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Componentes de Access: Tablas, Formularios y Más

Una base de datos de Access contiene tablas para almacenar datos en filas y columnas de forma similar a una hoja de cálculo, formularios para crear interfaces de usuario para ingresar y modificar datos, informes para dar formato y resumir datos para responder preguntas específicas, consultas para recuperar y filtrar datos de varias tablas, macros para automatizar tareas mediante acciones y módulos que agregan funciones a través de programación en VBA.

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Componentes de Access: Tablas, Formularios y Más

Una base de datos de Access contiene tablas para almacenar datos en filas y columnas de forma similar a una hoja de cálculo, formularios para crear interfaces de usuario para ingresar y modificar datos, informes para dar formato y resumir datos para responder preguntas específicas, consultas para recuperar y filtrar datos de varias tablas, macros para automatizar tareas mediante acciones y módulos que agregan funciones a través de programación en VBA.

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Partes de una base de datos de Access

Tabla

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos
se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una
tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y
almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Formularios

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos.
Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas
tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las
hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren
usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un
informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este
año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato
para presentar la información de la manera más legible posible.

Consultas

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están
distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además,
debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede
usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón
de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón.
Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta
o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza
manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en
dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Modulos

Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de
datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones
de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se
almacenan juntos como una unidad

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