Auditoria administrativa
La empresa analizada en la presente investigación se denomina “caso de estudio”, es una
compañía que se dedica a la importación y venta de productos médicos para
traumatólogos y odontólogos creada en el año 20XX, se encuentra ubicada en la ciudad de
XYZ. La empresa ha ido creciendo en los pocos años que tiene en el mercado, como toda
organización necesita de metas, para ello, es necesario una planificación financiera que
permita la asignación de recursos basado en los objetivos del negocio, en otras palabras,
se requiere de una organización integral; por ello, la gerencia solicitó una auditoria
administrativa que evalué sí sus políticas y procedimientos son óptimos, si se cumple con
los organismos de control de manera oportuna y evalué la forma en que la propia
administración ha dirigido el negocio.
La presente investigación aplicó el método del estudio de caso, y revisión documental de
información de la empresa. Los instrumentos utilizados fueron la entrevista a personal
clave del negocio en este caso gerencia y finanzas, y la observación-análisis de los
documentos recibidos por parte de organización, se usó cuestionarios para la aplicación
de la herramienta COSO I, necesarios para la auditoria, que se realizó en 60 horas,
conforme la programación presentada en la tabla 1:
Planificación
La revisión de políticas, procedimientos y normas en la empresa caso de estudio, indicaron
que tiene un buen posicionamiento en el mercado, sin embargo, las políticas contables
tienen problemas en aplicarse correctamente como por ejemplo las compras que se
realizan con el fondo de caja chica y reembolsos de gastos, no se entregan en las fechas
respectivas y de esta manera no se utilizan para la declaración de impuestos de IVA y
retenciones, de esta forma el gasto se convierte en no deducible para el cálculo del
impuesto a la renta; además los controles observados son débiles y deben ser corregidos.
Ejecución
En la etapa de ejecución de la auditoría se validó las funciones que realizan los empleados
en relación a las actividades que le corresponde a cada trabajador. Luego se aplicó un
cuestionario sobre controles internos para determinar si realmente se cumple o no con los
controles establecidos. En base a los resultados de las entrevistas a personal clave de la
empresa y análisis de documentos recibidos por parte de la empresa se determinó que:
• Los manuales de funciones del personal administrativos no fueron proporcionados,
sin embargo, se mencionó que sí existen.
• Se recopiló políticas implementadas por la empresa, respecto al manejo del
inventario y reposición del mismo, estableciendo que los controles utilizados son
vulnerables, en vista, que no existe un inventario físico durante el año 20XX.
• Los procesos de compras y ventas no se encuentran registrados en un manual,
siendo necesario la creación de un manual de procedimientos internos.
• Sobre el cumplimiento con lo que indica la Ley de Discapacidades, la empresa no
contrató empleados con discapacidad a pesar de tener más de 25 trabajadores: la
ley obliga a realizarlo por cada 25 trabajadores tener 1 empleado con
discapacidad.
• Los pagos al ISSS, algunos meses se realizó con retrasos, además algunos
trabajadores no fueron afiliados desde el primer día de labores. Los pagos al SRI, se
realizaron a tiempo.
• No se aplica una política de cobranzas, no hay evidencia de esto, lo puede generar
iliquidez y retrasos en los pagos que debe realizar la empresa con trabajadores,
proveedores, importaciones y cumplimiento con los organismos de control.
Aplicación de cuestionarios
En la tabla 2 se presenta el cuestionario de preguntas utilizado, con la finalidad de
establecer el tipo de controles que se ha manejado dentro de la compañía, esto
determinó el nivel de riesgo y confianza que existen en los procesos administrativos,
manejo de efectivo y de cumplimiento de políticas por parte del personal en la empresa.
Tabla 2 Cuestionario de Controles
Posterior a ello, se presenta en la tabla 3, los documentos de divulgaciones que
permitieron corroborar los controles existentes del negocio, sobre los cuales se emitirán
comentarios.
Aplicación de la herramienta COSO
El uso de la herramienta COSO, requiere detectar los riesgos significativos que se pueden
presentar en cuanto al procedimiento administrativo, para así ejecutarlo en la compañía,
conforme los cuestionarios de control que se aplicaron a los cinco componentes de
control interno. De esta forma en la tabla 4 se presentan los riesgos significativos
detectados.
Tabla 4 Riesgos Significativos
Para determinar los factores de riesgo que afectan a la empresa, y según lo que se pudo
analizar en las entrevistas y la observación del ambiente de trabajo se estableció una
puntuación con relación al nivel de confianza de 100 puntos para cada uno de los
componentes del sistema COSO, la formula se presenta a continuación:
NC =CT X 100
PT
Donde:
NC= Nivel de confianza
CT= Calificación total
PT= Puntuación total
Para determinar el nivel de confianza NC y el riego R de la empresa, en la tabla 5, se
presenta los rangos que determinan NC, que son alto bajo y moderado, conforme lo
establece la técnica. Esta tabla permite determinar en qué rango esta la empresa luego de
aplicar y tabular los cuestionarios respectivos.
Áreas evaluadas
• La evaluación del ambiente de control se dio en base a la estructura
organizacional, manual de funciones, misión, visión, objetivos corporativos. Se
evaluó sobre 30 puntos y se obtuvo una calificación de 22/30
• Para la evaluación de los riesgos, se analizó las operaciones administrativas de la
empresa en funciones no segregadas, capacitación del personal, manuales de
procedimientos contables y políticas contables. Esta evaluación se puntuó sobre
30, siendo el resultado de 22/30,
• La evaluación de la comunicación en la organización, analizo como fluye la
información entre gerencia y el personal, la empresa con sus clientes y
proveedores. Se puntuó sobre 20, siendo el resultado de 13/20
• Para la evaluación de la supervisión y el monitoreo, se revisaron temas como líneas
de supervisión, evaluación de desempeño a los empleados, entre otros. Se puntuó
sobre 20 y el resultado fue 10/20
En base a los resultados indicados anteriormente elaborar tabla del nivel promedio de
confianza para observar el nivel de confianza de la empresa en base a los componentes de
control interno,
Se le pide:
1. Elaborar tabla del nivel promedio de confianza y determinar el % de
riesgo de la empresa
Criterio Evaluación Riesgo
estructura organizacional 73% Moderado
las operaciones administrativas 73 Moderado
comunicación en la 65 Moderado
organización
supervisión y el monitoreo 50 Moderado
Promedio Empresa 262/4=65.42% = 66%
2. Etapa de comunicación de resultados. Detalle los hallazgos
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
No hay política de crédito Si no se cuenta con una política, no debía
de ventas al crédito.
Causa Gerencia considera su cartera de clientes
muy poca para contar con una política
crédito.
Efecto Por no existir una política de créditos, se
llegar a tener cuentas incobrables.
Perdidas.
Recomendación Valorar si hay posibilidad de suspender al
clientes o generar una política de
crediticia.
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
No existen manuales de puestos para los Sin manuales de puestos los empleados no
empleados tienen claro lo que deben hacer si no se
tiene una metodología de trabajo
Causa Los administradores afirman que si los
tienen pero no se les está dando a conocer
a los empleados
Efecto Mala organización del trabajo
Recomendación Capacitar a los empleados y darles a
conocer sus manuales de puestos
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
No se realizan las liquidaciones de caja Personal comenta que por no entregar
chica a tiempo información a tiempo las facturas llegan
tarde y por ende los gastos no se hacen en
su momento estipulado
Causa Descontrol en la documentación y falta de
comunicación
Efecto Descontrol en el cierre de mes los gastos
no se procesan en su debido momento
Recomendación Comunicar y solicitar con las áreas
correspondientes la información
pertinente para no alterar sus gastos de
caja chica
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
No se cuenta con empleados Cuando no existe personal que posee
discapacitado según manda la ley distintas discapacidades la empresa está
incumpliendo a ley.
Causa Falta de conocimiento de la ley de el
salvador
Efecto Incumplimiento de la ley
Recomendación Verificar todas las leyes que existen el
salvador para el mejor cumplimiento
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
No se aplica una política de cobro a los Cuando no se aplica una política, no se les
clientes incumpliendo los plazos de otorga, crédito ya que no se cumplen con
crédito. los plazos establecidos.
Causa La cartera de clientes no es lo
suficientemente grande.
Efecto Disminución de liquidez, cartera por
cobrar con alta morosidad.
Recomendación Realizar reformas a una nueva política que
restringa los otorgamientos a dar créditos
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
Los pagos del ISSS se realizan de manera Si no se realizan las prestaciones según la
tardía, los colaboradores no fueron ley el patrono corre riesgo de multas, se
afiliados desde el primer día de labores. deben de buscar soluciones que permitan
evitarse problemas a futuro.
Causa Mala administración de la empresa, falta
de personal capacitado para la elaboración
de planilla, descuido por parte del
departamento de recursos humanos.
Efecto Sanciones por parte de las entidades
encargadas. (Ministerio de Trabajo)
Recomendación Se recomienda contratar personas que
administren este tipo de prestaciones de
ley.
Situación: Debilidad Criterio: opinión del auditor. (criterio
técnico
Los procesos de Compras y ventas no se Si no se lleva registrado un inventario
encuentran registrados actualizado los procesos de compra y
venta, no se llevara el control de las
actividades realizadas
Causa Mala administración por parte de
encargado de esta área.
Efecto No se conoce a exactitud los inventarios,
no conoce la cartera de clientes, no hay
facturas para llevar mejor contabilidad.
Recomendación Se recomienda llevar un mejor control de
todos los activos corrientes, para tener un
mejor control en las ventas.
