“FORMATOS”
FORMATOS DE AUDITORIAS
Formato para registrar la relación de documentos que contienen los datos e
información obtenidos por el auditor durante la auditoría, así como la descripción
de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales
sustentará sus informes.
El plan de auditoría.
Un resumen de los obstáculos que se encontraron en la auditoría.
Áreas no cubiertas por la auditoría y la razón por la que esto fue así.
Discusiones o desacuerdos presentados entre el auditado y el auditor.
Oportunidades de mejora.
Planes de seguimiento acordados.
FORMATOS DE ORDEN DE TRABAJO
Es un documento donde se especifican, por escrito, las instrucciones del trabajo o
servicio a realizar. No existe un único formato de orden de trabajo. Este tipo de
documento puede adaptarse dependiendo de las características de cada
empresa. Cada empresa adapta el formulario a sus necesidades. No obstante, por
norma general, una orden de trabajo suele contener:
- Número de orden
- Fecha
- Nombre del cliente
- Datos de contacto
- Tipo de servicio
- Descripción del servicio
- Precio
- Observaciones
- Forma de pago
- Firma del cliente
Este formulario es muy útil en cualquier tipo de negocio en el que se realicen
servicios constantemente: talleres mecánicos, construcción, servicios de
limpieza, producción de piezas electrónicas, etc. Cada vez son más las empresas
que invierten en mejorar sus operaciones mediante dispositivos tecnológicos. Esto
hace que mejoren la planificación empresarial y consigan una mayor eficiencia.
CHECKLIST
Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación,
siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el
cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de
manera sistemática. Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de
actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se
olvida de nada importante.
Para qué sirven las listas de chequeo
Los principales de los checklist son los siguientes:
- Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no
se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
- Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuáles han sido los
puntos inspeccionados.
- Verificar o examinar artículos.
- Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas
de los defectos.
- Verificar y analizar las operaciones.
- Recopilar datos para su futuro análisis.
El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar
que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por
algo, además de que se realice la simple obtención de datos.
La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades
que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede
ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes
actividades que se realizan en un momento dado. Un checklist es una herramienta
de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por
los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a
asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un
ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas
pendientes.
Posibles aspectos a verificar
Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso siendo estos:
- ¿Se han seguido los procedimientos?
- ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
- ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se
encuentran dentro de las tolerancias?
- ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
- ¿Se ha rellenado los registros?
- ¿Ha existido alguna incidencia?
- ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento? ¿Y se
encuentra calibrados/verificados?
- ¿El producto final es conforme?
¿Cómo usar las checklist?
Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara
establecidas e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de
interés para la empresa. es por esto que se precisa que quede de forma correcta
recogido en un listado de control:
- Qué tiene que controlarse o chequearse
- Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
- Cada cuánto se inspecciona
- Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables
- Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin
de poder conseguir información previa sobre los posibles motivos que han
causa disconformidad.
FORMATOS DE MANTENIMIENTO
Es un documento escrito en el cual se indican las principales características de un
proceso de mantenimiento, de tal forma que todo aquel que tenga acceso
al formato pueda llegar a formarse una impresión bastante precisa del proceso.
Características
Elaboración del listado de sistemas que componen la planta.
Determinación del formato homogenizado a emplear.
Identificación de todos los equipos que componen cada sistema.
Acopio de manuales de operación y mantenimiento de los equipos.
Objetivo
