INTRODUCCIÓN

AL USO DE
EXCEL
Edición para el Plan
de formación de
entidades y colectivos
ciudadanos 2021.
Acciones formativas
destinadas a formar y
capacitar a personas
vinculadas a las entidades
y colectivos inscritos en el
Censo Municipal de
Entidades y Colectivos
Ciudadanos, (CMECC).

Fuente vectores: freepik.es

 índice
Página
El entorno de Excel 5

La pantalla principal 6
El libro de trabajo 11
La hoja de cálculo 15
Tipo de datos en Excel 19
Valores numéricos 20
Datos de tipo texto 23
Fórmulas 27
Trabajar con números y textos 31

Introducir datos 32
Modificar información 37
Borrar y eliminar celdas 41
Operaciones básicas 45
Crear una fórmula simple 46
Análisis de las fórmulas 50

Cálculos con funciones básicas 54

 Excel es una hoja de cálculo que nos
permite manipular datos numéricos y de
texto en tablas formadas por la unión de
filas y columnas.
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban
los contables para llevar sus registros,
antes de que aparecieran los
ordenadores. Las hojas de cálculo en
programas informáticos aparecieron en
1960, y fueron desarrolladas para
simular las hojas de trabajo contable,
que se utilizaba en ese entonces, y
automatizar el trabajo.
Excel es un programa que suele estar
instalado por defecto en un ordenador,
porque está incluido en las aplicaciones
del sistema. Si no es el caso, hay que
instalar el programa Excel tras adquirirlo
o descargarlo.
 El entorno de trabajo
básico de Microsoft Excel
es un archivo de libro de
trabajo, que puede
contener una o más hojas
de cálculo. Pero a
diferencia de un libro de
contabilidad, cuando se
introducen los datos en
Microsoft Excel, el
programa es el que ejecuta
los cálculos de forma
electrónica.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 5

LA PLANTILLA PRINCIPAL Cuando se inicia la hoja de cálculo
electrónica llamada Excel 2016, su
finalidad es realizar cálculos con diferentes
tipos de datos, poder ordenarlos, filtrarlos
y producir gráficas que representen de una
manera sencilla la interpretación de
resultados; por ello, es necesario conocer
perfectamente la pantalla principal de la
hoja de cálculo.

El ambiente de Windows Cada elemento de

aporta la facilidad de que la pantalla principal
todas sus aplicaciones tiene una función
tienen una apariencia particular ,que es
muy similar.
necesario conocer.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 6

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA PANTALLA PRINCIPAL
ABRIR EL PROGRAMA EXCEL

Antes de abrir el programa Excel

debemos localizarlo. El icono de Excel,
sin importar la versión que estemos
utilizando, siempre tendrá tonos verdes
y una X. Podemos encontrarlo en 3
ubicaciones distintas:

En el escritorio: se trata de un acceso directo al programa que

aparecerá en el Escritorio del ordenador. Sólo necesitamos hacer doble
clic encima y automáticamente se nos abrirá un libro de Excel en
blanco.

En el menú de Inicio: para ello deberemos pinchar en el botón de Inicio

del ordenador y buscar en la parte izquierda el programa de Excel.
También podemos escribir Excel en el buscador del menú de Inicio y
nos aparecerá. A continuación, lo seleccionaremos pinchando encima y
se abrirá un libro de Excel en blanco.

En archivos: si hemos recibido un archivo de Excel, ya sea por email, en

un USB o lo tenemos guardado en una carpeta de nuestro ordenador,
sólo tendremos que hacer doble clic sobre dicho archivo guardado y se
nos abrirá.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 7

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA PANTALLA PRINCIPAL
ÁREA DE TRABAJO
La pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones; es decir, está
formada por filas y por columnas. De esta manera, se forman pequeños
recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una
dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que
pertenece; es decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila).

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 8

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA PANTALLA PRINCIPAL
DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE TRABAJO
Componentes de la pantalla principal de la
hoja de cálculo electrónica.
1.- Barra de herramientas de acceso rápido.
2.- Barra de título.
3.- Definición de cuenta.
4.- Botón opciones de presentación de la
cinta de opciones.
5.- Botón minimizar.
6.- Botón restaurar.
7.- Botón cerrar.
8.- Botón opción archivo.
9.- Barra menú principal.
10.- Información - ayuda.
11.- Compartir en la red.
12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra fórmulas.
15.- Botón insertar función.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegación de hojas.
21.- Hoja activa.
22.- Añadir hojas.
23.- Barra desplazamiento horizontal.
24.- Barra desplazamiento vertical.
25.- Barra estado.
26.- Modos de presentación de la hoja de
cálculo.
27.- Zoom - acercamiento.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 9

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA PANTALLA PRINCIPAL
LAS BARRAS BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre de la hoja de
cálculo.

BARRA DE MENÚS
Contiene los nombres de los
menús de Excel.

BARRA DE HERRAMIENTAS
Contiene las herramientas de la
Hoja de Calculo. BARRA DE FORMULAS
Área situada debajo de la barra de
herramientas. Se puede ver la fórmula
de la celda activa. Se pueden editar las
fórmulas.

BARRA DE DESPLAZAMIENTO
Permite desplazarse por los
BARRA DE ESTADO contenidos de la página, cuando el
Situada en parte inferior de la tamaño de ésta es superior al
pantalla, aparece la situación en que disponible en la ventana.
se encuentra Excel.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 10

 Un libro de trabajo Excel es un archivo que
EL LIBRO DE TRABAJO contiene una o más hojas de cálculo, que
permiten introducir y almacenar datos
relacionados. Por omisión, al crear un nuevo
libro Excel, éste toma el nombre de Libro1 y
contiene tres hojas de cálculo.

Se pueden
El nombre del libro del crear cuantos libros
trabajo, al igual que las de trabajo se
requieran, siendo el
hojas de cálculo, pueden
límite la memoria y la
cambiarse si así se desea. capacidad de disco
duro del
ordenador.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 11

 EL ENTORNO DE EXCEL

EL LIBRO DE TRABAJO
CEAR LIBROS EXCEL

La creación de un libro de Excel puede

variar en función de las condiciones en
las que lo queramos: si es nuevo, si está
vacío, si tiene una plantilla.
Abordamos aquí la forma de crear un
libro nuevo.

El proceso para crear un libro nuevo es prácticamente igual en todas

las últimas versiones, a partir de Excel 2010:
Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo de la barra de menú
Paso 2: elige la opción Nuevo
TRUCO:
Podemos crear un libro de Paso 3: selecciona la viñeta Libro en blanco
trabajo de Excel nuevo
con el método abreviado Automáticamente se abrirá una
del teclado [Ctrl] + U o ventana nueva con el nombre Libro
desde la página de Inicio
de Excel haciendo clic en la más un número.
viñeta Libro en blanco.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 12

 EL ENTORNO DE EXCEL

EL LIBRO DE TRABAJO
GUARDAR LIBROS EXCEL
versiones de Excel anteriores a 2007. Sin embargo, sí que
En función del tipo de archivo que elijamos para guardar

últimas versiones de Excel tienen una extensión de .xlsx,

pero este tipo de archivos son incompatibles con las
el libro de Excel nuevo, su extensión cambiará. Las

Hacer clic en la pestaña Archivo y

podemos guardar los libros de Excel en versiones

selecciona la opción Guardar.

anteriores a la de 2007.

Elegir la ubicación en la que se quiere

guardar el nuevo libro de Excel.

Se abrirá la ventana de Guardar como, se

pincha en el campo de “Nombre de
archivo” y se escribe el nombre con el que
se quiere guardar el libro de Excel.

Hacer clic en TIPO si se quiere

modificar el tipo de archivo del libro.

TRUCO
Se puede acceder a la opción de Pinchar en el botón GUARDAR
guardar a través del teclado con el
comando [Ctrl] G o pinchando en el
icono de disquete de la barra de
herramientas de acceso rápido.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 13

 EL ENTORNO DE EXCEL

EL LIBRO DE TRABAJO
ABRIR LIBROS EXCEL

Abrir libro de trabajo permite usar uno que previamente se

ha elaborado y guardado.
La forma de abrir un libro de trabajo guardado, al
igual que otros archivos que no son Excel, es la

Hacer clic en la pestaña Archivo

Seleccionar Abrir
siguiente:

Seleccionar la ubicación donde el

archivo está guardado

Seleccionar el archivo que se desea

abrir

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 14

LA HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo se organiza en una
cuadrícula simple compuesta por filas y
columnas de celdas donde se pueden
incorporar números y/o fórmulas de forma
ordenada.
Contiene funciones que permiten
incorporar de forma simple relaciones más
complejas entre las diferentes celdas.

Ayuda en la creación de
gráficos o diagramas a Facilita una
visualización de
través de los números o los elementos
porcentajes insertados. creados e
introducidos.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 15

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA HOJA DE CÁLCULO
LAS FILAS Y LAS COLUMNAS

Las hojas de cálculo se forman por filas y

columnas que forman cuadrados llamados celdas.
Las columnas en las hojas de cálculo se
determinan con letras empezando por la A, sigue
la B, C, D,…
Las filas en las hojas de cálculo se determinan
con números empezando por el 1, sigue el 2, 3,
4,…

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 16

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA HOJA DE CÁLCULO
LAS CELDAS

Las celdas son la intersección

entre una fila y una
columna. Los rectángulos en los
que se divide la hoja de cálculo,
se denominan celdas.
Se dirá que
la celda esta activa cuando se
tiene el cursor del ratón
posicionado en ella, como se
puede ver en la imagen, esto
significa que la celda esta
enmarcada por sus cuatro lados
con un borde.
Cuando una celda esta activa los
datos que se introducen se
sitúan en dicha celda.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 17

 EL ENTORNO DE EXCEL

LA HOJA DE CÁLCULO
INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

INSERTAR CELDAS EN UNA

HOJA INSERTAR FILAS
Seleccionar las celdas sobre EN UNA HOJA
las que se quiere añadir las Seleccionar la fila sobre la que
nuevas. se quiere añadir otra, ya que
las filas siempre se añaden por
Seleccionar el menú Insertar. encima de la seleccionada.
Situarse sobre el botón para Seleccionar el menú Insertar.
ampliar el menú. Elegir la opción Filas.
Elegir la opción Celdas... Todas las filas por debajo de la
Esta opción no aparecerá si nueva, bajarán
no hay celdas seleccionadas. una posición.
Aparece el cuadro de diálogo AÑADIR UNA
de la derecha. COLUMNA
Elegir la opción deseada Seleccionar la columna
delante de la cual se quiere
dependiendo de si las celdas añadir otra, (las columnas
seleccionadas queremos que siempre se añaden a la
se desplacen hacia la izquierda de la
derecha o hacia abajo de la seleccionada).
selección. Seleccionar el menú
Fajarse como desde aquí Insertar.
también se permite añadir Elegir la opción Columnas.
filas o columnas enteras. Todas las columnas por la
derecha de la nueva, se
Hacer clic sobre Aceptar. incrementarán una
posición.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 18

 Excel permite trabajar con
diferentes tipos de datos,
como números, fechas o texto.
Normalmente, cuando se
introduce un dato en una
celda, Excel interpreta el tipo
de dato del que se trata y le
aplica el formato correcto;
pero esto no siempre es así,
por lo que deberás saber cómo
hacer que cada dato se
corresponda con su tipo
correcto.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 19

VALORES NUMÉRICOS
Es un tipo de dato que representa
cantidades numéricas, es decir números
(0 – 9) con signo positivo o negativo, y que
pueden contener punto decimal.
Al introducir el dato en una hoja, el
programa reconocerá el tipo de dato, y lo
alineará a la derecha.

Al igual que con los

números, si comienzas a
Si quieres que sea
escribir con los signos igual considerado como
(=) o más (+), Excel texto, deberás
interpreta que lo que sigue a escribir un
continuación, es una apóstrofe (')
fórmula. delante.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 20

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

VALORES NUMÉRICOS
TIPOS DE DATOS NUMÉRICOS

Este tipo de dato de Excel puede tener un

formato especial; es decir, se puede
desplegar el valor de diferentes maneras. Por
ejemplo, el valor "23" puede representarse
también como "23,00" o "23$".

Sobre estos datos, es importante

distinguir entre el valor de una celda y el
valor desplegado por celda. En el
ejemplo anterior, los datos tienen el
mismo valor pero son desplegados de
forma diferente debido al formato
aplicado, lo que modifica su apariencia
pero no su valor.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 21

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

VALORES NUMÉRICOS
INTRODUCIR NÚMEROS EN EXCEL

Al utilizar el punto (.) del teclado numérico,

Debes tener en cuenta los siguientes aspectos

se entenderá que lo que deseas introducir es

una coma decimal.
cuando vayas a introducir un número:

El punto (.) del teclado alfanumérico se

considera separador de miles.

Puedes agregar símbolos de moneda como $

o € para designar un valor en moneda.

Al utilizar símbolos como más (+), menos (-),

multiplicación (*) o división (/), se
interpretará como un cálculo.
Un número seguido de % se considera un
porcentaje. Nada más introducirlo, Excel
dividirá el valor entre 100.

La interpretación de que se trata de un calculo, se hará si el

primer carácter introducido en la celda es un igual (=) o un más
(+).

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 22

DATOS DE TIPO TEXTO Contiene cadenas de caracteres
alfanuméricos, conocidos también como
etiquetas, pueden contener letras (A – Z),
caracteres especiales y números, siempre
que no se vaya a realizar ningún tipo de
cálculo. Este tipo de datos se utiliza para
introducir por ejemplo nombres,
direcciones, meses, etc.
Por defecto, Excel alinea el texto al lado
izquierdo de la celda.

Un texto debe iniciarse con

cualquier carácter que no sea un
dígito o un signo de igual.
Para escribir texto,
Principalmente se escribe texto
hacer un clic sobre la
en una hoja de cálculo para
celda deseada y
identificar la información, y se
empezar a escribir.
caracteriza porque Excel no
puede realizar cálculos con él.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 23

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

DATOS DE TIPO TEXTO

INTRODUCIR TEXTO EN EXCEL

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos cuando se

vayan a introducir caracteres alfanuméricos.

Para introducir texto como una constante, selecciona

una celda y escribe el texto. El texto puede contener
letras, dígitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora.

Si al escribir texto, se coloca mas información de la

que puede verse en la celda, Excel trunca la
información que se despliega, mostrando en la celda
solo parte de ella.

Pero también puede desbordarse el contenido sobre

la celda siguiente. Esto sucede porque el ancho de la
columna no es lo suficientemente grande para
mostrar el contenido de la celda.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 24

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

DATOS DE TIPO TEXTO

TIPOS DE DATOS ALFANUMÉRICOS

Se pueden introducir números acompañados

de otros caracteres, para que Excel considere
el dato como tipo texto.
Los datos tipo texto son alineados de forma
automática a la izquierda de la celda.
Ejemplo de datos tipo texto: Nombre,
Encabezado1, xyz25, etc.

Son todos aquellos que están

conformados por letras o símbolos como
:"", > < ; [ ] ;{} ; ¿? ; ¡! .
Su objetivo es proporcionar información
en la hoja de cálculo.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 25

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

DATOS DE TIPO TEXTO

FORMATO DE LOS DATOS
El formato que se le puede
dar a un dato dependerá
precisamente del tipo; así,
el formato de los datos
tipo texto más comunes es:

Tipo de fuente, tamaño,

color, estilos (negrita,
cursiva, subrayado),
alineaciones, orientación
del texto en la celda y las
operaciones permitidas en
la pestaña «Fuente»,
del cuadro de diálogo
«Formato de celdas».

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 26

 Las fórmulas son un tipo de dato que
contiene instrucciones para realizar
cálculos.
FÓRMULAS

Todas las formulas deben comenzar con el

signo igual (=)
Por defecto, Excel alinea el dato al lado
izquierdo de la celda.

Excel sigue las reglas

Tipos de
matemáticas generales para los operadores. Hay cuatro
cálculos, que son: paréntesis, tipos diferentes de
exponentes, multiplicación y operadores de cálculo:
división, además de suma y aritmético, comparación,
resta. concatenación de texto y
referencia.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 27

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

FÓRMULAS
OPERACIONES ARITMÉTICAS

Para ejecutar las operaciones

matemáticas básicas como suma, resta,
multiplicación o división, combinar
números y generar resultados
numéricos, se usan los siguientes
OPERADORES ARITMÉTICOS

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 28

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

FÓRMULAS
OPERACIONES DE COMPARACIÓN

Se pueden
comparar dos valores con operadores.
Cuando se comparan dos valores usando
operadores, el resultado es un valor
lógico: ya sea VERDADERO o FALSO.

FORMULAS

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 29

 TIPO DE DATOS EN EXCEL

FÓRMULAS
OPERACIONES CONCATENACIÓN DE TEXTO Y
REFERENCIA

Combina rangos de celdas para

cálculos, usando operadores.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 30

 Excel utiliza diferentes
tipos de datos como
son: texto, numérico,
fecha, hora, datos
lógicos y fórmulas.
El tipo de dato texto
corresponde a
cualquier carácter no
numérico introducido
en una celda. Pueden
introducirse letras,
caracteres y símbolos
especiales.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 31

INTRODUCIR DATOS En cada una de las celdas de la hoja,
es posible introducir textos, números
o fórmulas.
Para ello, los pasos a seguir son los
siguientes:
• Situar el cursor sobre la celda
dónde se van a introducir los datos.
• Teclear los datos que se desee
introducir.

Los datos aparecerán en

dos lugares: en la celda
activa y en la Barra de
Fórmulas.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 32

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

INTRODUCIR DATOS
INTRO

Es el método principal para introducir

un valor en una celda.
***
Se valida el valor introducido en la
celda; y además, la celda activa pasa a
ser la que se encuentra justo por
debajo.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 33

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

INTRODUCIR DATOS
CURSOR

Es el segundo método para introducir el

valor en una celda.
***
Se valida el valor introducido en la celda; y
además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada; es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda
contigua hacia la derecha.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 34

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

INTRODUCIR DATOS
BOTÓN INTRODUCIR
Tercer método para introducir
el valor en la celda.
Es el botón “Introducir”
Si hemos introducido
erróneamente una
fórmula, posiblemente
nos aparezca un recuadro
de la barra de fórmulas. dándonos información
Al hacer clic sobre él se valida sobre el posible error
cometido. Habrá que
el valor para introducirlo en la leerlo detenidamente para
celda, y la celda activa comprender lo que dice y
seguirá siendo la misma. aceptar la corrección o no.

Si después de introducir la
información, se cambia de
opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor Otras veces, la fórmula no
inicial, sólo hay que pulsar la es correcta y no avisa,
tecla Esc del teclado, o hacer pero aparecerá algo raro
clic sobre el botón Cancelar de en la celda. Habrá que
comprobar la fórmula en
la barra de fórmulas. la barra de fórmulas, para
encontrar el error.

Así no se introducen los datos

y la celda seguirá con el valor
que tenía.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 35

MODIFICAR INFORMACIÓN
Se puede modificar el contenido de una
celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la
introducción.
El procedimiento para modificar el
contenido de una celda Excel es similar al
de introducir datos en la misma.

Durante la edición del Recuerda que

contenido de una celda, el en una celda
cursor parpadea puedes
constantemente. Si es
necesario, se puede mover el introducir
cursor al inicio, al final o entre números,
los caracteres que forman el textos,
valor de la celda. fecha/hora o
fórmulas.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 36

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

MODIFICAR INFORMACIÓN
MODIFICACIÓN ANTES DE LA VALIDACIÓN DE DATOS

Si aún no se ha validado la introducción de datos, y

se comete algún error, se puede modificar utilizando
la tecla

del teclado para borrar el carácter situado a la

izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición.

No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA
porque equivale a validar
la entrada de datos.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 37

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

MODIFICAR INFORMACIÓN
MODIFICACIÓN DESPUÉS DE VALIDAR LA ENTRADA DE
DATOS

La Barra de Estado cambiará de

Si ya se ha validado la entrada de
datos y se desea modificar, Listo a Modificar.
se selecciona la celda adecuada,
después activaremos la Barra de En la Barra de Fórmulas
Fórmulas pulsando la tecla aparecerá el punto de
inserción o cursor al final de la
misma, y ahora es cuando se
modifica la información.

o se irá directamente a la barra Después de teclear la

de fórmulas, haciendo clic en la modificación pulsaremos INTRO
parte del dato a modificar. o haremos clic sobre el
botón Aceptar.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 38

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

MODIFICAR INFORMACIÓN
RESTAURAR CONTENIDO A SU VALOR INICIAL

Si después de haber modificado la información, se cambia de

opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla

del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra

de fórmulas.
Así no se introducen los datos, y la celda muestra la
información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el
contenido de una celda por
otro distinto, se selecciona
la celda y se escribe el
nuevo valor directamente
sobre ésta.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 39

BORRAR Y ELIMINAR
Se pueden borrar celdas para eliminar el
contenido de la celda (fórmulas y datos),
formatos (incluidos formatos de número,
formatos condicionales y bordes) y los
CELDAS

comentarios adjuntos.
Las celdas desactivadas permanecen como
celdas en blanco o sin formato en la hoja
de cálculo.

Eliminar una celda

difiere de limpiar el
Se puede borrar el contenido de una contenido de ésta,
celda en cualquier momento. Solo ya que se crea un
“hueco”, debido a
hay que tener en cuenta, que borrar que las celdas
el contenido de una celda, es borradas y las
diferente a eliminarla. celdas adyacentes
se moverán para
llenar ese hueco.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 40

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

BORRAR Y ELIMINAR CELDAS

BORRAR CONTENIDOS, FORMATOS Y COMENTARIOS

Para borrar todos los contenidos, formatos y

situada junto al botón Borrar y, a continuación, realizar una de las
En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, hacer clic en la flecha
Seleccionar las celdas, filas o columnas que se desea borrar.

comentarios contenidos en las celdas

seleccionadas, hacer clic en Borrar todo.

Para borrar solo los formatos que se aplican a

las celdas seleccionadas, hacer clic en Borrar
formatos.
siguientes acciones:

Para borrar solo el contenido de las celdas

seleccionadas, dejando los formatos y comentarios en
su lugar, hacer clic en Borrar contenido.

Para borrar los comentarios o notas adjuntos a las

celdas seleccionadas, hacer clic en Borrar
comentarios y notas.

Para borrar los hipervínculos adjuntos a las

celdas seleccionadas, seleccionar Borrar
hipervínculos.

Si se hace clic en una celda; y, a continuación, se presiona SUPRIMIR o

RETROCESO, se borra el contenido de la celda, sin quitar ningún formato
de celda o comentarios de celda.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 41

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

BORRAR Y ELIMINAR CELDAS

ELIMINACIÓN DE CELDAS
Si borra una celda con
Borrar todo o Borrar
contenido, la celda ya no Si se desea quitar celdas
contiene un valor, y si de la hoja de cálculo y
desplazar las celdas
hubiera una fórmula que circundantes para rellenar
hiciera referencia a esa el espacio, se puede
seleccionar las celdas y
celda, recibe un valor de 0 eliminarlas. En la pestaña
(cero). Inicio, en el grupo Celdas,
hacer clic en la flecha
situada junto a Eliminar y,
a continuación, hacer clic
en Eliminar celdas.

Si se hace clic en una celda

y, a continuación, se
presiona SUPRIMIR o
RETROCESO, se borra el
contenido de la celda sin
TRUCO quitar ningún formato de
Para cancelar una selección celda o comentarios de
celda
de celdas, hace clic en
cualquier celda de la hoja.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 42

 TRABAJAR CON NÚMEROS Y TEXTOS

BORRAR Y ELIMINAR CELDAS

ELIMINAR CELDAS EN BLANCO

Para eliminar celdas en blanco en Excel tenemos varias

opciones para hacerlo, que se mencionan a continuación:

Seleccionar celda por celda y borrarlas

individualmente.

Ordenar alfabéticamente la columna, lo

que colocará todas las celdas en blanco
juntas y las podrás eliminar.

Filtrar la lista por colores, y seleccionar las

celdas en blanco para poder borrarlas.

TRUCO
Seleccionar la columna que contiene las celdas en blanco.
Al presionar F5, se mostrará el cuadro de diálogo Ir a.
Hacer clic en el botón Especial y se mostrará el cuadro de diálogo Ir a Especial.
Selecciona la opción Celdas en blanco y hacer clic en Aceptar. Esto seleccionará
automáticamente todas las celdas en blanco de la columna o del rango que se había
seleccionado previamente. Una vez que las celdas en blanco están seleccionadas, se
pueden eliminar fácilmente con la tecla Suprimir.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 43

 Microsoft Excel es una de
las aplicaciones más
utilizadas en el mundo y
parte de su éxito se debe
a la facilidad con que
podemos crear fórmulas
que nos permiten
manipular y obtener los
resultados que
necesitamos de nuestra
información.
Las fórmulas pueden
hacer uso de las
funciones de Excel, lo que
quiere decir que
podemos tener fórmulas
que utilicen más de una
función, para lograr su
objetivo.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 44

CREAR UNA FÓRMULA
Una fórmula es una expresión que se
utiliza para obtener un
resultado a partir de los datos incluidos en
una o más celdas.
***
SIMPLE

Una fórmula de Excel es un código especial

que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y obtiene un
resultado que es desplegado en la celda.

En una fórmula, por lo Para sacarle el

general, intervienen máximo provecho al
programa Excel, hay
valores que se que saber usar las
encuentran en una o fórmulas apropiadas,
que ayudarán a
más celdas de una hoja hacer un trabajo más
de cálculo. óptimo y ahorrar
tiempo.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 45

 OPERACIONES BÁSICAS

CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE

ESTRUCTURA DE LA FÓRMULA
Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo
igual (=), seguido de constantes que son valores
numéricos y operadores de cálculo, como el signo más
(+), el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal
(/).

En la hoja de cálculo, hacer clic en la celda en que desea introducir la fórmula.

Escribir = (signo igual) seguido de las constantes y los
operadores (hasta 8192 caracteres) que se quiera usar
en el cálculo.

Presionar Intro (Windows)

o Retorno (Mac).

En lugar de escribir constantes en la fórmula, se pueden

seleccionar las celdas que contienen los valores que se desea
usar, e introducir los operadores entre selección y selección
de celdas.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 46

 OPERACIONES BÁSICAS

CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE

PRIORIDAD DE LAS OPERACIONES

Siguiendo el orden estándar de las

operaciones matemáticas, la multiplicación y
división se realizan antes de hacer la suma y
resta.

Escribir =5+2*3 en otra celda y presionar

Intro (Windows) o Retorno (Mac).

Excel multiplica los

dos últimos
números y suma el
primero al
resultado.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 47

 OPERACIONES BÁSICAS

CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE

USAR AUTOSUMA
Con Autosuma se puede sumar
rápidamente una columna, fila o
diferetnes números. Cuando
Se selecciona una celda situada se haga clic en Autosuma,
junto a los números que se Excel especificará
quieran sumar, hacer clic en automáticamente una
Autosuma en la pestaña Inicio, fórmula (que usa la
función SUMA) para
presionar Intro (Windows) o
sumar los
Retorno (Mac) y ya está.
números.

TRUCO
También se puede
escribir ALT+=
(Windows) o ALT++=
(Mac) en una celda, y
Excel insertará
automáticamente la
función SUMA.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 48

 Las fórmulas son uno de los elementos
ANÁLISIS DE LAS
esenciales de una hoja de cálculo.
Introduciendo estos elementos en las
celdas, convertimos las hojas en una
FÓRMULAS

calculadora que actualiza las operaciones

cada vez que se modifica una variable.
Una fórmula puede consistir en una
operación con constantes (=2+2) o puede
hacer referencia a otra celda (=C5+20).

Existen millones de
Una fórmula pueda variaciones de
fórmulas porque
contener funciones, cada persona creará
referencias, operadores y la fórmula que mejor
se adapte a sus
constantes. necesidades
específicas.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 49

 OPERACIONES BÁSICAS

ANÁLISIS DE LAS FÓRMULAS

PARTES DE UNA FORMULA EXCEL
Funciones: la función PI() devuelve el valor
de Pi: 3,14...
Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA, que
podemos incluir como parte de una fórmula.
Referencias: A2 devuelve el valor de la calda
A2.
En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas,
podemos utilizar referencias de celdas, que apuntarán a la
celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra
fórmula.
Constantes: números o valores de texto
escritos directamente en una fórmula como,
por ejemplo: 2.
Un ejemplo de una constante es el valor 2. Un texto también
puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre
deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
Operadores: el operador ^ (acento
circunflejo), eleva un número a una
potencia, y el operador * (asterisco)
multiplica números.
Los operadores utilizados en Excel son los mismos
operadores matemáticos que conocemos como el símbolo +
para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 50

 OPERACIONES BÁSICAS

ANÁLISIS DE LAS FÓRMULAS

USO DE CONSTANTES

Una constante es un valor que no se calcula, sino

que permanece igual siempre. Por ejemplo, la
fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto
"Ganancias trimestrales“, son constantes. No son
constantes: una expresión o un valor obtenido
como resultado de una expresión.

Si se usan constantes en la fórmula, en

lugar de referencias a celdas (por
ejemplo, =30+70+110), el resultado solo
cambia si se modifica la fórmula. En
general, es mejor insertar constantes en
celdas individuales donde se puedan
cambiar fácilmente si fuera necesario, y
después hacer referencia a esas celdas
en la fórmula.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 51

 OPERACIONES BÁSICAS

ANÁLISIS DE LAS FÓRMULAS

USO DE REFERENCIAS

Una referencia identifica una

De forma predeterminada,
celda o un rango de celdas en Excel usa el estilo de
una hoja de cálculo, e indica a referencia A1, que se refiere
a las columnas con letras (de
Excel dónde debe buscar los A a XFD, para un total de
valores o los datos que se desea 16.384 columnas) y a las filas
usar en una fórmula. Las con números (del 1 al
1.048.576). Estas letras y
referencias permiten usar datos números se denominan
de distintas partes de una hoja encabezados de fila y de
columna.
de cálculo en una fórmula, o
bien usar el valor de una celda
en varias fórmulas. También
puede hacerse referencia a las
celdas de otras hojas en el
mismo libro y en otros libros.
Para hacer referencia a una
Las referencias a celdas de otros celda, se escribe la letra de
libros se denominan vínculos o la columna seguida del
número de fila. Por
referencias externas. ejemplo, B2 hace referencia
a la celda en la intersección
de la columna B y la fila 2.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 52

FUNCIONES BÁSICAS La hoja de cálculo está optimizada para
facilitar operaciones. Las operaciones
CÁLCULOS CON

básicas de suma, resta, multiplicación y

división, se pueden realizar con los
operadores matemáticos tradicionales,
diseñando formulas sobre las celdas de
Excel, o por medio de funciones que
facilitan las operaciones cuando el número
de elementos involucrados en el cálculo es
elevado.

Las funciones de Excel vienen

agrupadas por categorías para En una suma de un
facilitar su localización y uso. rango de valores, si no
Las categorías de funciones
pueden cambiar según la existieran funciones,
versión de Excel y los tendríamos que
complementos instalados. realizar la suma valor a
valor.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 53

 OPERACIONES BÁSICAS

CÁLCULOS CON FUNCIONES BÁSICAS

FUNCIÓN SUMA

Esta es una de las funciones más utilizadas de Excel,

y consiste en generar automáticamente el resultado
de la suma de los valores que se encuentran en las
celdas seleccionadas. La fórmula debe escribirse
entre paréntesis y se utilizan separadores tales
como dos puntos, punto y coma o la coma para
separar los argumentos.
Por ejemplo, si queremos sumar una serie de
números que están en diferentes celdas (A1, A2,
A3, A4) podemos aplicar la función suma mediante
la siguiente fórmula =SUMA(A1:A4)

En Excel se pueden restar números

utilizando también la función SUMA. Lo
único que se debe hacer en este caso, es
utilizar valores negativos, y la función
realiza el cálculo automáticamente.
Por ejemplo: si queremos realizar una resta,
se introduce =SUMA(10-3), y el resultado en
la celda será 7. También podemos aplicar la
resta por celdas, colocando valores
negativos, y luego aplicar la siguiente
fórmula =SUMA(A1,B1,C1)

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 54

 OPERACIONES BÁSICAS

CÁLCULOS CON FUNCIONES BÁSICAS

LA FUNCIÓN PRODUCTO Y DIVIDIR

FUNCIÓN COCIENTE
FUNCIÓN PRODUCTO
Si deseamos dividir dos valores,
Mediante esta función se vamos a utilizar esta función:
pueden multiplicar todos los =COCIENTE(A1;A2)
números, y obtener el producto
en una celda específica. También se puede dividir el valor
La fórmula que se aplica en de una celda por un número
estos casos es, por ejemplo: específico; para ello, en la celda
=PRODUCTO(A1;A2). en la que se quiere obtener el
En este caso, se obtiene el resultado, se escribirá igual (=), se
producto entre el número de la selecciona la celda que se quiere
celda A1 y el número de la dividir, y luego el signo /, seguido
celda A2. del número por el cual se quiere
dividir. Por ejemplo =A1/10.

INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL 55

 OPERACIONES BÁSICAS

CÁLCULOS CON FUNCIONES BÁSICAS

CONTARA

CONTARA es una de las funciones para

contar valores. Esta herramienta cuenta
valores, que no sean números. Lo único que
ignora son las celdas vacías.
=CONTARA(rango de celdas)
Ejemplo: =CONTARA(A1:A7)

CONTAR.SI
La fórmula contará el rango de celdas
especificado siempre y cuando cumplan
ciertos requisitos. Estos pueden ser que
tengan cierto valor o que cumplan ciertas
condiciones.
=CONTAR.SI(rango de celdas,
criterio)

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INTRODUCCIÓN
AL USO DE
EXCEL