Organizacin Concepto La palabra organizacin tiene tres acepciones: una etimolgica que proviene del griego rganon que

significa instrumento; otra que se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso. Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones; en esta unidad se estudiara a la organizacin como un proceso o etapa de la administracin.

Elementos del Concepto 1.- Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. 2.- Sistematizacin. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. 3.- Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. 4.- Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. 5.- Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: 1.- Es de carcter continuo: jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. 2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempeara las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.

Principios Existen nueves principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, se encuentran ntimamente relacionados y son: 1.- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicacin de costos y esfuerzos intiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, solo ocasionan gastos innecesarios. 2.- Especializacin. El trabajo se realizara ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.

3.- Jerarqua. Es necesarios establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para logar los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua.

Etapas de organizacin Las etapas de organizacin son: y Divisin del trabajo y Coordinacin Divisin del trabajo Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.

Coordinacin La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organizacin se realiza la divisin del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que esta se complemente con la coordinacin, que no es ms que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

Tipologa de la organizacin. Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinacin de la clase de organizacin mas adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de produccin, etc. Los tipos de organizacin ms usuales son: Organizacin lineal o militar Se le conoce como organizacin lineal o militar porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable tambin su aplicacin en pequeas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten ntegramente por una sola lnea

Organizacin funcional o de Taylor La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.

Organizacin lineo-funcional En esta se combina los dos tipos de organizacin estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una de ah el nombre de organizacin lineo-funcional, ya que se conserva.

Organizacin estaf La organizacin estaf surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de destalle, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea. Por lo general este tipo se organizacin no se da por si sola, sino que existe combinado con los dos tipos de organizacin anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.

Organizacin por comits Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas se rene y se comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se les encomiendan. Al igual que el anterior tipo de organizacin, la organizacin por comits generalmente se da en combinacin con otros tipos. Organizacin matricial Esta forma de organizacin tambin se conoce como organizacin de matriz, de parrilla, de proyecto o administracin de producto. La organizacin matricial surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones y a la necesidad de desarrollar proyectos en los que se requiere la intervencin de especialistas de distintos departamentos (lanzamiento de un nuevo producto, creacin de una empresa filial, generaciones de utilidades en relacin con un producto, etc.). Los especialistas reportan al jefe funcional para las labores inherentes a su departamento. La autoridad, responsabilidad y el poder estn balanceados y compartidos entre los jefes. Este tipo de organizacin puede adoptarse en un rea o en toda la empresa.

Tcnicas de organizacin Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplcales de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Y estas son las siguientes.

Organigramas Manuales Formato e ndice de los manuales Manuales de organizacin Manuales departamentales Manuales interpartamentales Diagramas de procedimiento o de flujo Simbologa Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento Carta de distribucin del trabajo o de actividades Formulacin Anlisis de puesto

Direccin Concepto Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando o liderazgo, es una funcin de tal transcendencia, que algunos autores consideran que la administracin y la direccin don una misma cosa.

Elementos del concepto 1. Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. 2. Motivacin. 3. Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados. 4. Comunicacin. 5. Supervisin. 6. Alcanzar las metas de la organizacin.

Importancia La direccin es trascendental porque: 1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. 2. A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de la estructura organizacional. 3. La direccin eficiente es determinante en al moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. 4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control. 5. A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la organizacin funcione.

Principios 1.-De la armona del objetivo o coordinacin de inters. La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrn alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitara si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organizacin y si estas no se contraponen a su autorrealizacin. 2.- Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar consientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. Puntualiza la importancia de impersonalizar las rdenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y baja moral. Etapas de direccin Es difcil establecer la secuencia de las etapas de direccin, ya que se dan indistintamente. Con fines metodolgicos.

Tomas de decisiones Una decisin en la eleccin de un curso de accin entre varias alternativas. La responsabilidad ms importante del administrador es la tomas de decisiones. Esta etapa forma parte de la direccin porque constituye una funcin que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones, y que algunos autores la consideran en la etapa de planeacin.

Integracin La integracin comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Mediante la integracin, la empresa obtiene el personal idneo para el mejor desempeo de las actividades de la misma.

Motivacin Es su acepcin ms sencilla, motivar significa motivar, conducir, impulsar a la accin. La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias.

Teoras de contenido Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; tambin son conocidas como teoras de explicacin interna; han sido las de mayor difusin, por ellos se les llama tambin teoras tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Esta tendencia abarca tres grandes contenidos.

Teoras del enfoque externo Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionando los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Mientras que en la teora tradicional las causas de la conducta son hipotticas, en la teora externa los mecanismos ambientales y las conductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender que habr ciertas consecuencias que seguirn a determinadas conductas. Comunicacin La comunicacin es un aspecto en el progreso de direccin. La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se trasmite y recibe informacin en un grupo social. De tal manera vista la comunicacin en una empresa comprende mltiples interacciones que abarca desde las conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin ms complicados. Su importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben informacin en una organizacin.

Autoridad La autoridad es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organizacin, para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin de aquellas acciones que quien dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Tipos de autoridad: 1.- Formal. Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un supervisor para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.

Tipos de autoridad: 1.- Formal. Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un supervisor para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas. Liderazgo supervisin La supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este trmino se aplica por lo general a niveles jerrquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta funcin; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerara la supervisin, el liderazgo y los estilos gerenciales, como sinnimos, aunque referidos a diversos niveles jerrquicos. El liderazgo, o supervisin, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

CONTROL Si el control se estudia como ltima etapa del proceso administrativo, esto no significa que en al practica suceda de la misma manera; la planeacin y el control estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difcilmente pueda delimitar si est planeando o controlando; incluso, para muchos autores el control forma parte de la planeacin misma. De hecho, la informacin obtenida a travs del control es bsica para poder reiniciar el proceso de planeacin. Elementos del concepto Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes: 1.- Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetos que se establecen en la planeacin. Como se dejo entrever, muchas de las tcnicas de planeacin, lo son tambin de control. 2.- Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3.- Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las deferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. 4.- Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Importancia El control es de vital importancia dado que: 1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2.- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3.- Determinan y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4.- Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5.- Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

Principios La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios.

Establecimiento de estndares Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados.

Medicin de resultados Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar a cabo su funcin esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectiva del procesos de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).

Correccin La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control. Retroalimentacin Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.

El control y su periodicidad Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo en la empresa pudiendo as clasificarse en: a. Control preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades b. Control concurrente. Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Un control espordico de nada sirve para la consecucin de las metas de la organizacin. Control posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido.

Control por reas funcionales Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. Control de produccin La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estticos y graficas. Control de calidad Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especfica, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Control de inventarios Un buen sistema de control de inventario permite: a. Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para ser frente a las necesidades de la empresa. b. Evitar prdidas considerables en las ventas. c. Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado. d. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. e. Reducir los costes en: materiales ociosos, mantenimiento de inventario, retrasos en la produccin, derechos de almacn, depreciacin, etc.

Control de produccin Un sistema adecuado de produccin reporta los siguientes beneficios: Diminucin de tiempos ociosos. Reduccin de costos. Evita demora de la produccin.

Control de compras Relacionada fuertemente con el control de inventario, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a. Seleccin adecuada de los proveedores. b. Evaluacin de la cantidad y calidad especificada por el departamento solicitante. c. Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. d. Determinacin del punto del pedido y reorden e. Comprobacin de precios.

Control de mercadotecnia La evaluacin de toda esta rea, proporciona funcionamiento para: a. Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. b. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. c. Evaluacin de la efectividad de los vendedores.

Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales serian imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

Control de finanzas Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.