERÚ utilice copias impresas de los documentos externos, quedará bajo su
responsabilidad la utilización de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el
original.
7.3. El personal de PROMPERÚ mantendrá legibles e identificables los documentos externos (físicos) que se
encuentran bajo su custodia, e informará al Jefe del órgano o unidad orgánica, o al Coordinador del
Departamento sobre su pérdida o deterioro.
7.4. Los documentos externos que se tengan en soporte digital deben almacenarse en la carpeta del SGC
(SGC_ISO_9001) o del SGSI (respositorioSGSI) según corresponda, ubicadas en servidores administrados por
la OTI, oficina responsable de realizar los respaldos (backup) correspondientes.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº Actividad Responsable
Inclusión de Documentos Externos
1 Toma conocimiento de la emisión de un nuevo documento externo Personal de PROMPERÚ
que afecte el desarrollo de sus actividades y propone vía correo
electrónico al Dueño del Proceso, su inclusión como documento
externo controlado.
Nota: Nuevo documento se refiere a un documento externo no controlado o a una
nueva versión de un documento externo controlado.
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Nº Actividad Responsable
2 Recibe propuesta de inclusión y analiza si el documento propuesto Dueño del Proceso
debe incluirse en la Lista Maestra de Documentos Externos (Ver
Anexo Nº 2) como documento controlado:
2.1 El documento propuesto debe incluirse en la Lista Maestra de
Documentos Externos, entonces gestiona la adquisición u
obtención del documento externo identificado. Continúa en
el paso 3.
2.2 Caso contrario, comunica por electrónico que el documento
no será controlado y explica las razones para tomar tal
decisión. Fin del procedimiento.
3 Solicita al Especialista de la URCN, mediante correo electrónico, la Dueño del Proceso
inclusión del documento como documento externo controlado
indicando los siguientes datos:
a) Proceso.
b) Nombre título del documento.
c) Año o edición del documento.
d) Aspectos del documento que aplican al proceso.
e) Frecuencia de revisión.
f) Lugar de almacenamiento (Solo para documentos físicos).
Nota: En caso se trate de un documento externo en soporte electrónico, este deberá
remitirse adjunto al correo electrónico.
4 Registra el documento en la Lista Maestra de Documentos Externos Especialista de la URCN
(Ver Anexo Nº 2), y de ser el caso actualiza el estado del documento
que queda obsoleto.
5 En caso se trate de documentos en soporte digital, almacena el Especialista de la URCN
archivo correspondiente en la carpeta de red: SGC_ISO_9001 \1)
Procesos de Gestión de Calidad\Registros\1) Gestion Documental\
[Proceso] o respositorioSGSI, según corresponda.
De ser el caso, archiva la versión obsoleta del documento obsoleto
en la subcarpeta “Obsoletos”.
Difusión del Documento Externo
6 Comunica la inclusión de un nuevo documento externo, vía correo Especialista de la URCN
electrónico, al personal involucrado de PROMPERÚ con su uso y/o
aplicación.
Consulta de Documentos Externos
7 Consulta el documento externo requerido en el lugar de Personal de PROMPERÚ
almacenamiento señalado en la Lista Maestra de Documentos
Externos.
Control de Documentos Externos
8 Verifica la vigencia de los documentos externos registrados en la Especialista de la URCN
Lista Maestra de Documentos Externos, de acuerdo con la
frecuencia de revisión señalada en dicha lista y procede:
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Nº Actividad Responsable
8.1 El documento externo se encuentra vigente, actualiza la fecha
de “Última revisión” en la Lista Maestra de documentos
Externos. Fin del Procedimiento.
8.2 El documento externo no se encuentra vigente, propone vía
correo electrónico al Dueño del Proceso la inclusión de la
nueva versión del documento externo. Regresa al paso 2.
9. REGISTROS
Nº de
Tiempo de archivo
Descripción Código ejemplar Lugar de archivo
(Años)
es
Lista Maestra de Documentos FO-OPP-DOC- 1 Carpeta de red: Permanente
Externos 003 SGC_ISO_9001 \1)
Procesos de Gestión de
Calidad\Registros\1)
Gestion Documental
Carpeta de red:
respositorioSGSI
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Nº de Nº de capítulo/ Párrafo/ Figura/
Modificaciones
versión Ítem Tabla/ Nota
02 1 --- Se precisa que el SGC y el SGSI de PROMPERÚ se han
implementado bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC
27001:2013, respectivamente.
02 2 --- Se ajustó el alcance de acuerdo con la nueva descripción del
procedimiento. Iniciándose ahora con la toma de conocimiento de
un nuevo documento relacionado con el SGC y/o el SGSI.
02 3 --- Se actualizó la versión del Reglamento de Organización y
Funciones, el Manual de Funciones y Perfiles, las versiones de las
normas ISO 9000, ISO 9001 e ISO 27001. Asimismo, se agregó el
Manual de Perfiles de Puestos.
02 4 --- Se eliminaron los términos OSI y RED. Asimismo, se reemplazó el
término UPRA por URCN, y UTIN por OTI.
02 5 --- Se adicionaron las definiciones información, información
documentada y dueño de proceso.
02 7 7.3 Se eliminó el numeral, pues la actividad se consideró como el
primer paso en la descripción del procedimiento.
02 7 --- Se incluye la condición específica que señala la dirección del
repositorio digital de documentos y que la realización del backup
de dicho repositorio está a cargo de la OTI.
02 8 --- Se modificó la descripción del procedimiento incorporando como
primera actividad la toma de conocimiento de la existencia de un
nuevo documento externo, o una nueva versión de este. Además,
se incluyó como actor al Dueño del Proceso.
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Nº de Nº de capítulo/ Párrafo/ Figura/
Modificaciones
versión Ítem Tabla/ Nota
Asimismo, se centraliza el control de documentos externos en la
URCN, la cual incluye un nuevo documento a solicitud del Dueño
del Proceso.
02 11 1 Se actualizó el diagrama de flujo de acuerdo con la nueva versión
del procedimiento propuesta.
02 11 2 Se incorporó una nueva versión del formato Lista Maestra de
Documentos Externos.
11. ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo 1
Formato: Lista Maestra de Documentos Externos 2
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ANEXO Nº 1
DIAGRAMA DE FLUJO
Personal de PROMPERÚ Dueño del Proceso Especialista de la URCN
Inicio
1
Toma conocimiento de la
emisión de un nuevo 2
documento externo que afecte Recibe propuesta y analiza si el
sus actividades y propone vía documento propuesto debe
correo electrónico al Dueño incluirse en la Lista Maestra de
del Proceso, su inclusión como Documentos Externos
documento externo
controlado
¿Documento a
No
controlar?
2.2
Comunica por electrónico que
el documento no será con-
Si trolado y explica las razones
para tomar tal decisión
2.1
Gestiona la adquisición u
obtención del documento
externo identificado A
3 4
Registra el documento en la
Solicita al Especialista de la
Lista Maestra de Documentos
URCN, la inclusión del
Externos, de ser el caso actua-
documento como documento
liza el estado del documento
externo controlado
que queda obsoleto
5
En caso se trate de
documentos en soporte digital,
almacena el archivo en la
carpeta de red
correspondiente
7 6
Consulta el documento Comunica la inclusión de un
externo requerido en el lugar nuevo documento externo, vía
de almacenamiento señalado correo electrónico, al personal
en la Lista Maestra de involucrado de PROMPERÚ
Documentos Externos con su uso y/o aplicación
8
Verifica la vigencia de los
documentos externos regis-
trados en la Lista Maestra de
Documentos Externos
¿Documento
No
vigente?
8.2
Propone vía correo electrónico
al Dueño del Proceso la
inclusión de la nueva versión
Si del documento externo
8.1
Actualiza la fecha de “Última
revisión” en la Lista Maestra A
de documentos Externos
Fin
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ANEXO Nº 2
