Universidad de oriente

Núcleo De Sucre
Departamento De Contaduría y Administración

Cumana 11 de junio de 2022

TEMA 7 CONTRUCCION DE SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Concepto De Código
Es el conjunto de instrucciones que permite la codificación, y descodificación de la
información que se transmite de manera que pueda ser intercambiada de forma
comprensible entre la fuente y el destino.
La teoría de la comunicación conoce como código al conjunto de signos que deban ser
compartidos por el emisor y receptor de un mensaje para que este sea comprendido.
Objetivo De Un Código
El objetivo general de un código, es el de identificar un fenómeno o elemento o relacionarlo
con un grupo determinado, en forma tal que las partidas decodificadas puedan ser
decodificadas tan eficientemente como sea posible por medio de un índice o guía. El código
suministra un sustituto para el nombre o valor normal de la partida codificada, el cual desde
el punto de vista de la información consiste en un conjunto irrelevante de caracteres.
Un código también posee los siguientes objetivos:
 Facilitar el procesamiento.
 Brindar acceso seguro a los datos, activos y lugares.
 Permitir un manejo más rápido y fácil de los datos (dado que los códigos suelen ser
más breves que la información que representan: por los demás, casos todos son
numéricos, de modo que las computadoras los manipula con facilidad).
 Prevenir errores y detectar los que se presenten.
 Posibilitar establecimiento de relaciones entre diferentes elementos codificados.
 Facilitar el señalamiento de propiedades particulares de los elementos codificados
Concepto De Sistema De Codificación
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o
números, los métodos de trabajo para llevar a cabo registros, enmascaramientos,
ordenaciones, identificaciones, agrupaciones y clasificaciones de fenómenos para poder
trabajar más cómodamente.
Características De Los Sistema De Codificación
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características, a fin a que sea
adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas
características se encuentran:
 Precisión del código: significa que un sistema de codificación debe aceptar una solo
codificación correcta para cada elemento de un conjunto.
 Flexibilidad: la flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más
elementos.
  Conciso: establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir que cada elemento de un código
debe ser identificado claramente que no se preste a confusión.
 Significativo: para que un código se considere significativo, el mismo debe
identificar alguna característica diferencial de los elementos que se están
codificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la
transacción que se esté procesando.
 Operatividad: implica que los códigos definidos pueden ser manejados fácilmente
por un sistema mecanizado de cómputo.
Simbología
Al elegir un formato de un código debe considerarse el conjunto de caracteres disponibles.
Los analistas tienen un gran número de símbolos a su disposición. Tienen números, letras y
caracteres especiales.
Sin embargo los números son los símbolos que más se usan en los sistemas de codificación
sobre todo cuando se emplea equipo electromecánico y electrónico. Esto ocurre
actualmente porque, la mayoría de las computadoras disponibles en el mercado pueden
almacenar dos cifras en el lugar que ocuparía una letra del alfabeto. En consecuencia, las
necesidades de espacio se reducen mientras aumenta la eficiencia en su procesamiento.
Un código numérico permite hasta diez clasificaciones por cada posición. Esta clase de
códigos se prestan muy bien al procesamiento en máquina. Sin embargo, si los empleados
elaboran mensualmente el procesamiento, es difícil que recuerden con exactitud los grandes
códigos numéricos. Los códigos alfabéticos permiten hasta 26 clasificaciones por cada
posición en el código. Los que emplean tantos números como letras se pueden estructurar
nemónicamente para ayudar al usuario a recordar su significado.
Los sistemas simbólicos de codificación parecen muy apropiados para aplicarlos en
departamentos de ventas (DV), donde se dispone de grandes cantidades de datos.
Métodos De Codificación

 Secuencial o de orden numérico: el método de codificación secuencial consiste en

la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un
número predeterminado.

 Su ventaja es, que es útil en listas cortas.

 su desventaja es, que no se pueden formar grupos para

clasificar los elementos.
 Menometecnico: el método de codificación nemotécnico efectúa una combinación
de números y letras para identificar por varias características a cada uno de los
elementos.
 Su aplicación es sumamente única en aquellas empresas que manejan una gran cantidad y
variedad de ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o los inventarios de
una ferretería. Su objetivo es identificar el código con los elementos que representan y
facilitar su aprendizaje y memorización.

 Su ventaja es, que es sumamente útil cuando los ítems a manejar son
numerosos.

 Su desventaja es, que la codificación de los ítems pueden ser

engorrosas y complejas.
 Por grupos: el método de codificación por grupos, es otra derivación de la
codificación secuencial consiste en la asignación de un código subdividido en
clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones. Y
sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas.

 Sus Ventajas son, que facilita la expansión, y rapidez en el

procesamiento de datos.

 Sus desventajas son, que si no son definidas adecuadamente la

estructura del código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y
confusión en su uso.
 De bloques: el método de codificación por bloques representa una derivación del
secuencial, ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en
bloques de dígitos consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento
a codificar.

 Sus ventajas son, que son útiles en el procesamiento de listas cortas.

 Sus desventajas son, que pueden presentarse problemas de

flexibilidad.
 De barras: el método de codificación de barras consiste en la asignación de unas
líneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto, la aplicación
práctica más evidente está representada por el control que puede tenerse en los
inventarios, lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la
identificación óptica del producto.
Sistemas De Codificación Contables
Es el proceso de asignar tanto símbolos como números o letras a los datos para crear una
base de datos de acceso rápido. Es decir, estos sistemas identifican mediante el uso de
símbolos elementos de un conjunto de subconjuntos y los relacionan a otros elementos del
mismo conjunto o subconjunto.

Propósitos
Permite identificar cada una de la cuentas mediante el uso de símbolos permitiendo un fácil
manejo da la contabilidad de la empresa con la intensión de hacer mucho más ligero el
registro de las transacciones contables e identificar con mayor rapidez las cuantas que la
empresa utiliza con mayor frecuencia con la finalidad de brindar una información rápida a
la hora requerida.
Elaboración De Codificación Contables
 Clasificación de las cuentas
Una adecuada clasificación indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo
con las normas contables que establece la profesión, ya que la situación ideal de todo
sistema contable desde el punto de vista de la clasificación que debe recibir la partida en los
estados financieros es la de elaborar estas en forma directa a partir de las cuentas que
conforman las cifras y efectuar una mínima cantidad de ajustes y reclasificaciones en los
reportes.
 Identificación de niveles y sub niveles o jerarquización
Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados entran compuestos
por dígitos y niveles, los dígitos representan el número de posiciones utilizados por el
código y los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos
a fin de poder diferenciar cada clasificación que requieran los estados financieros de
manera que sean elaborados de acuerdo a las normas de contabilidad y a las necesidades de
información de la empresa, estos niveles son:

 Nivel 1 (grupo básico): es la primera posición del plan de cuentas integrado

por un digito, constituye una de las partes principales que identifica la
naturaleza de la cuenta, cuya finalidad es indicar la clasificación que deben
tener las cuentas de mayor en los estados financieros.

 Nivel 2 (subgrupo1): se seleccionara los subgrupos financieros para cada

sección del balance general y cada estado de resultado, integrado por un
digito y constituye la segunda posición del plan de cuentas la cual utilizara
para identificar y completar la clasificación del nivel 1.

 Nivel 3(de detalle): para un mayor nivel de detalles se muestra la

información de acuerdo a la información dada por la entidad y la necesidad
de información de los usuarios.
 Definición del formato del código contable
Una vez especificado el formato que utilizara la institución, y estructurado el plan de
cuantas por niveles y subniveles, así como el número y nombre que es le asigne, vienen
dados por las necesidades particulares del ente económico de que se trate, su estructura le
permitirá formar agrupaciones que van desde conceptos generales a particulares, la cual
normalmente va desde 6 posiciones a 9 dígitos y dependerá de acuerdo a la flexibilidad que
tenga el software contable que se esté utilizando.
  Descripción, denominación o título de las cuantas
En el diseño del código de cuentas la claridad en sus descripciones es muy importante ya
que tienen por objeto asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la
cuanta y su naturaleza, aunque en el actualidad los sistemas contables proveen el suficiente
espacio de posiciones para las descripciones y denominaciones de las cuentas.
 Documentación de un código de cuentas
Esta debe tener presente en todo momento las normas de carácter contable y principios de
las transacciones contables, así como también las leyes y procedimientos que lo regulan.
TEMA 8 DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS
Concepto De Formas
Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o
documento en distintos ámbitos, tanto físicos como virtuales o dicho de otra manera, una
forma es otra cosa que un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que
cuentan con espacios en blanco para que se anote en ellos una información variable.
Objetivos De Las Formas

 Facilitar el procesamiento de la información.

 Simplificar el adiestramiento de los empleados.
 Simplificar el proceso de control por parte de la administración.
 Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las materias
primas del sistema de información para la administración.

Estos objetivos le permiten a las organizaciones o empresas agilizar sus actividades

cotidianas en cuanto al manejo y control del personal, al uso de información, y a todas las
actividades que se lleven a cabo dentro de las mismas.

Clasificación De Las Formas

Las formas se clasifican en:
De acuerdo a su presentación:
 Simples: Son aquellos que poseen solo una forma y que no poseen copias anexas.
Ejemplo: Son aquellos que son de un solo patrón o modelo y no son extensas, solo
suministran información necesaria.

 Compuestas: Son aquellos que poseen más de una hoja y son elaborados en base a
formatos predefinidos y bajo un sistema de almacenamiento y archivo especial.
Ejemplo: Son aquellos formularios que son creados o modificados bajo estándares
predefinidos.
De acuerdo al uso:
 Para originar una acción: Su finalidad es iniciar un proceso de un conjunto de tareas
para un objetivo específico.
Ejemplo: La emisión de una requisición de materiales para dar origen a la emisión de una
orden de compra.
 Para registrar una acción: Son creados para almacenar algún tipo de información
que puede ser requerida y consultada posteriormente. Debido a ellos, es importante
que sean llenados correctamente, dado que la información almacenada en ellos
pueda ser requerida luego.
Ejemplo: Las planillas de solicitud de empleos.
 Para informar resultados: Son utilizados para mostrar cifras o análisis de un proceso
que se encuentra estandarizado.
Ejemplo: Los análisis de crédito que son realizados por las instituciones financieras.

De acuerdo a su elaboración:
 Manuales: Estos formatos son llenados exclusivamente de forma manual.
 Semi mecanizados: Se llenan en parte manualmente y en parte a través de un
elemento de máquina, tales como una computadora o una máquina de escribir.
 Mecanizados: Son aquellos que son llenados únicamente con una computadora.

Esquema General De Las Formas

 Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior de la forma y contiene por
lo menos el título, el número y la fecha de elaboración. En casos especiales en esta
área se pueden agregar también las observaciones o lugar de emisión.
 Cuerpo principal: Contiene información principal y relevante para procesar el
formulario.
 Área de observación: En este lugar se debe colocar información referente a la
información principal para aclaraciones de cualquier duda referente a la información
contenida en el formulario; al final de la forma por lo general.
 Autorizaciones: Son aquellos campos reservados para que las personas
involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.
 Márgenes: Son aspectos en blanco, toda forma debe contener un cuadro de
márgenes; superior, inferior, derecho e izquierdo

Técnicas Para El Diseño De Formas

Debe contar con el espacio suficiente para los datos, el espacio de los campos de entrada de
un formulario, debe ser suficiente para la estructura de los datos solicitados. La falta de
espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.
 Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de la
forma: Uno de los principios del relleno de las formas que es el establecimiento de
diferentes facilidades para el uso de los formularios.
 Arqueo de datos: Consiste en la investigación realizada por el analista para
determinar cuáles son los datos que necesitan incluir así como la evaluación de su
utilidad y pertinencia mediante la elaboración de:
  Lista de datos necesarios para que la forma pueda suministrar la
información para la cual se diseña. Revisión de los datos que se
va a incluir
 Estimación de la información en el procesamiento.
 Verificación de acceso a los datos necesarios para completar la
forma.
El propósito fundamental del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el
eficaz procesamiento de información administrativa y contable

 Clasificación De Datos.
Datos en orden de importancia:

 Muy importante: es necesario destinarle en espacio preferencial de la

forma.

 Importantes: Es necesario agregarle espacio preferencial en la forma.

 Poco importantes: No es necesario destinarle un espacio en la forma.

Datos de acuerdo a la frecuencia de entrada:

 Muy frecuentes: Si son muy frecuentes en necesario agregarle espacio

en la forma. Ejemplo: un RIF

 Frecuentes: en caso de usarse con frecuencia también es necesario

destinarle un espacio en la forma.

 Poco frecuente: Si son de poco uso no es necesario destinarle espacio en

la forma.
 Selección de entrada de datos
Los datos deben ser distribuidos adecuadamente dentro de las tres partes del formato
(encabezado, cuerpo y cierre) para que la transmisión de información deba ser efectiva. Por
lo tanto en necesario ordenar la entrada de datos de acuerdo al orden de salida, es decir se
debe cruzar las salidas de información de una forma con la entrada de la otra.
 Determinación del espacio necesario para completar cada uno de los datos
Para que tengan espacios apropiados, tanto verticales como horizontales, es indispensable
preparar con anticipación un proyecto o diseño de la forma con todas las entradas anotadas
en el como guía. Después de decidir la mejor frecuencia para la aprobación de los datos se
atrasa nuevamente la forma y enseguida se determina el ancho mínimo de cada columna y
casilla, preferiblemente en milímetros. Se suma y se compara con el espacio disponible
(aquel que está encerrado entre los márgenes) teniendo cuidado de que no sobre pase el
espacio, si sobra es necesario aumentar el ancho de las columnas que puedan aprovecharlas.
  Clasificación de los datos de acuerdo al espacio requerido por cada uno
El objetivo de esta fase de trabajo es el uso racional del espacio para evitar el desperdicio, a
fin de obtener una forma funcional y de espacios agradables. Durante su ejecución se
agrupan los datos de acuerdo a características bien definidas como:

 Los datos que requieren de espacio para escribir aquellos

correspondientes a la información que necesita varias líneas. Por
ejemplo:

Nombre:
__________________
__________________

 Aquellos que pueden llenarse en un solo cuadro: se refiere a los datos

que recopilan solo marcado x.

Tipo de empresa

Comercial industrial servicios

 Datos que requieren de espacios o cuadrados: corresponde aquellas que

se escriben con códigos.

Rif

 Datos que requieren de espacios de calumnado: se emplea cuando la

forma requiere operaciones de cálculo o listados.

código descripción Precio unitario cantidad

 Presentación
Toda especialista de forma debe estar consciente de que no trabaja para sí mismo sino para
otras personas; por lo tanto el resultado de su trabajo no solo debe corresponder a las
exigencias técnicas de la organización a la cual le presta servicio, sino que también debe ser
de aspecto agradable y fácil utilización, por esta razón es necesario considerar los
siguientes aspectos:

 Vocabulario: Debe ser preciso, evitar las abreviaturas o las frases incompletas
que pueden ser mal interpretadas, los títulos deben ser concisos indicando con
 claridad el objeto de la forma. El nombre de la compañía deberá subordinarse
con el nombre de la forma aunque también podría imprimirse en la base superior
que se tenga destinada para los datos de archivos y otros seriales de
identificación.

 Tipo de letra: Debe ser muy clara y estilo muy sencillo, invariablemente se
utiliza letra de molde y se utilizara el uso de letras cursivas, cuando se
identifican espacios muy importantes se utilizaran letras en negritas.

 Tamaño de papel: Es conveniente en toda clase de forma, limitar el tamaño de

la hoja del papel de 22x28cms (cartas) o 22x31(oficio) resultado tamaño carta
más económico, fácil de procesar, almacenar y archivar.

 Número de copias: Para cada formato se establecerá el número exacto de

copias que está especialmente en el procedimiento.

 Tipo de papel: Debe ser adecuado para el propósito del formato resistente al uso
y a las correcciones.

 Método de reproducción: Se adoptara aquel método que no solo sea el más

adaptable a las necesidades sino aquel que resulte más económico, Entre ellos
tenemos:
 Carbón brillante: se puede usar varias veces.
 Carbón desechable: se utiliza una sola vez.
 Auto copiante o Químicos: son aquel impregnado de ciertas
sustancias químicas que permiten la reproducción del papel sin
usar el carbón.
 Con Esponja carbonizada: presenta carbón sólo en los espacios
que quieren ser reproducidos.

 Tipos de impresión
Es necesario utilizarse un solo color de pinta A menos que exista una razón plenamente
sustentable,  podría usarse tintas de diversos colores pero la más apropiada  es la tinta negra
para las mayorías de las formas.

 Rayado
Los formatos son más fáciles de leer y llena cuando se emplean variaciones en las
separaciones de las columnas de una misma categoría y las líneas dobles o gruesas en las
líneas de las categorías.

 Disposición de las  formas

Para hacer más práctica la utilización de forma facilita su almacenamiento y protege del
deterioro del uso inadecuado es necesario acordar con la topografía, el tipo de disposición y
embalaje en el que debe ser entregado algunos tipos de alternativas son:
 Hojas sueltas: son embaladas por la tipografía en resma de hoja
de idéntica impresión, mismo color y tamaño.
 Con matriz: sujetado el papel al cual está Unido las hojas
impresas con el papel carbón desechable y que al ser retirado
extrae el papel carbón, también puede usarse papel químico en
lugar de papel carbón

 Instrucciones
Es cuando las formas presentan cierto grado de dificultad para facilitar el trabajo de llenar
las formas que para lograr que la información suministrada sea lo más exacta posible, es
conveniente anexar en la carta posterior de la última copia de la misma un instructivo que
aplique detalladamente el procedimiento para completar los datos que se requieren.
Especificaciones Técnicas Para La Tipografía

Sirve para garantizar la correcta impresión de las formas es necesario describir con
precisión las características de las mismas a la tipografía. Unos de los mecanismos más
efectivos es presentar una hoja con especificaciones diseñadas para tal fin, a las cuales
debe anexarse un boceto o un modelo de forma cuando es necesario ordenar un nuevo
pedido.

Control De Formas

La función básica del control de las formas es mejorar procedimientos y métodos de

trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la
anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles. Los
objetivos de un programa de control de las formas pueden ser eliminación de los
formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño de las formas, economía en la
producción, distribución y uso de las formas, análisis de las formas en relación a los
procedimientos y métodos.

Para establecer un sistema adecuado de control de las formas es necesario designar una
cantidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite esta función. Esta
unidad estará a cargo de aprobar formas que vayan a reimprimirse o que vayan a realizar
cambios, además de considerar una revisión periódica de los formularios almacenados
como:

 Toda forma cumple con los requisitos para las cuales fueron diseñadas.
 Los diseños cumplan con su propósito en forma eficiente y adecuada.
 El costo sea el más bajo posible, sin que esto represente un sacrificio de
calidad, comodidad y presentación.
TEMA 9 ELABORACION DE MANUALES
Manuales
Son guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de un
problema y el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los mismos tienen una
enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas para
desenvolverse en una determinada situación.
En lo administrativo son documentos que contienen la descripción de las actividades que
deben seguirse a la hora de realizar las funciones de una o varias unidades administrativas.
Cabe destacar que los manuales de procedimientos administrativos son elementos
fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa,
facilitando la interacción de las distintas unidades administrativas o instituciones, mediante
las instrucciones que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.
Objetivos

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, para

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar la alteración

arbitraria.

 Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones

procedimientos, relaciones, normas, políticas.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

 Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Ventajas

 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones,
las normas.

 Evitan discusiones y malentendidos de las operaciones.

 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Limitaciones De Los Manuales

  Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.

 El costo de producción y actualización pueden ser altos.

 Si no se actualizan pierden efectividad.

 Si son realizados muy sintéticos carecen de utilidad; muy detallados los convierten
en complejos.
Requisitos de los manuales
 Diagramación: el término de diagramación esta también llamado maquetación y
hace referencia a la parte visual de una impresión, lo que es el proceso de reunir
texto e imágenes para que puedan hacer apreciadas y entendidas por el lector.
 Redacción: es una forma de edición en la que se combinan múltiples fuentes de
textos y se modifican ligeramente para crear un solo documento. A menudo, este es
un método para recopilar una serie de escritos sobre un tema similar y crear un
trabajo definitivo y coherente.
 Uso: Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir
información que sirva para el uso de las personas a desenvolverse en una
situación determinada.
 Flexibilidad: deben ser flexibles a los cambios que se produzcan, para ello se debo
mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el
fin de que se mantengan apegados a la realidad.
 Renovación Constante: pueden enumerarse 3 razones básicas para renovar los
manuales como:

 Otorgar uniformidad a los procesos y sus indicaciones de

ejecución.

 Mantenerse actual y vigente frente al desarrollo de

nuevos procesos.

 Detectar y corregir posibles omisiones o deficiencias.

 Instructivo: es el cual se explican los procesos, las labores, y rutinas a seguir
para llevar a cabo una acción en particular. Es especialmente utilizado para los
nuevos trabajadores a modo de que se puedan adaptar a sus cargos específicos.

Presentación De Los Manuales

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según
los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación; por
estas razones, resulta conveniente que se adopten lineamientos normas generales que
uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.
Los tres elementos por los que debe estar presentado un manual son:

 Encuadernación: se llama encuadernación a la opción de coser, pegar, grapar o

fijar varios pliegos generalmente de papel y ponerles cubiertas.

 Formato: forma y tamaño de un impreso, libro etc.; en los manuales este va a

depender del tipo de manual que se realice.

 Contenido: proporciona las secciones principales en orden de aparición, este

también va a depender del tipo de manual que se esté realizando.
Partes Del Contenido:

 Portada: se considera la página número uno, aun cuando en ella no se incluye el

número, permite conocer los datos relacionados con el organismo a que se refiere el
manual.

 Contenido o índice: es una relación de los capítulos que constituyen la estructura

del documento con la información que el se encuentra. Es decir, en el muestra de
manera cierta lo que se encuentra en el contenido, siempre se incluye al principio.

 Institución: se trata de quien realice el manual, es decir que organización o

institución lleva a cabo la el manual.

 Objetivos: define el tipo de manual y lo que abarca entre el máximo nivel de la

organización y los niveles operativos.

 Instrucciones para el uso de manual: se refiere, generalmente, a las normas de

uso para manejar un aparato, libro o manual. También designa las órdenes que una
persona dicta a otra: seguir instrucciones, recibir instrucciones, etc.

 Reglamentación: consiste en una relación de los títulos de los principales

documentos jurídicos, de los cuales derivan las atribuciones de la organización y de
la unidades administrativas que integran tales como: reglamentos normas,
circulares, leyes otros.

 Cuerpo: contenido específico y principal del manual.

 Apéndices: (autoridad formal, referencias bibliográficas, ilustraciones gráficas, ej.

Muestra de formularios)

 Glosario: incluye un listado de aquellos términos técnicos que facilitan la

comprensión del manual.
  Índice analítico: listado alfabético de los típicos asuntos que comprende el manual.
Tipos De Manuales
 Por área de actividad

 Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y

las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de
ventas, procedimientos, controles, etc.). al personal de ventas es necesario
darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

 Manual de compras: es uno de los elementos con el que debe contar toda
empresa como elemento formal de la estructura orgánica de la misma. Se
puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento
del área de Compras. Es uno de los manuales más importantes dentro de la
organización de una empresa, ya que su falta repercute en otros
departamentos ,siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la
misma

 Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados
con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera

 Manual de recursos humanos: es el conjunto de políticas, normas y

procedimientos que tiene por objeto la administración, motivación y
desarrollo de los recursos humanos de una organización.
 Por su contenido

 Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la

estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y
cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de
vista formal.

 Manual de procedimientos: Es una expresión analítica de los

procedimientos a través de los cuales se canaliza las actividades operativas
de la empresa. Así como el enunciado de norma de funcionamiento básico a
los que deberán ajustarse los miembros de la misma. Un manual de normas y
procedimiento detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en
la empresa. Por otra parte, este tipo de manuales establecen las pautas
específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica
para los procedimientos identificados en la organización.

 Manual de políticas: documenta toda la guía de acción general que tiene

una organización en distintas áreas tales como: recursos humanos,
mercadeo, finanzas, producción y otras.
  Manual de personal: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de
aplicación específicas a determinado tipo de actividades o tareas. Ejemplo:
manual de vendedores, manual de la secretaria, manual del programador,
manual del tornero; son manuales concretos.

 Manual de uso múltiple: Este tipo de manual es una síntesis de los

anteriores manuales su uso no está muy definido. En otras palabras presenta
sistemas y técnicas especificas, señala el procedimiento a seguir para lograr
el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que desempeña responsabilidades específicas.

Elaboración De Un Manual
Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de los manuales
administrativos.
 Definición del objetivo a cumplir
 Elección del o los responsables de la preparación o elaboración
 Estudio preliminar de la organización (detectar posibles problemas)
 Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cómo se reparte el trabajo y cómo
procedemos.
 Relevamiento de la información. Encuestas, entrevistas (las mas importantes)
 Elaboración propiamente dicho del manual.
 Redacción
 Diagramación (Capítulos, Subcapítulos, temas, etc.)
 Formato del trabajo: letras, márgenes, interlineados, etc.
 Codificación
 Impresión
 Encuadernado, pruebas piloto
 Distribución
 Instrucciones a los usuarios
 Seguimiento
 Actualización

ANALISIS
1) Podemos decir que los códigos son expresados mediante mensajes ya sea através de
símbolos y señales el cual permite el mensaje tenga sentido y coherencia en su
interpretación. Por otro lado el sistema de codificación tiende hacer un poco similar al
código, ya que ambos se comunican através de señales y símbolos pero este lo hace atreve
de métodos para expresar información mediante un sistema de signos.

2) El diseño de formas es un instrumento de comunicación encargada de presentarse

mediante un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto físicos como virtuales, el
cual nos facilita a procesar la infamación de manera mas precia a la hora de realizar dichos
esquema y técnicas de los diseños de formularios.

3) Los manuales son una herramienta vital para las organizaciones porque allí se plasman y
especifican políticas, procedimientos y controles para garantizar la realización de las tareas
de manera eficaz y segura. También explican de manera detallada los procedimientos paso
a paso a seguir dentro de una organización.