Actividades Unidad 4: Documentos Escritos
1. ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa? ¿Y una nota
interior? ¿Para qué se suele utilizar un informe?
Un aviso de una empresa tiene como finalidad comunicarse de forma breve,
directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna noticia o
advertencia. Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite.
Una nota interior tiene como finalidad hacer un comentario que puedes dejar en
un documento (factura, albarán, gasto…) o en la ficha de un contacto.
Un informe es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de
información recogida y previamente analizada según determinados criterios.
El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y analizados por
su autor.
2. Determina qué debe figurar en un informe de la Guardia Civil sobre un
accidente de tráfico para que se considere un documento descriptivo,
valorativo o demostrativo.
3. ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un
acta?
Una convocatoria es un anuncio o un escrito en el cual se convoca a alguien y un
acta es un documento en el cual se anota todo acuerdo e información que se ha
hablado en una reunión.
4. ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para
comunicar un mismo asunto? Justifica tu respuesta.
5. Busca en Internet una convocatoria (la de una junta general de accionistas
de una empresa o la de una comunidad de propietarios de viviendas, por
ejemplo) e identifica las partes que la componen.
Primera parte: Personas convocadas, fecha, lugar, hora…
Segunda parte: Orden del día.
Tercera parte: Firma.
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6. Elabora una carta comercial en la cual Mapisa, empresa de reciente
creación dedicada a la elaboración de páginas web, ofrezca sus servicios a
Muebles del Norte. Refleja en el documento la posibilidad de aplicar una
promoción de apertura de un 10 % de descuento, así como la posibilidad de
pagar en seis plazos mensuales, sin intereses. Los datos que te falten
puedes incluirlos tú.
7. Elabora una invitación a la inauguración de tu nuevo restaurante. Sus datos
son los siguientes: «La Taberna de Boadilla». Avenida del Monte, 21. CP
28660 Boadilla del Monte (Madrid). Teléfono de contacto para confirmar la
asistencia 654 213 248. Si te falta algún dato puedes incluirlo.
8. Paula Pascual trabaja en las oficinas de la empresa de reparaciones
Talleres Esparcia. Don Antonio Esparcia Pérez, director gerente, le ha
pedido que redacte una carta comercial dirigida a uno de sus clientes, don
Esteban Fernández, anunciándole que el contrato de mantenimiento que
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tenía con ellos está a punto de finalizar y sugiriéndole que lo prorrogue
durante el siguiente año.
Paula ha redactado la siguiente carta comercial.
a) Detecta qué estilo ha utilizado para su elaboración.
b) Si quisiera darle un tono más directo, ¿qué estilo podría utilizar? ¿Qué
cuestión importante debería tener en cuenta antes de variar el estilo de
la carta?
9. Ayudándote de Internet, contesta a las siguientes preguntas: ¿cuáles
son las ventajas de la digitalización de documentos? ¿Qué es más
seguro, un archivo digital o en papel?
Las ventajas de la digitalización de documentos:
Ahorro de tiempo en la consulta de datos. ...
Ahorro de espacio físico. ...
Garantiza la conservación de la documentación. ...
Mejora la productividad de la empresa. ...
Acceso a la documentación desde diferentes dispositivos. ...
Adaptabilidad y versatilidad. ...
Ahorra dinero.
¿Qué es más seguro un archivo digital o en papel?
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Los primeros suelen ser muy seguros y quedan protegidos gracias a los accesos
restringidos. Aunque el papel guardado correctamente también es seguro. Por
suerte desde Gestión Documental la seguridad de todos tus archivos está
garantizada.
10. Busca en Internet cuál es el concepto de la «técnica de las 3R: reducir,
reutilizar, reciclar».
Las tres erres (3R) es una regla para cuidar el medio ambiente, específicamente para
reducir el volumen de residuos o basura generada. En pocas palabras, las 3R ayudan a
tirar menos basura, a ahorrar y a ser un consumidor más responsable. Y lo mejor de
todo es que es muy fácil de seguir: reducir, reutilizar y reciclar.
11. Uno de los administrativos del departamento de ventas envía un e-mail a
los comerciales para que asistan a un curso de técnicas de negociación que
impartirá un formador interno de la empresa. Determina la información que
debe contener el e-mail y redacta un modelo de cómo podría ser.
12. En algunas cartas suele venir impresa la expresión «Franqueo pagado».
Busca en Internet su significado y cuál es su utilidad para una empresa.
13. Diferencia, mediante ejemplos distintos a los ya mencionados, los
conceptos de intranet, sitio web corporativo y portal. ¿Cuál es la finalidad
que persigue cada uno de ellos?
14. Define los medios más utilizados por las empresas y los organismos para
facilitar su contacto con el cliente a través de su web.
Correo: La correspondencia tiene la ventaja de dejar constancia escrita de la
comunicación y por ello es uno de los canales más usados en el mundo
empresarial y los organismos públicos.
Fax: Transmite, por vía telefónica, copias exactas de documentos. A causa de su
baja calidad y el desarrollo de aplicaciones a través de Internet, está perdiendo
fuerza.
Correo electrónico: En la actualidad, por su inmediatez, el correo electrónico es
un instrumento imprescindible tanto en el ámbito empresarial como en el
privado.
A causa del gran volumen que se recibe en las empresas, se han desarrollado
nuevas formas de archivo, la posibilidad de hacerlo con archivos adjuntos,
imprimirlo o no, etc.
SMS: Servicio de mensajes cortos y comúnmente se conocen como mensajes de
texto. Es una forma de enviar mensajes solo de texto de hasta 160 caracteres
entre teléfonos
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Comprueba tu aprendizaje
1. Explica con tus palabras las principales características de la comunicación
escrita.
Características de la comunicación escrita:
No es simultánea. ...
Permanece en el tiempo. ...
Debe respetar reglas. ...
Las distancias no son un impedimento. ...
Los mensajes son planificados.
2. Indica qué tipo de tratamiento utilizarías en los siguientes documentos:
a) Correo electrónico a un cliente frecuente, informando del retraso de un
pedido.
b) Una invitación dirigida al alcalde de la ciudad invitándole a la
inauguración de las nuevas instalaciones de la empresa.
c) Carta comercial en la que ofrecemos nuestros servicios a un posible
cliente.
d) Correo electrónico del propietario de la empresa con un familiar.
3. Elabora un aviso del rector de la Universidad de Sevilla para informar del
cierre de las instalaciones desde el 6 al 8 de diciembre por ser festivo.
4. Redacta una nota interna de empresa, mediante la cual informas a los
comerciales de la aplicación de un descuento adicional del 10 % en todos
los productos de la empresa durante el próximo mes de enero.
5. Elabora la convocatoria de la junta general ordinaria de Xyscos, S. A., la
cual se celebrará el próximo 15 de marzo a las 20.00 horas en la sede
social de la empresa, y que tendrá como puntos del orden del día lo
siguiente:
• Lectura y aprobación del acta de la junta anterior.
• Aprobación y reparto del resultado económico del ejercicio anterior.
• Ruegos y preguntas.
6. Elabora el acta correspondiente a la celebración de la junta general de
accionistas que has convocado en el ejercicio anterior. En la misma debes
recoger que los socios asistentes deciden por unanimidad destinar el
resultado del ejercicio a reservas voluntarias y que, en el turno de ruegos y
preguntas, don Juan Carlos Sánchez plantea la posibilidad de comenzar a
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enviar las convocatorias de junta por correo electrónico a todos los socios.
Se decide por unanimidad incluir esta cuestión en el orden del día de la
próxima junta general. Si para su elaboración necesitas algún dato
adicional, inclúyelo.
7. Doña Eloísa Velasco ha comprado una casa en el casco antiguo de Segovia,
concretamente en la siguiente dirección: calle Larga, número 12, 40004
Segovia. En esta hay garaje y desea que el ayuntamiento la autorice a
poder entrar con su coche por dicha calle, ya que es peatonal y solo los
residentes pueden circular por ella. Realiza una instancia a fecha de hoy
para solicitar a la Concejalía de Tráfico y Movilidad dicha autorización.
8. A partir de la actividad anterior, elabora el oficio con el cual la Concejalía
de Tráfico y Movilidad del Ayuntamiento de Segovia responde a la instancia.
El citado organismo acuerda denegar dicha solicitud, ya que la solicitante
todavía no figura en sus archivos como propietaria de la vivienda y la
instancia no iba acompañada de ningún documento que lo demostrase.
9. Elabora un certificado similar al que te facilitarán en la secretaria de tu
centro de estudios cuando finalices el ciclo formativo de grado superior que
actualmente estás cursando.
10. Redacta un correo electrónico a tu jefe preguntándole por varios aspectos
del informe que tienes que entregar el 25 de noviembre. Estos aspectos van
relacionados con: la existencia de gráficos y tablas en el mismo y con
nombre completo del cliente a quien hay que enviarle dicho informe.
11. Si recuerdas, cuando realizaste la matrícula en tu centro de estudios
tuviste que cumplimentar y entregar un impreso de matrícula, del cual te
entregaron copia. ¿Conservas todavía esa copia? ¿Hubo más impresos que
rellenar? ¿Cuáles?
12. Explica con tus palabras la importancia que tiene para la empresa la
transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas.
13. Asistencias Del Río, S. L., es una empresa con un marcado espíritu social,
que se dedica a la ayuda domiciliaria a discapacitados. El director quiere
felicitar las fiestas a las familias de las personas que atienden y te pide que
se lo redactes.
a) ¿Qué documento sería el más adecuado?
b) ¿Qué soporte sería el más adecuado?
c) ¿Qué canal utilizarías?
d) ¿Qué elementos de transmisión de la imagen corporativa habría que
cuidar especialmente?
e) Elabora el documento que te han pedido.
14. ¿Qué documento, soporte y canal utilizarías para elaborar y transmitir las
siguientes comunicaciones?
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a) Francisco Marín ha abierto un despacho de abogados y desea
presentarse a todos sus colegas.
b) Carmen López quiere comunicar el fallecimiento de su padre a un
pariente que está de misionero en una aldea del Amazonas.
c) Jaime Ruiz quiere solicitar a la Consejería de Administraciones Públicas
un documento que dé fe de que es funcionario.
d) La Consejería de Administraciones Públicas emite a Jaime Ruiz un
documento para dar fe de que es funcionario.
e) Luisa Muñoz quiere enviar a tres primos que viven fuera, las fotos y el
vídeo del bautizo de su hija.
f) El jefe de compras de una empresa adelanta a su proveedor el pedido de
materiales que enviará luego por correo convencional.
g) Supermercados de El Puerto avisa de un descuento del 10 % adicional
para los clientes que estén registrados en su web.
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