METODOLOGÍAS Y ESTÁNDARES UTILIZADOS EN LA
GERENCIA DE PROYECTOS
METHODOLOGIES AND STANDARDS USED IN PROJECT MANAGEMENT
Autoras: Yolene Agualimpia Vera1, Yeisli Carolina Zapata López2
Asesor: Carlos Eduardo Garcia Mahecha
RESUMEN
Diversas organizaciones en busca de crecimiento y posicionamiento, están
incluyendo dentro de sus planes de mejora proyectos con estándares internaciones,
en los cuales se busca aplicar diferentes metodologías, dentro de las más utilizadas
se tienen la ISO 21500, SRUM, PMI, PRINCE2; reconocidas en la gestión de
proyectos como metodologías agiles y de gran eficiencia; actualmente las
compañías trabajan para que la realización de sus proyectos se desarrolle de una
manera eficiente bajo los estándares adecuados. El objetivo de este articulo busca
dar a conocer las metodologías y estándares más utilizados en la gestión de
proyectos, con el fin de resaltar sus características y los beneficios que pueden
aportar en el desarrollo de un propósito, los cuales deben estar alineados con la
estrategia de la organización, así también, entender como la aplicación de los
criterios adecuados pueden mejorar la toma de decisiones.
PALABRAS CLAVES
Gerencia de proyectos, estándares internacionales, metodologías.
__________________
1 Estudiante de administración de Empresas, Fundación Universitaria Lumen Gentium, [email protected]
2 Estudiante de administración de Empresas, Fundación Universitaria Lumen Gentium, [email protected]
ABSTRACT
Various organizations in search of growth and positioning are including within their
improvement plans projects with international standards, in which they seek to apply
different methodologies, among the most used are ISO 21500, SRUM, PMI,
PRINCE2; recognized in project management as agile and highly efficient
methodologies; companies are currently working so that the realization of their
projects is carried out efficiently under the appropriate standards. The objective of
this article seeks to publicize the methodologies and standards most used in project
management, in order to highlight their characteristics and the benefits they can
bring in the development of a purpose, which must be aligned with the strategy of
The organization, as well, understand how the application of the appropriate criteria
can improve decision-making.
KEYWORD
Project management, standards international, methodologies.
1. INTRODUCCION
Un proyecto se define como un esfuerzo temporal en busca de lograr un objetivo
benéfico para la organización. El proyecto debe estar encaminado con los
lineamientos de la institución, permitiendo que sea ejecutado con el grupo de trabajo
y llevado a buen término. El ciclo de vida del proyecto está constituido por etapas,
lo cual facilita el desglose del trabajo y aumenta el control del proyecto desde su
inicio hasta su finalización, según el PMI (Project Management Institute) los
proyectos cuentan con 5 etapas (Cortes, 2018) que son:
• Inicio: Es la etapa en la cual se define la meta del proyecto, también se tienen
en cuenta los responsables de llevar a cabo las funciones y tareas que se
definirán en esta fase, es importante tener en cuenta la finalidad del proyecto
y su viabilidad, así también el alcance del proyecto que se está realizando y
su impacto, según nos menciona (Rojas, Lopez Chavarria, & Medina
Elizondo, 2016)
• Planificación: La planeación en un proyecto es importante dado que se puede
anticipar a los acontecimientos que afectaran el desarrollo y futuras
situaciones que puedan impactar en la consecución del objetivo, se debe
formular un plan para continuar con el propósito y en el momento que surjan
desviaciones hacer las correcciones necesarias, en la etapa de la
planificación también se deben incluir decisiones de importancia tales como
políticas, definición de grupos de trabajo, metodología a utilizar,
procedimientos, entre otras, en esta fase se revisara las funciones a
desarrollar en el proyecto, teniendo en cuenta los recursos con los cuales se
cuenta y las restricciones que se puedan generar, nos plantean (Rojas et al.,
2016)
• Ejecución: Es la etapa siguiente en la cual se llevan a cabo las tareas
definidas en la fase de la planeación, es necesario que los trabajos se
ejecuten conforme a lo planteado, es aquí donde se pone en acción a todo el
equipo del proyecto por lo cual es importante estimular un buen ambiente de
trabajo, lo cual permitirá que los integrantes puedan desempeñarse de la
mejor manera obteniendo resultados positivos para desarrollo del proyecto y
la consecución del objetivo, en esta etapa es probable que se presenten
errores e inconvenientes los cuales deben ser solucionados en conjunto por
el equipo minimizando los impactos que puedan afectar el alcance y objetivo
del proyecto, nos mencionan (Rojas et al., 2016)
• Seguimiento: Es importante realizar inspecciones constantes de la evolución
de las tareas ejecutadas, para definir el avance o retraso que se pueda estar
presentando, esto permite realizar ajustes en la marcha, también es aquí
donde se gestionan los entregables, informando sobre las incidencias que se
pueden haber presentado en el desarrollo del proyecto, según la apreciación
de (Rojas et al., 2016)
• Control: El control del proyecto es responsabilidad del gerente el cual debe
definir las herramientas de control en el cual inspeccionara el control del
costo, tiempo y los posibles retrasos que se puedan presentar, se debe
realizar un informe que muestre la evolución de las tareas, también es
importante definir cambios ante algún requerimiento que lo amerite, como
nos indican (Rojas et al., 2016)
• Cierre: Es la etapa en la cual se finaliza el proyecto y que abarca no
solamente la culminación de las tareas indicadas de manera formal o la
verificación de que los procesos se hayan culminado en su totalidad, si no
también que deja un precedente para futuros proyectos, ya que se reúne las
lecciones aprendidas y la habilidad para extraer el mayor potencial de cada
uno de los miembros del equipo.
Los proyectos surgen de las necesidades individuales y colectivas, que pueden ser
mejoradas a través de la aplicación de una correcta metodología, dependiendo de
la necesidad para el cual se propone, utilizando de manera eficiente los estándares
en la dirección de proyectos.
Es por esto que las metodologías de gestión de proyectos son bastante amplias,
hay diferentes clases y todas sirven para gerenciar eficientemente, aunque cada
una tiene una serie de aspectos definidos, las diferentes metodologías cambian de
acuerdo a su secuencia técnica, y cada una puede utilizar herramientas y procesos
particulares, dependiendo de lo requerido.
Las metodologías son una unidad de recursos donde se abarca un problema
creando soluciones, es algo macro donde implica un conjunto único de procesos,
donde se elimina un déficit o soluciona un contratiempo, creando puntos específicos
en actividades, mediante tareas organizadas de manera secuencial con acciones
operacionalizadas.
En el presente artículo se identifican las ventajas y desventajas de los estándares
más reconocidos a nivel internacional, como son SCRUM, PMI, PRINCE2 e ISO
21500, para organizaciones que desean implementar la gestión de proyectos y
cómo estos pueden ser aplicados para su desarrollo y entrega satisfactoria de
resultados a los clientes, logrando así una verdadera ventaja en la ejecución
eficiente.
Hay diferentes estándares internacionales que, con la implementación, crean un
proceso empresarial eficiente y de alta calidad, lo cual debe ser estructurado y
analizado frente a los entes de regulación, para intervenir una estandarización
fidedigna, con estos procesos se busca tener un nivel de crecimiento en los
proyectos.
Los estándares son interesantes y atractivos para una empresa o persona,
gestionando así nuevos conocimientos y prácticas que sirven para disminuir errores,
logrando nuevos procesos de información con resultados más eficientes.
Esta investigación tiene como objetivo describir las metodologías y estándares
internacionales más utilizados en la gerencia de proyectos. Dentro del análisis
realizado en este documento se encuentra el estudio de diferentes perspectivas,
con el fin de incorporar una visión más amplia para gestionar proyectos e
incorporarlos en procesos que permitan tener una solución eficaz y así poder
satisfacer las necesidades requeridas.
2. METODOLOGIA
Para el desarrollo de este artículo se ha utilizado una metodología investigativa de
tipo descriptivo, la cual permite analizar el tema desde diferentes ángulos y
perspectivas, generando una conceptualización de los diferentes estándares que se
usan actualmente en la gerencia de proyectos.
Para obtener la información requerida en la construcción de este artículo, se
consultaron documentos físicos y digitales, como son libros, revistas especializadas,
artículos de investigación, páginas web y guías sobre las certificaciones
internacionales en gestión de proyectos.
3. DESARROLLO EN METODOLOGÍAS Y ESTÁNDARES UTILIZADOS EN LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Las metodologías son estructuras que permiten conseguir los objetivos en los
proyectos, se conciben como un conjunto de procesos, recursos y actividades
claramente definidos (Pharro & Bentley, 2007). Existen numerosas metodologías en
este campo, y las organizaciones utilizan modelos propios o adaptados, algunas de
ellas son de dominio público, y otras pertenecen a las instituciones, desarrolladas
sobre los requerimientos particulares de cada organización.
La importancia de la metodología y estándares es ampliamente reconocida, a pesar
de ello la información es escasa, y no existe un consenso sobre la estructura más
adecuada para una implementación exitosa. La adopción de metodologías de
dirección de proyectos no ha tenido un tratamiento exhaustivo, pese a que son
conocidas las ventajas y su implementación tiende a incrementar el nivel de
madurez para dirigir proyectos en organizaciones (Kerzner, 2009).
Se han identificado las metodologías reconocidas y se han agrupado, analizando
rasgos característicos como el tipo de ciclo de vida, su facilidad de uso, el tipo de
proyecto sobre el que se enfocan y su orientación principal. Con relación al análisis
se puede considerar que existe un número bastante diversificado de metodologías,
que son enfocadas sobre muchos sectores, tipos de proyecto y adaptadas en su
mayoría a partir de estándares tradicionales. Estas en su mayoría se estructuran
por fases, para la organización del ciclo de vida, sin importar el tipo de proyecto. La
comparación de las metodologías permite identificar las debilidades y fortalezas de
cada una y detectar las oportunidades, así mismo se puede validar la aplicabilidad
de estándares a la hora de elaborar metodologías.
La presentación e implementación de proyectos gerenciales para la obtención de
los objetivos establecidos en la planificación, orientación, control de los logros de
cada seguimiento, a nivel mundial que propenden por la profesionalización de la
misma, por medio de guías como son Project Management Body of Knowledge
(PMBoK), Association for Project Management Body of Knowledge (APMBoK) y la
norma Internacional ISO21500 de la International Standing Organization.
Según Crawford (2004), se contemplan una clasificación de dichos estándares
dependiendo de fines de la profesión; así también como la gerencia de proyectos
se puede desarrollar exclusivamente en el ámbito empresarial, evaluación o
certificación de competencias individuales de los gerentes de proyectos, el abordaje
teórico se realizará sobre los estándares que aplican a proyectos individuales.
Finalmente, algunas de las características que contiene una metodología eficiente,
están relacionadas con la identificación de responsabilidades de los stakeholders y
clientes, como son las de administrar las habilidades o competencias necesarias
para las personas y procesos, contar con plantillas y ejemplos útiles, tener listas de
chequeo que permitan controlar procesos y finalmente obtener los resultados
esperados.
3.1 SCRUM
Las metodologías agiles permiten recurrir a un enfoque de herramientas planas, en
donde las creaciones agiles son manifiestos de desarrollo de software que guían
procesos y decisiones, trayendo resultados óptimos y mejorando la interacción con
el cliente.
Además, el diseño metodológico para la presentación e implementación de
proyectos en Colombia, la propuesta de modelos de desarrollo iterativo, incremental
y adaptativos era totalmente contrario a la ortodoxia metodológica que se esperaba
para un proceso optimo, pero con la metodología ágil logro un avance eficiente.
SCRUM Pertenece a las metodologías agiles para la gestión de proyectos en
sistema de software, y permite certificarse a nivel internacional. Es un método ágil
ligero y fácil de comprender, pero, como el resto de métodos ágiles, difícil realmente
de dominar. La metodología documentada en el “Scrum Framework” es un conjunto
de prácticas de guía de grupos, roles, eventos, herramientas y reglas, con las cuales
ejecutar proyectos, está basada en tres grandes objetivos que son transparencia,
inspección, adaptación según afirma (Gallego, 2012)
3.2 PRINCE2
El nombre de PRINCE2 viene de las palabras en inglés “Projects in Controlled
Environments”, es un método de gestión de proyectos que cubre la gestión, el
control y la organización de un proyecto. Fue creado en el año 1989 por CCTA
(Central Computer and Telecomunications Agency).
Prince2 enfoca la planificación orientada hacia el producto final y el énfasis está en
dividir del proyecto en fases. En Prince2, el proyecto es un entorno de gestión
creado con el fin de entregar uno o más productos empresariales según un caso de
negocio específico según indica (Cortes, 2018)
Una de las metodologías utilizadas en muchos proyectos es PRINCE2, ya que es
aplicable a cualquier tamaño de proyecto y en cualquier tipo de empresa, se
manejan principios que ayudan al fundamento, tales como: aprender de la
experiencia, gestión por fases, roles y responsabilidades definidas. También ayuda
a enfocar en experiencias previas utilizando métodos de gestión, como al iniciar el
proyecto, donde se deberá revisar trabajos anteriores o similares para ver si las
lecciones aprendidas se podrán aplicar.
Por medio de PRINCE2 la gestión de proyectos es controlada y no deja nada al
azar, sus ventajas son extensamente reconocidas y entendidas, proporcionan un
lenguaje común para los participantes de un proyecto, proporcionan el control en el
uso de los recursos y el manejo de riesgos, amplia definición de roles y
responsabilidades.
Se puede observar que PRINCE2 presenta un tipo de desventaja en la cual se
caracteriza por una metodología rígida en cuanto a sus principios, también se
observa que esta metodología no cubre la gestión de servicios, por lo cual no puede
ser aplicada a cabalidad en todos los proyectos, además de generar gran
documentación física.
3.3 PMI
El PMI (Project Management Institute) sin duda alguna a nivel internacional es el
organismo más importante en la gestión de proyectos; ya que este cuenta con la
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Esta
guía implanta una secuencia de métodos y estándares que se pueden aplicar a
diferentes proyectos en la que cada gerente puede adaptar procesos metodológicos
con altos estándares reconocidos.
Se puede detallar que el PMI tiene como ventaja mayor productividad debido a que
es un proceso sumamente ordenado, en donde podemos planificar el desarrollo en
fases controladas, permite la posibilidad de tener una estructura integrada en el
control de los cambios y entre sus desventajas más notorias se encuentra que deja
por fuera temas importantes o los abordados de manera simplista, como el
liderazgo, recursos del proyecto, entre otros; aborda solo la gestión del proyecto, no
la del producto, además de llegar a tener retrasos si desde el principio no se tienen
bien claros los requerimientos del usuario. (Saizarbitoria, 2006)
En “Comparing the differences and complementary features of PRINCE and PMI
PMBOK Guide”, Bell (2009) hace inicialmente una comparación cronológica de
cómo se desarrolló cada uno de los estándares desde sus orígenes, dejando ver la
gran diferencia en su enfoque, uno más empírico y centrado en la práctica de
proyectos y el otro más teórico y centrado en desarrollar áreas de conocimiento para
la gerencia de proyectos.
3.4 ISO 21500
NORMA ISO 21500 (Organización Internacional de Normalización) La norma UNE-
ISO 21500:2012 "Orientación sobre la gestión de proyectos", proporciona una guía
para la gestión de proyectos y puede ser utilizado por cualquier tipo de organización,
incluidas las públicas, privadas o comunitarias y para todo tipo de proyecto,
independientemente de la complejidad, tamaño o duración, nos indica (Cortes,
2018)
La norma ISO 21500 es una herramienta cuyo fin es aumentar la competitividad en
los proyectos, permitiendo alcanzar un alto nivel profesional; esta norma no requiere
certificación por tal motivo no posee requisitos adicionales, (Pastor Fernandez,
Otero Mateo, Portela Nuñez, Repeto Garcia , & Arcos Reina , 2015)
Como principal objetivo de la ISO 21500 es brindar una guía a las organizaciones
orientadas a la gestión de proyectos, recomendando estándares que aumenten el
éxito en las compañías; esta norma brinda pautas e indicaciones para la dirección
y elaboración de los procesos, cumpliendo con los estándares rigurosos que
también brinda herramientas para mejorar los resultados propuestos por los
directores de proyectos. (Pastor Fernandez, Otero Mateo, Portela Nuñez, Repeto
Garcia , & Arcos Reina , 2015)
Se puede observar que está dirigida para altos directivos en gestión de proyectos y
puede ser implementada por cualquier tipo de organización, tanto pública como
privada, tiene como características principales ser universal, integradora, sencilla y
flexible; esta norma se focaliza en la organización no incluye técnicas se basa en
un método sencillo para su utilización y fue creada para generar conocimiento.
(Pastor Fernandez, Otero Mateo, Portela Nuñez, Repeto Garcia , & Arcos Reina ,
2015)
4. CONCLUSIONES
Se puede evidenciar en los proyectos que el uso de metodologías con estándares
internacionales brindan una serie de herramientas y técnicas afines al
fortalecimiento de la gestión de proyectos, en esta investigación se observa que la
aplicación de un modelo consistente basado en normas internacionales permite
indiscutiblemente mejoras significativas, logrando aumentar la eficacia y eficiencia
del mismo, estas metodologías pueden ser aplicadas a cualquier tipo de proyectos
lo que las hace adaptables a los requerimientos de los usuarios.
De acuerdo a las evidencias que permitieron tener una amplitud de cada estándar
se establece que PRINCE2 es un enfoque organizacional y permite establecer una
apropiación cognitiva, muy completa acerca de las prácticas aplicadas en diferentes
contextos con respecto a la gestión de proyectos, a lo largo de su ciclo de vida.
Existen diferentes metodologías a nivel internacional, en donde cada organización
debe seleccionar la más adecuada para sus procesos, teniendo en cuenta el nivel
de competitividad a la que se enfrentan, los gerentes necesitan una técnica que
mejore sus resultados y gestión, brindado las herramientas necesarias las cuales
garanticen mayor éxito.
Cada día se implementan más sistemas de calidad en la gestión de proyectos, de
allí nace la importancia de ser dinámicos, incursionando en procesos que aumenten
nuestras habilidades y competencias, lo cual permite ser cada día más competitivos
en un mundo en busca de la perfección dentro de los estándares de calidad y
practicidad.
También se busca estandarizar diferentes procesos que accedan a:
• Crear un valor agregado constante.
• Crear una importante red de experiencias compartidas.
• Crear programas de certificaciones.
• Investigaciones e innovaciones de Networking.
Es importante y de gran veracidad para todos los gerentes de proyectos y para todas
las empresas aplique alguna metodología de proyectos o que puedan utilizar lo
mejor de cada una de las metodologías, por ejemplo, intentar implementar un
proceso de inicio de un proyecto manejado con la metodología de PMBOK, ya que
ayuda a prever algunos inconvenientes que generalmente se presentan cuando no
se inicia de manera adecuada.
Con este articulo también se busca que, en las instituciones de educación superior
y las entidades con acreditación para formar a los gerentes de proyectos en las
diferentes metodologías de gerencia de proyectos, se difunda la metodología
PRINCE2 porque es esta la primera línea de educación y de fomento para masificar
una metodología poco conocida en nuestro medio, pero que ha demostrado una
gran efectividad y eficiencia en la finalidad de conseguir el éxito en cualquier tipo de
proyecto.
5. RECOMENDACIONES
Una vez concluido este artículo se puede recomendar a los gerentes de proyectos
¡nunca dejar de investigar! Con el transcurrir del tiempo surgen nuevas propuestas
por diferentes autores y entre más información se tenga en cuanto a las
metodologías SCRUM, PRINCE2 y PMI más eficiente es la gestión del proyecto a
desarrollar y será más novedosa la solución a determinado problema.
También se debe tener en cuenta que cuando se gestiona un proyecto se debe
planear la metodología a utilizar, siendo las metodologías agiles las más fáciles de
adaptar a cualquier tipo de proyecto, ya que de esta depende el resultado y los
beneficios que obtenga la organización.
Finalmente, en las metodologías SCRUM, PRINCE2 y PMI lo que se puede
observar es que en realidad más que una metodología existe grupos de trabajos
agiles que desarrollan su labor de forma auto organizada siguiendo su propio
instinto y tomando sus propias decisiones sin seguir un régimen estricto que dificulte
su resultado.
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