Tema 6.
Gestión de tecnologías de información
6.1 Sistemas de información e internet
6.2 Comunicación interna
6.3 Comunicación externa
Este material debe citarse:
Alvarez, L. & Ortega, S. (2021). Gestión de tecnologías de información. FACS, Campus Online, Unitec.
Introducción
En los últimos años se ha demostrado el valor que tienen los
recursos que genera la información; ésta soportada en las
nuevas tecnologías de información y comunicación logran que
la comunicación contribuya al desarrollo, innovación y
eficiencia de los diferentes tipos de organizaciones que existen
en variados sectores de la economía mundial y local.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) nos
ayudan tanto en las empresas productivas como en la
educación.
La comunicación en las empresas puede ser interna y externa.
En ambos casos, la veracidad, confiabilidad y oportunidad
pueden generar grandes dividendos para la organización; y,
aunque la empresa no sea productiva o de servicios con fines
de lucro, el manejo sobre la comunicación le genera
información útil para la toma de decisiones empresariales, de
gobierno, educación, salud, etcétera.
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6.1 Sistemas de información e internet
La tecnología de la información nos da la capacidad de tomar
decisiones basados en la realidad; lo que se traduce en
conocimientos objetivos que nos ayuden a almacenar de forma
organizada todos aquellos datos importantes para la empresa; ya sea
para compartir internamente o para comunicar lo que hacemos,
cómo lo hacemos, dónde lo comercializamos y cuales son las
ventajas competitivas de nuestro producto al exterior. La
información debe obtenerse, catalogarse, transformarse y
nuevamente comunicarla.
Hoy en día, internet es la mayor fuente de información de forma
global; sin embargo, no toda la información que se ve en la red se
obtiene de una fuente confiable, por lo mismo debemos catalogar o
seleccionar lo real de lo irreal, transformar lo que usamos en la
empresa y redirigir lo que realmente sea confiable y comunique el
valor agregado que le hemos dado a la información de entrada.
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La información entra a la empresa, se procesa y se emite al interior y
exterior. Sin embargo no sólo es ingresar información, procesarla y
emitirla. Existen razones por las cuales se requiere información en la
empresa, entre ellas destacan:
La información nos da la capacidad de tomar decisiones, sirve para
llevar a cabo el proceso administrativo (planear, organizar, dirigir y
controlar).
En la planeación nos da información sobre las premisas que
utilizaremos en la elaboración de nuestras estrategias; en la
organización nos indica los recursos que necesarios para producir
(tecnológicos, humanos, materiales, monetarios, etc.); en la dirección
nos brinda la capacidad para tomar decisiones; y, en el control nos
permite corroborar el cumplimiento de objetivos y el buen rumbo de
la empresa.
Senge (1990) nos dice que una organización que aprende (learning organization), se caracteriza por el interés de sus empleados por
superarse aumentando sus capacidades, por lo que la organización es capaz de crecer por el uso de nuevas tecnologías.
De tal forma, y de acuerdo a Cornella (1994), transformar una organización en organización que aprende, sólo se puede lograr si
hacemos funcionar correctamente la asimilación o entradas, generación de salidas y la integración de información a algo nuevo.
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Cada día se desarrollan nuevos paquetes de sistemas de información
empresarial. Las empresas con recursos generan sus propios
sistemas de inventarios, contabilidad, almacenes, etc., con ellos
buscan llevar a cabo el paso de dirección y control del proceso
administrativo. Sin embargo no todas las empresas tienen la
capacidad de desarrollar sus propios sistemas de información, es por
ello que las empresas proveedoras de paquetes genéricos buscan
hacer que estos cumplan con la mayoría de requerimientos legales y
empresariales.
La evolución de los sistemas ha permitido perfeccionarlos y
socializarlos. Por ejemplo, en el pasado, la contabilidad e inventarios
se llevaban a mano en tarjetas de inventario y pólizas de papel, lo
que resultaba de esa generación de información eran toneladas de
papel que debía ser almacenado por años según los requerimientos
legales. Hoy, para efectos del mismo ejemplo, existe la facturación
electrónica generada al momento, se informa al SAT de inmediato y
se evita tener toneladas de papel almacenado.
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6.2 Comunicación interna
La comunicación interna es básica en las empresas del nuevo
milenio, cada día los sistemas permiten un mayor contacto con
nuestros pares de trabajo, con los departamentos que interactuamos
y con el mundo exterior.
El desarrollo de sistemas, ya sea propios o por medio de paquetes
adquiridos, nos ha llevado a la creación de redes de comunicación
que a la vez son sistemas de control de trabajo ejecutivo. Las redes
internas -o de intranet como se les nombra en algunos centros
laborales-, refieren lo que en el pasado era la estructura empresarial
en papel.
La mayoría de las empresas de medianas a grandes ha desarrollado
la capacidad de trabajar en redes computacionales que les permite la
comunicación interna sin necesidad de estar físicamente en un
mismo lugar. Por ejemplo, desde el 2020 y a raíz de la pandemia por
Covid 19, muchas corporaciones trabajan a distancia y desde casa.
En resumen, la comunicación interna es toda comunicación y
transmisión de información -ya sea en papel o a través de medios
tecnológicos- que permite el funcionamiento de la empresa y acerca
a los empleados entre sí. Además, facilita la creación de un sistema
de comunicación externa con clientes, proveedores, autoridades y
público en general.
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Existe un gran número de sistemas de información administrativa; entre
ellos y a manera enunciativa más no limitativa destacan los siguientes:
Sistema contable. Dentro de este sistema podemos hablar del
subsistema de inventarios, costos, financiero, cobranzas, etc.
Sistema de ventas. Dentro de este sistema debemos entrelazar los
sistemas de inventarios, facturación, compras, finanzas, cobranzas, etc.
Sistema de compras. Recibe información de: ventas, inventarios,
producción, finanzas, etcétera; y genera información para: almacén
producción, cuentas por pagar, etc.
En este sentido, la empresa es un sistema de información y comunicación a
nivel global y con base en ello se generan subsistemas de información y
comunicación entrelazados para que la empresa opere. Es decir, aunque
algunos sistemas informan, otros generan órdenes, algunos más reciben
órdenes, todos permiten que la empresa funcione con base en sistemas de
información y comunicación internos, generales y comunes a toda la
organización. Estos sistemas utilizan medios electrónicos (computadoras) o
medios impresos (generalmente utilizados por empresas con bajos recursos
que aún no logran su integración a las TIC).
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6.3 Comunicación externa
La empresa debe construir sistemas de información y
comunicación externos que le permitan estar en contacto con
sus proveedores, clientes, autoridades y público en general.
Hoy en día no puede existir una empresa que no establezca
lazos de comunicación con el exterior.
Actualmente, el mejor ejemplo del uso de las Tecnologías de
la información y la comunicación entre proveedor y clientes lo
tienen las empresas que se dedican al comercio electrónico
de bienes como: Amazon, Mercado libre, Uber, Didi, Ebay,
etcétera, todas ellas basan su interacción con los clientes
mediante plataformas de comunicación externa que les
permiten comercializar servicios o productos de primera
mano o de terceros.
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Otro ejemplo de sistemas de información externos son aquellos que
permiten el manejo de inventario cero basados en la comunicación
entre empresas de: inventarios, órdenes de producción,
especificaciones de producto y distintos aspectos de comercio entre
negocios. Un ejemplo de esto es un clúster automotriz donde las
armadoras comparten su plan de producción del mes, los proveedores
reciben ese plan y programan sus entregas por línea de producción a
nivel de día y hora específica del mes. De esta forma, la armadora no
guarda inventario (con el ahorro en costos de financiamiento, espacio,
posibles errores en piezas, etc.), el proveedor no pierde tiempo en
entregas (espera de recepción); y ambos ganan en programaciones
oportunas, pagos en tiempo y generación de cadenas de valor.
Asimismo, las cámaras de comercio de los distintos ramos han
generado sistemas de información y comunicación entre pares, que
permiten a los negocios de X sector de la industria a estar en contacto
de forma directa, ya sea para comprar y vender productos, o para
generar cadenas de intercambio de información sobre regulaciones,
adelantos, pronósticos, etcétera. Esta interacción por medio de las
tecnología de la información ayudan -en gran medida- a las empresas
que incursionan en un nuevo ramo o sector industrial.
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Bibliografía
◂ Bernal, C. (2007). Introducción a la administración de las organizaciones. Enfoque global e integral. Pearson.
◂ Cornella, A. (1994). Los Recursos de información: ventaja competitiva de las empresas. McGraw Hill. 1ra. Edición.
◂ Hernández, S. (2011). Introducción a la administración. Teoría general administrativa: origen, evolución y vanguardia. McGraw Hill.
◂ Hernández, S. & Palafox, G. (2012). Administración. Teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad. McGraw Hill.
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◂ Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D. (1995). Management. Prentice Hall.
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