Código: 

E2­5­05
Versión: 4 Reportes Objetivos y de Ausencia de ROS a la UIAF
Fecha Vigencia (Acto Adtvo): 2017-03-09
MacroProceso Gestión y administración del riesgo Proceso Gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Contenido
1. OBJETIVO

Realizar la entrega oportuna y eficaz de los reportes objetivos mensuales y trimestrales a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. ALCANCE

Inicia con la obtención de la información necesaria para realizar los reportes y finaliza con la recepción del “Certificado Exitoso” emitido por la UIAF.

3. DEFINICIONES

· UIAF ­ Unidad de Información y Análisis Financiero: Es la Unidad de Inteligencia Financiera del País que tiene como objetivo prevenir y detectar operaciones
relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo mediante la centralización, sistematización y análisis de información recaudada de entidades
privadas y públicas. Así mismo, traslada a las autoridades competentes, información financiera relacionada con (i) fondos de los que se sospeche un origen ilícito y/o
una posible financiación del terrorismo, o (ii) requeridas por la normatividad nacional, con el fin de combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

· Sistema de Reporte en Línea – SIREL: Sistema de información en ambiente web, desarrollado por la UIAF como mecanismo principal para recibir los reportes de
información en línea.

· Reporte Objetivo: Son los reportes de aquellas transacciones que por sus características y de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores reportantes,

constituyen una fuente de información importante para el análisis desarrollado en la UIAF, por ejemplo, transacciones en efectivo, transacciones cambiarias, reportes de
operaciones notariales, etc. El carácter “objetivo” se presenta porque no depende del criterio de quien reporta, no requiere grado alguno de sospecha y son todos
aquellos que por alguna disposición normativa deben ser comunicados a la UIAF.

· ROS ­ Reporte de Operación Sospechosa: Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas.
Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Los
reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.

· ROS Negativo: Reporte de ausencia de operaciones sospechosas, es decir cuando las entidades vigiladas no hayan determinado la existencia de operaciones
sospechosas.

· Reporte Transacciones en Efectivo: Son todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo
de dinero en billetes y en moneda nacional o extranjera, las cuales deben ser reportadas a la UIAF y registradas en nuestras bases de datos, ajustadas a los
parámetros de reporte que establecen las distintas resoluciones.

La información de transacciones en efectivo es suministrada a la UIAF por las entidades reportantes, en cumplimiento de sus obligaciones legales, y su contenido es de
total responsabilidad de cada una de dichas entidades.

· Reporte de Productos: Las entidades vigiladas que ofrezcan productos tales como inversiones, depósitos, aportes a fondos de pensiones, negocios fiduciarios, entre
otros, deben remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de los productos vigentes (activos o pasivos).

· Reporte de Clientes Exonerados: Las entidades deben transmitir trimestralmente a la UIAF los nombres e identificación de todos los clientes exonerados de los

reportes de transacciones en efectivo.

· Reporte de Campañas Políticas: Las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben
reportar a la UIAF la información pertinente.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Generalidades

Respecto a lo establecido en el Normograma, se definen las disposiciones que se formulan en este procedimiento.

4.2. Reportes Objetivos a la UIAF

El Oficial de Cumplimiento debe realizar los siguientes reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL):

4.2.1.    Reporte de Operación Sospechosa

Si dentro del periodo a reportar no se determina la existencia de operaciones sospechosas, se debe informar este hecho dentro de los diez (10) primeros días calendarios

siguientes al mes respectivo, realizando el reporte de “ausencia de operaciones”.

Si dentro del periodo a reportar se determina la existencia de operaciones sospechosas, se debe reportar en forma inmediata; entendiéndose por inmediato el momento a partir

del cual  la entidad toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa.

4.2.2. Reporte de transacciones individuales en efectivo:

Se debe reportar mensualmente dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte todas las operaciones realizadas en efectivo iguales o superiores
a $10.000.000 ó USD $5.000 o su equivalente en otras monedas.

Si durante el periodo de reporte no se presenta ninguna transacción en efectivo individual, se deberá realizar el reporte negativo.

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4.2.3. Reporte de clientes exonerados del Registro de Transacciones en Efectivo:

Se debe remitir trimestralmente a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario al periodo trimestral, los nombres e identificación de los clientes exonerados del
registro de transacciones en efectivo.

Para cada periodo de reporte, se debe remitir a la UIAF toda la información de los clientes exonerados vigentes.

En el evento en que no exista información que reportar, se deberá realizar el reporte negativo.

4.2.4. Reporte de productos ofrecidos

Se debe reportar mensualmente dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente la información de todos los productos que representen operaciones activas y/o pasivas
tales como: inversiones, depósitos, aportes a fondos de pensiones, negocios fiduciarios, entre otros

Se debe reportar la información que tenga la entidad al último día del mes y no la acumulada en el respectivo periodo.

Para cada periodo de reporte se debe relacionar la información del titular y de todos los productos vigentes (no se deben reportar saldos o montos).

En el evento en que no exista información que reportar, se deberá realizar el reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea

Se exceptúa de este reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia ­ SFC y aquellos constituidos
con el Banco de la República.

4.2.5.    Certificado de Recibo de Información:

La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y
hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”.

5.         DESCRIPCIÓN

5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

(Ver Anexo).

5.2. ACTIVIDADES

REPORTE DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Este reporte se efectúa si en el mes reportado no se realizó ningún Reporte de Operación Sospechosa.

Oficial de Cumplimiento

5.2.1.    Ingresa al módulo web de la UIAF “Reporte en Línea” y en “Reporte de Operaciones Sospechosas” se escoge la opción “Reporte de Ausencia de Operaciones” luego el
mes de reporte y se da click en el botón “Enviar”.

5.2.2. Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF en la carpeta respectiva.

REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Oficial de Cumplimiento

5.2.3.    Ingresa al módulo web de la UIAF “Reporte en Línea” y en “Reporte de Operaciones Sospechosas” se inicia con el diligenciamiento del formulario establecido por la
UIAF y adjunta los soportes si hubiere lugar a ello.

5.2.4 Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF en la carpeta respectiva.

REPORTE DE TRANSACCIONES INDIVIDUALES EN EFECTIVO

Grupo de Administración de Cartera

5.2.5.    Envía al Oficial de Cumplimiento mediante correo electrónico, archivo con el recaudo igual o mayor a $10MM del mes a reportar.

Oficial de Cumplimiento

5.2.6.    A través de las herramientas tecnológicas de la Entidad (reporteador y VIGIA M&C) se consolida la información del archivo recibido de Cartera.

Si existen inconsistencias o  no se registran los códigos de las ciudades, se envían a la Dirección de Tesorería para que realice las validaciones correspondientes.

5.2.7.    Se consolidan los datos en la plantilla “GenerarPlanoEfectivo” y se guarda el archivo generado en texto con el nombre ICETEX­MMAAAA (mes y año). 

5.2.8.    Ingresa al módulo web de la UIAF “Reporte en Línea” y en “Cargue de Reportes Objetivos” se realizan los siguientes pasos:

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Paso 1: Se selecciona la plantilla “Reporte de Transacciones en Efectivo”, se selecciona el mes y año correspondiente al cargue de la información, se da click en
“Cargar Archivo”.

Paso 2: Selecciona el botón Cargar “Archivo plano” y se selecciona el archivo ICETEX­MMAAAA correspondiente.

5.2.9. Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF.

Todos los archivos se guardan en la carpeta específica para el mes que se reporta.

REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS

Oficial de Cumplimiento

5.2.10.    Ingresa al módulo web de la UIAF Reporte en Línea, seleccionando “Reportes Objetivos” e indicando si es “Reporte Positivo” o “Reporte de Ausencia de Operaciones”,
posteriormente el año y período a reportar.

5.2.11.  Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF en la carpeta específica para el mes que se reporta.

REPORTE DE PRODUCTOS OFRECIDOS

Analista Dirección de Tesorería 

5.2.12.  Envía mediante correo electrónico al Oficial de Cumplimiento, archivo plano con la información del titular y de los beneficiarios de los Títulos de Ahorro Educativo TAE
vigentes al corte del mes reportado.

Oficial de Cumplimiento

5.2.13.  Se guarda el archivo generado en texto con el nombre “01022005MMAAAA”.

5.2.14.  Ingresa al módulo web de la UIAF “Reporte en Línea” y en “Cargue de Reportes Objetivos” se realiza los siguientes pasos:

Paso 1: Selecciona la plantilla “Reporte Productos”, el mes y año correspondiente al periodo de reporte, se da click en “Cargar archivo”.

Paso 2: Selecciona el botón “Cargar archivo” y selecciona el archivo 01022005MMAA correspondiente.

5.2.15. Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF.

Todos los archivos se guardan en la carpeta específica para el mes que se reporta.

REPORTE DE CAMPAÑAS POLÍTICAS

Oficial de Cumplimiento

5.2.16. El Oficial de Cumplimiento debe transmitir el archivo uno y archivo dos como reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea teniendo en cuenta que la
Entidad no posee productos por campañas políticas.

5.2.16. Se guarda el archivo de certificado de cargue de la UIAF en la carpeta específica para el mes que se reporta.

6. SEGUIMIENTO Y CONTROL

A C T I V I D A D A COMO EJERCER EL EVIDENCIA DEL

RESPONSABLE
CONTROLAR CONTROL CONTROL
Durante el transcurso
del mes se verifican a
través de los
monitoreos de noticias
y/o análisis internos Actas comité ROS. Oficial de Cumplimiento.
en el área, si se
Reporte positivo de
presentaron posibles
Operaciones
operaciones de LA/FT
Sospechosas
para reportar a la UIAF
Guarda el archivo del El certificado de cargue
certificado de cargue exitoso se guarda en las
exitoso emitido por la carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
UIAF, tanto en físico tanto en físico como
como electrónico. electrónico.

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Guarda el archivo del El certificado de cargue

Reporte de Ausencia de
certificado de cargue exitoso se guarda en las
Operaciones
exitoso emitido por la carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
Sospechosas
UIAF, tanto en físico tanto en físico como
como electrónico. electrónico.

Guarda el archivo del El certificado de cargue

Reporte de certificado de cargue exitoso se guarda en las
Transacciones exitoso emitido por la carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
Individuales en Efectivo UIAF, tanto en físico tanto en físico como
como electrónico. electrónico.

Guarda el archivo del El certificado de cargue

certificado de cargue exitoso se guarda en las
Reporte de Clientes
exitoso emitido por la carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
Exonerados
UIAF, tanto en físico tanto en físico como
como electrónico. electrónico.

Guarda el archivo del

El certificado de cargue
certificado de cargue
exitoso se guarda en las
Reporte de Productos exitoso emitido por la
carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
Ofrecidos UIAF, tanto en físico
tanto en físico como
como electrónico.
electrónico.

Guarda el archivo del

El certificado de cargue
certificado de cargue
exitoso se guarda en las
Reporte de Campañas exitoso emitido por la
carpetas de reportes UIAF Oficial de Cumplimiento.
Políticas. UIAF, tanto en físico
tanto en físico como
como electrónico.
electrónico.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

Procedimiento Administración de Archivo de Gestión. A8-3-01

Procedimiento Presentación y   A p r o b a c i ó n   d e   P o l í t i c a s   y   E s t u d i o s
E1-1-01
Institucionales.

Procedimiento Distribución de Correspondencia. A8-2-01

Procedimiento Generación de Correspondencia Externa (individual) A8-1-04

Procedimiento Control de Documentos. A8-2-01

Manual SARLAFT ICETEX. M03

Circular E x t e r n a   0 0 3   d e   2 0 0 9   ( R e p o r t e   e n   l í n e a   a   l a   U I A F   (Unidad
N/A
Administrativa Especial de Información Análisis Financiero)).

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero artículos 102 al 107. N/A

L e y 67 de 1993 (Convenio de Naciones Unidas contra Tráfico de
N/A
Estupefacientes).

Ley 1121 de 2006 relacionada con la financiación del terrorismo. N/A

Circular Externa 010 de 2013 (Modificación e incorporación de formatos e

instructivos relacionados con el reporte de información a la Unidad
N/A
Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF­ y
precisiones al SARLAFT.)
Circular Básica Jurídica, Circular Externa 029 de 2014, Instrucciones
Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la N/A
Financiación del Terrorismo).

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Anexos:
M5-1-05 Reportes objetivos y ausencia de ROS a la UIAF.pdf

M5-1-05 Reportes objetivos y ausencia de ROS a la UIAF.vsd

Modificaciones

Descripción de cambios

Se incorporan algunos textos en las Definiciones y numerales:

Sistema de Reporte en Línea – SIREL: Sistema de información en ambiente web, desarrollado por la UIAF como mecanismo principal para recibir los reportes de

información en línea.
Reporte de Campañas Políticas: Las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la
información pertinente.

5.2.16. El Oficial de Cumplimiento debe transmitir el archivo uno y archivo dos como reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea teniendo en cuenta
que la Entidad no posee productos por campañas políticas.

Se incorpora el Manual con su respectivo código M03

Historial de Versiones

Fecha Vigencia Versión Descripción de Cambios

(Acto Adtvo)
2017-3-9 4
Se incorporan algunos textos en las Definiciones y numerales:

Sistema de Reporte en Línea – SIREL: Sistema de información en ambiente web, desarrollado por la UIAF como

mecanismo principal para recibir los reportes de información en línea.

Reporte de Campañas Políticas: Las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas
y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información pertinente.

5.2.16. El Oficial de Cumplimiento debe transmitir el archivo uno y archivo dos como reporte negativo a través del
Sistema de Reporte en Línea teniendo en cuenta que la Entidad no posee productos por campañas políticas.

Se incorpora el Manual con su respectivo código M03

2015-07-22 3
Actualización de las actividades para el envío de los reportes a la UIAF conforme a la nueva normatividad C.E. 010 de
2013 y C.E. 029 de 2014, y se incluyeron los acuerdos con las modificaciones al Manual SARLAFT.

2012-7-11 2
Actualización de actividades y eliminación de normatividad en la documentación relacionada.

Ajustes al flujograma

2/11/2011 1.0 -

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