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Tabla de contenido
Contexto .................................................................................................... 3
¿Qué busca esta guía? .................................................................................. 3
Aspectos preliminares que tener en cuenta .................................................... 4
¿Qué debe encontrarse registrado en el sistema justicia XXI web (tyba) previo a
enviar la tutela a la Corte? .......................................................................... 5
¿Cómo enviar la tutela a la Corte después del registro de las actuaciones en el
sistema justicia XXI web (tyba)? ................................................................ 11
¿Después del envío de la tutela a la Corte por justicia XXI web, cómo será la
comunicación? ........................................................................................ 13
¿Qué debo hacer si tengo dudas o necesito apoyo para el uso, registro y envío de
tutelas por justicia XXI web (tyba)? ............................................................ 17
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Contexto
En el marco de las medidas adoptadas por el Consejo Superior de la judicatura por
motivos de salubridad con ocasión de la pandemia de la COVID-19, se adoptaron las
siguientes disposiciones:
Suspensión de términos de la revisión eventual de tutelas en la Corte Constitucional
y, por ende, interrupción de la remisión de expedientes de tutela por parte de los
despachos judiciales desde el 17 de marzo hasta el 30 de julio de 20201.
Implementación de un plan de envío electrónico de los expedientes de tutela para el
trámite eventual de revisión a la Corte Constitucional, entre el Consejo Superior de
la Judicatura, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y la Corte
Constitucional2.
Dos canales para el envío electrónico de tutelas a la Corte Constitucional3:
➢ Sistema de gestión de procesos Justicia XXI Web (Tyba), para los despachos
judiciales que tienen implementado el reparto y el registro de actuaciones del
proceso de tutela por este sistema.
➢ Plataforma Electrónica de Remisión de Tutelas creada por la Corte
Constitucional, para quienes no tienen implementado el sistema de gestión de
procesos Justicia XXI Web (Tyba) en las condiciones anteriores.
Solo de manera excepcional, envíos de expedientes físicos.
¿Qué busca esta guía?
Dar pautas básicas y generales a seguir para el correcto registro de las actuaciones
y documentos anexos de los expedientes de tutela en el Sistema Justicia XXI Web
(Tyba), con el fin de asegurar su correcto envío a la Corte Constitucional por parte de
los despachos que remitirán por este canal.
Al tiempo que se cumple el deber de registro del proceso de tutela en el sistema de
gestión procesal institucional Justicia XXI Web, se están preparando los documentos
para el envío automático a la Corte Constitucional que se hace desde el mismo
sistema.
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Acuerdos PCSJA20-11519, PCSJA20-11521, PCSJA20-11526, PCSJA20-11532, PCSJA20-
11546, PCSJA20-11549, PCSJA20-11556, PCSJA20-11567 y PCSJA20-11581.
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Acuerdo PCSJA20-11567 del 05 de junio de 2020. Parágrafo 1 del artículo 22.
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Acuerdo PCSJA20-11594 del 13 de julio de 2020.
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Aspectos preliminares que tener en cuenta
➢ A partir del 31 de julio de 2020 se implementarán unos cambios en el sistema
Justicia XXI Web en el proceso de tutela, que consisten básicamente en generar
un control en el orden (dependencia) y obligatoriedad entre algunas
actuaciones, con el fin de tener un mayor control del registro de las actuaciones
entre la primera y segunda instancia y del envío a la Corte Constitucional, así
como mantener alimentado el sistema con la mayoría de las piezas del
expediente de tutela.
➢ Por lo anterior, las tutelas que ingresen y se registren en el sistema a partir del
31 de julio de 2020 deberán atender y cumplir con tales cambios.
➢ En todo caso, tanto las tutelas previas al 31 de julio como las posteriores
podrán ser enviadas electrónica y automáticamente a la Corte Constitucional a
través del mismo Sistema Justicia XXI Web.
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¿Qué debe encontrarse registrado en el sistema justicia XXI
web (tyba) previo a enviar la tutela a la Corte?
1. La demanda de tutela debe encontrarse como anexo en el proceso
dentro del sistema. En caso de las tutelas que ya se encuentran registradas
en el sistema y no tengan anexa la demanda, esta deberá adjuntarse,
consultando y modificando el proceso:
NOTA: Se recuerda que es responsabilidad de la Oficina Judicial o quien haga sus
veces, al momento de la radicación y reparto de las tutelas nuevas, anexar siempre
la demanda de tutela en el proceso dentro del Sistema.
2. Para la primera instancia del proceso de tutela, el despacho debe haber
registrado las actuaciones en el sistema correspondiente a Tutela; pero como
mínimo, verificar el registro de las siguientes actuaciones con sus respectivos
documentos adjuntos en el ciclo “constitucionales”, según el rol de usuario
habilitado en el sistema:
• Auto Admite
• Notificación Auto Admisorio
• Contestación (si la hay)
• Sentencia
• Notificación Sentencia
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Si hubo impugnación debe verificar el registro mínimo de la siguiente
actuación:
• Solicitud de impugnación
Si no están registradas las anteriores actuaciones, el despacho judicial deberá
registrarlas con sus archivos adjuntos.
• Auto Admite:
• Notificación Auto Admisorio:
• Contestación:
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• Sentencia:
• Notificación Sentencia:
• Solicitud de impugnación (en caso de impugnación)
Nota: Tenga en cuenta que, para las nuevas tutelas que ingresen y se registren
en el Sistema Justicia XXI Web a partir del 31 de julio de 2020, en caso de que
exista impugnación, además de la actuación “Solicitud de impugnación”
indicada anteriormente, el despacho de primera instancia deberá registrar las
actuaciones de “Auto concede / Rechaza impugnación” y “Envío a
Superior por impugnación”.
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• Auto concede / Rechaza impugnación:
• Envío a Superior por impugnación:
3. Para la segunda instancia en el proceso de tutela (en caso de
impugnación), el despacho de segunda instancia debe haber registrado, como
mínimo las siguientes actuaciones con sus documentos adjuntos en el ciclo
“constitucionales”, según el rol de usuario habilitado en el sistema:
• Sentencia
• Notificación Sentencia
Si no están registradas estas actuaciones, el despacho judicial deberá
registrarlas con sus archivos adjuntos.
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• Sentencia:
• Notificación Sentencia:
NOTA: Para las tutelas nuevas que ingresen y se registren en el Sistema Justicia XXI
Web a partir del 31 de julio de 2020, las actuaciones a registrar en segunda instancia
en el sistema cambiaron, por lo que mínimo deberán registrarse con sus archivos
adjuntos las siguientes en el ciclo “constitucionales”:
• Sentencia Segunda Instancia
• Notificación Sentencia Segunda Instancia
• Sentencia Segunda Instancia:
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• Notificación Sentencia Segunda Instancia:
4. El despacho de segunda instancia debe verificar que se encuentren
registradas igualmente las actuaciones mínimas y los documentos adjuntos de
primera instancia, indicados en el numeral 2.
De no estarlo, deberá informar de manera inmediata al despacho de primera
instancia para que las registre.
NOTA: Tanto los despachos de primera como de segunda instancia, deben verificar
atentamente que los documentos que anexan al sistema corresponden realmente a
las actuaciones y el proceso de tutela que está registrando; igualmente que los
documentos anexos se encuentren con firma mecánica, digitalizada, escaneada o
electrónica, según la disponibilidad de los medios. Lo anterior, para evitar posteriores
devoluciones por la Corte Constitucional para subsanar este tipo de errores.
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¿Cómo enviar la tutela a la Corte después del registro de las
actuaciones en el sistema justicia XXI web (tyba)?
1. El despacho de primera o de segunda instancia, según corresponda, una vez
haya registrado las actuaciones de tutela con sus documentos anexos en el
sistema, debe registrar con el rol secretario, la actuación denominada:
• Remite a Corte Constitucional
Esta actuación debe ser registrada desde el rol de secretario en el sistema y se
encuentra en el ciclo “salidas”. A esta actuación adjunte el oficio remisorio del
expediente dirigido a la Corte Constitucional.
En el momento del envío el sistema mostrará un cuadro resumen con las
actuaciones del proceso y sus documentos adjuntos.
Tenga en cuenta que el sistema rechazará el envío a la Corte Constitucional si
falta alguna actuación mínima o alguna de ellas no cuente con el respectivo
documento.
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2. El sistema generará un número de envío que quedará registrado en la
actuación y que sirve para llevar un control interno.
Tenga en cuenta que este número NO corresponde al número de radicación
interna del expediente en la Corte Constitucional.
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¿Después del envío de la tutela a la Corte por justicia XXI
web, cómo será la comunicación?
1. Una vez enviado el expediente, en el sistema Justicia XXI Web (en ventana de
notificación y registro de actuación) y/o por correo electrónico del despacho,
se podrán generar, por ejemplo, los siguientes tipos de comunicación:
• Devolución para subsanar: en caso de que se requiera que el despacho
corrija algún error, previo a la radicación en la corte constitucional (ejemplo:
uno de los anexos no corresponde al proceso de tutela, falta algún
documento o actuación, falta la firma, etc.)
• Radicación Corte Constitucional: se visualiza el número interno de
radicación de la tutela en la Corte Constitucional.
• Excluido de selección: a través de esta actuación se comunica que el
expediente NO fue seleccionado para eventual revisión y adjunta el archivo
correspondiente.
• Completar expediente: en caso de que la corte requiera piezas
procesales, documentación adicional o se necesite enviar el expediente
completo.
• Sentencia de Revisión: en caso de que el expediente haya sido
seleccionado para revisión, se enviará la comunicación respectiva.
• Devolución para subsanar:
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• Radicación Corte Constitucional:
• Excluido de selección:
• Completar expediente:
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• Sentencia de Revisión:
2. En el caso de que se haya comunicado “Devolución para subsanar” o
“Completar expediente”, el despacho judicial podrá subsanar o completar, a
través del registro en el sistema en las siguientes actuaciones del proceso,
según corresponda:
• Remite a Corte Constitucional por subsanación (ciclo salidas):
debe modificar y guardar la actuación en el sistema que deba ser
subsanada, antes del envío.
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• Remite Corte para Completar Expediente:
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¿Qué debo hacer si tengo dudas o necesito apoyo para el
uso, registro y envío de tutelas por justicia XXI web (tyba)?
➢ Consultar el Manual de Uso de Justicia XXI Web (Tyba) para tutelas, con la
información del ingreso, reparto, registro de actuaciones, envío y comunicación
con la Corte Constitucional el cual se encuentra en el Menú Manuales del
sistema.
➢ Para apoyo técnico y soporte de primer nivel, contactar con el ingeniero
seccional o técnicos de las dependencias que les corresponda.
➢ En caso de que el ingeniero o técnico en la seccional no pueda atender la
solicitud, contactar con los canales de atención y soporte del Sistema Justicia
XXI Web (Tyba) de segundo nivel:
Teléfonos: 3003752469, 3143209228, 3156362029, 3197858377,
3114009765, 3213133438
Correo: [email protected]
Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones
Fecha
Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó
(dd/mm/aaaa)
Documento Fredery Jorge Jorge
21/07/2020 1.0
inicial Ramos Pachón Pachón
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