PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

ESCUELA DE POSGRADO

Trabajo Colaborativo Final-Primer Entregable

“Aplicación de herramientas de Analítica a una
MYPE que brinda servicio metalmecánico”

ANALÍTICA PARA LA TOMA DE DECISIONES

PRESENTADA POR:
Julio César Ramírez Villegas
Marco Antonio Hernández Mendoza
Rocío Teodora Berrospi Meza
Osmer André Blas Minaya

PROFESOR:
MBA. Alessio Sibille

Lima, marzo 2022

 INDICE

1. Resumen ejecutivo...............................................................................................................4
2. Breve descripción de la empresa..........................................................................................4
2.1. Misión...............................................................................................................................4
2.2. Visión................................................................................................................................4
2.3. Valores.............................................................................................................................4
2.4. Oferta del mercado..........................................................................................................5
2.5. Mercados atendidos.........................................................................................................5
2.6. Clientes.............................................................................................................................5
2.7. Proveedores.....................................................................................................................5
3. Diagnóstico...........................................................................................................................5
3.1. Proceso de compra de materiales....................................................................................5
3.2. Proceso de entrega de producto terminado....................................................................6
3.3. Proceso de inventario de herramientas...........................................................................7
3.4. Proceso de facturación de trabajos..................................................................................7
4. Proceso utilizado para la realización del diagnóstico...........................................................8
4.1. Proceso de compra de materiales....................................................................................8
4.2. Proceso de entrega de producto terminado....................................................................9
4.3. Proceso de inventario de herramientas...........................................................................9
4.4. Proceso de facturación de trabajos terminados.............................................................10
5. Resultados de diagnóstico..................................................................................................11
6. Propuesta de cambios........................................................................................................13
6.1. Proceso de compra de materiales..................................................................................13
6.2. Proceso de entrega de producto terminado..................................................................16
6.3. Proceso de inventario de herramientas.........................................................................16
6.4. Proceso de facturación de trabajos terminados.............................................................20
7. Plan de Acción....................................................................................................................21
7.1. Diagrama Gantt – Proceso de compra de materiales.....................................................21
7.2. Diagrama Gantt – Proceso de entrega de producto terminado......................................21
7.3. Diagrama Gantt – Proceso de inventario de herramientas.............................................22
7.4. Diagrama Gantt – Proceso de facturación de trabajos terminados................................22
8. Equipo de trabajo propuesto para la implementación.......................................................23

2
8.1. Proceso de compra de materiales..................................................................................23
8.2. Proceso de entrega de producto terminado..................................................................23
8.3. Proceso de inventario de herramientas.........................................................................23
8.4. Proceso de facturación de trabajos terminados.............................................................24
9. Conclusiones......................................................................................................................24
10. Recomendaciones..........................................................................................................24
11. Referencias.....................................................................................................................25
12. Anexos............................................................................................................................26
12.1. Flujograma de proceso de solicitud de pedido hasta la compra de los materiales.....26
12.2. Flujograma de proceso de compra de herramientas..................................................26

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1. Resumen ejecutivo

La productividad y competitividad de las empresas dependen de la generación de sinergia por

parte de sus áreas. Asimismo, las empresas metal mecánico desempeñan un papel
fundamental en algunos sectores empresariales, ya que, permite la reducción de costos y
tiempo en compras de algunas máquinas y piezas industriales. Por otro lado, existen muchos
sistemas que permiten el control de actividades operativas y administrativas para optimizar el
tiempo y recursos.

Al respecto el objetivo del presente proyecto incluye sistemas de solución SaaS, Cloud
computing, entre otros con la finalidad de optimizar los tiempos de entrega de algún producto
o servicio, que se brindan a los clientes, mejorar el servicio de atención del cliente, mejorar el
proceso de facturación, y, por ende, mejorar la recaudación financiera de la empresa.

En ese sentido, para este proyecto se contará con once capítulos. En el primer capítulo se
detallará un breve resumen que explica cómo se desarrolla la compañía, en los siguientes 6
capítulos se verá el diagnostico acompaño de los flujogramas que están presentados en los
anexos, el proceso que detalla el problema en las áreas que se han visto afectadas, un breve
resumen de la propuesta de cambios que se realizará, el plan de acción que se generara para
llegar al mejor resultado y el equipo de trabajo que se requerirá para su implementación.
Finalmente, en los últimos capítulos las recomendaciones y conclusiones de todo lo descrito.

2. Breve descripción de la empresa

Es una empresa que se desarrolla en el rubro Metal Mecánico, desde 1998, aplicando la amplia
experiencia internacional de sus socios, brindando servicios integrales y soluciones a su
medida. Asimismo, desarrolla proyectos, automatización industrial, mejora de procesos,
estudios sobre uso de materiales y asesoría técnica. Además, cuenta con personal altamente
calificado, procedente de las mejores escuelas técnicas del país, los mismo que se encuentran
comprometidos en una mejora continua con permanentes capacitaciones y actualizaciones. La
empresa, brinda a sus clientes un servicio permanente, durante todo el año, flexibilidad en los
tipos de trabajo, diversidad de materiales certificados, toda clase de maquinado con acabados
de precisión y sobre todo, en brindar un servicio con garantía de la calidad y compromiso para
entregar a tiempo.

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2.1. Misión

Contribuir al desarrollo sostenible de nuestros clientes a través de productos y servicios

integrales de primera calidad.

2.2. Visión

Transformar el mercado de la Metal Mecánica para el desarrollo e innovación de la industria

en beneficio de la sociedad y región.

2.3. Valores

Integridad, responsabilidad, excelencia

2.4. Oferta del mercado

La empresa ofrece diseño y fabricación de maquinaria, partes y piezas, reparación y

recuperación de partes y piezas, aplicación de cromo duro industrial, fabricación y afilado de
cuchillas de todo tipo (rectas de molino, etc.), trabajos de matricería y mantenimiento de
matrices, soluciones a problemas en maquinaria industrial.

2.5. Mercados atendidos

La empresa atiende a empresas de los rubros de minería, petrolero, agricultura, pesca,

alimentos, manufactura.

2.6. Clientes

Sus principales clientes son CIPSA, COMINDUSTRIA, KIMBERLY-CLARK, ALICORP, BAKER

HUGHES, FRENOSA, WENCO, entre otros.

2.7. Proveedores

Entre sus socios estratégicos se tiene a VOESTALPINE HIGH PERFORMANCE METALS DEL PERU
(BOHLER), JAHESA ACEROS, FIORELLA REPRESENTACIONES S.A.C.

3. Diagnóstico

Para realizar el diagnóstico realizamos un análisis de línea de base para evaluar los procesos
realizados en la empresa, así mismo en el análisis de los procesos, se irán desarrollando
problemas y oportunidades de mejora para el uso de herramientas de analítica para su
solución.

5
A continuación, se describen los procesos de la empresa metalmecánica en los cuadros
siguientes y se presentará los flujogramas de este en los anexos para mayor detalle:

3.1. Proceso de compra de materiales

El proceso de compras actualmente se divide en 5 subprocesos, los cuales son realizados por el
operario y el jefe de taller. La finalidad de este proceso es obtener el material adecuado al
menor costo posible. En el anexo I se observa el flujograma de compra, de la solicitud del
pedido realizado por el cliente hasta la compra que lo realiza el área administrativa de la
compañía.

Ejecutor
COMPAÑÍA
Objetivo Subprocesos / Problemas/Oportunidades encontrados
Responsable
COMPAÑÍA
Este proceso debe Revisar E: Operario Se revisa la lista de materiales que se
de estandarizar el orden de de despacho va a utilizar para el pedido. No hay
formato de compra compra R: jefe de consulta de que preferencia de
de materiales por Taller materiales que puede tener el cliente,
medio de sus pero siempre se busca la mejor
diferentes calidad.
proveedores Revisar E: Dibujante El dibujante revisa las dimensiones de
materiales R: jefe de los materiales con el plano establecido
Taller al principio para asegurarse que cada
uno sea el correcto.
Cotizar E: Operario Se llama a los diferentes proveedores
Proveedores de despacho (Boler, Jaesa y las Malvinas) para
R: jefe de obtener y busca el mejor precio, no
Taller hay una lista de precios que se
actualizan mes a mes o de un periodo
corto.
Entregar E: Operario Se entrega a planta cada uno de los
materiales de despacho materiales con relación al plano al
R: jefe de operario. Se tiene un registro de
Taller entrega físico (un cuaderno)

3.2. Proceso de entrega de producto terminado

Ejecutor
COMPAÑÍA/ Problemas/Oportunidades
Objetivo Subprocesos
Responsable encontrados
COMPAÑÍA
Este proceso debe Embalado de E: Operario de Se embala, no se controla
de estandarizar el pieza/máquina despacho la cantidad de film
formato de entrega R: jefe de Taller utilizado para embalar, no
de los productos se rotula la
(Embalado), pieza/producto, ni

6
 adicionalmente características
llevar el control de Generación de guía E: Operario de El único registro del
la salida y asegurar para despacho despacho producto es la copia de
la entrega del R: jefe de Taller guía realizada para la
producto al cliente salida del producto, no
hay data en un sistema
respecto a los productos
despachados
Entrega a cliente E: Técnico de No hay seguimiento de
Ventas entregas si fue FIFO (first
in, first out), técnico de
ventas no siempre recibe
el feedback de
conformidad del cliente
respecto al producto, 15%
de entregas han
necesitado una segunda
visita para recibir
feedback

3.3. Proceso de inventario de herramientas

Ejecutor
COMPAÑÍA/ Problemas/Oportunidades
Objetivo Subprocesos
Responsable encontrados
COMPAÑÍA
Este proceso Disponibilidad de E: Operario de En el proceso actual se
gestiona el las herramientas en logística controla el inventario de
inventario de las el stock. R: jefe de logística herramientas disponibles
herramientas de la en cuadernos de apuntes.
empresa que se usan Asimismo, en el momento
para la ejecución de de la entrega de las
los proyectos. herramientas al operario
se le hace firmar en el
cuaderno. Hoy existen
altos riesgos operativos y
poca confiabilidad.
Compra de E: Operario de El proceso se ejecuta
herramientas no logística previa revisión de
disponibles en stock. R: jefe de logística disponibilidad. Se solicita
cotización de la
herramienta a varios
proveedores (Correo,
Whatsapp), para
posteriormente
comparando calidad y
precio, se elige y compra
el mejor. La herramienta
entra a la empresa
mediante un registro en
cuadernos. Las facturas de
compras se archivan en
files físicos. Se evidencia

7
 un proceso nada
automatizado.

3.4. Proceso de facturación de trabajos

Ejecutor
COMPAÑÍA/ Problemas/Oportunidades
Objetivo Subprocesos
Responsable encontrados
COMPAÑÍA
Facilitar la Recepción del E: Asistente No hay un registro de los
información a las requerimiento del administrativo requerimientos del cliente,
áreas que cliente R: jefe de ya que, dichos
participan en la operaciones requerimientos suelen
producción o hacerse por teléfono o por
servicio de las Whatsapp.
cotizaciones que se Emitir la cotización E: Asistente La emisión de la cotización
hace a los clientes administrativo está supeditada a las
R: jefe de cotizaciones que realiza
operaciones compras con los
proveedores, a veces
demora, porque el
requerimiento no llega a
compras a tiempo.
Facturación del E: Asistente de Para proceder con la factura
producto o servicio facturación de algún cliente, este nos
R: Administrador debe dar el V°B° del trabajo
en un plazo máximo de 7
días y si no envían el V°B°
se procede a facturar. Esta
información la debe hacerle
seguimiento la asistente de
administración.

4. Proceso utilizado para la realización del diagnóstico

4.1. Proceso de compra de materiales

Fuentes de información de
Subprocesos Problemas/Oportunidades encontrados
problemas
Cotizar Buscar proveedores en una base que se Se entrevisto al operario quién
proveedores encuentra en una hoja de cálculo de nos indicó que, para obtener los
Excel. materiales, buscan el número de
teléfono de todos los
proveedores y colocan a un
costado por el tipo de material
que llamarán.
Realizar consulta de precios por teléfono El operario entrevistado indica
a cada uno de los proveedores; asimismo, que llama y consulta el precio
realizar la visita a las Malvinas para por tipo de material; asimismo,
cruzar precios encontrado en este se compara con el de las
mercado. Malvinas para ver si este es
menor a lo cotizado.

8
 Aceptar el precio sin saber el beneficio o Aceptan el precio más bajo
el costo adicional que genero el tiempo y después de realizar las consultas
traslado de los materiales de las Malvinas a cada uno de los proveedores y
hacia la compañía la revisión del precio en las
Malvinas.

4.2. Proceso de entrega de producto terminado

Problemas/Oportunidades Fuentes de información de

Subprocesos
encontrados problemas
Embalado de Se embala, no se controla la cantidad Se entrevisto a operario de
pieza/máquina de film utilizado para embalar, no se despacho y jefe de taller, se
rotula la pieza/producto, ni consultó por el método de
características identificación de productos
terminados, adicionalmente vía
WhatsApp nos enviaron
información de como realizan el
proceso de embalado
Generación de El único registro del producto es la En entrevista nos presentaron las
guía para copia de guía realizada para la salida guías de despacho, registros solo
despacho del producto, no hay data en un quedan en copias de papel
sistema respecto a los productos dificultando la trazabilidad,
despachados adicionalmente se volvió a
consultar vía telefónica por estos
registros confirmándonos que el
único registro es la guía física.
Entrega a No hay seguimiento de entregas si Técnico no tiene ruta de entregas,
cliente fue FIFO (first in, first out), técnico así mismo añ consultarle al técnico
de ventas no siempre recibe el si lleva registro de la satisfacción
feedback de conformidad del cliente de los productos, indica que esta se
respecto al producto, 15% de realiza de manera oral, y que no
entregas han necesitado una segunda siempre se realiza dependiendo de
visita para recibir feedback la disposición de los clientes,
muchas veces solo entrega las
piezas a los almacenes de recepción
de clientes, así mismo
aproximadamente el técnico cálcula
que regresa a las empresas, debido
a alguna observación del servicio o
duda por parte del cliente

4.3. Proceso de inventario de herramientas

Fuentes de información de
Subprocesos Problemas/Oportunidades encontrados
problemas
Disponibilidad En el proceso actual se controla el Se entrevisto al jefe de
de las inventario de herramientas disponibles logística, el cual nos brindó en
herramientas en cuadernos de apuntes. Asimismo, en detalle como controlan el
en el stock. el momento de la entrega de las inventario de herramientas
herramientas al operario se le hace firmar disponibles para los proyectos,
en el cuaderno. Hoy existen altos riesgos adicionalmente vía WhatsApp

9
 operativos y poca confiabilidad. nos enviaron información de
como realizan el proceso.
Compra de El proceso se ejecuta previa revisión de En la entrevista nos
herramientas disponibilidad. Se solicita cotización de presentaron el flujo de compra
no disponibles la herramienta a varios proveedores de herramientas, previa
en stock. (Correo, Whatsapp), para posteriormente aprobación del proyecto por
comparando calidad y precio, se elige y parte de gerencia, el jefe de
compra el mejor. La herramienta entra a logística procede a cotizar
la empresa mediante un registro en herramientas que requieren
cuadernos. Las facturas de compras se para el proyecto para
archivan en files físicos. Se evidencia un posteriormente realizar la
proceso nada automatizado. compra. Adicionalmente, nos
comentan que hoy el control se
realiza de manera física y que
las cotizaciones no tienen un
mínimo de requerimiento de
cumplimiento, en base a las
necesidades de las
herramientas.

4.4. Proceso de facturación de trabajos terminados

Fuentes de información de
Subprocesos Problemas/Oportunidades encontrados
problemas
Recepción del No hay un registro de los Se entrevistó a la asistente
requerimiento requerimientos del cliente, ya que, administrativa, la cual nos
del cliente dichos requerimientos suelen hacerse comentó que los clientes se
por teléfono o por Whatsapp. comunican con ella para darle
alcances de sus requerimientos.
La información tarda en llegar en
algunas situaciones a los
responsables y el trabajo se
puede perder.
Emitir la La emisión de la cotización puede En la entrevista con la asistente
cotización demorar porque no se tiene un registro administrativa nos comentó que
adecuado de proveedores. las cotizaciones suelen demorar
porque el área de compras se
demora en cotizar los materiales.
Además, se consultó si en algún
momento hay demoras en
entregar los requerimientos y nos
comentó que los requerimientos
suelen entregarse el mismo día y
que el área de compras demora
en atenderlos.
Facturación del Para proceder con la factura de algún Nos contactamos con la Asistente
producto o cliente, este nos debe dar el V°B° del administrativa, nos indica que en
servicio trabajo con un plazo máximo de 7 días. ocasiones se demoran las
Esta información debe darle facturaciones porque la
seguimiento la asistente administrativa, información sobre los trabajos no
sin embargo, suelen aplazarse la le llegan con anticipación.
facturación del cliente, porque la

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 información llega tarde.

5. Resultados de diagnóstico

En el diagnóstico buscamos evaluar los problemas como oportunidades de mejora utilizando

herramientas de analítica, en general la empresa metalmecánica esta en el primer escalón de
gestión de información teniéndose que comenzar a registrar y medir varios indicadores de sus
procesos para evaluar el desempeño de sus procesos y el impacto de los cambios que a
continuación se proponen.

Alumno Proceso
Problema detectado Propuesta de cambio
responsable analizado
Marco Proceso de Se embala, no se controla la Cloud computing para usar
Hernández entrega de cantidad de film utilizado servicio de llenado usando
producto para embalar, no se rotula la formularios en Google forms
terminado pieza/producto, ni (Google Cloud Platform) por
características parte del operario de despacho
El único registro del producto para llevar control de piezas de
es la copia de guía realizada productos, permitiendo un
para la salida del producto, no registro, y la impresión
hay data en un sistema inmediata de un rótulo para las
respecto a los productos piezas despachadas
despachados Para su capacitación se sugiere
utilizar estrategias e-learning
utilizando también Google
Cloud Platform.
No hay seguimiento de Cloud computing para usar
entregas si fue FIFO (first in, servicio de llenado usando
first out), técnico de ventas no formularios en Google forms
siempre recibe el feedback de (Google Cloud Platform) por
conformidad del cliente parte del técnico de ventas
respecto al producto, 15% de para realizar check list con
entregas han necesitado una puntos críticos a realizar en
segunda visita para recibir cada entrega.
feedback
Osmer Blas Proceso de En el proceso actual se Implementación de la una
Minaya inventario de controla el inventario de solución SaaS (Nube) que
herramientas herramientas disponibles en ayudarían a las tareas de
cuadernos de apuntes. control y planificación del
Asimismo, en el momento de inventario de herramientas,
la entrega de las herramientas que permita recopilar data
al operario se le hace firmar confiable.
en el cuaderno. Hoy existen
altos riesgos operativos y
poca confiabilidad.
El proceso se ejecuta previa
revisión de disponibilidad. Se
solicita cotización de la
herramienta a varios
proveedores (Correo,

11
 Whatsapp), posteriormente
comparando calidad y precio,
se elige y compra el mejor. La
herramienta entra a la
empresa mediante un registro
en cuadernos. Las facturas de
compras se archivan en files
físicos. Se evidencia un
proceso nada automatizado.
Rocio Proceso de El proceso actual se genera Este proceso se puede
Berrospi compra de por medio de cotizaciones por automatizar por medio de una
Meza materiales medio de llamadas y el viaje solución SaaS (nube) para
hacia las Malvinas y buscan portal de proveedores la cual
el mejor precio (precio más debe ser alimentada con el
bajo) inventario de materiales que
El proceso se realiza por cuenta cada proveedor,
medio de una hoja de calculo especificaciones de calidad del
dónde se encuentra los producto, precio, descuento,
números de todos los tiempo de entrega y otros
proveedores conceptos como la garantía,
Proveedor mana sus precios, devoluciones, forma de pago y
pero esta no es guardada o no dirección.
se busca la actualización
dentro de periodos cortos.
No hay un registro de los
requerimientos de sus
clientes, las actividades que
conforman el proceso de
cotización son lineales y esto
a veces suele perjudicarlos. Implementación de una
solución Sas, la cual permite
Proceso de El área de compras demora en
Julio interconectar áreas como
facturación cotizar los insumos para los
Ramírez producción y facturación para
de trabajo requerimientos
Villegas mejorar los tiempos que se
terminado
No conocer la condición de tardan para realizar la factura
las cotizaciones, produce la del cliente.
demora en la facturación y
que la cobranza del servicio
prestado o producto vendido
no ingrese en el plazo
establecido.

6. Propuesta de cambios

6.1. Proceso de compra de materiales

El proceso actual de compra se realiza por medio de cotizaciones por llamada a cada uno de
los proveedores sobre el material que se necesita para la solicitud del cliente.

El proceso inicia con la solicitud del cliente hacia el área administrativa, quienes mandan la
solicitud al área de producción que es la encargada de generar una lista de materiales con las

12
medidas para cada una de ello. Esta lista es enviada área de compra quienes se encargan de
realizar la cotización con cada uno de los proveedores dichos materiales; asimismo, buscan
estos materiales en las Malvinas. Finalmente, encuentran el mejor precio y compran dichos
materiales.

En base a lo señalado, se idéntica que el área de compra tiene varios puntos de mejora siendo
uno de ellos la verificación de la calidad del producto, tiempo de entrega, la forma de pago, la
calidad del producto, garantías del material entre otros.

Boler, Jaesa

Proveedo
Cliente Empresa
Solictud de Lsita de
r
Malvinas
Producto materiales
Nuevos
proveedores

En este sentido, la propuesta de cambio es la implementación de una solución SaaS para portal
de proveedores en el cual se debe recopilar toda la información necesaria para la compra de
los materiales requeridos. Es decir, especificaciones de calidad del producto, precio,
descuento, tiempo de entrega y otros conceptos como la garantía, devoluciones, forma de
pago y dirección.

La herramienta debe funcionar de acuerdo con el siguiente esquema para que la compañía
pueda realizar este proceso de manera más rápida y adecuada.

13
De acuerdo al esquema se buscará el mejor sistema que se adapte a los requerimientos de la
compañía; así mismo, se identifica que añadido a contener la información del proveedor y de
la obtención del mejor precio, también se busca realizar algunos análisis sobre las compras
continua del producto o otros análisis después de tener los datos obtenido, para ello se busca
que este sistema al final del mes nos de un informa mensual o hasta diario.

Una interfaz común es no solo tener en esta los proveedores sino no todo el flujo de la
empresa, pero para este caso se colocará las imágenes que puede tener la interfaz.

La interfaz del servidos se muestra en la siguiente imagen. Se comenzará ingresando los datos
del proveedor, para que luego el mismo proveedor pueda ingresar su lista de inventario dentro
de la plataforma con las características y condiciones comerciales.

14
En esta pestaña la compañía puede verificar los datos y el inventario de los proveedores para
generar la solicitud de acuerdo con los estándares de calidad y económicos más convenientes.

Las características de esta aplicación implicasen descargar los archivos de compra mensuales o
en periodos requeridos así como la visibilidad de obtener otro tipo de archivo que puede ser
cargado a la bases de la compañía para generar otros tipos de análisis.

Para este software se necesita 3 servidores el primero es dónde se tendrá almacenado los
datos de los proveedores; en el segundo servidos se busca contar con el inventario cruzado de
todas las compañías para poder realizar comparaciones y generar la compra inmediata.
Finalmente, el tercer servidor se encargará de los materiales que solicita la compañía y la copia
de seguridad de lo solicitado con todas las características.

15
6.2. Proceso de entrega de producto terminado

El proceso de entrega de producto terminado en un primer momento solo contaba con un

único registro del producto basado en la copia de guía realizada para la salida del producto, sin
respaldo en un sistema para controlar la salida del material, el flujo de salida, control de
inventarios, lead time, etcétera.

La alternativa efectiva utiliza esta basada en el Cloud computing para usar servicio de llenado
usando formularios en Google forms (Google Cloud Platform) por parte del operario de
despacho para llevar control de piezas de productos, permitiendo un registro, y la impresión
inmediata de un rótulo para las piezas despachadas

Diagrama N° 1: Control de Salida de Productos terminados

16
Para la capacitación del encargado de despachos se utilizan estrategias e-learning utilizando
también Google Classroom para colgar un curso de aprendizaje y un test que le permita tener
un certificado a nombre de la empresa que ha sido capacitado, esto complementado con la
inducción física para que realice el ingreso de la información de manera online.

6.3. Proceso de inventario de herramientas

El proceso de inventario de herramientas en la mype actualmente no tiene un control

adecuado, las evidencias es que en el proceso de revisión y disposición del stock de
herramientas utilizan cuadernos de apuntes para hacer el seguimiento acompañado de un
cargo con firma del usuario para verificar la disposición de la herramienta. Asimismo, en el
proceso de compra de herramientas el contacto con los proveedores es por medio del móvil y
la recepción de cotizaciones es por correo; posteriormente se usa el registro de cuadernos en
el momento que una herramienta es adquirida y registrada por la empresa.

La propuesta de cambio es la implementación con la solución SaaS, ya que en la actualidad las

mypes no usan tecnologías cloud para la gestión de sus inventarios, dependen solamente de
apuntes que representan un alto riesgos. La implementación del SaaS brindaría al usuario una

17
adecuada gestión de sus inventarios por medio de la aplicación; adicionalmente, en términos
de costos, este es relativamente accesible para una mype.

Para el desarrollo de la solución, el punto inicial es el análisis del proceso de inventario de

herramientas, lo cual nos brindara los componentes de este sistema.

Una vez establecido el análisis del proceso de inventario de herramientas, se procede a diseñar
una base de datos que se adapta al manejo de inventarios de la mype que brinda servicio
metalmecánico.

El diseño de base de datos muestra el proceso de inventario para la compra de herramientas

como para la disposición de herramientas por parte de los técnicos. La base de datos parte de

18
identificar la categoría de las herramientas a solicita o comprar, así como el numero de
unidades de herramientas disponible o adquiridas. Después de determinar la herramienta, se
establece el detalle de esta que son características puntuales que responden a la solicitud del
usuario. Por último, se procede a gestionar la documentación para posteriormente culmine en
la empresa; en el intermedio se encuentra un campo de configuraciones que nos permite
manipular los detalles de las herramientas solicitadas.

A continuación, se debe diseñar el interfaz que van a utilizar los usuarios en el sistema, cabe
resaltar que antes de esta etapa el proceso y la base de datos se encuentra bien definidas. El
interfaz en la propuesta de cambio permite el acercamiento de los usuarios.

El objetivo del interfaz es que se practico e intuitivo de completar para los usuarios, asimismo
que nos permita acceder a la solución de la gestión del inventario de herramientas. Esta
interfaz tiene como campos de llenado: Usuario, contraseña y empresa. Cada usuario tendrá
un código y contraseña de acceso, así como tendrá que completar el nombre de la empresa en
la cual está laborando, ya que la solución SaaS permite el soporte de varios usuarios de varias
empresas.

El proceso de suscripción del usuario y el acceso de este a los inventarios de herramientas de

la empresa cuentan con
un flujo establecido.

19
El flujo explica en detalle el acceso del sistema por parte del usuario, pasando por subetapas
en donde se registra la empresa, se valida la información, se crea la base de datos y finalmente
la disposición de la plataforma.

Las facilidades que brinda la aplicación abarcan el acceso practico a la aplicación, el fácil
proceso de transacción y pagos para el uso de este. Asimismo, en el proceso se deben ejecutar
pruebas de funcionamiento de la aplicación, estas pruebas se recomiendan ser ejecutadas en
SandBox, de esta manera se garantiza el correcto funcionamiento.

Adicionalmente, se requieren de 4 servidores que respalden a la implementación. El primer

servidor (Servidor A) va a tener como función la recepción y equilibrio de la carga de peticiones
en la gestión del inventario de herramientas, el segundo y tercer servidor (Servidores B y C), se
encargarán de alojar a la aplicación, esto permite que no existan conflictos en la actualización y
disponibilidad de esta; por último, el cuarto servidor (Servidor D) se encargara de la gestión de
base de datos. La función de los cuatro servidores es que la aplicación tenga baja probabilidad
de interrupción, y que cuando esta exista, sea fácil y practica de solucionarlo, sin implicar en
costos elevados por tiempos muertos.

20
6.4. Proceso de facturación de trabajos terminados

El proceso de facturación para MYPES no tiene una regulación formal, la facturación aún se
realiza por el portal de SUNAT y la asistente administrativa tiene que descargar
manualmente cada factura para realizar el seguimiento adecuado. El administrador debe
hacerle seguimiento a la información de la facturación. Asimismo, los requerimientos se
coordinan por medio del móvil y la recepción de las Ordenes de Compra (OC) se hacen por
medio del correo electrónico.
La propuesta es la implementación de una solución SaaS, ya que, la empresa no tiene los
suficientes recursos para acceder a otro tipo de tecnología como Cloud o Edge Computing
para la gestión de su facturación, puesto que depende directamente del trabajo operativo
de su asistente administrativo que representa un riesgo alto. Dicha implementación
mejoraría los tiempos de facturación, un mejor seguimiento de su facturación, lo cual
traería como consecuencia una mejora en los tiempos de cobranza.
Para mejorar el desarrollo del proceso de facturación, se debe analizar los procedimientos
por los que pasa.

21
 Proceso de cotización

Registro de cotización
Registro de cliente
Modificar cotización USUARIO

Proceso de facturación

Emitir factura
Registrar factura
Enviar factura

Después de haber realizado el análisis del proceso de cotización y facturación,

detallaremos, por medio de un gráfico, el diseño de una base de datos que será adaptada
al proceso de facturación en el rubro metalmecánico.

El emisor genera la
SUNAT envía de vuelta el status
información desde su sitema
del comprobante de pago
de facturación, considerando
la confirmiadad de parte del
cliente.

La empresa recibe la conformidad

La empresa regresa los XML del
de la OC y genera el formato
comrobante de pago y el CDR
estandar de información requerido
(Constancia de recepción) para su
(XML) se firma con el certificado
integración en el sistema del
digital los documentos y se envía
cliente, así como el PDF aprobado
el comprobante electrónico a
por sunat.
SUNAT

El emisor puede ingresar al portal

Por medio de una herramienta
"facturación total" y tener una
como Amazon web service puede
trazabilidad de todos sus
entregar a sus clientes sus
documentos, administrar la
respectivos comprobantes de pago
plataforma, ver status de SUNAT,
vía correo electrónico.
generar e imprimir PDF.

El proceso de facturación parte por identificar que el trabajo haya sido entregado y que el
cliente de la conformidad. Asimismo, generará el formato estándar de la facturación y
emitirá el documento. Además, por medio de Amazon web service realizará los envíos a
sus clientes. Por otro lado, SUNAT nos enviará el Status del documento para que la
empresa pueda generar el CDR y se pueda integrar el sistema del cliente. Por último, tanto
el emisor como el receptor podrán verificar los documentos emitidos.

22
7. Plan de Acción

7.1. Diagrama Gantt – Proceso de compra de materiales

Nro Descripción del hito Inicio Días MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7

1 Requerimientos
1.1 Definición de requerimientos Mes 1 10
1.2 Definición de actores y responsabilidades Mes 1 2
1.4 Documentación de los requerimientos Mes 1 4
2 Recolección de datos
2.1 Datos de proveedores Mes 2 20
Datos de los inventarios de cada
2.2 Mes 2 10
proveedor
3 Diseño
3.1 Diseño a un nivel general Mes 3 4
3.2 Pruebas a realizar Mes 3 3
3.3 Diseño a un nivel mas detallado Mes 3 3
3.4 Especificaciones tecnicas Mes 3 4
Diseo completado - Apariencia de la
3.5 Mes 3 3
Aplicación
4 Implementación
Contrucción e implementación de la
4.1 Mes 3 4
aplicación
4.2 Planificación de integración Mes 4 4
4.3 Documentación de esta primera etapa Mes 4 2
Contrucción e implementación de la
4.4 Mes 4 3
aplicación para el proveedor
4.5 Planificación de Pruebas
4.6 Planificación de implementación Mes 4 4
4.7 Planificación de entrenamiento Mes 4 6
Planificación de la continuidad del
4.8 Mes 4 6
negocio
4.9 Planificación de la transición Mes 5 1
4.10 Desarrollo finalizado Mes 5 5
5 Pruebas
Desarrollo de pruebas de adhesión en el
5.1 servidor (Funcionamiento, Integración, Mes 6 6
Sistemas, Aceptación del usuario)
5.2 Plan de pruebas Mes 6 5
6 Operaciones y Mantemiento
6.1 Actividades de operaciones Mes 7 3
Actividades de mantenimiento a la
6.2 Mes 7 5
aplicación
7 Disposición Mes 7

23
7.2. Diagrama Gantt – Proceso de entrega de producto terminado

7.3. Diagrama Gantt – Proceso de inventario de herramientas

7.4. Diagrama Gantt – Proceso de facturación de trabajos terminados

Nro Descripción del hito Inicio Días MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6

1 Requerimientos
1.1 Definición de requerimientos Mes 1 2
1.2 Definición de actores y responsabilidades Mes 1 2
1.4 Documentación de los requerimientos Mes 1 4
2 Análisis
2.1 Modelamiento de base de datos Mes 1 3
2.2 Planificación de seguridad Mes 1 3
2.3 Analisis de los requerimientos Mes 2 5
Selección de herramientas a utilizar en la
2.4 Mes 2 4
implementación
3 Diseño
3.1 Diseño a un nivel general Mes 2 4
3.2 Pruebas a realizar Mes 2 3
3.3 Diseño a un nivel mas detallado Mes 2 3
3.4 Especificaciones tecnicas Mes 2 4
Diseo completado - Apariencia de la
3.5 Mes 2 3
Aplicación
4 Implementación
Contrucción e implementación de la
4.1 Mes 3 4
aplicación
4.2 Planificación de integración Mes 3 2
4.3 Documentación de esta primera etapa Mes 3 3
4.4 Planificación de Pruebas Mes 3 4
4.5 Planificación de implementación Mes 4 6
4.6 Planificación de entrenamiento Mes 4 6
4.7 Planificación de la continuidad del negocio Mes 4 1
4.8 Planificación de la transición Mes 4 5
4.9 Desarrollo finalizado Mes 4 5
5 Pruebas
Desarrollo de pruebas de adhesión en el
5.1 servidor (Funcionamiento, Integración, Mes 5 3
Sistemas, Aceptación del usuario)
5.2 Plan de pruebas Mes 5 5
6 Operaciones y Mantemiento 24
6.1 Actividades de operaciones Mes 6 3
Actividades de mantenimiento a la
6.2 Mes 6 5
aplicación
7 Disposición Mes 6
8. Equipo de trabajo propuesto para la implementación

8.1. Proceso de compra de materiales

El equipo de trabajo propuesta para la implementación del SaaS para portal de proveedor
requiere de 10 perfiles de equipos de 4 y los otros 6 en equipos de dos que irán a cada
proveedor para la instalación del sistema que alimentara a la herramienta. El perfil de los
primeros 4 incluye una persona que estará a cargo de como se manejará todo el proyecto,
alguien que conozca sobre la herramienta y como puede asignar las tareas de manera que se
pueda generar el adecuamiento de manera inmediata, en ese sentido, una persona que
maneje bases de datos e inteligencia de negocio. El segundo perfil se encargará de coordinar
con lo equipos de 2 enviados a los diferentes proveedores para detallar el avance que luego
será añadido a la herramienta, para ello necesitamos una persona que sea un científico de
datos que conozca de la herramienta y como generar el emparejamiento con el sistema
general. Los otros perfiles son personas que implementaran en la compañía y en los
proveedores este sistema, generando una limpieza de información, obtención de datos, que
realice entrevista al encargado del área de compra y a los otros colaboradores; para ello
necesitamos un analista de datos.

8.2. Proceso de entrega de producto terminado

La SaaS utilizada para esta propuesta involucra a.

Personal Operativo: Encargado de despachos / Responsable de entregas de PT

Personal de soporte: Manager capacitador (También realiza los formularios)

Personal estratégico: Jefe de Taller (Responsable de hacer seguimiento a la implementación, y

de utilizar información recolectada para captar oportunidades de mejoras con el control)

8.3. Proceso de inventario de herramientas

La implementación SaaS como solución en el proceso de inventario de herramientas requiere

de 6 perfiles principales para desarrollarlo y ejecutarlo. En primer lugar, debe existir un
sponsor o patrocinador que es asignado por la empresa, es el que toma la decisión de llevar a
cabo la implementación y autoriza la financiación, por lo general puede ser el gerente general.
En segundo lugar, se encuentra el gerente del proyecto, es el que se encarga de planificar la
implementación, coordinar las actividades establecidas e informar de los avances. En tercer
lugar, se encuentran los usuarios lideres, son los que responsables de las áreas afectadas por la

25
implementación de la solución. En cuarto lugar, son los usuarios finales, son los colaboradores
que usaran la implementación, en el caso de la empresa serian los operarios de logística y
compras de herramientas. En quinto lugar, son los consultores externos que dan soporte al
gerente del proyecto en la definición de requerimientos, así como el seguimiento de las tareas.
Por último, en sexto lugar se encuentra los consultores de software que son perfiles que
otorga la empresa que da la solución tecnológica; estos brindan soporte en base a los
requerimientos de la empresa.

8.4. Proceso de facturación de trabajos terminados

9. Conclusiones

El proceso de compras busca que estas tareas se generen en un menor tiempo y mitiguen la
posibilidad de una mala oportunidad de costos; así mismo, busca adaptarse a las necesidades
futuras de la compañía.

El proceso de inventario de herramientas de la empresa actualmente se encuentra expuesta al

riesgo generando ineficiencias en el seguimiento del stock y expone a la empresa a realizar
compras no planificadas impactando la estructura de costos. Asimismo, el inadecuado
seguimiento del inventario genera impacto en las actividades de los operarios, como por
ejemplo generando tiempos muertos e improductividad. Esto último podría generar retrasos
en la atención de pedidos de los clientes y generar desconfianza.

El proceso de entrega de productos terminados es clave para asegurar la satisfacción del

servicio al cliente, siendo el proceso final en el taller, al inicio no se contaba con un control,
que podía llevar a perder contablemente la salida de materiales, sumado a la perdida de
oportunidades al no medir el flujo de salida, para esto el control a través de los formularios
ayudó a identificar oportunidades de implementar el FIFO en el servicio de entrega, sumado a
la mejora de la productividad por parte del despacho, y la reducción de inventarios que ayuda
a los ratios financieros de taller, el valor generado por esta implementación para el trabajo
superó las expectativas, dándose carta abierta a continuar encontrando oportunidades de
mejora en el futuro,

26
10. Recomendaciones

Para el proceso de compra se recomienda realizar alianzas con los proveedores como se ha
visto en clase para que la compañía como el proveedor puedan tener mejores oportunidades
en el mercado.

Para el proceso de inventario de herramientas se recomienda iniciar con el análisis del proceso
actual e identificar los puntos débiles y oportunidades de mejora. Posteriormente, se
recomienda implementar una solución SaaS que permita a la empresa controlar
eficientemente el inventario de las herramientas, tanto el stock como compras a realizar. La
implementación permitirá contar con una estructura de datos confiable y una aplicación
practica para el uso de los operarios y lideres de las áreas de logística y de compra.

Para el proceso de entrega de productos terminados al estar dentro del sector B2B, el
recolectar la información de los clientes de cuan continuo son sus requerimientos, y la
satisfacción al momento de entregar el producto, pueden ser oportunidades de fidelizar a los
clientes, adicionalmente puede abrir las puertas a ofrecer más servicios, y al crecimiento del
negocio, siendo la fecha de entrega del servicio sumado a la calidad de la fabricación los
atributos del servicio más valorados por el cliente.

27
11. Referencias

Sibille, A. (2022, febrero 22). ATD - Sesion 01-02 y 03-04 Disruptive Technologies - NEW
format [Portable Document Format]. Canvas@CentrumPucp.
https://centrumpucp.instructure.com/courses/3959/files/884732?module_item_id=20429

https://geekflare.com/es/inventory-management-software/

https://chemicalsafety.com/es/software-como-servicio-saas-para-la-gestion-del-inventario-de-
productos-quimicos-y-la-seguridad-en-el-lugar-de-trabajo/

https://redi.uta.edu.ec/jspui/bitstream/123456789/37303/1/TORRES%20VALVERDE
%20%20LEONARDO%20DAVID%20-%202017.pdf

28
12. Anexos

12.1. Flujograma de proceso de solicitud de pedido hasta la compra de los materiales

ANEXO I: PROCESO DE SOLICITUD DE PEDIDO HASTA LA COMPRA DE LOS

MATERIALES

12.2. Flujograma de proceso de compra de herramientas

ANEXO II: FLUJOGRAMA DE PROCESO DE COMPRA DE HERRAMIENTAS

29
ANEXO III: FLUJOGRAMA DE PROCESO DE COTIZACION DE TRABAJOS

30
31